信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

文/山東省菏澤市牡丹區(qū)醫(yī)療保障局 謝霞

一、檔案歸檔整理環(huán)節(jié)的相關(guān)概述

（一）檔案歸檔管理的基本概念。檔案管理工作當中的“歸檔”即是指，將檔案中所涉及的所有資料內(nèi)容以“件”為單位，將其轉(zhuǎn)化為文本檔案的過程，這也是檔案管理工作當中的首要環(huán)節(jié)，更是檔案形成的源頭所在。在檔案管理工作中，歸檔整理是第一步，對于整個檔案管理工作具有重要的作用和意義，科學規(guī)范的檔案歸檔管理，不僅能夠有效降低檔案管理的錯誤率，還能夠加快檔案管理流程的效率，為人們提供更加高效、便捷的檔案查詢服務。只有將檔案歸檔整理工作落實到位，才能確保檔案管理工作的順利有序開展。

（二）檔案歸檔整理的基本原則。1.精準性原則。檔案歸檔整理作為檔案管理的首要工作環(huán)節(jié)，必須按照相關(guān)規(guī)范標準嚴格執(zhí)行及操作，在開展實際工作的過程中，要遵循精準分類的基本原則，檔案資料分類是否合理準確，將會直接影響到檔案管理的質(zhì)量。除此之外，這一原則也是保障檔案信息管理安全的關(guān)鍵。檔案管理人員只有在歸檔整理工作中堅持遵循精準性原則，才能為人們今后的檔案資料查詢提供更大的便利，切實提高檔案管理的工作質(zhì)量。2.規(guī)范性原則。在開展檔案分類整理工作時，工作人員首先應針對所有信息資料進行規(guī)范性分類，再根據(jù)不同的歸檔方法對不同的檔案信息資料進行細化分析，最后實施科學分類管理，才能夠切實保證單位內(nèi)部檔案資料信息的完整性和統(tǒng)一性。同時，管理人員在進行檔案信息歸檔的過程中，還應秉持認真、仔細的工作原則，以此來確保檔案歸檔工作的嚴謹性。只有這樣，才能為今后的查取歸檔工作提供最大的便捷，充分發(fā)揮檔案歸檔整理工作的重要價值。3.高效便捷原則。檔案歸檔整理在整個檔案管理工作中極為重要，能不斷提高歸檔整理的工作效率。檔案管理人員在檔案歸檔整理期間，應盡量簡化檔案信息內(nèi)容，減少檔案信息的重復率。只有不斷創(chuàng)新工作管理的方式方法，才能促使檔案管理系統(tǒng)變得更加高效便捷，促使檔案管理工作的效率從根本上得以提高，為今后檔案管理工作的順利開展打下堅實的基礎(chǔ)。

二、信息化時代背景下檔案管理工作所面臨的困境和機遇

（一）困境方面。1.隱私與安全困境。互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，使得檔案管理工作也逐漸應用到大數(shù)據(jù)技術(shù)，隱私和安全困境是目前有待解決的重要問題。當前的信息化檔案管理工作中，網(wǎng)絡安全問題尤其需要引起重視，一旦發(fā)生問題，重要的檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)泄露，勢必給用戶造成相應的損失。雖然目前網(wǎng)絡安全管理技術(shù)能夠起到一定的保障作用，但對于檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，尚不能保證完全的安全性，特別是一些重要的檔案資料絕不能出現(xiàn)泄露，因此必須進一步完善檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用安全問題，才能為檔案管理工作的完善起到充分的保障作用。2.人才困境。據(jù)相關(guān)抽樣調(diào)查結(jié)果顯示，目前部分企事業(yè)單位當中的檔案信息整理人員大多非本專業(yè)出身，沒有受過專業(yè)的檔案歸檔整理培訓和教育，是根據(jù)人事調(diào)度或從其他部門抽調(diào)過來的，因此檔案管理團隊的整體工作能力和水平都會影響到檔案歸檔整理工作的專業(yè)程度。團隊成員缺乏專業(yè)知識，具體的工作也很難順利開展，并且會影響到檔案信息整理的工作效率，進而影響檔案作用的有效發(fā)揮。當前檔案管理部門在人員方面存在以下問題：第一，缺乏專業(yè)人員來推進工作開展。第二，工作人員由于缺乏較強的專業(yè)知識，無法針對檔案信息開展專業(yè)、科學的分類。第三，檔案管理人員流動性強，人員不固定。第四，由于工作人員在正式上崗前缺乏專業(yè)系統(tǒng)的崗前培訓，因此在日常工作中沒有養(yǎng)成良好的工作習慣和固定的工作流程，致使檔案信息整理工作缺乏科學規(guī)范性。上述情況導致單位檔案無法在實際工作中發(fā)揮出應有的強大功能和作用。

