企業電子檔案管理與利用的幾點思考

文/云南省少數民族語文指導工作委員會辦公室 談林青

檔案有效記載了企業發展過程、管理細節、產品信息、企業戰略部署等重要信息，是企業寶貴的信息資源。企業電子檔案，是企業在運營過程中通過數字化設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的電子文件與數據的集合。普通檔案與電子檔案最大的區別在于信息儲存的方式不同，電子檔案的儲存方式，決定了企業電子檔案的管理與利用效率高于普通檔案。由此可見，管理利用好企業電子檔案對企業發展、信息溯源、戰略部署都有著長遠且重要的意義。

現階段，企業電子檔案管理模式大多停留在機械化的電子檔案信息錄入環節，在面對電子檔案數據信息的日常管理、業務流程結合與數據深度利用等問題時往往缺少明確的發展方向。將人工智能、云儲存云計算、大數據挖掘等現代化信息技術融入企業電子檔案發展中，能夠實現電子檔案資源的深層次整合共享，打破企業“信息孤島”，加快企業檔案資源的流動速度，為企業的可持續發展創造更多的經濟效益。如何高效管理利用電子文件與電子檔案是企業管理人員應該重視與思考的問題。

一、企業電子檔案管理與利用現狀

（一）檔案制度存在缺陷。企業檔案制度是企業檔案管理的依據，是確保檔案工作精確有序實施的保障。但是現階段很多企業的檔案管理制度只是套用通用制度，沒有根據企業自身部門結構、工作流程等特性進行編制，這就導致企業即使存在檔案管理制度也無法有效執行。而企業電子檔案是企業檔案中的一類，企業檔案制度、實施細則等規范文件的缺失與無效執行將直接對企業檔案、企業電子檔案造成歸檔范圍不明確、歸檔細節不明了、文件格式難統一、權責不清晰、管理困難等問題。

（二）信息化管理體系不完善。企業建立完善的信息化管理體系是企業電子檔案有效管理與利用的前提。信息化管理體系的建設將為企業檔案電子化提供基礎數據，而企業電子檔案又可以為信息化管理提供數據支撐，兩者在企業管理中是相輔相成的關系。

從企業電子檔案管理的角度來看，企業信息化管理體系不完善使得企業電子文件的產生到歸檔工作變得困難，出現電子文件來源不清晰、內容缺失、歸檔范圍不明確、使用瀏覽權限劃分不明確等問題；從企業電子檔案利用的角度來看，由于電子檔案在管理過程中主體文件缺失、標注信息缺失或錯誤等問題，直接影響到了電子文件的有效檢索與數據分析。

（三）領導與管理人員意識薄弱。在企業電子檔案管理與利用的過程中，管理人員自身容易受到傳統檔案管理觀念的限制，造成電子檔案管理制度及信息化管理體系建設不完善、缺乏電子文件安全概念、忽略電子文件價值等問題。

歸根結底是企業領導與管理人員不重視，在云計算云儲存、人工智能、大數據技術等高新信息技術的背景下，企業電子文件與電子檔案的利用方式已經遠遠超出了儲存與檢索等傳統利用方式，通過電子檔案進行的數據分析與數據挖掘，更會成為企業管理、員工考核、戰略制定的數據支撐來源。同時，企業領導與管理人員也沒有意識到，在企業檔案數字化后，其檔案管理效果與成本控制都將有更好表現。

（四）存在信息安全隱患。結合多個企業電子文件儲存與傳輸的方式來看，現階段很多企業的電子文件與電子檔案存在較大安全隱患，其具體表現有：

1.企業涉密文件在微信、QQ、釘釘等社交或管理軟件中傳輸。2.對于電子文件的瀏覽與使用沒有明確的權限劃分。3.對于分布式儲存的電子文件的傳輸沒有使用VPN專網或沒有對電子文件進行特殊手段加密。4.對于重要的電子文件（涉密等級較高、要求儲存年限為10年以上）沒有使用光盤或磁盤等可靠介質進行儲存。5.對于已經歸檔的電子文件沒有進行定期轉存與數據遷移。6.購買云服務卻很少購買云安全服務。

（五）存在“重藏輕用”的現象。電子文件的儲存是企業電子檔案最基本的功能，而檢索電子文件數據標簽、電子文件數據挖掘、企業數據預測、數據可視化是對企業電子案更“高級”的利用。

企業在電子檔案的使用中存在“重藏輕用”的現象，從主觀角度分析，企業管理人員對電子文件與電子檔案的價值不重視、利用方法不清楚，對于電子檔案管理的方式方法沒有隨著檔案數字化進程和相關高新信息技術的發展而發生轉變；從客觀角度分析，企業電子檔案的深度利用任重道遠，電子檔案管理制度、實施細則的缺失，信息化管理體系建設不完善，檔案系統建設資金與人力資源不充足等都影響了對電子檔案的有效利用，限制了電子檔案的價值發揮。

