基于知識圖譜的檔案知識服務模式思考

文/中國機械工程學會 趙范心

學會的檔案信息化建設是學會檔案管理工作邁向科學化、規范化，實現現代化的手段，大大減輕了檔案管理的負擔，提高了檔案管理人員的工作效率。實現了檢索自動化，信息利用網絡化，還應實現知識服務的有效化。

中國機械工程學會于1936年成立，是由機械工程科技工作者組成的科技團體，主要開展學術活動、智庫建設、科學普及等工作，覆蓋了機械工程主要專業領域。學會每年形成大量的知識資料，目前已經基于“互聯網+”技術對學會歷史資源和知識資料進行了數字化處理。隨之而來的，這些海量信息數據對檔案管理工作也提出了新的要求。而知識圖譜技術就是針對某一領域或某一事件追溯其知識脈絡，恰好可以滿足檔案資料記錄及其關聯性的展示需求。因此，為了更好地為會員和科技工作者服務，社團組織應建立一個全新的以知識脈絡為主線的檔案管理模式，將相互關聯的散落數據或信息重新組合，形成新的知識體系。知識圖譜應用于檔案管理工作之中，其構建是一個系統工程，需要數據化、信息化和網絡化等技術的支持。本文探索信息化時代，基于知識圖譜的檔案管理工作的開展。

一、學會檔案管理信息化建設的現狀

中國機械工程學會領導層對檔案工作一直高度重視。近年來，學會一方面加大對檔案信息化建設的資金投入力度，強化技術引領；另一方面，重視專業人才的技能培訓及其綜合素養、服務意識的提升，多措并舉使得學會檔案工作的信息化水平得到提升。

目前，中國機械工程學會的檔案管理已經全面實現了數字化，構建了文檔一體化管理系統，并通過數字圖書館形式在特定范圍內提供知識服務，有效提高了檔案管理的有效性、便捷性、安全性及服務水平。

（一）構建文檔一體化管理系統，促進檔案信息化建設。學會構建了文檔一體化管理系統，實現了從文件生成到檔案管理的全過程控制和科學管理。文檔一體化管理將文件管理、檔案管理有機地聯系在一起，按照統一的規范和標準實施全部控制和有效管理，實現無縫銜接，避免了人力、物力資源的浪費，提高了工作效率和工作質量。

文檔一體化屬于一種綜合管理模式，涵蓋了文檔生成、歸檔、管理、信息運用等多項基礎功能，使文件直接轉換為檔案，不存在文件信息的丟失和遺漏，使文檔之間更加具有完整性、系統性和準確性，實現了文件生成、管理和利用一體化。文檔一體化系統可以貫穿于電子文件管理的全過程，可為檔案信息化建設和實現知識服務奠定堅實的技術基礎。

（二）建設數字圖書館，初步實現檔案資源的信息共享。網絡技術的快速發展，推動了學會數字圖書館的建設。數字圖書館可以視為一個完整的數字檔案信息化系統，將期刊（學會刊群）、圖書、音視頻等資料，通過資源入庫、編目、分類、標引等處理，為會員提供數字資源的分類導航、檢索、在線瀏覽（播放）等服務，為會議組織者及出版人員提供管理數字資源的工具。

數字圖書館是一個集成管理系統，覆蓋了信息的收集、創建、確認、存檔、管理、利用等文檔生產的全過程。數字圖書館制定了系統的檔案信息管理制度，旨在實現信息采集、存檔標準化，確保信息的完整性和統一性；檢索、查詢規范化，提高信息利用的準確性；信息傳遞、利用保障化，確保文件的穩定性，同時，通過制度管理和技術保障來實現檔案信息的保密性和安全性。數字圖書館建成的最終目的，是通過建立完整的目錄數據庫和內容信息數據庫，利用網絡為廣大會員和讀者提供知識服務，實現檔案資源信息共享。

