高校新進教職工人事檔案審核工作的實踐與思考

文/北京科技大學檔案館 趙君怡

當前，各高校為促進教學科研工作發展、滿足迅速增長的師資需求，普遍大規模地招聘和引進博士后、教授等高學歷、高層次及各學科領域的拔尖人才，這些新進教職工正式入職前的一道必要程序就是對其人事檔案進行查閱和審核，這是對其進行全面考核的重要方面，也是把好高校人才引進“入口關”的必要環節。

一、高校新進教職工人事檔案審核的重要性

人事檔案是個人情況、成長歷程、學習和工作經歷、思想意識、道德表現等的原始記錄，具有重要的憑證作用和參考價值。目前，人事檔案管理工作的重要性日益突出，特別是近年來開展的干部人事檔案專項審核工作更是對人事檔案的審核和管理提出了更加嚴格的要求。

高校教職工在轉正定級、開具相關證明、職稱申報、晉升任免、學歷提升、享受退休政策等方面，都要用到人事檔案。高校作為人才培養基地，承擔著教書育人的重要責任，對新進教職工的人事檔案進行核查是判斷其是否符合聘用標準的重要依據，必須認真做好新進教職工的人事檔案審核工作，堅決杜絕“問題檔案”的人員。

二、高校新進教職工人事檔案審核的內容

根據《干部人事檔案工作條例》規定，結合高校自身對新進教職工入職的標準和要求，人事檔案的審核內容主要包括以下幾方面：1.《干部履歷表》等履歷類材料；2.年度考核、工作鑒定等考核鑒定類材料；3.學歷學位材料，要求包含從高中學歷起至最高學歷的報考錄取、學科成績、畢業登記表、學位授予等相關學籍材料，博士后學歷人員應包含博士后申請表、期滿登記表、出站接收函、博士后工作協議等材料；4.專業技術職務評審（職稱）材料；5.《入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書、《入團志愿書》等黨、團材料；6.聘用（勞動）合同、畢業生就業報到證、轉正定級表等工作證明材料；7.《干部任免審批表》、任職考察等任免材料；8.考核不合格、違法犯罪記錄、處理處分等材料；9.外地進京人員戶口和檔案進京審批材料、民主黨派、出國（境）材料、體檢表等其他材料。

三、高校新進教職工人事檔案審核的工作流程及方法

（一）檔案審核工作的人員安排。《干部人事檔案工作條例》規定，查閱干部人事檔案須由2名以上的黨員一起進行，因此高校新進教職工的人事檔案審核工作須在正式辦理入職手續之前，由高校人事部門及高校二級用人部門或學院各派一名工作人員（均為黨員）前往新進教職工的檔案存放單位共同查閱檔案。

（二）檔案審核工作的材料準備。高校新進教職工的人事檔案一般多存放于各高校及科研單位、各級人才服務中心、原企事業單位等，因此需按照不同存檔單位的性質及要求提前準備相應的閱檔材料。例如，高校、科研單位一般要求閱檔單位提供組織人事部門開具的閱檔介紹信及閱檔人員身份證或工作證等。除此之外，一些人才服務中心還會要求提供檔案被查閱人員的身份證號或身份證復印件、委托人才存檔的用人單位出具的同意閱檔證明等。

