數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用分析

文/宣威市自然資源局 陳麗波

對不動產(chǎn)檔案管理工作方式進行升級，能夠維護權益主體財產(chǎn)的安全性，并全面提升不動產(chǎn)管理效率。以往在開展相關管理工作期間，依靠人工管控方式，受多種因素的限制和影響，造成不動產(chǎn)檔案管理工作效果未能達到預期，大幅降低了不動產(chǎn)檔案管理的質量。隨著時代的發(fā)展和進步，各類新型數(shù)字化技術的應用優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)。實踐表明，將數(shù)字化技術應用于不動產(chǎn)檔案管理中，可更好保障檔案管理目標的實現(xiàn)。

一、不動產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

在時代不斷發(fā)展的過程中，管理不動產(chǎn)檔案技術方法也發(fā)生了相應變化。以往的檔案管理工作，主要是依靠人力和管理人員自身經(jīng)驗，檔案記錄載體多為紙質，根據(jù)檔案不同類別和使用途徑，以人為操作的方式，將其存放在各區(qū)域庫房中，同時，借閱也是依靠人工記錄。此類粗放的管理形式，難以有效確保檔案的完整性和安全性，在檔案數(shù)量大幅增加以后，管理人員的相關工作壓力也會大幅增加。結合這些問題，國家曾出臺了相關法規(guī)，以強化不動產(chǎn)檔案的管理質量，提升管理工作效率，并且對檔案管理形式的數(shù)字化發(fā)展和歸檔范疇均進行了相應規(guī)定。基于此，行業(yè)有關人員應積極推動不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化進程，盡快達成信息共享目標，推動智慧城市發(fā)展進程。

（一）管理模式。不動產(chǎn)檔案屬于不動產(chǎn)產(chǎn)權歸屬的關鍵性憑證。我國在開展相關檔案管理工作時，通常會涉及以下管理模式：其一，針對檔案開展集中化整合管理。將檔案管理權限下放到各區(qū)域管理機構，針對相應的檔案開展集中化管理。其二，根據(jù)種類對檔案開展分層管理。具體而言，分別交由各區(qū)域管理機構針對各差異化種類的檔案信息進行管理。其三，檔案分散管理。各地方區(qū)域基層管理部門，針對用戶登記的檔案資料開展管理，同時，將檔案基礎數(shù)據(jù)上報給管理部門。這幾種模式均屬于傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式。

現(xiàn)階段，在進行不動產(chǎn)檔案登記管理時，涉及的檔案種類主要包括農(nóng)村土地承包權檔案、房屋所有權檔案等。現(xiàn)下我國對于此類檔案，也借助用戶網(wǎng)絡、人工借閱等模式進行管理，其中，人工借閱屬于應用最為廣泛的模式之一。用戶預約登記以后，管理人員根據(jù)差異化用戶需求，對用戶進行檔案借閱操作，但隨著檔案查閱頻率的提升，此類方式的及時性不足等弊端也逐漸凸顯出來。雖然上述模式與傳統(tǒng)紙質管理對比來講，存在一定的優(yōu)勢，但檔案信息共享及實時更新等數(shù)字化功能依舊有待落實。在不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度出現(xiàn)并使用以后，現(xiàn)階段這一管理模式取得了較為可觀的成效。但結合不動產(chǎn)檔案類別劃分能夠看出，此類檔案存在數(shù)量繁瑣、種類繁多等特點，同時參考實際管理情況，存在各職能部門協(xié)同合作成效低、檔案存儲和歸檔等工作實效性難以提升等弊端。因此，不動產(chǎn)數(shù)字化建設勢在必行。

（二）數(shù)字化管理狀況。現(xiàn)階段，我國不動產(chǎn)檔案管理部門在相關數(shù)字化建設方面，正逐步推動紙質檔案向電子檔案轉換，以確保各項檔案數(shù)據(jù)能夠得到更充分利用。近年來，通過創(chuàng)設不動產(chǎn)登記管理系統(tǒng)等方式，大幅提升各差異化不動產(chǎn)檔案管理水平，確保檔案信息完善。基于此，不動產(chǎn)檔案信息均可通過GPS定位系統(tǒng)實現(xiàn)準確數(shù)據(jù)采集。

