信息化環(huán)境下企業(yè)檔案收集歸檔工作的思考與實踐

文/深圳市天威視訊股份有限公司 曾智

企業(yè)在經營、管理、研發(fā)、建設、服務等活動中形成的各種形式的文件材料，是企業(yè)經營的真實記錄，也是企業(yè)用于領導決策、業(yè)務查考、信息傳承、維護企業(yè)權益、解決企業(yè)糾紛、追蹤工程、產品質量等的重要憑證、依據和信息資源。做好企業(yè)各類文件材料的收集歸檔工作，是做好企業(yè)檔案管理工作的基礎與起點，也是豐富企業(yè)檔案信息資源、高效開發(fā)利用檔案服務企業(yè)發(fā)展的前提和保證。近年來，隨著企業(yè)信息化建設的不斷推進，傳統(tǒng)的實體、紙質文件材料逐步減少，電子文件數量日益增多，企業(yè)各項工作效率和水平得到提升的同時，企業(yè)檔案的收集工作也面臨著問題和挑戰(zhàn)。

一、信息化對現代企業(yè)檔案收集工作的影響

（一）檔案收集對象性質的變化。信息技術的使用產生了大量的電子文件，企業(yè)檔案也從實物型檔案轉變?yōu)閿底只瘷n案。雖然電子文件與傳統(tǒng)紙質文件在管理流程、管理方法上有許多相似之處，但由于電子檔案具有系統(tǒng)依賴性、信息與載體的可分離性、信息易失易變性等特點，因而在收集歸檔及管理方面更依賴信息技術。

（二）檔案收集歸檔方式和內容的變化。傳統(tǒng)的收集歸檔時間一般為定期歸檔，歸檔方式為人工對實體文件的積累、收集、鑒定、整理、組卷、裝訂等；而電子文件通過信息技術或接口可隨時歸檔，且要將文件信息及相關元數據甚至是生成文件的應用程序一并歸檔，歸檔范圍除了與紙質相對應的類型外，還包括數據庫文件、計算機程序等類型，在收集歸檔的方式上更為便捷，在收集內容、載體上更加多樣化。

（三）對檔案工作人員的素質提出了更高要求。新形勢下檔案管理工作技術更先進，工作內容更豐富，對檔案管理人員的職業(yè)素質要求也越來越高。檔案管理人員不僅要精通檔案業(yè)務知識，還要具備一定的信息技術素養(yǎng)，掌握計算機自動化、現代化管理等信息技術，才能更好地勝任電子檔案管理工作。企業(yè)應重視對檔案信息技術人才的引進和培養(yǎng)；檔案工作人員要主動學習、與時俱進，思考、應對新時期檔案工作中遇到的問題，不斷提高業(yè)務水平。

二、當前企業(yè)檔案收集歸檔工作面臨的問題

（一）文件材料載體多樣化，難以保證收集的全面性。信息化環(huán)境下，企業(yè)中形成的文檔資源多樣化，電子文件、圖片、錄音錄像、多媒體、網頁、紙質文檔等不同類型、不同載體的文件大量產生，它們存在于不同的形成部門或業(yè)務系統(tǒng)中。與傳統(tǒng)的紙質載體檔案的收集歸檔工作相比，電子文檔內容豐富、來源多樣，但也給文件材料的價值鑒定及電子文件的真實性、原始性、一致性的鑒定帶來挑戰(zhàn)。此外，文件材料載體的多樣化也使現有的管理制度和辦法，對電子檔案的收集范圍、標準、類型等不能準確界定，無法有效實施控制，難以保證檔案收集工作的全面性。

（二）歸檔范圍把握不到位，影響文件材料收集質量。一方面，一些企業(yè)制定的文件材料歸檔范圍較為宏觀，對收集歸檔工作的指導性不強；另一方面，檔案形成部門對文件材料收集歸檔的范圍把握不到位。實際工作中，受制于文檔形成部門對本部門文件材料存檔管理工作的重視程度以及負責本部門文件材料收集移交歸檔的兼職人員對部門業(yè)務的了解程度、時間精力、穩(wěn)定性等因素，文件材料收集歸檔的質量參差不齊。有的應歸檔文件未能及時收集歸檔，部分已無實際使用價值或利用價值較低的文件材料被移交檔案管理部門，增加了檔案管理成本，也影響了檔案資源結構和利用效率。

（三）收集方式較為被動，缺乏有效的監(jiān)督指導。大部分企業(yè)檔案的收集方式是通過檔案部門下發(fā)通知，明確歸檔范圍、歸檔時間及移交手續(xù)等，在文件辦理完畢的后期提出收集歸檔的要求，對各類文件材料前期形成及積累的情況了解不到位、對文件的完整、系統(tǒng)性缺乏及時追蹤和有效的監(jiān)督檢查，易造成“歸檔部門交什么，檔案部門就收什么”的現象，一些具有較高價值的資料及重要業(yè)務文件，可能因監(jiān)管、溝通聯絡不及時，同時受到部門或個人利益、保密、使用便利等考慮因素影響，未及時歸檔。