（二）機遇方面。1.海量數(shù)據(jù)信息的提供。信息化時代涉及大量的數(shù)據(jù)信息，檔案管理人員每天都必須面對大量的數(shù)據(jù)信息，如何科學高效地處理這些數(shù)據(jù)，不斷提高檔案歸檔分類整理的工作效率，是檔案管理部門亟須解決的關(guān)鍵問題。檔案管理人員工作過程中涉及大量的數(shù)據(jù)，單純的信息存取顯然已經(jīng)不能更好地滿足當前社會的實際發(fā)展需求，現(xiàn)有系統(tǒng)的存儲容量也已經(jīng)不能適應信息數(shù)據(jù)快速增長的需要，這就需要通過網(wǎng)絡云存儲的方式，才能讓檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息歸類存儲問題得到有效解決。2.檔案管理系統(tǒng)得以擴展。應用信息管理系統(tǒng)是檔案管理工作發(fā)展的必然需要，當前各行各業(yè)在發(fā)展過程中都陸續(xù)建立起了相應的管理系統(tǒng)，同時也讓信息資料變得更加透明，工作時效性進一步增強。互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)信息的實際處理需求，勢必要求數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的進一步擴展，只有不斷提高數(shù)據(jù)信息的處理效率，才能更好地滿足社會多元化的需求。互聯(lián)網(wǎng)信息時代催生出了云計算技術(shù)，這也就意味著傳統(tǒng)計算機檔案管理處理系統(tǒng)也必須進行擴展，針對現(xiàn)有的計算機管理系統(tǒng)，在云計算技術(shù)構(gòu)建的基礎(chǔ)上進行設(shè)計，從而確保數(shù)據(jù)信息的收集、整理以及存儲資源都能夠滿足今后數(shù)據(jù)量不斷擴容的實際需求，這樣不僅可以有效降低檔案數(shù)據(jù)信息的管理維護成本，而且還可以促使檔案信息管理系統(tǒng)的智能化程度進一步增強，使檔案管理系統(tǒng)的應用價值得以提高，有效解決當前工作中的各種實際問題。

三、信息化檔案歸檔整理分類技巧

（一）創(chuàng)建合理規(guī)范的檔案歸檔程序。檔案信息的整理工作極為繁雜，工作人員每天都要面對數(shù)量巨大的檔案資料，工作不僅辛苦、枯燥，也容易出現(xiàn)分類失誤，因此檔案管理部門應對此制定合理規(guī)范的操作流程，并在實際工作中按照相關(guān)流程步驟嚴格執(zhí)行操作。對各室送來的檔案進行質(zhì)量檢查，不符合要求的進行指導和修訂，做好分類，對局內(nèi)檔案資料做好登記，確保檔案分類能夠達到官方要求。另外，還可建立子項目，根據(jù)切入點來進行分類，比如從材料所屬部門、一定時間段收入或者是根據(jù)檔案基本屬性等進行篩分。在信息化系統(tǒng)的輔助下開展檔案歸檔整理工作，必須對檔案的分類標準進行明確劃分，并且一旦選定使用某個標準分類，就盡可能堅持使用到最后，這樣會避免或減少由于標準變更而產(chǎn)生大量的工作任務。檔案資料有著多元化的形式，因此在歸檔整理分類過程中，應具有一定的針對性，這樣才能讓檔案整理程序逐漸朝著簡單化的方向不斷發(fā)展。

（二）分類檔案信息資源檢索目標。在開展信息化檔案管理的工作過程中，除了要積極構(gòu)建智能化、信息化的檢索系統(tǒng)外，還應注重檢索目標的分類管理，以此來保證檔案信息資源可以得到充分有效的應用。近兩年，我局歸檔人事、財務檔案300多件，整理文書檔案1000余卷，圖書檔案1200余冊，電子檔案29盤，醫(yī)療保險檔案1500多卷。全部列出目錄索引，按照年限分開裝盒、入柜，做到整齊規(guī)范、排列有序、微機掃描、便于查找。從檔案資料的收集、整理、分類到借閱利用再到檔案管理等，都做到制度先行。特別是新冠疫情暴發(fā)后，形成的檔案資料達300多件，為了便于分類、歸檔、查找，又添置了檔案櫥，配備了消防器材，安裝了檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，還定期對檔案室進行除塵、消毒等，高質(zhì)量完成檔案資料的歸檔分類工作。根據(jù)不同的用戶需求以及檔案管理目標，明確檔案信息資源的檢索目標，對檢索流程進行科學規(guī)劃，采用文字檢索法、電子文獻查詢法和圖片檢索法，根據(jù)用戶的不同需求進行優(yōu)化與調(diào)整，以便用戶能夠快速查詢到所需的檔案資料。一方面，可以確保檔案管理工作的服務職能以及科學性得到有效提升；另一方面，還可以有效避免檔案信息資源不必要的浪費，為檔案信息資源的科學管理、合理利用提供更加有力的保障。

