論企業(yè)檔案的重要性及規(guī)范管理措施

文/中鐵一局集團(tuán)第四工程有限公司 張偉

企業(yè)檔案是企業(yè)在建設(shè)經(jīng)營、生產(chǎn)科研及服務(wù)等活動(dòng)中，直接形成的對國家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種圖表、聲像、實(shí)物、文字等不同形式的歷史記錄。檔案傳承著企業(yè)文化、服務(wù)著企業(yè)發(fā)展，在企業(yè)市場競爭中扮演著極其重要的角色。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中指出：“檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)、各部門、各單位的重要職責(zé)。”深刻認(rèn)識檔案的價(jià)值和作用，對實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化、規(guī)范化、科學(xué)化具有十分重要的意義。

一、企業(yè)檔案工作的重要性

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展全貌，是企業(yè)的寶貴財(cái)富及無形資產(chǎn)，在企業(yè)改革發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著舉足輕重的作用。其重要性表現(xiàn)如下：

（一）企業(yè)檔案具有社會(huì)價(jià)值。企業(yè)一直處在國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的最前沿，為改革開放、經(jīng)濟(jì)騰飛、科技進(jìn)步、國防建設(shè)、民生改善等做出了卓越貢獻(xiàn)。筆者所在企業(yè)為建筑施工企業(yè)，有“天下第一局”的美譽(yù)，參與了青藏、京滬、拉林、商合杭、大瑞等諸多鐵路建設(shè)，以及雀兒山隧道、米倉山隧道等堪稱世界級難度的高速公路建設(shè)，還包括北京、成都、鄭州、西安等城市軌道及市政工程建設(shè)，并參建了上海方艙醫(yī)院建設(shè)。這些都是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維系國計(jì)民生的重點(diǎn)工程，在施工中產(chǎn)生了大量項(xiàng)目建設(shè)檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案等。因此，企業(yè)檔案不僅是企業(yè)自有資產(chǎn)，也是國家檔案資源的有機(jī)組成。同時(shí)，企業(yè)檔案管理也承擔(dān)著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的社會(huì)責(zé)任。

（二）企業(yè)檔案具有的文化價(jià)值。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展史與奮斗史，是企業(yè)全員的履歷本、編年史。同時(shí)，企業(yè)檔案也彰顯了企業(yè)文化演變，是企業(yè)文化的載體。筆者所在企業(yè)在成立50周年之際，檔案部門展出了各個(gè)歷史時(shí)期的史志資料，不僅直觀展示了企業(yè)為國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)所作出的巨大貢獻(xiàn)，更表現(xiàn)了企業(yè)員工在艱苦環(huán)境下的精神風(fēng)貌，檔案中所蘊(yùn)含的精神力量和文化價(jià)值，有效提振了全體員工士氣，增強(qiáng)了全體員工的向心力。

（三）企業(yè)檔案具有法律價(jià)值。檔案具有法律效用，成為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的有力保障。企業(yè)檔案可以還原事實(shí)真相，明確各方責(zé)任，減少不必要的糾紛。因檔案歸檔不全，在法律糾紛中，訴訟失敗的現(xiàn)象普遍存在。齊全完整、留存完備的檔案資料，可以擺脫“口說無憑”的窘境，對于證據(jù)的收集有極大的幫助，甚至可能是贏得法律訴訟的關(guān)鍵，可以保護(hù)企業(yè)和全體員工的利益不受損害。因此，檔案管理水平的高低，是衡量企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

（四）企業(yè)檔案具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。企業(yè)在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，決定了企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。具有企業(yè)發(fā)展中經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等數(shù)據(jù)的取得都是建立在對歷年檔案資料收集和分析的基礎(chǔ)上，按照規(guī)范要求充分開發(fā)利用企業(yè)檔案，可以推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的有序開展，為企業(yè)、為國家創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

（五）企業(yè)檔案具有無形價(jià)值。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是重要的信息資源和知識寶庫。檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的資產(chǎn)，包含了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的各個(gè)方面，每份檔案都具有不同的價(jià)值，傳達(dá)和記述著歷史。企業(yè)檔案既能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、管理服務(wù)，又能為企業(yè)全體員工服務(wù)，還能為與本企業(yè)相關(guān)的廣大人民群眾服務(wù)。企業(yè)檔案是企業(yè)歷史延續(xù)的載體，是企業(yè)知識資產(chǎn)與軟實(shí)力的代表，具有不可估量的無形價(jià)值。

二、企業(yè)檔案管理存在的突出問題

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)張，信息技術(shù)的不斷提升，企業(yè)檔案資源重要價(jià)值的挖掘利用工作與企業(yè)落后的管理理念、管理設(shè)備之間形成了矛盾。目前，企業(yè)檔案管理已經(jīng)走出了單一的文件管理模式，正逐步向多元的知識管理道路邁進(jìn)，紙質(zhì)版檔案數(shù)字化、檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用、數(shù)字檔案館的建設(shè)已成為大勢所趨。當(dāng)前形勢下，許多企業(yè)的檔案管理水平不能滿足時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展需求，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