三、做好企業(yè)檔案收集歸檔工作的實踐策略

（一）深入調研，細化文件材料收集歸檔范圍。檔案的收集工作離不開前期的調查和預測，明確的歸檔范圍和歸檔計劃能提高企業(yè)檔案歸檔質量、防止過度收集。檔案部門應廣泛熟悉公司的管理、業(yè)務運行環(huán)節(jié)，對公司各機構、業(yè)務部門及各系統(tǒng)產生的文件材料進行充分調研，了解企業(yè)不同業(yè)務環(huán)節(jié)、不同系統(tǒng)運行形成的電子文件及實體文檔信息狀況，從而準確精細確定好文件材料收集歸檔范圍，并按照機構及人員職能分工，制訂出內容更加明確和完整的歸檔方案，為歸檔部門和有關人員提供制度保證。

以筆者所在單位為例，由于近年來公司深化改革，組織架構不斷調整優(yōu)化，為進一步規(guī)范機構調整后的檔案收集歸檔工作，明確公司文件材料歸檔范圍，適應新時期檔案工作的需要，公司辦公室綜合檔案室開展了對全公司文件材料形成情況的摸底調查。檔案室制作了《歸檔文件材料調查表》，包括調研各部門業(yè)務流程及職能模塊、形成文件材料的名稱、檔案類型、載體、保管期限建議等內容，同時針對調研表的填寫要求開展了專項宣講培訓，各部門指定具體經辦人對接工作，根據各部門業(yè)務職能模塊認真梳理文件材料的形成情況。檔案室在各部門梳理填報過程中，特別關注非紅頭文件、非常規(guī)文件材料的收集，及時與有關人員進行深入溝通交流，落實歸檔范圍制度的修訂和細化，使檔案部門與業(yè)務部門都能更好地理解和把握公司文件材料的歸檔范圍。

（二）多舉并施，拓展文件材料收集歸檔的途徑和內容。企業(yè)檔案來源廣泛，檔案工作人員在收集歸檔時應積極探索材料的不同載體、不同門類文件收集歸檔的方式和途徑，以便采用不同的方式開展工作。

一是對于在業(yè)務系統(tǒng)中有固定流程的電子文件，可通過實現企業(yè)辦公自動化（OA）系統(tǒng)及其他業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數據對接，到檔案系統(tǒng)，減少歸檔部門工作環(huán)節(jié)，提高收集歸檔效率。如我司在辦公系統(tǒng)文件歸檔方面，梳理了公文類、人力事務、業(yè)務事務等各項工作流程中需要對接歸檔的模塊，文件辦理完畢后定期歸入檔案系統(tǒng)。

二是對于沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，分散在各部門、個人手中零散的文件資料，可充分發(fā)揮檔案部門的主觀能動作用，及時了解、掌握單位工作動向，隨時將分散的有保存價值的照片、視頻、實物及會議文件、總結、分析材料等實體、電子文件收集完整，避免檔案的失控和遺漏。

三是對于專門文件資料、重要專項活動及突然事件文件材料的收集，由于其產生具有隨機性和不確定性，檔案部門應做好預測、征集及跟蹤歸檔工作。如隨著我司各項業(yè)務的發(fā)展，公司印（刊）發(fā)了各類業(yè)務宣傳資料及規(guī)章制度、業(yè)務資料匯編等，在電視、報紙、網絡等媒體上投放了大量的廣告。檔案室對這些反映公司發(fā)展歷程的公司業(yè)務廣告、宣傳、匯編資料及有關本公司的書報雜志進行專項征集歸檔，補充優(yōu)化室藏檔案資源；再如新冠疫情發(fā)生后，組織向公司有關部門、單位征集以“戰(zhàn)疫”為主題的體現公司一線人員在疫情防控、醫(yī)療救治、社會捐贈中的各類照片、微視頻、新聞稿等紀實性資料和宣傳報道材料，記錄和見證這段歷程。

四是針對專業(yè)性強的專項業(yè)務檔案，可由形成部門掌握該類檔案的專業(yè)或技術人才承擔起業(yè)務檔案的收集、積累、立卷歸檔或檔案的分庫管理工作，確保業(yè)務檔案的齊全完整。如我司的主要業(yè)務為有線廣播電視網絡、寬帶業(yè)務及其他通信網絡的接入服務，客戶服務部工作中產生面向用戶的客戶檔案資料數量、體量大，涉及業(yè)務內容專業(yè)性強，且在形成部門的利用率高，因此由形成部門單獨設立庫房、指定人員進行分庫管理，辦公室綜合檔案室提供業(yè)務指導。