（三）積極引入相關(guān)專業(yè)管理人員。要想保證單位內(nèi)部檔案歸檔整理工作得到切實有效的推進，相關(guān)工作人員就不能僅憑單位內(nèi)部人員的調(diào)配，應招聘、吸納具有較強專業(yè)知識的優(yōu)秀人才參與到檔案整理工作當中。這樣才能保證有序地開展工作。另外，還應不斷強化檔案整理工作人員的信息化技能，及時學習各種新型的整理方法。檔案管理部門的工作人員不僅需要具有扎實的專業(yè)理論知識和熟練的職業(yè)技能，還需要掌握一定的專業(yè)信息技術(shù)基礎(chǔ)知識。只有這樣，工作人員在進行檔案歸檔整理的過程中，才能充分運用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，確保工作效率和成效得到有效提升。

（四）電子檔案和紙質(zhì)檔案區(qū)別對待。檔案資料通常分為紙質(zhì)資料和電子資料，兩種檔案方式都有著各自的優(yōu)點和不足，因此在檔案歸檔整理的過程中，既要做到相輔相成，也要注意區(qū)別對待。信息化時代背景下，對于電子檔案有著較為專業(yè)的歸檔整理軟件，因此可以將工作重點放在對工作人員相關(guān)專業(yè)知識和操作的培訓方面。紙質(zhì)檔案雖然不易存放，但可以簡化相關(guān)工作流程，工作人員在進行檔案整理時，要先做好收集、檢查等工作，并嚴格遵循相應規(guī)定標準來進行檔案的整理分類。紙質(zhì)檔案通常用于存底，需要保證檔案的完整性，因此工作人員在整理時，應注意做到精、簡，避免勞動資源的過度浪費。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的當下，這種管理模式讓電子檔案和紙質(zhì)檔案得到了齊頭并進的管理，并不會由于電子檔案的興起，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式完全丟棄。而紙質(zhì)檔案管理模式的保留，也并不代表日常在查閱和翻檢檔案資料時，必須通過紙質(zhì)檔案來進行查找。信息化時代背景下，電子檔案相關(guān)管理系統(tǒng)的設(shè)計研發(fā)也逐漸趨于成熟，當企事業(yè)單位能夠完全借助電子檔案管理系統(tǒng)開展日常辦公管理后，日常工作中的檔案查閱和翻檢，就完全可以在不依賴紙質(zhì)檔案的情況下順利開展。這樣不僅可以節(jié)省寶貴時間，而且還能夠有效提高單位檔案管理的整體工作效率，為人們提供更加高效便捷的檔案服務。

（五）合理選擇電子檔案整理軟件。紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)型的目的，就是為了提高檔案資料的管理效率和管理質(zhì)量，防止檔案資料受損、遺失、經(jīng)濟成本高以及調(diào)用耗時較長等問題的發(fā)生。因此，檔案管理部門的工作人員應從現(xiàn)代化視角出發(fā)，提高對構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)的重視度，并根據(jù)電子檔案的實際管理需求，合理選擇計算機管理軟硬件配置，保證能夠滿足單位的工作流程和使用習慣，確保所有檔案資料的分類與走向具有可控性，最大限度地提高檔案資料的利用率。另外，在選擇電子檔案管理軟件的過程中，還應考慮到電子檔案歸檔系統(tǒng)上不夠成熟的情況，選擇功能較為完善且操作難度較低的軟件系統(tǒng)，以便讓檔案管理工作人員的業(yè)務熟練度得到有效提升。最后，軟件管理系統(tǒng)還應具有根據(jù)單位的檔案流量和流向計算歸檔率的功能，并利用檔案內(nèi)容，進行自動化智能的合理劃分。

四、結(jié)語

綜上所述，當前檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，但是紙質(zhì)檔案和電子檔案會在很長一段時間內(nèi)持續(xù)共存。因此在針對檔案信息化開展歸檔整理和分類管理的過程中，必須做好紙質(zhì)檔案信息化的過渡工作，這也充分體現(xiàn)出信息化檔案整理歸檔分類技巧的重要性。因此，在實際工作中，應不斷提高相關(guān)工作人員的信息化檔案意識和管理能力，以此來進一步提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，在部門之間建立起高效、統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，以應對大量的檔案資料收集與歸檔整理、存儲等工作，確保單位內(nèi)部檔案歸檔整理工作變得高效化、程序化和簡潔化。