（一）制度體系健全，落實(shí)力度差。隨著《檔案法》《保守國家秘密法》等一系列檔案法律法規(guī)的出臺，各企業(yè)的檔案管理制度、管理體系越來越健全，但受傳統(tǒng)觀念的影響，各項(xiàng)制度落實(shí)不盡如人意，檔案管理規(guī)范化程度不高。企業(yè)檔案管理中，無檔案管理機(jī)構(gòu)、無專職人員、無檔案管理場所、無檔案管理信息系統(tǒng)、不遵照流程及相關(guān)制度操作等問題仍然存在，健全的制度和體系形同虛設(shè)、無法落地，沒有從實(shí)際行動(dòng)上真正將檔案工作高度重視起來。

（二）宣傳力度不足，全員檔案意識差。企業(yè)的檔案工作與每個(gè)員工都密切相關(guān)，對企業(yè)檔案資料進(jìn)行收集保管是檔案管理部門的職責(zé)，也是企業(yè)每一個(gè)部門、下屬單位的責(zé)任。然而由于培訓(xùn)、宣傳力度不足，企業(yè)員工對檔案的重要性認(rèn)識還不到位，檔案收集、歸檔工作常被認(rèn)為是一件不緊急且不重要的事，配合人員沒有做到按時(shí)、全面、系統(tǒng)、完整歸檔，沒有肩負(fù)起應(yīng)盡的責(zé)任與義務(wù)，導(dǎo)致歸檔資料整體質(zhì)量差。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，對管理人員要求極高，既要有較強(qiáng)的專業(yè)知識，又要有較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感。然而企業(yè)檔案管理人員中，科班出身的人員稀缺，部分檔案管理人員存在“大管家”式的管理思想，機(jī)械性對待工作，抱著“做一天和尚撞一天鐘”的態(tài)度，工作效率低下。當(dāng)面對檔案管理創(chuàng)新、編研等帶有挑戰(zhàn)性的工作時(shí)，檔案管理人員往往無能為力，直接影響了企業(yè)檔案管理水平。

（四）檔案硬件設(shè)施和信息化建設(shè)落后。許多企業(yè)受經(jīng)費(fèi)影響和辦公條件所限，檔案管理設(shè)施陳舊，檔案常被放置于條件較差的閑置房屋或地下室，根本無法滿足檔案存放的必備條件，存在損毀的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后，仍采用純手工的管理方式，日常查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，常因查找不便利，使得多數(shù)檔案處于封存狀態(tài)，造成“有檔無用、無檔可用”的尷尬境地，未能充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

（五）檔案管理創(chuàng)新意識差。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展、廣泛運(yùn)用，數(shù)字檔案資源已逐步成為國家檔案信息資源的主要形態(tài)。傳統(tǒng)的檔案管理理念、管理方式，已明顯無法滿足企業(yè)檔案管理的需求。許多企業(yè)至今的檔案管理模式還停留在按慣例、憑經(jīng)驗(yàn)、照搬照套中，工作缺乏創(chuàng)新意識，無法助力企業(yè)快速發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理規(guī)范的措施

（一）健全管理體系，加強(qiáng)收集考核，增強(qiáng)企業(yè)“軟實(shí)力”。一是企業(yè)要堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案工作原則，指定一名高管分管檔案工作，全面統(tǒng)籌安排企業(yè)檔案管理相關(guān)事宜，為各項(xiàng)工作的開展提供保障，推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展。二是企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，變“意識上重要”為“行動(dòng)中重要”，做好檔案工作“三納入”“四同步”，加強(qiáng)全過程監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案資料應(yīng)歸盡歸、早歸盡歸，為今后工作和決策提供更多有參考價(jià)值的信息。三是加大檔案資源收集整理力度。檔案的收集管理幾乎牽涉到公司各個(gè)業(yè)務(wù)部門及下屬單位，只有將各類文件歸集工作納入各部門、各下屬單位有關(guān)人員崗位職責(zé)并進(jìn)行考核，形成多方合力與聯(lián)動(dòng)，才能推動(dòng)檔案資料的全面收集，增強(qiáng)企業(yè)“軟實(shí)力”。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)宣教，營造良好氛圍，提升全員檔案意識。一是企業(yè)要加強(qiáng)檔案法制宣傳。要把《保守國家秘密法》《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的宣教工作納入年度計(jì)劃，優(yōu)化檔案事業(yè)法治環(huán)境，增強(qiáng)全員檔案法治意識、責(zé)任意識、義務(wù)意識，營造良好的檔案管理氛圍。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)。企業(yè)檔案涉及范圍廣、門類眾多、數(shù)量龐大，一些規(guī)模比較大的企業(yè)設(shè)有較多子、分公司和臨時(shí)機(jī)構(gòu)，檔案管理人員還存在流動(dòng)性大的問題，因此要定期開展檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對基層單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案管理整體水平。三是加強(qiáng)安全防護(hù)意識教育。企業(yè)要營造“人人有責(zé)、全員參與”的檔案管理理念，杜絕任何部門和個(gè)人將檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔的行為；企業(yè)各層級要制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案并進(jìn)行演練，確保檔案安全完整。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案管理水平的高低，很大程度上取決于檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。從根本上摒棄檔案工作無技術(shù)含量、誰都能干的錯(cuò)誤思想觀念，制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，合理選人用人，組建一支業(yè)務(wù)能力過硬并且穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。二是提升業(yè)務(wù)能力。隨著信息技術(shù)手段在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案工作對檔案人員的要求也越來越高，企業(yè)要積極鼓勵(lì)并支持檔案人員參加上崗培訓(xùn)、繼續(xù)教育、專業(yè)知識培訓(xùn)、對外調(diào)研交流等，讓其不斷提升專業(yè)知識、操作技能、管理創(chuàng)新意識。三是解決檔案人員兼職問題。檔案部門的設(shè)置對企業(yè)檔案工作起著決定性作用。據(jù)調(diào)研，機(jī)構(gòu)健全、人員配備較好的企業(yè)，檔案管理水平明顯高于無機(jī)構(gòu)、無專職檔案人員的企業(yè)。因此，企業(yè)要設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，并保證該部門具有履行職責(zé)的權(quán)力，實(shí)現(xiàn)“四參加”，以便收集保管具有重要戰(zhàn)略意義的檔案。