（三）加強監(jiān)督指導，提高文件材料收集歸檔質量。加強指導是提高檔案收集歸檔質量的重要手段。企業(yè)內部負責部門檔案資料收集整理的人員多數為兼職，沒有掌握專業(yè)的歸檔知識，很難保證歸檔質量和效率，因此必須加強文件材料收集工作的監(jiān)督指導。

1.建立聯絡機制。檔案人員應做好與業(yè)務部門、工程技術人員、管理者之間的聯絡，加強聯系和互動。針對各歸檔部門工作職能多樣、兼職檔案員不穩(wěn)定等問題，檔案部門可以采取一對一、一對多的方式面向業(yè)務部門建立歸檔部門負責人、兼職檔案員的登記更新體系，細分、明確各方責任。通過建立檔案工作交流群，及時發(fā)送檔案收集歸檔工作計劃、業(yè)務操作指引、通報歸檔情況、宣傳檔案工作、收集意見等，確保溝通聯絡渠道暢通。

2.靈活指導形式。在收集歸檔工作業(yè)務指導的形式上，具體問題具體對待，將傳統(tǒng)指導與現代指導、定期指導與隨時輔導、集中培訓與個別指導有機結合，滿足不同需求。如主動通過電話、郵件、現場指導，或開展集中培訓、多媒體宣傳等形式，使歸檔部門了解檔案工作要求，定期移交檔案；對于自行立卷歸檔的部門，加強對其立卷歸檔的監(jiān)督檢查，積極主動提供幫助；對于移交難的部門，可針對性地與該部門領導及相關工作人員溝通，消除其思想顧慮，提高檔案意識，保證重要文件材料應收盡收。

3.前端介入控制。在利用信息技術收集歸檔方面，應提前介入，做好前端控制。檔案工作的“三納入、四參加、四同步”，是歸檔工作實施跟蹤檢查工作的體現之一，但常規(guī)的跟蹤檢查通常在項目結束后，或者某階段、某環(huán)節(jié)完成后才進行文件材料的接收工作，容易出現文件遺失且無法補救的情況。在信息化歸檔的新方式下，對歸檔工作的監(jiān)督檢查不但要做到“納入、參加、同步”，更應在信息系統(tǒng)規(guī)劃建立之時，就將企業(yè)文件資料收集歸檔工作納入，了解信息系統(tǒng)的基本功能及常規(guī)的操作方法，對電子文件的格式、元數據等提出要求，加強電子文件收集歸檔的前端控制、價值鑒定，從源頭上保證電子文件收集質量。我司在辦公自動化系統(tǒng)建設過程中將其與檔案系統(tǒng)的接口同時納入規(guī)劃建設，在歸檔的實踐中發(fā)現問題并不斷進行梳理完善，了解公司業(yè)務、熟悉歸檔范圍的機要管理人員在公文請示報告的承辦階段就可以對歸檔文件進行篩選，將文件材料的價值鑒定嵌入了文件形成的前端，減少了電子文件歸檔時“有文必檔”的信息冗余及相同內容的文件在不同流程中的重復歸檔。

同時，在檔案收集歸檔實踐過程中，應注意以下兩個方面：

一是收集內容方面，注意依規(guī)收集與需求導向相結合。檔案的價值在于利用，因此檔案的收集在依據歸檔范圍、歸檔制度的前提下，還要考慮到今后檔案開發(fā)利用需求。檔案工作者可結合檔案咨詢、檔案利用者的需求開展收集工作，在收集中不僅要保證歸檔的“量”，更應追求室藏資源的“質”。

二是收集途徑方面，注意依技收集與人工鑒選相補充。一方面，利用現代化信息技術優(yōu)化各項業(yè)務流程、完善電子文件的管理模式，實現業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接聯動，使檔案信息化同步企業(yè)信息化進程，突破檔案收集的時間和空間限制，及時、可靠、完整、高效地收集電子文件；另一方面，不能單純依賴流程和技術，忽視了人的主觀能動性作用，導致理論和實際工作脫節(jié)。要充分發(fā)揮檔案部門的主觀能動性和歸檔部門兼職檔案人員的專業(yè)特長，對歸檔文件進行補充收集、共同鑒定。

四、結語

企業(yè)信息化提升了企業(yè)管理工作的效率，同時也對檔案工作和檔案管理人員提出了更高要求。企業(yè)檔案工作必須適應企業(yè)信息化發(fā)展，檔案管理人員應正確認識檔案收集歸檔過程中存在的新問題和新機遇，提高專業(yè)素質，不斷思考和探索，深入企業(yè)生產經營和管理，做好對企業(yè)各類載體文件材料的收集、鑒選、歸檔和對辦公、業(yè)務系統(tǒng)的前端控制，保障檔案信息資源收集的及時、完整、準確、齊全，為各項工作提供有效服務，從而更好地發(fā)揮檔案工作價值，助力企業(yè)發(fā)展。