與以往管理模式對比，信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，使得檔案的完善性和利用效率得到顯著提升。在管理系統(tǒng)中，可實現(xiàn)對多種地籍信息檔案的數(shù)據(jù)創(chuàng)建，使檔案管理更加智能高效，為群眾利用及瀏覽檔案提供便捷條件。在此背景下，如何對傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫資源種類進行劃分、強化檔案信息屬性的可視化、加快區(qū)域地籍信息數(shù)據(jù)庫建設進程，是值得重點關注的問題，需要采取有效手段加以解決。

二、不動產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術的優(yōu)勢分析

為提升不動產(chǎn)數(shù)據(jù)應用的便捷性，在權益主體需要復制合同及相關材料時，管理人員可直接利用計算機對資料進行打印和復制，如此一來，可節(jié)省大量的時間和人力，且對于保護信息安全大有裨益。在傳統(tǒng)檔案管理期間，需要通過較多流程實現(xiàn)上述服務目的，極易引發(fā)資料丟失或者損壞相關問題，主要原因包括：其一，不動產(chǎn)產(chǎn)權人未在登記處進行產(chǎn)權登記。其二，歸類操作期間，由于工作人員問題導致歸類出現(xiàn)錯誤。其三，使用結束后，檔案位置混亂，引發(fā)后期各類問題產(chǎn)生。但通過數(shù)字技術創(chuàng)建電子檔案，由此明確產(chǎn)權主體是否完成登記，有助于避免上述問題出現(xiàn)。對于房屋類檔案資料存在的調取需求的，多涉及刑事訴訟或者財產(chǎn)爭議，倘若管理人員無法實時掌握各種資料的調取情況，或者其他人員擅自調取其中部分資料，則會導致檔案完整性缺失。鑒于此，管理人員需要依靠數(shù)字化技術，實現(xiàn)對各類檔案資料的實時監(jiān)控，保證檔案資料的安全性。

三、數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用

（一）數(shù)據(jù)資料掃描方面。首先，有關人員應對各類紙質化的檔案資料展開電子掃描操作，實現(xiàn)對不動產(chǎn)檔案的高效化管理。同時，要針對檔案掃描期間發(fā)現(xiàn)的錯誤和偏差等進行糾正和記錄，以確保電子檔案中的數(shù)據(jù)信息可以符合閱讀需求。對不動產(chǎn)檔案資料的整合及管理來講，倘若涉及數(shù)據(jù)信息不完善的問題，需要針對檔案來源文件實施補救操作，以保證檔案中的每一項信息均可以實現(xiàn)有效采集。此外，對各項檔案資料進行電子掃描以后，要針對錄入的信息實施核對操作，以保證電子檔案信息不發(fā)生丟失問題。其次，結束紙質檔案電子掃描以后，要針對各類數(shù)據(jù)資料涉及的錯誤圖像問題進行糾正，以保證數(shù)據(jù)信息的可靠性和真實性。同時，在實際掃描期間，還應確保可以清楚地識別到每一張照片中的細節(jié)性內(nèi)容，倘若所掃描資料不是原始文件，還應針對其中不清晰部分開展必要的處理。

（二）數(shù)據(jù)對接方面。在不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的對接方面，管理人員應確保數(shù)據(jù)對接的可靠性與有效性，為后期檔案管理及編號工作順利開展助力。基于數(shù)字化技術展開的不動產(chǎn)檔案管理，在涉及數(shù)據(jù)對接方面，要基于各類差異文件的業(yè)務編號。要針對各類目錄數(shù)據(jù)及圖像文件等開展準確對接，以保證信息對接期間，不會產(chǎn)生信息遺漏或者錯誤等問題。實際開展檔案信息整合及歸檔期間，對于數(shù)據(jù)對接后的信息，還要展開檢查和驗收操作，整合后對數(shù)據(jù)進行歸檔。實際編號期間，要挑選專門的人員進行監(jiān)督和管控，同時結合檔案差異化屬性開展科學的分類和整理。