（四）完善檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備，提升檔案利用效率。企業(yè)要站在“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的高度，開展檔案工作，不能只看眼前利益得失，而減少對檔案工作的各項(xiàng)投入。檔案信息化是提升檔案管理水平的重要措施，特別對提升檔案的利用效率具有重要作用，是企業(yè)破解當(dāng)前檔案工作難題的抓手。一是要加大檔案硬件投入，改善檔案存儲環(huán)境及設(shè)施設(shè)備。嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案庫房新建、改造及擴(kuò)建工作，并采取必要的“十防”措施，切實(shí)改善檔案保管條件，以利于紙質(zhì)檔案的安全保密與永久保存。二是加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，提升工作效率。要充分利用已有的信息網(wǎng)絡(luò)和平臺，以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件歸檔和管理為重點(diǎn)，穩(wěn)步推進(jìn)檔案資源信息化，實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理的一體化，促進(jìn)工作效率穩(wěn)步提升。三是利用檔案數(shù)字化，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案數(shù)字化為檔案資源共享和檔案信息深加工創(chuàng)造了有利條件，企業(yè)要簡化檔案歸檔、查詢和檢索程序，在保護(hù)檔案原件的同時(shí)，突破時(shí)間和空間限制，提升查檔效率，全方位為本企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理與信息安全水平。一是把檔案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體規(guī)劃中。要充分兼顧當(dāng)前需要和未來發(fā)展趨勢，確保檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的完整性、真實(shí)性、連續(xù)性，為檔案信息開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。二是適應(yīng)無紙化辦公條件下的檔案管理新模式。維護(hù)檔案的完整性與安全性是檔案管理的基本要求，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化與電子公文的全面推行，為檔案管理提供了高效便捷的服務(wù)，但同時(shí)也增加了網(wǎng)絡(luò)涉密風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)工作，做好重要檔案異地、異質(zhì)備份保管，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理相關(guān)規(guī)定。三是創(chuàng)新檔案開發(fā)利用新形式。企業(yè)要逐步推進(jìn)檔案信息化、智能化管理，并以信息化帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，搜集企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的各種重要信息并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，不斷挖掘檔案的巨大價(jià)值，努力把“檔案庫”變成“思想庫”“知識庫”，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、文化發(fā)展、權(quán)益維護(hù)等提供有力支撐。

四、結(jié)語

新時(shí)代，企業(yè)檔案管理既要高瞻遠(yuǎn)矚，又要腳踏實(shí)地。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，所有類型的檔案都是企業(yè)的財(cái)富，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，站在對歷史、對國家、對人民、對企業(yè)、對全員負(fù)責(zé)的角度，推進(jìn)檔案管理工作。在大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的推動(dòng)下，數(shù)字技術(shù)對檔案管理的影響日益深刻而強(qiáng)烈，僅僅使用傳統(tǒng)的檔案管理方式已明顯無法滿足企業(yè)檔案管理的需求，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為勢不可擋的必然趨勢。企業(yè)要樹立“大檔案”管理格局，應(yīng)用信息賦能、網(wǎng)絡(luò)增能、體系聚能的現(xiàn)代化管理新模式，全面提升檔案存量數(shù)字化、增量電子化、服務(wù)信息化水平。堅(jiān)持守正與創(chuàng)新并舉，不斷汲取經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化檔案管理，進(jìn)而不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理提檔升級，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力支撐。