（三）建立檔案信息安全機制。信息技術的應用與普及，為檔案信息化建設創造了有利條件，但相應地也帶來了一些安全問題。科學規劃檔案信息化管理工作，需堅持制度先行，規范管理。學會通過科學設定檔案數字化管理標準、完善檔案監管機制，有效提高電子檔案的安全性和可靠性。

電子檔案通常以計算機為載體，通過網絡進行傳播，具有可操作性、流動性、不穩定性以及可分離性的特點，因此，學會在注重開發利用電子檔案的同時，也重視電子檔案的安全性以及對知識產權的保護。首先，對于傳輸的重要檔案文件，進行物理隔離并進行異地備份，避免因載體磁化或病毒造成檔案信息資源丟失或損毀。其次，對使用者或利用者設定權限，采用身份驗證、密碼、指紋等技術，來提高電子檔案的安全性與可靠性。最后，學會還配置專人定期對日常辦公的網絡進行排查，防止病毒和黑客的襲擊。

二、學會檔案信息服務存在的不足

學會的檔案資源雖然已經實現信息化管理，但這種直線型、碎片式檢索方式，已經不能滿足當前科技工作者的高端知識服務需求。

（一）提供的信息資源知識含量有限。通過大數據系統檢索只能搜索到某一個點，查詢出的信息結果相對獨立，要查找更多的相關信息需要進行多次檢索，信息資源零散、孤立，不能從大數據中將全部隱性知識挖掘出來，更不能將其關聯起來，無法滿足會員和科技工作者多層次、個性化的服務需求。

（二）提供的信息資源為靜止形態。信息檢索只能查到指定要求，不能檢索到與之相關聯的信息。隨著時間的變化，信息資源不斷擴展，但自動更新信息內容之間的關聯關系，無法實現從量變到質變的知識服務需求，這種知識服務已經不能滿足學會的發展需求。

（三）提供的信息資源彼此關聯性不強。目前的檔案管理系統和技術手段只是將分散的檔案數據進行集中統一的整合，不能展示出檔案資源的屬性信息，也無法挖掘檔案資源之間的語義關聯和聯系，利用者無法快捷、精準地獲取真正所需的信息。

（四）檔案管理的內容形式和屬性在不斷變化。學會檔案管理工作既包括對歷史檔案資料的管理，也包括對學會多年來智力成果的管理。中國機械工程學會成立于1936年，迄今已有86年的歷史。中國機械工程學會圍繞我國機械工業發展歷史和學會發展歷史展開了大量的研究工作。積累了豐富的歷史檔案資料，形成了一系列歷史資料的研究成果。另外，學會作為科技社團，每年舉辦上百場學術活動，而編輯出版是學術活動的載體，是學會工作的重要組成部分。多年來，組織行業專家、學者編寫了《學會動態》《機械史》《機械工程手冊》《智能制造系列叢書》《綠色制造叢書》《中國機械工程技術路線圖》系列《中國材料工程大典》《中國機械設計大典》等數百種大型工具書和科技圖書等，記載了學會86年來的發展歷史、行業的發展史以及行業展望等，也是學會寶貴的智力成果。學會檔案管理一方面要記錄歷史資料，另一方面要加強對檔案的利用，起到宣傳學會，服務大眾的目的。由于現階段檔案管理的內容形式和屬性均發生了變化，對檔案管理工作也提出了更高的要求。

三、基于知識圖譜的檔案建設方案

雖然學會檔案信息化工作取得了一定成績，但仍要與時俱進，提高管理水平，順應信息化技術的快速發展如異地閱讀、互聯網移動閱讀、精準利用等需求。特別是當前學會各種學術會議、編輯出版工作產生的智力成果越來越豐富，必須對這些檔案資源進行深層次的挖掘，實現“檔案”到“知識”的轉化。利用新技術——知識圖譜，對檔案信息資源進行重新組合，通過對實體的抽取、實體之間關聯關系的抽取，形成系統化、有序化的知識組織，實現檔案資源知識關聯，實現檔案資源更廣的集成、共享與利用，實現檔案價值引領的作用，滿足用戶的價值體驗。

