醫院人事檔案信息化與科學化管理的措施

文/福建省三明市第一醫院 黃巖

信息化、大數據等技術的深度發展給各行業的持續優化帶來了諸多便利。以醫療行業為例，以信息技術為驅動的醫院人事檔案管理工作可以幫助醫院實現管理質效的提升。但在我國醫院人事檔案信息化、科學化管理的過程中，存在尚未形成有效的制度規范、缺乏高素質人事檔案專業管理人才等一系列問題。基于此，本文對相關問題展開研究，提出優化醫院人事檔案信息化和科學化管理的對策建議。

一、醫院干部人事檔案信息化的重要性

（一）提升工作效率的重要手段。近年來，重大緊急公共衛生事件頻發，短時間迅速集結大批醫護人員需要建立科學規范的醫院人事檔案查詢和管理系統，能夠熟悉自己轄區各醫護人員的個人基本信息、專業特長、業務能力、家庭情況等信息，以便于在重大公共衛生事件發生之時能夠做到“快速、準確、有效”的反應。而這一信息管理系統的建立和管理是一項復雜的動態工作，其中需要涉及大量的人事信息數據資料的收集、整理、篩選和報送等工作，而信息化技術的使用可以有效提升傳統人事檔案管理的效率，在迅速處理大量數據信息的基礎上做到快速響應，保證在出現特殊情況的時候，有效發揮醫院人事檔案信息資源的效能。

（二）確保檔案完整性的基礎條件。2018年印發的《干部人事檔案工作條例》中明確提出，應當對干部在重大、突發事件中的表現進行準確考核，客觀記錄。而在重大公共衛生事件的應對和處理中，黨員干部、醫護人員等作為沖在第一線的人員，對其中表現突出或者表現惡劣的人員的工作情況和行為進行相關記錄就屬于人事檔案考核鑒定的一部分，這也是確保干部人事檔案完整性的重要內容。

（三）實現檔案信息化利用的有力保障。以信息技術為基礎的醫院的人事檔案的收集、整理和使用可以根據人事變動實現信息的及時更新和維護，不僅可以確保醫院人事檔案信息的全方位管理和控制，還可以有效提升醫院人事檔案信息的精準度。

隨著信息技術的廣泛應用，將人事管理和信息查詢等服務放置在互聯網信息平臺上，極大便捷了信息交互的成本，提高信息流動的效率。以查閱信息就診為例，醫院在嚴格遵守相關規定基礎上，醫護人員人事檔案的信息化建設，能夠讓有關部門及單位通過聯機閱覽等形式查閱檔案信息，實現“無接觸”的檔案信息資源利用。

二、當前醫院人事檔案管理中存在的問題

（一）醫院領導對于人事檔案管理工作不夠重視。目前，醫院人事檔案管理存在的主要問題是，領導對于相關工作的重視程度不足，在醫療體系的全面深化改革過程中，很多政策制定者意識到了人力資源管理激勵的重要性，但由于缺少相關的引導性和規范性文件，公立醫院對具體管理工作缺乏科學有效的處理舉措，如不能在醫院內部建立健全的人事檔案資源管理相關工作流程和工作機制，不能充分調動人事檔案管理工作人員的工作積極性。很多醫院仍然采取傳統的紙質人事檔案管理模式，不重視對人事檔案管理現代化建設的相關工作。

（二）人員管理不到位。醫院人事管理信息化和科學化建設，關鍵是技術創新，重點是產品升級，核心是人才效應。當前存在部分醫院人事檔案管理不適應現代就業制度，“人檔分家”“遺漏檔案”“檔案丟失”現象時有發生。另外，在醫院人事檔案管理的實際工作中經常出現顧此失彼的情況，很多工作人員不清楚人事檔案需要提交哪些材料，自己需要參加哪些培訓、提高哪些技能。由于對醫護人員人事檔案內容的不了解，人事檔案管理從業人員僅從醫院要求角度出發，管理不到位，導致人事檔案管理在實際使用和維護過程中存在諸多困難。

