新時代省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理

文/福建省教育考試院 賴榮

黨的十八大以來，習(xí)近平總書記對檔案征集利用、安全保管、重特大事件應(yīng)急處置、檔案管理等作出重要指示。教育考試招生事關(guān)國家選才和社會穩(wěn)定，是民生工程，是國之大計。教育考試招生檔案是教育考試招生工作和考生學(xué)習(xí)考試過程的原始記錄，具有存憑、留史、資政、育人等重要作用。主動適應(yīng)新時代檔案管理工作新要求，解決當(dāng)前省級教育考試招生檔案管理中存在的問題，充分發(fā)揮教育考試招生檔案在推動教育考試招生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中的作用，對加強新時代省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理顯得尤為重要和迫切。

一、省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理的內(nèi)容和特點

從全國來看，雖然各省級教育考試招生機構(gòu)承擔(dān)的職責(zé)略有差異，但大部分是全省教育考試招生工作的組織者。因此，從內(nèi)容上看，省級教育考試招生檔案包括：文書檔案，如各省級教育考試招生機構(gòu)的收發(fā)文、工作信函、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、規(guī)章制度、合同、大事記等；業(yè)務(wù)工作檔案，如招生錄取名冊、考生考籍信息等；會計檔案，如會計憑證、會計報告等。從載體上看，省級教育考試招生機構(gòu)檔案包括：紙質(zhì)檔案，如文書檔案中紙質(zhì)的收文發(fā)文、工作信函、會議紀(jì)要、招生錄取名冊等；電子檔案，主要是依托信息系統(tǒng)建立的，如普通高考報名信息、錄取系統(tǒng)中的考生信息、掃描后的答卷信息等。

省級教育考試招生檔案是教育考試招生工作各個環(huán)節(jié)所形成的原始記錄，是還原教育考試招生制度改革歷程的重要歷史憑證，具有原始性記錄性的特點。同時，作為教育考試招生工作客觀、真實的記錄和反映，省級教育考試招生檔案具有真實性、客觀性的特點。此外，省級教育考試招生機構(gòu)作為全省教育考試招生事務(wù)性工作的主要組織者，所形成的檔案在全省教育考試招生工作中具有權(quán)威性。

二、加強新時代省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理的必要性

（一）提升教育考試招生治理水平。習(xí)近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。省級教育考試招生檔案管理，是教育考試招生工作的重要一環(huán)，加強教育考試招生檔案管理，促使教育考試招生工作環(huán)環(huán)相扣，形成閉環(huán)。想提升省級教育考試招生機構(gòu)教育考試招生治理能力，需要對教育考試招生制度的發(fā)展歷程、經(jīng)驗教訓(xùn)進行總結(jié)分析，而檔案是最好的素材。因此，加強新時代省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理，是適應(yīng)教育考試招生治理體系和治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實需要。

（二）適應(yīng)新時代檔案管理工作新要求。省級教育考試招生檔案作為民生檔案，要適應(yīng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，從重收藏、內(nèi)部存檔，轉(zhuǎn)向開發(fā)利用、為社會公眾服務(wù)，讓考生等社會群體更方便地查詢教育考試招生檔案。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的廣泛運用，檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在各行業(yè)快速推進。加強省級教育考試招生檔案管理，強化教育考試招生檔案信息化建設(shè)，促進教育考試招生各檔案信息平臺互聯(lián)互通，才能更好地對省級教育考試招生檔案數(shù)據(jù)進行挖掘。可見，加強新時代省級教育考試招生檔案管理，是落實習(xí)近平總書記關(guān)于檔案管理工作重要指示批示精神，適應(yīng)檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)社會等新要求的具體落實和體現(xiàn)。