（一）知識圖譜可以有效提升檔案信息化共享。檔案信息化平臺的特點是數據量大、內容豐富，能以快捷、方便、精準的方式（手段）獲取信息和知識，可滿足人們利用檔案資源信息的需求。運用信息化技術挖掘、分析海量數據并將相關聯的數據重新組織成一個新的網絡數據群，利用聚類樹圖來展示某一領域研究的知識脈絡——知識圖譜，將其應用到智慧檔案館建設中，不僅能實現知識的有效連接，還能有效加強檔案信息和檔案利用者之間的關聯，將檔案信息與利用者需求信息進行有效整合，實現獲取檔案資源信息最大化。檔案管理的最終目的就是提供知識服務，通過網絡平臺將靜態的檔案資源轉化為動態，不受時間空間的限制，可多人檢索重復利用，以實現檔案資源信息共享，降低成本，提供服務價值。

（二）知識圖譜可以有效提升檔案資料的利用效率。“互聯網+”在檔案采集、分類、整理以及保證檔案信息的準確性、完整性和有效性等方面體現出了明顯優勢，檔案信息整理、歸檔及檔案管理實現一體化，查詢、檢索實現自動化，先進的網絡載體推動了檔案資源共享、信息服務。但是，碎片化的信息已經不能滿足人們的需求，人們渴望了解與事物有聯絡的整個知識脈絡。知識圖譜是通過挖掘、分析將散落的知識信息重新組合，用可視化技術描述知識發展進程及它們之間的相互聯系，最終全面展現某一領域各要素的關聯關系、研究現狀、發展進程的一種研究方法。

知識圖譜應用于檔案管理工作之中，可以有效地將碎片化的檔案資料整合起來，形成完整的知識脈絡。多年來，學會積累了海量信息數據，同時對檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理工作以此為契機，建立了一套全新的基于知識圖譜的檔案管理模式，將相關聯散落的數據信息重新組合，形成一個新的知識體系。比如，學會形成的歷史檔案資料，以及學會編輯出版的圖書系列，如《中國材料工程大典》《中國機械設計大典》《機械史》等都可以利用知識圖譜的方法進行管理。將資料和圖書中的大量數字信息、圖片信息等資源，從采集、存儲、發布、檢索等從多個角度著手進行分布式管理，采取統一的高層協議科學分配數字對象資源，將不同系統平臺與應用軟件中涉及的異構數字檔案信息相結合，以此構成一個完整的數字資源庫。

知識圖譜可以改善檢索結果，為搜索提供結構化結果，從而提升學會檔案的利用效率。利用知識圖譜展示學會檔案資源的關聯脈絡，能夠獲得更多相關的公共資源，實現智慧搜索與智能交互。

知識圖譜能幫助學會的電子檔案實現標準化利用，將各種類型的記載用統一的規范進行錄入和整理，形成有分類的檔案數據源的同時，還可以進行關系抽取，促進相關資料的關聯研究。檔案使用者可以自然語言提問的形式提出信息查詢需求，問題輸入后會先進行解析，分析使用者的真實意圖，然后根據理解到的意圖從各種檔案數據資源中進行查詢和檢索，然后對查詢和檢索的結果做一個排序篩選，從而進行最終結果的輸出，這就需要依托大量高質量的數據和知識，還需要強大的自然語言處理系統。

四、結語

“互聯網+”的快速發展有力地推動了檔案信息化建設，為檔案信息資源的開發、利用開辟了廣闊天空。檔案信息化平臺的建設，實現了檔案信息資源共享，通過深度融合、整理、開發與利用形成新的知識網絡，提升了檔案的知識內容及服務水平。

隨著檔案管理服務的要求不斷提升，先進技術在檔案管理中的作用越來越顯著，比如知識圖譜等技術的應用大大提高了檔案的使用效率。因此，檔案管理工作要適應新需求，通過使用新技術手段來不斷完善檔案館的建設，讓使用者可通過安全、可靠、便捷的互聯網來進行檔案利用。