（三）醫院人事檔案無法共享。人事檔案作為人力資源的重要記錄材料，其管理和保存需要執行嚴格的保密制度，可以較大程度上保護醫護工作人員的隱私。但隨著社會開放程度的不斷深化，以資源共享為特色的管理工作為我國經濟社會的發展帶來了諸多便利。當前，我國醫療資源相對匱乏，因而，實施有限度的醫療資源的開發，有助于經濟社會的發展。以醫院人事檔案為例，醫護人員人事檔案涉及相應人員參與的醫療實踐、醫療研究、從醫經驗等一系列的信息，實現醫院人事檔案的共享，可以促進相關行業的交流進步，進而為開展醫院日常工作提供便利。

（四）醫院人事檔案管理缺乏相應的制度規范。當前醫院人事檔案管理的相關制度，在適應新時代新形勢下的變革方面還存在一些問題，比如相應的規章制度不能解決手機等移動終端的需求，相互之間銜接不到位等。具體主要體現在兩個方面：一是相關管理制度不完善，在不同部門和科室之間的人事檔案管理和利用沒有形成有效的協同配合，對人事檔案資料的管理與醫院管理需求不相匹配。同時，在管理的激勵機制建設方面也不能體現足夠的科學性和公平性。二是管理相關的配套績效考核辦法不健全，工作人員對醫院人事檔案工作缺乏積極性，存在工作不到位的情況。

（五）醫院人事檔案管理缺乏高素質專業人才。在現代化企業管理優化改革過程中，醫院更加注重對日常醫護服務的建設和經營管理，缺乏重視高素質人事檔案管理人才的意識。在日常人事檔案的管理過程中，不能充分引進和利用高素質人才，缺少相應的人才培養和使用方面的科學規劃。比如在醫院招聘過程中，忽視相關高素質人才的資質評審，不能有效識別相應的人事檔案管理人才；在管理過程中，不能對人事檔案管理高素質人才的表現給予充分的認可和激勵，阻礙相關人才的晉升和進步等，導致許多醫院缺少高素質專業人事檔案管理人才。

三、大數據思維模式下對醫院人事檔案管理提出的建議

（一）加強醫院管理層對人事檔案管理的重視。醫院管理層要認識到重視醫院人事檔案管理對醫院整體經營發展起到的正向促進作用，是持續保持領先優勢的源泉。檔案管理工作作為所有行業利用人才、發揮人才作用的基礎性工作，缺少人事檔案管理將導致業務運行的失序。而對于醫院行業來說，其工作內容的特殊性決定了醫院必須對所有人事檔案管理都有著清晰的認識和規范的管理。只有這樣，才能推進醫院其他工作順利進行。“十四五”期間，國家將繼續發揮“以人為本”的發展理念，實現醫療系統的改革，重視人事檔案管理的相關工作，以人事檔案管理工作優化為突破點，在相關制度管理、人事管理專家的指導下，結合醫院運營實際，充分評估風險和問題，實施循序漸進的優化改革。

（二）構建大數據檔案管理平臺。醫院人事檔案管理需要以信息化、數字化、科學化為基礎，為了增強人事檔案管理建設工作的針對性和實效性，醫院需要建立大數據檔案管理信息平臺，通過開展專業的技能培訓，邀請專業人士指導醫院人事大數據檔案管理平臺建設、團隊建設，指導醫院人事檔案管理工作人員利用日常工作時間，對醫院當前的人事檔案進行一次盤點，初步摸清人事檔案管理和建設中存在的主要問題和現狀，并提出構建大數據檔案管理平臺的措施，形成醫院人事檔案管理大數據平臺建設對照表，通過建立人才培養、人才選拔、平臺建設、平臺維護等相關制度和流程，明確各環節工作計劃、工作任務等，明確人事檔案平臺建設的發展方向和具體措施。

