改革形勢下地震臺站檔案管理工作的思考

文/陜西省地震局 吳格

近年來，為深入貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)和提高自然災(zāi)害防治能力的重要論述精神，落實關(guān)于全面深化改革的任務(wù)部署，大力推進(jìn)新時代防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，適應(yīng)新時期地震業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展要求，地震系統(tǒng)開展了地震臺站改革工作。根據(jù)中國地震局《關(guān)于全面深化改革的指導(dǎo)意見》《關(guān)于深化局屬單位機構(gòu)改革的指導(dǎo)意見》《地震監(jiān)測預(yù)報業(yè)務(wù)體制改革頂層設(shè)計方案》和《關(guān)于推進(jìn)地震臺站改革的指導(dǎo)意見》的要求，地震臺站改革工作主要包括省地震臺站和地震監(jiān)測中心站兩個部分，其中地震監(jiān)測中心站的改革主要包括機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)任務(wù)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域以及人員隊伍的調(diào)整。地震臺站改革對地震臺站檔案管理工作的制度建設(shè)、管理人員、安全保存保管、規(guī)范性整理、利用服務(wù)方式等方面都會產(chǎn)生影響。因此，地震部門檔案管理人員一定要認(rèn)識到新形勢下出現(xiàn)的新變化和新要求，在思想上和行動上主動適應(yīng)，只有做好地震臺站檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮出地震臺站檔案的作用，為國家防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)。

一、地震臺站檔案管理工作的重要性

地震臺站檔案是指在地震臺站工作中形成的具有保存價值的選臺建臺、觀測工作計劃、觀測中形成的各種原始記錄、觀測儀器標(biāo)定，工作總結(jié)報告、觀測質(zhì)量評比、科技成果申報等地震臺站觀測材料。地震臺站檔案管理工作是防震減災(zāi)事業(yè)的重要構(gòu)成，對防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展有著重要作用。

（一）有助于提升地震臺站管理水平。地震臺站檔案是地震臺站工作最直接和最原始的記錄，可以為臺站地震監(jiān)測、運行維護(hù)、優(yōu)化改造、監(jiān)測設(shè)施和觀測環(huán)境保護(hù)等基礎(chǔ)工作保存資料。地震臺站工作人員可以從這些檔案資料中總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)、提煉方法、進(jìn)行歸納與分析，并應(yīng)用到地震臺站管理中，從而提升地震臺站管理水平。

（二）有助于開展地震科學(xué)研究。地震科學(xué)研究對于攻克地震預(yù)報的難關(guān)有至關(guān)重要的作用。地震臺站檔案包含地震觀測中形成的各種原始記錄，可以為地震科學(xué)研究提供真實準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也可以為地震志、監(jiān)測志等各種志書編纂提供參考資料。地震科學(xué)研究的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)越翔實，地震科研人員就越能準(zhǔn)確地把握地震活動規(guī)律。

（三）有助于地震烈度速報與預(yù)警工程建設(shè)。地震烈度速報與預(yù)警工程依托的是震中附近的密集地震臺網(wǎng)的監(jiān)測數(shù)據(jù)，地震臺站越密集，監(jiān)測數(shù)據(jù)越準(zhǔn)確，地震烈度速報與預(yù)警能力就越高。因此，做好地震臺站檔案管理工作，提高地震臺站運行效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，是地震烈度速報與預(yù)警工程建設(shè)的重要內(nèi)容。

二、改革形勢下地震臺站檔案管理的現(xiàn)狀分析

改革之前，陜西省地震局有西安、乾陵、寶雞、臨潼、周至、涇陽、漢中、安康、寧陜、榆林、韓城（合陽）、商洛共12個直屬的有人值守地震臺站。目前，已撤銷地震臺站的檔案保存在局檔案室，其他正在運行的地震臺站檔案都由各地震臺站自行收集、整理、保管和利用。經(jīng)改革，陜西省地震局于2021年10月成立了西安、寶雞、安康、渭南、榆林5個地震監(jiān)測中心站，并進(jìn)行了人員劃轉(zhuǎn)和職責(zé)完善等工作。經(jīng)過對改革前陜西省地震局乾陵臺、西安臺、臨潼臺、涇陽臺、寶雞臺、周至臺和韓城臺7個地震臺站檔案管理工作情況的調(diào)研，綜合考慮改革形勢對地震臺站檔案管理的影響，總結(jié)出改革形勢下地震臺站檔案管理的現(xiàn)狀有如下幾個方面的問題。

（一）檔案管理制度缺乏保障性。檔案管理制度是對檔案管理工作的有效約束和有力支撐。有些地震臺站缺少專門的檔案管理制度，或是制定了檔案管理制度但沒有嚴(yán)格執(zhí)行，存在一定的疏忽和遺漏。檔案管理制度的缺失和執(zhí)行不力，使地震臺站檔案管理工作從根本上缺乏依據(jù)和保障，不利于地震臺站檔案管理工作的開展，影響了地震臺站檔案數(shù)量和質(zhì)量，嚴(yán)重制約了地震臺站檔案價值的實現(xiàn)。