三、省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理體制機制不健全，檔案管理體系不科學(xué)。一方面，各省級教育考試招生機構(gòu)主要由省高等學(xué)校招生委員會辦公室、省高等教育自學(xué)考試委員會辦公室、省高中會考辦公室合并組建。“三辦”合并后，部分省級教育考試招生機構(gòu)人員變動較大，原有檔案未統(tǒng)一移交、整理，合并后檔案管理相關(guān)制度機制未建立或不健全；另一方面，由于教育考試招生是社會公平公正的直接體現(xiàn)，社會關(guān)注度高、省級教育考試招生機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)在實際工作中將更多的精力放在確保考試招生過程安全平穩(wěn)、公平公正，對考試招生結(jié)束后產(chǎn)生的檔案管理工作有所忽視。此外，省級教育考試招生機構(gòu)受內(nèi)部分工影響，檔案管理分散在不同的部門管理。比如：文書檔案一般由辦公室負(fù)責(zé)管理，會計檔案由財務(wù)部門管理，考試招生電子檔案由信息部門管理，考試招生業(yè)務(wù)工作檔案則由多個業(yè)務(wù)部門分別管理。總體來看，省級教育考試招生檔案沒有形成科學(xué)的管理體系，并且各部門檔案管理意識和管理能力參差不齊。檔案分散管理、多頭管理，加之管理制度不健全，導(dǎo)致省級教育考試招生檔案管理效率低、利用率低，檔案的各項功能無法得到發(fā)揮。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)，檔案收集管理不規(guī)范。省級教育考試招生機構(gòu)編制有限，普遍無法安排專人專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，一般為兼職人員管理。由于兼職檔案管理員缺乏系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案管理政策規(guī)定了解不夠深入、檔案管理能力不足、職業(yè)發(fā)展空間受限，難以按照檔案管理規(guī)范要求收集整理檔案，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案收集不完整、歸檔不及時、無法移交檔案館等問題。比如，招生錄取花名冊作為招生錄取的重要憑證，20世紀(jì)80年代很多是手寫的，有些檔案字段缺失，按照省檔案館接收檔案目錄數(shù)據(jù)基本字段、檔號編制方法、紙質(zhì)目錄等要求，是不符合檔案館接收條件的，省級教育考試招生機構(gòu)需要花費大量人力物力重新進行整理。由于文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子檔案沒有統(tǒng)一的檔案管理部門，人員流動后，工作檔案很容易丟失。此外，由于教育考試招生檔案涉及考生、考試組織過程等方面信息，有些數(shù)據(jù)比較敏感，有些列入了單位工作秘密管理范圍，需要檔案管理人員具有較強的安全保密知識、檔案處理能力和責(zé)任心，而實際上具備這些素質(zhì)的檔案管理人員相對較少。

（三）檔案信息化建設(shè)滯后，檔案開發(fā)開放程度不高。重視紙質(zhì)檔案而忽視電子檔案的問題由來已久。傳統(tǒng)的教育考試招生檔案很多都是紙質(zhì)的，不利于查詢利用，無法滿足新形勢下檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)實需要，不利于推進教育考試招生檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)。隨著信息化技術(shù)的廣泛運用，各級各部門建立了不同的教育考試招生業(yè)務(wù)系統(tǒng)，報名、審核、試卷掃描、評卷、錄取、視頻監(jiān)控等教育考試招生工作越來越多地依托各類信息化平臺，電子檔案數(shù)據(jù)越來越多。但是，不同單位、不同時期建設(shè)的信息系統(tǒng)存在不兼容、不相通的情況，電子檔案分散于不同信息系統(tǒng)，導(dǎo)致無法互通，無法實現(xiàn)資源相互鏈接和共享。教育考試招生檔案作為教育考試招生工作和教育考試招生制度改革的重要記憶載體，其對過去、當(dāng)下、未來起到了連接作用，對了解教育考試招生制度改革發(fā)展有重要意義。但是，由于省級教育考試招生檔案信息化、規(guī)范化不夠，對檔案開發(fā)、開放產(chǎn)生不利影響，對教育考試招生檔案服務(wù)決策、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)社會的作用挖掘不夠深入。教育考試招生檔案被堆放在檔案室、存儲在服務(wù)器，沒有進行深入開發(fā)，更難對社會開放。