醫院人事檔案管理大數據平臺的建設要按照科學化、信息化、數字化原則，相關人員具體履行工作職能，即“管制度、管落實、管協調、管服務”，形成上下聯動、通力合作、齊抓共管的醫院人事檔案管理大數據平臺建設新格局。

（三）完善醫院人事檔案管理的規章制度。建立健全醫院人事檔案管理的相關制度，有利于幫助醫院的經營和組織管理達到醫院績效目標期望。一方面，設置醫院人事檔案管理薪酬開發與管理體系，讓醫院目標戰略與醫院人事檔案管理戰略相一致，對醫院人事檔案管理職位的總體工作績效進行分析，形成醫院人事檔案管理總體工作績效說明書，在醫院人事檔案管理總體工作績效分析的內容基礎上，定期進行醫院人事檔案管理職位技能評價，建立醫院人事檔案管理薪酬激勵機制，鼓勵醫院人事檔案管理工作人員認真考慮醫院檔案管理戰略目標，促進醫院人事檔案管理科學化和信息化的順利實現；另一方面，要求專業的分析團隊對醫院的人事檔案管理現狀和問題進行調研，進而指定相應的人事檔案管理規章制度，避免工作中可能出現的檔案丟失等紕漏。值得注意的是，現在很多醫院在人事檔案管理過程中將重心放在電子檔案的建立上，檔案管理人員通過在電子儲存設備上錄入相關的記錄，并進行人事檔案的定期整理和統計，實現人事檔案信息管理和維護時間的縮減及工作效率的提升。及時完善檔案管理制度，這一做法值得廣大醫院廣泛推廣。

（四）提升檔案管理人員的職業素養。相較于醫院剛性的制度規范，為人事檔案管理人員營造敬業奉獻、求真務實的文化環境氛圍，更有助于其職業素養的優化。醫院本身要建設積極向上、溫馨的環境氛圍，在建設管理工作環境氛圍的過程中，可以注重形成“以人為本”、積極向上的文化理念，充分尊重和信賴人事檔案管理工作人員，引導其在日常工作中創優爭先，不斷實現工作質效的提升，以積極的內向驅動提升自我，提升管理工作水平。一方面，可以通過樹榜樣、塑典范等方式，積極引導檔案管理人員領悟相關工作的意義和價值，激發其創業進步的熱情；另一方面，可以通過激勵可視化、營造向上工作氛圍等方式，提高人事檔案管理相關方對工作重要性的認可。通過舉辦“人事檔案管理工作優秀者”評選等活動，設立“最佳進步獎”等榮譽稱號，為醫院人事檔案管理人才樹立力爭上游的工作目標，培育積極向上的工作氛圍。

（五）重點保護檔案信息的安全。人事檔案信息作為一項重要的信息資源，在管理維護的過程中必須重點關注的就是檔案信息的安全性。當今，互聯網信息系統在便捷人們日常生活的同時，也出現了個人隱私泄露等安全問題。對于醫院系統來說，人事檔案信息的安全問題尤為重要，一旦出現人事檔案信息的泄露，就極容易給予不法分子可乘之機，后果無法估計。因此，在日常人事檔案信息的管理維護過程中，尤其需要注重檔案信息的安全問題。首先，要形成科學規范的檔案信息查閱、整理和維護制度，由專人按照嚴格的流程進行查閱和管理。其次，要加強網絡安全防護的相關工作，聘請專業的人員和團隊加強網絡的安全維護和防護，實時監控和防護網絡入侵盜取人事檔案信息的情況。最后，還需要加強醫院醫護工作人員信息保密意識，避免日常工作中因操作失誤或者其他原因導致的信息泄露。

大數據信息時代的到來，重視網絡安全，重視檔案信息化建設的科學規范管理，全面建設和維護人事檔案管理，是醫院進一步釋放人事檔案價值的重要內容。