提升醫院檔案管理工作水平的策略

文/成都市第三人民醫院 吳擁軍

目前，醫院檔案管理水平得到很大的提高，但還存在很多的問題。具體表現如下：一是個別醫院領導對于檔案管理工作的重要性認識不到位，檔案管理意識還比較淡薄，對檔案管理工作缺乏足夠的重視；二是個別醫院目前沒有形成系統明確的制度化、規范化、科學化的檔案管理體系；三是個別醫院檔案管理人員的專業素質及理論水平離本職要求差距較大；四是由于個別醫院經費不足、用房緊張，存在檔案存放不規范的問題。所以醫院在檔案管理方面需要不斷完善，醫院檔案管理工作的質效有待加強。

一、醫院應建立健全檔案管理機制體系

醫院抓好檔案管理工作，是保障檔案管理工作健康有序發展的重要條件，也體現著醫院在發展過程中所取得的成就，要逐步建立起科學的檔案管理體系，才能減少檔案管理工作的很多隨意性和不確定性。要想達到檔案管理的科學、規范，必須建立健全醫院檔案管理制度及相關措施，這些制度和措施對于醫院檔案管理工作來說是非常重要的。為充分調動檔案管理人員工作的積極性，應做好如下幾點：一是建立健全醫院檔案管理相關的規章制度，在檔案管理制度中融入獎懲條款；二是規范醫院檔案管理人員的崗位職責，細化檔案管理工作的職能，日常工作中，要嚴格按照分工去履職，有序做好檔案的收集、保管及利用等工作；三是把激勵機制納入醫院檔案管理工作中，不斷促進檔案管理工作高水平發展；四是依照檔案管理相關法律法規以及醫院檔案管理工作實際情況，制定完善的工作制度，并嚴格落實到檔案管理工作中。檔案管理工作的相關制度包括檔案立卷、歸檔、保密、借閱、利用、庫房管理、鑒定與銷毀及檔案管理人員崗位責任等，對檔案管理工作的各個環節應進行制度上的統一，并確保將制度真正落到實處。

二、加強檔案設施建設，完善檔案設施體系

完善檔案管理設施是做好檔案工作的前提和基礎，醫院應加大檔案管理工作相關資金的投入力度，領導層應提高對檔案管理基礎設施建設及檔案管理工作全過程重視。第一，確保檔案管理相應的基礎設施得到完善；第二，要設立獨立的檔案室，其中包括檔案查閱室、檔案辦公室；第三，按照上級檔案管理標準化要求，檔案庫房、檔案查閱室、檔案辦公室必須實現“三分開”；第四，要按照新時代檔案管理的相關要求，配齊檔案管理工作中必需的軟硬件設備，以提高醫院檔案管理工作的水平；第五，檔案室要分別設立紙質檔案庫房和電子檔案庫房，安全起見，檔案庫房必須要安裝門禁、電子監控設備、自動消防報警器和自動恒溫恒濕設備；第六，要有專門的檔案管理平臺、服務器、電腦，打印機、掃描儀等設備，還需完善檔案密集柜、電子檔案防磁柜、低濕殺蟲消毒柜等；第七，需安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，并保證有良好的自然通風采光，室內應設置空調或通風設備；第八，庫房設施要達到“九防”要求：防火、防潮、防塵、防盜、防光、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體；第九，醫院要加強檔案庫房的日常管理工作，定期安排專人對庫房的安全進行專項檢查。以上工作都需要逐步去完善，這也是運用現代科學技術實施檔案管理工作的有效保障。

三、加強檔案信息建設，完善檔案資源共享

加強醫院檔案信息化建設，有助于完善檔案資源的網絡共享。醫院檔案信息化建設目前受重視程度還不夠，部分領導未認識到檔案信息化建設的必要性，導致檔案信息化建設工作相對滯后，紙質檔案管理和電子檔案管理方面的發展還不夠均衡。現在，隨著檔案數量的快速增加和社會對檔案信息化建設利用的需求，單機版檔案管理軟件根本不能適應現代新形勢的發展，尤其是與醫院的檔案信息系統缺少連接，不能實現檔案信息共享，這樣一來，會對醫院各方面工作的順利推進產生一定的影響。要想讓檔案管理適應信息化時代發展的要求，必須不斷加強檔案信息化建設工作力度；強化電子文件歸檔管理工作的完整性，充分利用醫院網絡資源共享功能建立檔案管理工作的標準化、規范化、科學化，盡快達到檔案管理信息資源共享體系的完整性。按照國家對檔案信息化建設管理的相關要求，結合醫院目前管理工作的實際情況，力爭加大對檔案信息化建設軟硬件設施的投入，以盡快實現檔案管理的規范化和信息化；加快配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件設備，從而使檔案管理信息化建設得到更快發展。這樣一來，信息化建設能為檔案管理與利用提供全新的途徑，還能夠為檔案管理工作的開展提供強有力的技術支持；通過檔案管理信息化，提高檔案信息的收集、保管、利用的水平，促使搭建信息共享平臺，進一步優化檔案管理工作，在極大程度上提高檔案管理工作成效。同時，還能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，不斷提升檔案信息管理和查閱速度，最終提升醫院檔案的利用率。