四、加強新時代省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理的對策

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，進一步健全省級教育考試招生機構(gòu)內(nèi)部檔案體系和檔案管理體制。加強新時代省級教育考試招生機構(gòu)檔案管理，既是一項長期的基礎(chǔ)性工作，又是一項綜合性的系統(tǒng)工程，需要各部門的支持配合。省級教育考試招生機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作納入省級教育考試招生機構(gòu)黨政工作議事日程、納入年度工作計劃和考核內(nèi)容，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推動各部門各司其職。要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，形成“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分部門負(fù)責(zé)”的檔案管理體制機制；要在本單位崗位設(shè)置方案中設(shè)置檔案專業(yè)人員職稱系列，為檔案管理人員晉升晉級打通通道，提高檔案管理人員職業(yè)榮譽感；要加強同省檔案館的聯(lián)系，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按照省檔案館的要求，強化教育考試招生檔案管理的規(guī)范化工作；要進一步完善教育考試招生檔案管理、開發(fā)、開放等方面的規(guī)章制度，加大對檔案管理信息化、規(guī)范化工作的經(jīng)費支持。

（二）強化培訓(xùn)，進一步提升省級教育考試機構(gòu)檔案管理人員素質(zhì)。省級教育考試機構(gòu)要增強全員檔案意識，通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)檔案政策法規(guī)，增強檔案管理人員檔案工作的責(zé)任感、使命感、職業(yè)榮譽感；要培育和選用合適的檔案管理人員，選擇有較強檔案管理意愿、具有基本檔案管理和計算機知識、保密意識強的人員從事檔案管理工作；要建立檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制，通過“走出去、請進來”，安排檔案管理人員參加省檔案館、教育廳組織的檔案培訓(xùn)，參加檔案管理跟班學(xué)習(xí)，參加業(yè)務(wù)競賽，邀請檔案管理專家到本單位授課等方式，完善檔案人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)，提升教育考試招生檔案管理業(yè)務(wù)水平。

（三）積極推進檔案信息化建設(shè)，進一步提高教育考試招生檔案開放和服務(wù)水平。一要對教育考試招生歷史檔案進行數(shù)字化處理。可通過采購服務(wù)的方式，聘請有資質(zhì)的第三方檔案服務(wù)機構(gòu)，充分利用計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、圖像處理技術(shù)等，完成對教育考試招生歷史檔案的數(shù)字化處理，建立檔案信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，為查詢利用、服務(wù)社會打好基礎(chǔ)。二要對教育考試招生檔案信息進行整合。《中華人民共和國檔案法》明確要求，要積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。要建立教育考試招生檔案信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理平臺，打破不同教育考試招生業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案信息模塊的壁壘。要建立對外服務(wù)平臺，改進服務(wù)方式，增強服務(wù)效果，提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)教育考試招生檔案信息開發(fā)利用的共享化、便利化、多樣化。三要對教育考試招生檔案進行深度開發(fā)挖掘。在信息時代背景下，教育考試檔案信息服務(wù)工作應(yīng)與時代接軌，深入開展檔案利用建設(shè)，提高教育考試檔案的利用率和服務(wù)水平。要充分應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對教育考試招生檔案進行挖掘分析，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)考生、服務(wù)考試招生科學(xué)研究。省級教育考試招生機構(gòu)可通過對試題、考生成績等數(shù)據(jù)檔案進行分析，為改進命題工作提供數(shù)據(jù)支撐。通過對錄取分?jǐn)?shù)線、招生院校、專業(yè)等考試招生檔案數(shù)據(jù)進行整理分析，編寫高質(zhì)量的高考志愿填報指南，為考生提供有效指導(dǎo)。教育考試招生檔案作為記載考生和考試招生信息的重要載體，在誠信宣傳教育、維護考生權(quán)益、升學(xué)入職學(xué)歷證明等方面發(fā)揮著重要作用。省級教育考試招生機構(gòu)可通過對違規(guī)違紀(jì)檔案信息的挖掘整理，制作宣傳視頻等方式進行誠信考試宣傳，對考生產(chǎn)生更強的警示作用。從省級教育考試招生機構(gòu)服務(wù)窗口能夠辦理高考成績證明、高校招生錄取證明、自考臨時畢業(yè)證明、更改學(xué)籍等證明。因此，省級教育考試招生檔案的深度開發(fā)挖掘?qū)焖俑咝Х?wù)考生、服務(wù)高校能夠發(fā)揮重要作用。

五、結(jié)語

雖然新時代省級教育考試招生檔案管理目前仍存在一些問題，但是，通過采取多方面措施，必能加強新時代省級教育考試招生檔案管理工作。實踐證明，加強省級教育考試招生檔案管理有利于維護黨和政府的威信、有利于維護考生權(quán)益、有利于助推教育考試招生事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。