（三）檔案審核工作的具體流程及方法。1.前期準備工作。聯系新進教職工確定其目前的檔案存放單位的全稱、詳細地址、聯系人及聯系電話，與該存檔單位通過電話、郵件等方式溝通確定其辦公時間、地點，預約閱檔時間、按存檔單位的要求準備閱檔所需材料、提前辦理閱檔手續等，之后聯系校內二級用人部門或學院，安排協同閱檔的人員、協調閱檔時間等。2.開展檔案審核工作。（1）參照依據。查閱新進教職工的人事檔案需要參照高校人事部門收集的新進教職工的個人履歷信息，并與人事檔案材料里記載的相關信息進行核實比對，判斷其年齡、政治面貌、參加工作時間等基本信息是否真實準確，個人的工作經歷是否具有連續性，必須具備的學歷學位、工作錄用、任免、考核、職稱評定、黨團等材料是否齊全。新進教職工的履歷信息應包括出生日期、政治面貌、參加工作時間、學習及工作經歷、職稱等級、獎勵及處分情況等。（2）核查記錄。在審核新進教職工的人事檔案時，要在《新入校人員檔案核查單》及《檔案材料補交通知》上做好記錄。《新入校人員檔案核查單》按照干部人事檔案10個大類分類列出具體的檔案材料名稱，作為需要審核的項目內容，逐一核查對照檔案材料，若具備相應材料且真實準確則在相應的材料名稱上畫“√”，某些審核內容還須記錄時間、年度等其他信息。例如，《入黨志愿書》應記錄入黨時間，年度考核表應記錄具體年度等。此外，《新入校人員檔案核查單》上還應列出檔案被查閱人員的基本信息欄和檔案審查意見欄，基本信息欄包含檔案被查閱人的姓名、單位、單位聯系人及電話等，檔案審查意見欄由檔案審核人員填寫審核日期及最終審核意見，并簽字蓋章。其他需要說明的事項或特殊情況也應做好相關記錄。《檔案材料補交通知》用于記錄經審核后檔案中缺少的材料，包括名稱、補交時間、驗收單位、相關責任人等，以此作為新進教職工檔案審核結果的書面通知材料，告知新進教職工需要補交的檔案材料并要求其按照通知內容盡快補齊，對無法補齊材料可能造成的后果、責任承擔及其他問題作出說明，由新進教職工本人簽字確認。（3）協助閱檔。近年來，受突發公共衛生事件影響，不便前往外省市新進教職工的存檔單位查閱檔案。針對這種特殊情況，可以采取協助閱檔的方式，在與外省市存檔單位溝通協商后，將高校人事部門出具的《協助閱檔函》和《新入校人員檔案核查清單》一起郵寄至對方單位，請對方單位按照檔案審核要求進行填寫或者另外出具相關檔案審核證明，再由高校人事部門進行復核確認。待檔案調至學校后，由檔案管理人員再次進行審核把關。（4）重點審核內容及方法。結合實踐經驗和高校人事部門自身的要求，新進教職工人事檔案的重點審核內容包括學歷學位材料、相關工作經歷材料、職稱評定材料、黨團材料和違紀處分類材料。

學歷學位材料的審核應包括高中階段的畢業生登記表、高考報名表、高考體檢表；本科階段的學生登記表、成績單、畢業生登記表、學士學位授予材料；碩士階段的報考表、研究生登記表、成績單、畢業生登記表、碩士學位授予材料；博士階段的專家推薦書、報考表、研究生登記表、成績單、畢業生登記表、博士學位授予材料；博士后階段的博士后錄取函、博士后申請表、期滿登記表、出站接收函、博士后工作協議；國(境)外留學人員須有教育部留學服務中心出具的國外學歷學位認證書；在職或成人教育也應有相關的入學登記表、成績單、畢業或學位授予材料等。若學歷、學位信息存疑，可讓新進教職工提供學歷證書、學位證書的復印件并加蓋頒發證書的部門公章，或查詢“學信網”和“學位網”進行認證核實。

工作經歷材料的審核應對照新進教職工的履歷信息逐一核查檔案中各工作階段的相關材料。具有工作經歷的新進教職工一般為其他單位調入人員，或者為兩個學習層次之間有過工作經歷的畢業生，其原工作單位的性質多為公務員或企、事業單位，工作單位性質不同，應審核的檔案材料也有所區分。主要審核內容包括聘用（勞動）合同、離職證明或解除合同證明、就業報到證、轉正定級表、工資變動審批表、工資介紹信等是否齊全，年度考核表是否連續等。如果新進教職工的原工作單位性質為公務員，則應具備公務員登記表、干部任免審批表等。如果新進教職工有多個單位的工作經歷，還須對各個工作單位之間是否銜接、聘用（勞動）合同和離職（解約）證明是否完整齊全進行審核。