（三）管理平臺創(chuàng)建方面。實際利用各類不動產(chǎn)檔案信息期間，應重視參考檔案管理工作具體需求及特點，基于數(shù)字化和信息化技術，進行高質量的信息共享平臺創(chuàng)建，以確保各類需求差異化的檔案信息，能夠被有效利用起來。具體而言，在平臺的創(chuàng)建期間，要重視發(fā)揮各部門職能，也要注重發(fā)揮各部門聯(lián)動作用，突破部門間信息共享阻礙，確保管理資源實時共享。此外，對信息安全性的保障也要格外注重，在應用數(shù)字化技術以后，檔案信息面臨威脅也大幅增加，由此，基于數(shù)字化技術開展檔案管理工作期間，要重視創(chuàng)建可靠的安全系統(tǒng)，以確保信息使用和流動安全，防止出現(xiàn)風險事件，導致檔案信息出現(xiàn)泄露或者數(shù)據(jù)損壞等問題。

在開展相關操作過程中，要重視挑選符合數(shù)據(jù)接口及BIM模型需求的云平臺，同時將對應的檔案數(shù)據(jù)及BIM模型傳輸至平臺中進行存儲，結束以后，經(jīng)由設計平臺管理模塊系統(tǒng)的方式，提升BIM模型接口實用性，同時，將其和檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)可靠對接，達到數(shù)據(jù)、模型及檔案和諧一致的目的，有助于提升檔案信息的數(shù)字化水平以及直觀性。

此外，還要參考設計管理系統(tǒng)對平臺技術提出的基本需求，通過創(chuàng)建網(wǎng)絡硬件系統(tǒng)方式，增加不動產(chǎn)檔案管理力度，例如網(wǎng)絡服務器系統(tǒng)的應用等。隨后，研究和設計整合檔案文件的數(shù)字化流程及上傳方式等，包括參考管理的權限及流程，針對差異化用戶需求以及管理人員檔案權限的設置等。在進行數(shù)字化檔案管理平臺應用流程設計期間，要重視對服務對象及服務流程展開科學設計，為了更好地發(fā)揮平臺內(nèi)主要管理模塊的作用，還要注重合理設置人員及權限管理、各關聯(lián)文檔的差異化類別處理和存儲方式等。

（四）檔案分類及管理方面。基于對數(shù)字化技術的有效應用，在實際管理期間，要對數(shù)字化技術進行合理的挑選和優(yōu)化，確保實現(xiàn)對不動產(chǎn)登記信息的統(tǒng)一管理。此外，對于分類管理工作來講，根據(jù)檔案管理設計的多個種類，實施具體的檔案信息分類操作，以保證各項信息整合及歸檔的準確性。如此一來，才可以促使各類信息高效利用，也有助于提升檔案管理的整體質量。結合不動產(chǎn)檔案各類數(shù)據(jù)信息的類別，能夠得出此類檔案的主要內(nèi)容包括權證、基本地籍以及工程檔案相關信息。

以云南省宣威市為例，自開展不動產(chǎn)登記管理工作以來，截至2022年6月1日，總計頒發(fā)《不動產(chǎn)權證書》68533本，其中包括國有土地使用權35930本、集體宅基地使用權25602本。累計辦理單位與個人查詢服務6142件，其中利用數(shù)字化技術自助查詢3736件。在2022年上半年，共計頒發(fā)《不動產(chǎn)權證書》5952本，其中包括2112本轉移登記。