二、現代信息化技術為企業電子檔案管理與利用帶來的機遇

（一）彈性云服務為企業電子檔案管理與利用節約大量成本。眾所周知，云服務具有彈性膨脹的特點。所謂彈性，就是云內可用資源可以根據用戶需求靈活變化，自由升降，在業務高峰期或低谷期可以匹配適量的資源，既能滿足業務硬件需求，也不過分浪費。一般來說，云服務器的“彈性”主要體現在資源調用的彈性、收費方式的彈性、業務管理的彈性上。

對于中小企業來說，大多面臨著技術人員不足、運營成本有限等問題。如果繼續大量購買或租用服務器資源，不僅會導致運維跟不上，還會讓更多資源閑置；通過彈性云服務，企業只需為當前所需的定量資源付費，提高了資源利用效率，避免了不必要的浪費，優化了運營成本。其中，為了從容應對流量的“高峰”和“低谷”，云服務器還必須具備臨時靈活和自由擴展的能力。比如電子檔案定期歸檔或檢查期間，企業檔案管理人員需要大量訪問服務器或上傳文件至服務器儲存。在正常情況下，服務器配置是完全足夠的，但如果遇到上述情況，可能會出現系統卡頓、儲存空間不足等情況。通過云服務的彈性特點，擴展CPU、儲存、內存或者網絡帶寬可以使用最小成本滿足特殊需求。

（二）優秀CMS的發展使得電子檔案管理與利用高效化。內容管理系統（Content Management System,CMS），是一種位于WEB前端（Web 服務器）和后端辦公系統或流程（內容創作、編輯）之間的軟件系統。通過CMS內容的創作人員、編輯人員、發布人員使用內容管理系統來提交、修改、審批、發布內容。這里指的“內容”包括文件、表格、圖片、數據庫中的數據甚至視頻等一切你想要發布到站點的信息。

電子檔案的管理歸根結底是內容的管理，使用優秀的內容管理系統。一方面，可以在開發電子檔案管理系統的過程中減少重復功能的實現，提高開發效率減少開發成本；另一方面，優秀的CMS一般都帶有數據標引、元數據收割、索引建立與流程管理，這些功能可以大大提高電子檔案的管理效果與利用效率。

（三）RESTful API標準接口的普遍使用打破企業“信息孤島”。網絡應用程序，分為前端和后端兩個部分。當前的發展趨勢是前端設備層出不窮，如手機、平板、桌面電腦、其他專用設備等。因此，必須統一機制，方便不同的前端設備與后端進行通信。這導致API構架的流行。RESTful API是目前比較成熟的一套互聯網應用程序的API設計理論。

REST（Representational State Transfer）表述性狀態轉換，REST指的是一組架構約束條件和原則。如果一個架構符合REST的約束條件和原則，我們就稱它為RESTful架構。REST本身并沒有創造新的技術、組件或服務，而隱藏在RESTful背后的理念就是使用WEB的現有特征和能力，更好地使用現有WEB標準中的一些準則和約束。

對于企業來說，在企業管理與運營的過程中可能使用了許多涉及市場管理、產品管理、人員管理等方面的WEB程序、微信小程序或者APP，而這些應用程序恰好是企業電子文件產生、轉化、儲存的地方。在RESTful API接口使用未普及的時候，將這些不同應用程序中的數據進行自動化統一管理是十分困難的。而當下RESTful API接口的普及使得市面中大多數應用程序與WEB程序都具備了提供標準接口的能力，這使得在企業管理與運營中產生的電子文件與相關數據可以通過標準接口進行統一自動化管理，打破企業管理流程中的數據“孤島”，形成規范全面的企業電子檔案。

（四）人工智能技術提高檔案數字化效率。在電子檔案管理過程中，電子文件往往有多種儲存格式，包括圖片、音視頻、電子文檔、電子表格等，現有的檢索技術往往只能通過數據標引的方式檢索到文件的分類信息、標題信息等，對于WORD、PDF等文件的內容是難以做到全文檢索的，這就大大限制了電子檔案系統檢索的全面性和準確性。

同時，隨著RNN（卷積神經網絡）等相關衍生AI算法的不斷運用，圖像識別技術已成為較為成熟的人工智能技術。通過文字識別、圖像識別技術，將PDF格式文件、圖片文件、音視頻文件提取并轉化成為可檢索的內容，將大大減少人工標引數據及人工轉換的成本，提高電子文件檢索全面性與準確性。

此外，在企業電子檔案歸檔的過程中，管理人員一般存在著一人多職或為兼職人員的情況，造成很多企業檔案管理員用于檔案管理的時間精力不多，專業度不高等問題，在檔案歸檔分類，信息標引等方面容易發生錯誤。通過使用機器學習中的決策樹算法、貝葉斯算法等分類算法可以對電子文件進行智能歸檔，或為人工歸檔提供依據，減少企業檔案管理人員工作量、提高企業電子檔案管理效果。