職稱評定材料的審核應對照新進教職工的履歷信息中填寫的職稱等級查看其檔案中是否具備專業技術職務評審表、資格申報表等相關職稱評定材料。

黨團材料的審核應以《入黨志愿書》《入團志愿書》為主要依據，入黨時間的認定以《入黨志愿書》中記載的黨員大會接收為預備黨員之日（須經上級黨委批準）為準。

違紀處分類材料的審核也是新進教職工的重要考察內容，直接決定著新進教職工能否上崗任職。審核時必須認真查看檔案中是否含有黨紀政務處分、法院刑事判決書、行政處理決定、違反法律和行政法規等行為的記錄、用人單位考核不合格或處分、失信情況說明等材料，還須查看是否含有撤銷處分的相關材料。

3.補交檔案材料的鑒定及歸檔。檔案管理人員要將檔案審核結果和《檔案材料補交通知》及時反饋給新進教職工，督促其盡快補齊材料并上交至人事部門，對新進教職工補交的檔案材料要逐一進行認真、準確地審核和鑒別，嚴格把關，接收的檔案材料必須為原件或加蓋出具材料部門公章的復印件，并做好接收及歸檔記錄，對于內容有涂改、填寫不規范、手續不完備、重復無效的材料絕不能接收歸檔，要堅持檔案管理工作原則，保證檔案材料的真實性和準確性。

對于因客觀因素無法補齊缺少的檔案材料，新進教職工可簽署《人事檔案材料缺失知情承諾書》，詳細列出檔案中缺少的材料內容，以書面形式明確告知材料缺失情況，明確責任歸屬，由新進教職工和高校人事部門雙方簽字確認，一式兩份保存并歸檔。

四、高校新進教職工人事檔案審核工作中存在的問題

高校新進教職工的來源多為高校應屆畢業生、博士后期滿出站人員、其他用人單位調入人員等，根據其自身的特點和經歷，結合目前高校人事部門招聘和擴大師資力量的工作模式和方法，在人事檔案審核工作中發現的問題主要表現為以下兩個方面：

（一）檔案意識薄弱，對人事檔案的重要性認識不夠。一方面，許多新進教職工對人事檔案的重要性和作用的認識有所欠缺，在查補檔案中對各種檔案材料不清楚、混淆模糊、補交的材料重復無效、態度隨意敷衍等現象，這給檔案審核工作和檔案利用都增加了難度和隱患；另一方面，由于高校人事部門的工作涉及招聘、師資管理、人才引進、工資福利、離職退休等眾多方面，工作任務繁重，人員不足，檔案專業人員配置欠缺，這些因素往往導致了高校人事部門工作人員忽視了人事檔案的重要性和檔案工作的規范性，因此在新進教職工的檔案審核這一工作環節中出現重視程度不夠、把關不嚴、審核時間滯后、審核方式存在隨意性等問題，甚至還會有檔案未經審核或將“問題檔案”直接調入高校的情況發生。

（二）部分檔案材料缺失較為嚴重。在實際的檔案審核工作中發現，新進教職工的人事檔案都存在不同程度的材料缺失情況，主要集中如下幾方面：1.學歷學位材料的缺失。檔案中缺少學生登記表或研究生登記表，原因主要是許多高校沒有要求填寫學生登記表或研究生登記表，無從查補；缺少學士學位授予材料，原因是一些高校在學生畢業時并未制作專門的學士學位授予證明，或者在成績單上簡單地標注“授予學士學位”，因此導致檔案中缺少學士學位授予材料；缺少國外學歷學位認證書，原因為留學人員的人事檔案多存放于原籍的人才服務中心或留學生服務中心，在取得國外學歷學位回國以后沒有及時“歸檔”的意識。2.工作經歷材料的缺失。工作經歷材料的缺失關系著新進教職工的切身利益，直接影響其薪級工資的計算和工齡的認定。但在實際的檔案審核工作中發現，許多新進教職工的人事檔案都存在這一問題，特別是原先在企業工作的新進教職工的人事檔案中，相關工作材料缺失的情況更為突出，主要表現為缺少勞動合同和離職（解約）證明，缺少年度考核表或者年度考核表不連續，甚至一些原先在事業單位工作的新進教職工的檔案中也存在相同的情況。3.入團材料的缺失。檔案中缺少《入團志愿書》。是新進教職工的檔案審核工作中常有的問題，原因是大多數人的入團時間為初中時期，時間較為久遠，而《入團志愿書》是人事檔案中最早最先形成的材料，大多直接保存在個人手里，若沒有及時歸檔就可能造成遺失，無法查補。