在不動產(chǎn)登記管理中，利用數(shù)字化技術對不動產(chǎn)登記大廳進行改造，增加自助服務設施，極大提高了不動產(chǎn)檔案管理工作效率。目前，登記大廳能夠提供土地交易、稅務申報、銀行存儲、方案報審、規(guī)劃許可、登記審批等多種服務，并且實現(xiàn)“一窗受理，并行辦理”，真正提升了管理水平。在不動產(chǎn)檔案的具體管理工作中，也落實“放管服”改革措施，對目前的辦證流程進行簡化，要求同一申請材料不再重復提交，并取消房屋交易中土地報告評估環(huán)節(jié)，使得企業(yè)與個人的負擔得以減輕。為確保審批環(huán)節(jié)精簡高效，在不動產(chǎn)檔案管理中，有關部門應進一步減少規(guī)劃審批的條件，將人防、消防等設計部分納入施工圖審查中，由此形成審批服務共用一套圖紙。在審批管理中，對申請材料進行簡化，根據(jù)指南與項目表格，對申報的圖文材料進行整合，確保不同審批階段可共享一份申報材料，避免重復提交材料的問題發(fā)生。

利用數(shù)字化技術對不動產(chǎn)信息進行管理的關鍵是構建信息屬性，將數(shù)據(jù)庫內(nèi)的參數(shù)根據(jù)設計標準展開類別劃分，并對其字段長度及數(shù)據(jù)種類進行定義。鑒于此，工作人員利用計算機軟件對傳統(tǒng)數(shù)字化模型項目屬性進行參數(shù)擴展，使其能夠具備地籍信息的屬性。例如，對不動產(chǎn)項目地址、地塊編號信息進行屬性劃分。在具體管理工作中，能夠對地籍數(shù)據(jù)進行修改，并在修改完成以后，將其顯示到關聯(lián)模塊上，達到信息三維化的目的。并能根據(jù)數(shù)據(jù)類型、標識數(shù)據(jù)對地籍信息參數(shù)進行擴展，同時做好細分工作。由于地籍信息類別具有多樣化特點，工作人員應設計多個數(shù)據(jù)屬性與字段信息。

對于權證與工程檔案信息來講，由于其本身較為繁瑣，通常表現(xiàn)為格式繁多的差異化文件，難以通過上述方式實現(xiàn)可視化。此類檔案信息的內(nèi)容有電子版的文件以及音頻、視頻等。另外，還涉及數(shù)字化的文件副本，包括紙質的照片、檔案，以及相關的錄音和錄像等。結合國家有關設計標準，針對檔案內(nèi)的各項資料展開處理，將其以標準格式展現(xiàn)出來。針對一些存在永久性留存價值以及能夠打印出來的檔案資料，管理部門需要將其制作成紙質版資料或者縮微膠片進行保存。

針對不動產(chǎn)檔案存檔而言，工作人員應選擇同樣路徑對相關紙質文件和電子文檔進行存儲。針對通用軟件衍生的工程電子數(shù)據(jù)，需要在存儲的同時，對各數(shù)據(jù)版本及型號等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一采集和收錄，此類數(shù)據(jù)屬于一般施工電子文件數(shù)據(jù)。此外，對于專用軟件創(chuàng)建的電子數(shù)據(jù)，也需要將其轉換成一般施工電子數(shù)據(jù)。

（五）檔案管理及信息利用方面。在應用數(shù)字化技術開展檔案管理工作期間，管理人員應注重優(yōu)化自身管理觀念，提升職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術能力。在具體管理工作中，人員也需要做好管理技術升級，采用最新的數(shù)字化技術形式，對不動產(chǎn)檔案管理知識進行掌握。有關部門應對管理人員開展專業(yè)培訓，例如設計培訓課程、知識技能競賽等等。此外，還需要增加管理人員對數(shù)字化技術的應用水平，推動管理工作朝向智能化方向發(fā)展。

四、結語

新時代已然來臨，在實際開展不動產(chǎn)檔案管理相關操作期間，應通過對數(shù)字化技術的有效應用，實現(xiàn)高質量的信息化檔案管理建設目標，同時積極利用多種現(xiàn)代科技手段和數(shù)據(jù)平臺，促使不動產(chǎn)檔案更直觀、規(guī)范和安全，不僅有助于更好地保護主體各項權益，且有利于提升國家各項產(chǎn)權管理的整體水平。