醫(yī)院病案管理中應(yīng)用數(shù)字化病案管理系統(tǒng)的效果觀察

文/湖南省人民醫(yī)院病案室 谷潔瓊

病案管理一直是醫(yī)院管理的重點，反映了整個醫(yī)院的管理水平和醫(yī)療水平。相關(guān)研究顯示，科學(xué)有效的病案管理方法，可為臨床工作提供堅實的基礎(chǔ)。醫(yī)務(wù)人員對病案進(jìn)行調(diào)用，對患者疾病的治療具有積極意義。因此，發(fā)展病案管理是非常重要的。傳統(tǒng)的病案管理方法較為落后，容易在應(yīng)用過程中造成病案的丟失、損壞、錯誤，對患者病情分析以及后續(xù)相關(guān)治療產(chǎn)生阻礙作用。因此，及時引入數(shù)字化病案管理系統(tǒng)，成為減少病案管理錯誤發(fā)生率的重要途徑。本文主要是對2021年01月21日～2022年05月21日200例病案進(jìn)行分析，對實施后的病案管理質(zhì)量情況進(jìn)行分析，旨在為今后的相關(guān)管理工作提供科學(xué)依據(jù)。

一、資料與方法

（一）一般資料。以200例病案為研究對象（研究開始、結(jié)束時間分別為2021年01月21日、2022年05月21日），分為研究、對照兩組（隨機數(shù)表法）。

前者100例：病案患者年齡10歲～80歲，平均（45.09±1.18）歲；男60例、女40例。后者100例：平均年齡（45.10±1.19）歲（年齡12歲～79歲）；男58例、女42例。納入SPSS22.0統(tǒng)計學(xué)：P〉0.05，結(jié)果無意義。

（二）方法。對照組實施傳統(tǒng)紙質(zhì)病案管理，具體落實方案為：對病案信息進(jìn)行收集（檔案管理人員），做好裝訂工作、編號工作以及整理工作，最后將病案資料歸檔。

研究組：數(shù)字化病案管理系統(tǒng)，主要管理措施為：使用來自日本松下電器產(chǎn)業(yè)株式會社的管理設(shè)備，選取高速連續(xù)掃描儀（型號：KV-S7065CCN），若干計算機終端、500萬像素數(shù)碼照相機。病案管理人員經(jīng)由數(shù)字化病案管理系統(tǒng)完成病案編目工作、建立同時備份病案資料工作、圖像處理工作、質(zhì)量檢查工作、整理工作、掃描工作、收集工作、數(shù)據(jù)錄入工作，確保醫(yī)院各個科室都配備有電腦終端，相關(guān)醫(yī)護人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，并充分利用這項技術(shù)對病案資料進(jìn)行調(diào)閱，做好相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。

（三）觀察指標(biāo)。對兩組病案管理質(zhì)量進(jìn)行分析，主要研究指標(biāo)包括管理滿意度（發(fā)放管理滿意度調(diào)查問卷，分值區(qū)間設(shè)置為0～100分，分?jǐn)?shù)越高，表示滿意度越高）、病案資料調(diào)閱時間；對兩組歸檔錯漏發(fā)生情況進(jìn)行分析，主要評估指標(biāo)包括：內(nèi)容缺失、資料錯誤、病案丟失、病案損壞，計算錯漏率。

（四）統(tǒng)計學(xué)分析。SPSS22.0統(tǒng)計學(xué)軟件（P值評估：P〈0.05，表示對比有意義）：56例數(shù)據(jù)資料｛計量資料（病案資料調(diào)閱時間、管理滿意度）：T檢驗；計數(shù)資料（歸檔錯漏發(fā)生情況）：X2檢驗，表現(xiàn)形式：±S、%｝。

二、結(jié)果

（一）兩組病案管理質(zhì)量統(tǒng)計學(xué)差異分析顯示：對照組管理滿意度低于研究組，病案資料調(diào)閱時間長于研究組，統(tǒng)計學(xué)數(shù)據(jù)差異大，對比有意義（P〈0.05）。具體見表1。

表1 兩組病案管理質(zhì)量統(tǒng)計學(xué)差異對比

（二）兩組歸檔錯漏發(fā)生情況統(tǒng)計學(xué)數(shù)據(jù)分析結(jié)果顯示：對照組歸檔錯漏發(fā)生率高于研究組，數(shù)據(jù)差異對比有意義（P〈0.05）。具體見表2。