四、加強檔案資源利用，完善檔案編研工作

新時代，要實現檔案資源的有效利用，需要完善檔案編研工作，實現檔案信息資源的共享。一方面，對醫院檔案的收集、整理、歸檔問題都能得到充分解決，還能積極拓展檔案的收集范圍，因為醫院檔案屬于綜合性檔案，收集資料內容往往很多，有早期單純的紙質文書檔案資料及現代的紙質和電子文書、會計、人事、設備、基建、病歷、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片檔案資料等，隨著現代化辦公方式不斷更新，為醫院的檔案增添了新的內容，在檔案管理的過程中，能夠有序地開展檔案信息管理工作，以共享檔案信息資源；這些檔案內容通過對計算機信息技術有效運用，能為醫院各項工作提供取之不竭的信息寶庫；另一方面，實現檔案信息資源共享，開發利用醫院檔案，可以提升編研水平。檔案編研工作是醫院檔案管理工作中重要的環節，也是醫院編研工作中一項比較復雜的綜合性研究工作。所以，醫院領導要給予檔案編研工作充分的重視，把檔案編研工作當成一項重點工作來抓。要注重結合醫院當前的實際發展情況，編寫醫院全宗卷、組織機構沿革、大事記、年鑒、立卷說明、分類方案、歸檔范圍及保管期限、安全檢查、檔案收集與交接、檔案數據統計、典型利用事例、新技術應用，檢索工具編制及檔案開放與控制情況等醫院基礎的數據匯編，還包括醫院的簡介、科室特色和專科介紹等，為醫療行業有序發展以及醫院持續發展的正確決策提供可靠的依據。要不斷收集國內外醫學科學相關數據信息，為臨床一線的工作人員查找資料和利用資料提供最便捷的服務。檔案管理人員應經常深入臨床一線科室與醫務人員進行檔案需求交流，掌握醫務人員對檔案資料的利用心理，對檔案管理工作的需求進行完善，不斷發揮出檔案的利用價值。逐步完善檔案管理工作在整個醫院的服務體系，使當前的檔案管理工作在醫院能起到一定的參考作用，在工作中為醫院解決一定的實際問題，真正做到檔案管理工作與醫院其他工作同步走。還要積極拓展檔案收集等各方面工作途徑，要將檔案管理的觸角伸向前端，全心全意為院領導及各科室做好服務，讓檔案管理工作在醫院展現出更大的作用。要提升醫院檔案資料收集、整理、利用工作的完整性和準確性，不同程度地實現檔案管理信息資源的共享，促使檔案管理信息資源為醫院的發展走向起到決定性、關鍵性作用。

五、提高檔案管理技能，提升檔案管理人員的素質

不斷提高檔案管理人員的技能與專業水平，是檔案信息化建設工作的主要落腳點。要想改變當前檔案專業人員知識結構不合理、學歷普遍偏低、業務及綜合素質能力普遍較低的現狀，需做好如下幾點：首先，要持續提高管理人員的檔案管理水平和專業水平，改變檔案管理人員的現狀，使其清楚地認識到，新時代是知識經濟和網絡信息融合時代，檔案管理工作是為單位提供真實的信息資源，能夠真實地記錄醫院的各項基礎工作。所以，為了促使檔案工作健康有序地開展，同時適應新時代對檔案管理工作的相關要求，應該為檔案管理人員制定適宜的激勵機制，要重視檔案人員的晉升問題，對檔案管理人員工作能力給予肯定；要建立公平、公正的職稱評定系統；在職稱評定等級方面要統一標準；要不斷提升檔案管理人員的專業水平及業務能力，促使他們在檔案信息化建設工作中發揮應有的作用；要不斷強化現代化信息化意識，促進檔案管理人員熟練操作檔案信息化管理軟硬件設備。以促進檔案信息化建設工作效率的提高。

在日常的工作中，醫院不但要提高檔案管理人員的管理水平和職業素養，還要增強他們的政治素養及專業素質。為不斷提升檔案管理工作的效率，要積極組織檔案管理人員參加相關的專業技能培訓，提高他們的業務技術能力，除借鑒其他先進部門的思路和學習方法外，還可運用參觀、交流等方式，以切實提高醫院檔案管理人員的業務能力；要積極培養檔案人員不斷學習新知識、新技術的意識，努力提高他們的知識層次，不斷優化他們的知識結構，使檔案管理人員逐步成為檔案事業專家型人才。只有適應檔案事業人才發展的需要，才能促進檔案信息化建設工作有序開展與提升，為今后醫院的檔案管理工作提供有力保障。