（五）大數據算法進一步挖掘電子檔案潛在價值。數據如果只是儲存而不分析，價值將大打折扣。電子檔案記錄了企業日常管理、產品生產、市場情況等重要信息。隨著企業信息化建設過程的推進，反映企業情況的信息量逐漸增多，如對其進行挖掘與分析，為企業需求做出數據區間預測，能夠幫助企業更好地進行目標管理，為企業決策提供數據支撐。

同時，隨著Tabule、Banber等數據分析挖掘、數據可視化等工具的不斷完善，在其鏈接相關數據庫及進行接口數據抓取后，便可以使用這些工具自帶的分析與預測功能，這使得企業管理人員無須具備深厚的數學與編程知識就可以進行企業電子檔案數據的分析與挖掘，并且可以通過多種形式的圖表進行直觀的數據分析結果展示，這為企業電子檔案信息在數據分析、數據預測、數據可視化展示方面，提供了便捷而高效的途徑。

三、改善企業電子文件管理與利用的措施

（一）制定符合企業自身的檔案管理制度與實施細則。俗話說“沒有規矩，不成方圓”，制定符合企業自身情況的檔案管理制度與實施細則，是每個企業管理、利用好檔案的先決條件，也是企業檔案數字化的先決條件。在企業檔案管理中，要通過不斷積累檔案管理經驗，不斷學習新的檔案管理理念，不斷了解檔案行業新興技術，結合企業使用的信息化管理軟件，在檔案管理制度的基礎上，完善電子檔案管理制度與電子檔案實施細則，這樣才能確保企業檔案數字化道路走得長遠。

（二）加快完善企業信息化管理體系的建設。企業信息化管理體系的建設是檔案數字化建設的基礎條件。在企業信息化管理體系中，產生的電子文件是電子檔案的基本歸檔信息要素，只有企業信息化管理體系完善了，才能使得企業檔案數字化管理系統建設隨之完善，電子檔案的電子文件來源、數據來源才能更加廣泛、收集效率才能更高。

因此，在企業信息化管理體系建設過程中需要將電子檔案管理體系一同考慮其中。一方面，需要站在整體的角度上考慮企業多個信息化管理軟件與電子文件的無縫銜接，打破企業各部門或流程中的“信息孤島”；另一方面，需要站在企業各個單一業務流程的角度上，考慮電子文件的生命周期與業務流程的關系。通過企業電子文件集成、電子文件生命周期與企業業務流程綁定，形成完備的信息化管理體系與完備的電子檔案管理體系，從而提高企業管理效率，降低企業管理成本。

（三）重視檔案數字化人力資源配置。企業電子檔案的管理和利用涉及的學科知識多、專業性較強，企業經營管理者應當認識到企業電子檔案管理的重要價值，要根據企業電子檔案的建設需要，優化檔案管理人力資源團隊資源的配置，構建一支知識結構合理的電子檔案工作隊伍，確保企業信息化管理與電子檔案管理正常運行。與此同時，企業還應積極引進檔案管理方面具有豐富實踐經驗和專業知識的檔案管理人才，為檔案數字化管理模式的推進奠定堅實的基礎。在日常的培訓工作中，除了培養檔案管理人員的軟硬件設施的使用以及運維能力外的提升，還應當引導相關工作人員研究和探索檔案數據治理的應用思路，從而做到對檔案信息資源的精準分析。

（四）加強企業電子文件與電子檔案信息安全建設。電子文件與電子檔案的信息安全是企業電子檔案管理的重中之重，直接關系企業信息安全。為使得企業電子文件與電子檔案有一個較高安全等級的傳輸與儲存環境。企業應當對相關檔案管理人員進行信息安全意識培養，學習相關信息安全知識。同時，應該在企業內部制定相關信息安全責任制度與文件權限制度，明確權責，加強相關涉密文件的傳輸與儲存安全；還應該定時進行數據備份并做好記錄，提高數據容災能力；并且在使用相關電子檔案或信息化管理系統的同時購買相關云服務器安全服務，或相關防護墻、WAF等信息安全硬件。

（五）積極探索新的企業電子檔案使用途徑。企業在檔案數字化轉型的過程中，應當在相關專業人員的指導下，結合企業自身特點，積極進行企業電子檔案利用途徑探索，避免在數字化轉型后陷入“重藏輕用”的困境。一方面，企業應當找尋自身日常管理運營中的痛點與難點，通過電子檔案提供的數據支撐進行管理策略調整；另一方面，企業可以通過電子檔案數據進行業務或產品數字建模，進行相關數據預測，并使用歷年數據對建模精度進行評估與模型修正，通過修正后的預測結果為企業戰略制定提供數據支撐。