表2 兩組歸檔錯漏發(fā)生情況統(tǒng)計學(xué)數(shù)據(jù)對比

三、討論

病案是醫(yī)院病人診療的原始記錄，包括醫(yī)療意見、護理記錄、檢查結(jié)果等。醫(yī)生可以通過回顧過去的病案，為臨床治療提供依據(jù)，在患者臨床治療中發(fā)揮作用；病案可以作為醫(yī)療案件訴訟的重要文件。因此，病案管理一直是醫(yī)院工作的首要任務(wù)。以往，在病案管理過程中，主要采用傳統(tǒng)的病案管理方法（包括病案的整理、收集、歸檔等）。但該方法的效果并不理想。這是因為病案數(shù)量相對較大，病案都是紙質(zhì)資料，難以管理。在各項法律、法規(guī)的實施情況下，醫(yī)療記錄也可以作為與醫(yī)療案件有關(guān)的法律文件使用（醫(yī)療記錄必須保存不少于30年）。當(dāng)患者與醫(yī)院相關(guān)醫(yī)務(wù)人員發(fā)生糾紛時，病歷管理人員需要為公安機關(guān)、病人、保險公司提供病歷復(fù)印件。近年來，病案管理過程中，將數(shù)字病案管理系統(tǒng)及時應(yīng)用于病案管理成為可能。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)病案管理的缺點。相關(guān)研究學(xué)者將傳統(tǒng)紙質(zhì)病案管理的缺點總結(jié)為以下幾個方面的內(nèi)容：1.紙質(zhì)病歷保存困難。紙質(zhì)病歷在應(yīng)用過程中往往容易損壞（受自身條件影響），如磨損等現(xiàn)象，如果醫(yī)院病歷存儲條件不夠好，特別是在潮濕的環(huán)境中，墨水或其他書寫時間過長后也會出現(xiàn)模糊等現(xiàn)象，病歷損壞的速度往往更快。2.紙質(zhì)病歷難以查閱和復(fù)制。紙質(zhì)病歷必須能夠找到醫(yī)療記錄本身，需要復(fù)制或查閱，如果其他醫(yī)療人員、病人、病人家屬需要閱讀，醫(yī)療記錄者需要復(fù)制醫(yī)療記錄后才能共享，此時查找或獲取醫(yī)療記錄需要更長的時間。3.紙質(zhì)病歷管理所需的大空間。隨著患者數(shù)量的增加，病歷的實際數(shù)量隨后也呈現(xiàn)上升趨勢，如醫(yī)院病歷越來越多，會增加對病歷存儲的需求。近年來，在科技信息技術(shù)的快速發(fā)展引領(lǐng)下，在數(shù)字病歷管理中引入病歷管理系統(tǒng)，可以有效彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存困難、故障、占用空間大等問題，為病歷管理注入了新的活力，為各部門的病歷進(jìn)行閱讀優(yōu)化。4.紙質(zhì)病歷歸檔錯誤率高。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷歸檔過程中，具有隨機數(shù)和病歷利用率較高的優(yōu)勢，一旦病歷管理過程中的操作人員每個環(huán)節(jié)都不熟悉或出現(xiàn)問題，如病歷錯位等，嚴(yán)重的影響醫(yī)院病歷管理的高質(zhì)量和效率。

（二）數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用價值。近年來，我國在數(shù)字技術(shù)領(lǐng)域取得了長期發(fā)展，數(shù)字技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。1.可以實現(xiàn)病案的備份、存儲，通過應(yīng)用掃描儀器的數(shù)字化病案管理系統(tǒng)對病案進(jìn)行掃描，進(jìn)而確保病案的數(shù)字化管理。2.數(shù)字病案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也及時改善了文件存儲空間、損失、損失風(fēng)險等問題，解決了紙質(zhì)檔案管理需要面臨的問題。此外，在數(shù)字病案管理系統(tǒng)應(yīng)用后，醫(yī)務(wù)人員還可以通過系統(tǒng)登錄實現(xiàn)病案的遠(yuǎn)程檢索，避免了病案的周轉(zhuǎn)丟失，提高了病案信息的利用率。數(shù)字病案管理系統(tǒng)有效降低了各種文件管理錯誤發(fā)生的可能性，其應(yīng)用也有助于病案的長期保存。因此，數(shù)字病案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效彌補傳統(tǒng)病案管理方法的不足，顯著提高管理效果，降低病案管理錯誤的可能性，提高病案管理工作質(zhì)量，對病案管理的發(fā)展具有積極的意義。