五、完善高校新進教職工人事檔案審核工作的措施

（一）增強檔案意識，提高人事檔案審核工作的重視程度。一方面，要提高新進教職工對人事檔案重要性的認識，在新進教職工入職培訓時要加強關于人事檔案工作的宣傳教育，深入講解檔案知識，強調人事檔案的重要意義和作用，樹立正確的檔案觀念，從思想上促使新進教職工重視檔案材料填寫的真實性和嚴肅性，自主自發地關注和推進檔案材料補交情況和審核進度，積極配合人事檔案的管理工作；另一方面，要提高高校相關部門對人事檔案審核工作的重視度，配置熟悉政策、方法嫻熟、專業知識過硬的檔案專職人員負責人事檔案的審核工作，及時完成新進教職工的檔案審核，避免影響錄用進程的后續環節，強化責任感，在新進教職工填寫和補充檔案材料的過程中給予專業的解答和指導，秉持嚴謹細致的工作態度嚴格把好高校人才引進入口關，進一步提升人事檔案工作人員的職業素養和專業水平。

（二）加強對新進教職工查補檔案材料的把關和指導。針對新進教職工檔案審核工作中出現的各類檔案材料缺失的情況，應為新進教職工查補所缺材料提供更加明確、清晰的建議和指導，可以出具《檔案材料補交說明》，詳細列出檔案中應具備的材料名稱、性質相同可作為替代材料的材料名稱、可查補部門及應補交材料的數量、有效性要求等。如確實無法查補材料原件，應為新進教職工提供其他有效可行的解決辦法，方便其更加高效、準確地補齊檔案材料。例如，如檔案中缺少學士學位授予證明，應回到原本的學校檔案管理部門進行復印并加蓋公章，或由教務部門出具取得學位的證明；如檔案中缺少年度考核表，應回到原工作單位人事部門查找原件，若原工作單位沒有年度考核表，可由原工作單位出具相關情況說明和在職期間的考核結果證明等等。

（三）完善和規范新進教職工的人事檔案審核工作模式。人事檔案審核工作是高校新進教職工正式上崗、辦理一系列入職手續的重要環節，與高校人事部門的其他業務工作密切聯系、環環相扣。在日常的檔案審核工作中要加強與部門其他業務人員的溝通和配合，高效有序地推進新進教職工的入職進度，遇到特殊情況或棘手問題應及時向部門分管領導匯報，綜合研判后進行處理。

此外，新進教職工人事檔案的審核還應遵循固定的工作流程和方法，統一審核標準和要求，堅持檔案工作原則，嚴格按照《干部人事檔案工作條例》及其他相關法規政策的相關規定，以人事部門收集的新進教職工的履歷信息為參照，以《新入校人員檔案核查單》和《檔案材料補交通知》為檔案審核的記錄材料，由檔案業務人員及時反饋審核結果，核查新進教職工補交的檔案材料，根據材料補充情況與新進教職工本人簽署《人事檔案材料缺失知情承諾書》，并完成登記、歸檔工作。形成科學、規范的檔案審核工作模式有利于保證新進教職工人事檔案的完整性和規范性，有利于提升高校人事檔案工作的質量和水平，從源頭上為高校的人才引進和任用提供保障。