（二）檔案人才隊伍缺乏穩(wěn)定性。地震臺站檔案管理人員一般由臺站業(yè)務(wù)人員兼任，業(yè)務(wù)人員觀測工作任務(wù)繁重并且實行輪班制度，導(dǎo)致臺站檔案管理人員配備不足且不固定。改革后根據(jù)新成立的地震監(jiān)測中心站的工作職責(zé)，按照“人隨事走”的原則進(jìn)行人員劃轉(zhuǎn)。臺站工作人員的流動勢必會造成檔案工作人員變動，進(jìn)一步加劇了檔案人才隊伍的不穩(wěn)定性。此外，近年來地震臺站業(yè)務(wù)人員多為年輕同志，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)，缺乏檔案管理經(jīng)驗、意識和專業(yè)知識，不利于地震臺站檔案管理工作的開展。

（三）檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作缺乏規(guī)范性。地震臺站工作直接生成的原始觀測記錄、手薄等文件材料大小不一，格式不同，規(guī)范化整理須根據(jù)格式內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷、裝訂和著錄。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)只有部分文件材料按規(guī)范完成了基礎(chǔ)整理工作，其余生成的材料多數(shù)沒有按時進(jìn)行規(guī)范化整理和歸檔。地震臺站改革后觀測手段的變化、運維任務(wù)的加強、應(yīng)急以及風(fēng)險防范服務(wù)的增加都會影響地震臺站檔案的種類和數(shù)量。新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料的規(guī)范性收集、整理和歸檔工作，是確保地震臺站檔案工作水平的必要內(nèi)容。

（四）檔案保管條件缺乏安全性。受地理位置和辦公環(huán)境條件的限制，多數(shù)地震臺站沒有專門用于存放檔案資料的檔案室，檔案資料一般存放在值班室、儀器室或者倉庫，存放檔案的柜子多為木質(zhì)柜，難以實現(xiàn)檔案“十防”的保管要求。地震臺站改革重構(gòu)的業(yè)務(wù)體系是“國家地震臺、省地震臺、中心站、一般監(jiān)測站”四級業(yè)務(wù)架構(gòu)，采用的管理模式是集地震臺站建設(shè)、運行、維護(hù)和管理于一體的中心站管理模式，逐步采取“有人看護(hù)、無人值守、遠(yuǎn)程維護(hù)、多維產(chǎn)出”的運行方式。隨著改革的進(jìn)行，一般監(jiān)測站人員逐步向中心站集中，一部分之前有人值守的臺站將成為無人值守臺。無人值守臺檔案資料的安全保管是一個亟須重視的問題。

（五）檔案利用服務(wù)缺乏信息性。無人值守臺站的出現(xiàn)會造成檔案資料與管理人員分開，將嚴(yán)重影響檔案的利用服務(wù)。目前地震臺站的檔案還沒有開展過檔案數(shù)字化工作，檔案利用服務(wù)是傳統(tǒng)查閱方式。地震監(jiān)測中心站成立以后，對地震臺站檔案的利用需求只增不減，并還會增加利用服務(wù)難度。檔案如果不能及時提供有效的利用服務(wù)，發(fā)揮其價值作用，就失去了檔案管理的意義。因此，加快推進(jìn)地震臺站檔案數(shù)字化，提升檔案利用服務(wù)的信息化，實現(xiàn)檔案資源共享是地震臺站檔案工作的又一個挑戰(zhàn)。

三、做好改革形勢下地震臺站檔案管理工作的思考

如何適應(yīng)新形勢，加強地震臺站檔案的科學(xué)管理，既是地震部門的管理職責(zé)和使命，更是對地震部門做好改革形勢下地震臺站檔案管理工作提出的新要求，具體要做好以下工作：

（一）建立健全檔案管理制度。制定和完善檔案工作制度，是做好地震臺站檔案管理工作的根本保障。針對目前地震臺站檔案管理制度不健全以及貫徹執(zhí)行不到位的情況，各地震監(jiān)測中心站可以依據(jù)中國地震局的《基本建設(shè)項目檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》以及各省地震局的檔案管理辦法，結(jié)合自身業(yè)務(wù)范圍以及觀測手段等具體情況，建立健全臺站文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。尤其是要明確檔案歸檔范圍、歸檔時間、檔案負(fù)責(zé)人、整理要求以及保管要求等內(nèi)容，確保臺站檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。在數(shù)字時代，還要對臺站運行過程中形成的電子檔案管理提出具體要求。健全完善的管理制度是地震臺站檔案工作順利開展的先決條件。