（三）數(shù)字病歷管理的優(yōu)點。1.減少醫(yī)療記錄占用的空間。管理人員掃描后，相同的貨物架或密集架可放置更多的醫(yī)療記錄，不再占用其他活動空間，可按照良好保存順序放入包裝箱。同時，由于病歷掃描速度較快，便于病歷管理人員及時入庫，減少了病歷丟失和損壞的可能性，有效縮短病歷在倉庫外停留時間，有利于提高病歷管理質(zhì)量。2.提高病歷的利用效率。數(shù)字病歷管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以成功實現(xiàn)病歷數(shù)據(jù)共享的有機集成，更有利于檔案工作的讀拷管理，應(yīng)用該模式后，相同的病歷數(shù)據(jù)可以方便患者、患者家屬、不同醫(yī)務(wù)人員一起閱讀，打破了傳統(tǒng)的病歷管理模式，對于條件較好的醫(yī)院，甚至可以在多家醫(yī)院之間實現(xiàn)病歷信息共享。3.幫助降低病歷備案錯誤率。病歷管理人員在掃描過程中，操作也相當(dāng)于病歷復(fù)核，逐頁進(jìn)行掃描的過程中，有效減少病歷分類問題。數(shù)字病歷管理系統(tǒng)應(yīng)用后，按時間進(jìn)行排序，為掃描后的病歷粘貼條形碼，可以有效減少人工分類和錯位的風(fēng)險，在短時間內(nèi)找到所需的病歷。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，該系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大縮短病歷的查找時間、降低人工綁定錯誤概率和排序，病歷錄入可以縮短時間，為相關(guān)醫(yī)務(wù)人員、病歷患者家屬、法院、檢察機構(gòu)、公安閱讀工作創(chuàng)造了有利條件，有助于提高病歷管理質(zhì)量，有利于減少醫(yī)療糾紛事件。

（四）數(shù)字化病案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。本文研究結(jié)果顯示，研究組歸檔錯漏發(fā)生率低于對照組（P〈0.05）；研究組管理滿意度高于對照組（P〈0.05）。由此可以看出，數(shù)字化病案管理系統(tǒng)推廣及應(yīng)用價值較高，通過數(shù)字化病案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對管理滿意度以及管理效率的提升具有積極意義。數(shù)字化病案管理系統(tǒng)具有以下應(yīng)用效果：1.該系統(tǒng)可以有效解決病歷放置的問題，從而減少了病歷放置的工作量。減少了倉庫的占地面積，保證了病歷的及時性。因此，數(shù)字病歷管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以最大限度地確保原始病歷的完整性，有效地減少人為因素、自然因素造成的損害。2.有效提高了閱覽室的工作效率。數(shù)字病歷管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以使病歷數(shù)據(jù)具有更強的法律效力，與原始病歷的一致性充分呈現(xiàn)。數(shù)字病歷管理系統(tǒng)可以與醫(yī)院的HIS系統(tǒng)高度協(xié)調(diào)，包括檢索和打印系統(tǒng)，實現(xiàn)病歷數(shù)據(jù)的共享。在原始病歷閱覽室，傳統(tǒng)管理措施需要花很長時間查閱病歷信息，但該系統(tǒng)可以同步實現(xiàn)相關(guān)工作，在最短的時間內(nèi)完成查閱，減少尋找病歷的困難，縮短不必要的工作時間，降低病歷丟失率。與傳統(tǒng)的工作模式相比，該系統(tǒng)使整體工作效率得到了顯著提高。3.數(shù)字病歷管理系統(tǒng)實施后，病歷的狀況得到有效改善。避免未激活檔案病歷的發(fā)生，在實現(xiàn)了對病歷的逐一掃描后，這種情況已經(jīng)完全消除。此外，該系統(tǒng)還可以減少人工綁定和排序造成的錯誤，防止病歷找不到的狀況，節(jié)省查找和放置的時間，從而確保病歷管理的有序發(fā)展，大大減少醫(yī)患糾紛的發(fā)生。4.病案資料有效備份。數(shù)字病歷管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以充分反映醫(yī)院病歷本身的實質(zhì)價值，其數(shù)字持有特征促進(jìn)了多部門需要的各類信息。這是最重要的體現(xiàn)病歷信息有效備份，如經(jīng)過特定的病歷存儲安全驗收、記錄的圖像、一系列數(shù)據(jù)備份后，可以將相關(guān)系統(tǒng)管理做成相應(yīng)的成績單保存，即使遭遇各種緊急、自然災(zāi)害或人為災(zāi)害，也不會影響醫(yī)院病歷信息。相關(guān)研究學(xué)者表示，應(yīng)用數(shù)字化病案管理系統(tǒng)不僅可以縮短病案的調(diào)用時間，而且可以降低病案管理錯誤的發(fā)生率，對管理工作的順利進(jìn)行具有積極意義。所以，在病案管理工作開展的過程中，為進(jìn)一步提高病案管理工作開展的效率，相關(guān)部門需及時引入數(shù)字化病案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化病案管理系統(tǒng)的實施價值較高，可以有效降低病案管理錯誤發(fā)生率，對縮短病案資料調(diào)閱時間具有積極意義，進(jìn)一步確保管理工作的質(zhì)量，應(yīng)用價值較高。