（二）穩(wěn)定優(yōu)化檔案人才隊伍。目前地震臺站的檔案管理人員多是業(yè)務(wù)人員兼任且不固定，他們往往身兼數(shù)職，對檔案工作投入的精力不夠。因此，新成立的各中心站應(yīng)該配備固定的檔案管理員，在檔案管理制度中明確其崗位職責(zé)，由其專門負(fù)責(zé)臺站所產(chǎn)生的文件材料的收集、整理、登記和保管工作。要組織他們積極參加省地震局檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保臺站檔案資料的收集完整，保管環(huán)境安全可靠。地震臺站檔案管理人員缺乏檔案意識，可能造成不可彌補的損失。因此，要穩(wěn)定地震臺站檔案管理人員隊伍，提高地震臺站管理人員和檔案人員的檔案意識，為地震臺站檔案工作的高效開展提供保障。

（三）加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)。各地震臺站檔案管理人員對檔案工作的了解參差不齊，因此各省地震局要定期組織開展全省范圍內(nèi)的地震臺站檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高地震臺站檔案管理人員的檔案意識、檔案專業(yè)知識和檔案業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括重點項目檔案管理細(xì)則、臺站檔案業(yè)務(wù)檔案整理方法與實際操作技術(shù)、新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等內(nèi)容，以夯實檔案專業(yè)知識，促進(jìn)理論知識與實際操作相結(jié)合，提高地震臺站檔案管理業(yè)務(wù)水平。同時還要不定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督和檢查：一是要檢查檔案的保管環(huán)境是否符合檔案安全管理的各項要求；二是要督促地震臺站檔案管理員及時整理歸檔材料，確保地震臺站檔案管理質(zhì)量。

（四）提升改善檔案保管條件。紙質(zhì)檔案的安全管理是檔案管理工作的生命線，是檔案賴以生存的重要保障，必須得到重視。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，地震臺站檔案保管的軟硬件條件都有缺失，保管環(huán)境難以確保檔案安全。再加上地震臺站改革以后人員變動，業(yè)務(wù)變更，原本保存條件欠缺的檔案資料可能無人看管，這不僅會造成檔案使用不便，并且會出現(xiàn)很大的安全隱患。因此，在地震臺站改革成立地震監(jiān)測中心站的新形勢下，應(yīng)將各一般站的檔案資料隨工作人員轉(zhuǎn)移到中心站。同時，各中心站的辦公場所應(yīng)設(shè)置專門的房間，用于存放各一般站的檔案資料，并配備專用的檔案設(shè)施設(shè)備，為檔案資料安全保管提供保障。如果中心站確實不具備安全存放檔案的條件，也可以考慮將各一般站的檔案資料移交到省地震局檔案室，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。

（五）加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字信息時代，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源共享是檔案工作的發(fā)展趨勢。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。地震臺站改革導(dǎo)致臺站人員與臺站檔案有分離的可能，不便于臺站檔案的利用，并且在信息化時代，紙質(zhì)載體檔案已難以滿足科研人員利用的需求。因此對地震臺站檔案開展數(shù)字化工作既能對檔案原件進(jìn)行保護(hù)和備份，也能提高檔案利用效率。此外，地震臺站會不斷進(jìn)行升級優(yōu)化改造，國家地震烈度速報與預(yù)警工程建設(shè)會建立新的臺站，這些優(yōu)化改造和新建設(shè)的臺站檔案都保存在項目檔案里，沒有與這個臺站其他的檔案集中保管在一起。地震臺站檔案數(shù)字化以后，各地震監(jiān)測中心站就可以將數(shù)字化的檔案以單個臺站為責(zé)任者，建立一個本臺站的檔案案卷，實現(xiàn)臺站從建立到停測全過程檔案資料的集中管理和共享。地震臺站檔案信息化進(jìn)程要與各省地震局檔案信息化建設(shè)步伐相一致，加快實現(xiàn)現(xiàn)代化的“管理自動化、存儲數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的地震臺站檔案管理及服務(wù)模式。

四、結(jié)語

地震臺站是地震基本業(yè)務(wù)體系的重要環(huán)節(jié)，是防震減災(zāi)工作的基礎(chǔ)單元，是我國防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的基石。地震臺站檔案是地震工作者不斷努力認(rèn)識地震和更好把握研究地震發(fā)生發(fā)展規(guī)律、進(jìn)行預(yù)報預(yù)測地震、提升地震烈度速報與預(yù)警能力、開展震害防御和抗震設(shè)防工程的最重要依據(jù)。在地震系統(tǒng)適應(yīng)“全災(zāi)種、大應(yīng)急”管理體制新要求，推進(jìn)地震臺站改革的形勢下，地震臺站檔案管理工作要順應(yīng)發(fā)展趨勢，積極應(yīng)對新要求和新挑戰(zhàn)，認(rèn)真分析地震臺站檔案工作遇到的各類復(fù)雜問題，努力提高檔案工作能力，創(chuàng)新地震臺站檔案服務(wù)于黨和國家防災(zāi)減災(zāi)事業(yè)的新模式，實現(xiàn)地震臺站檔案工作的提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展，為防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展提供有力的支撐和服務(wù)。