檔案收集整理工作的重要意義研究

文/山東省菏澤市巨野縣衛生健康局 張黎英

一、檔案收集整理工作的內容與意義

（一）檔案收集整理工作的內容。檔案收集整理工作就是按照黨和國家的相關規定與要求，通過科學合理的方法來接收分散在各個機關或是個人手中的各類檔案文件，集中整理到各自相關的檔案部門以及各級各類的檔案館中實行統一的管理。檔案收集整理工作的內容主要有以下三點：第一，機關檔案室要負責本單位所需要歸檔文件的相關接收與收集工作。第二，檔案機關對現有機關具備長期有效的保存檔案的工作職責。第三，檔案館需要將分散在社會中各個時期的檔案進行接收整理。

（二）檔案收集整理工作的重要意義。檔案收集整理工作是整個檔案管理工作中極為重要的一環，同時也是檔案管理工作開展的基礎，完善的檔案收集整理工作能夠為后續的工作提供有效的資料內容，在檔案管理工作開展過程中有著承上啟下的作用，因此做好檔案收集整理工作是非常重要的。首先，檔案收集整理工作是檔案管理工作的起點，作為檔案管理工作內其他環節的基礎，沒有檔案收集管理工作就無法完成其他環節的工作。因此，檔案收集整理得是否齊全，直接影響到檔案管理工作其他環節的順利進行，更是直接影響著社會各層面對相關檔案的利用效率。其次，檔案收集整理工作是檔案館或者檔案室貫徹集中統一、分級管理的重要措施，各地區各機關的檔案作為工作的重要依據，國家規定必須對各類檔案以及文件的載體進行歸檔，各單位之間不能對檔案進行分散保存，任何個人也不能將檔案占為己有。因此，必須通過合理合法的檔案收集整理工作，將檔案集中到各個機關的檔案室或者檔案館中，形成統一的檔案信息管理，并對檔案實行集中統一、分級分專業的科學性管理。再次，檔案收集整理工作是決定檔案管理工作存在與發展的重要條件，檔案收集整理數量的多少與檔案工作的規模大小有著直接的關系，而檔案收集整理工作的整體質量也決定著檔案管理工作的整體水平，只有將收集與整理檔案工作做好，才能有效地開展鑒定、保管等一系列后續工作，檔案管理工作才能夠存在并發展。最后，檔案的收集整理工作是衡量檔案館或者檔案室整體工作質量的重要標準，也是檔案館或檔案室獲得檔案的方式之一，而收集與整理工作的開展效果決定著檔案館或者檔案室內部檔案數量的多少以及工作質量的高低，只有具備數量豐富的檔案，檔案館或者檔案室才能夠更好地發揮出檔案的積極作用，體現檔案館的整體工作水平和工作質量。

二、檔案收集整理工作存在的問題

（一）缺乏完善的工作制度。隨著我國社會經濟的迅速發展，市場的整體發展狀況也發生了巨大的變化，部分事業單位以及相關部門已經建立了相應的檔案管理制度。但是，由于部分檔案管理部門對于檔案管理制度缺乏學習了解，所以在實際的建設過程中存在著一些問題，需要進一步的完善與優化。例如，各個事業單位都會產生大量的文件與相關的影像、音頻、圖片等內容，甚至還有很多事業單位需要儲存的實體物件、相關設備等等，這些都在檔案收集整理工作的范疇之內，但是有一部分資料并沒有經過檔案收集整理人員的區分就隨意擺放，這直接影響了檔案收集整理工作的后續開展。檔案在收集整理的過程中并沒有按照相關的歸類標準來進行整理，甚至部分事業單位并沒有將同一個事件內所包含的資料放在同一個地方，部分需要進行歸檔的檔案并沒有進行整理，不需要進行歸檔的檔案反而被整理歸檔。檔案收集整理工作是一項長期并且有計劃，有步驟的工作，而部分基層衛生醫療機構的檔案管理缺乏一系列規范性的制度，基本是每個科室單獨管理自己的檔案和文件資料，管理的質量和水平參差不齊，因各科室工作人員的個人工作態度、文化水平、工作能力等綜合素質有較大差別，導致對檔案資料的收集、歸檔管理有疏漏，很多工作的相關資料出現了缺失，阻礙了檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案工作的重視度不高。部分事業單位的檔案管理人員的整體工作效率亟須提高，其主要表現：一方面，是對檔案管理工作的不重視；另一方面，是對檔案管理人員的不重視。對于負責檔案收集管理的工作人員來說，積極性和主動性直接影響著檔案管理工作的整體質量水平，而部分檔案管理人員對這份工作的認知不夠，工作積極主動性不高。部分檔案管理人員由于工作得不到上級領導以及負責人員的重視，認為提高工作質量和工作效率意義不大，逐漸變得消極懈怠，導致檔案管理部門長期處于放任自流的狀態。單位領導對檔案工作的態度也影響了檔案管理工作人員的心態，消極的工作態度嚴重影響了檔案收集整理工作的正常推進與發展。特別是對于衛生部門的部分檔案，歷史久遠，對未來工作的有序開展參考價值與意義重大，而因為單位對于檔案工作的不重視，造成檔案管理工作松懈，導致檔案資料的遺漏丟失等情況出現，對單位今后工作的正常開展必將造成不可估量和難以補救的損失與影響。

（三）檔案數字化程度不高。檔案收集整理工作開展過程中，部分單位往往整體的工作內容比較單一，缺乏創造性。要想確保檔案收集整理工作的靈活性，應隨著時代的發展變化，具備變通的思維。如果只按照傳統的千篇一律的規則來進行檔案管理工作，就會導致工作的質量滯后于時代的發展要求，難以滿足工作發展需要，檔案管理水平也難以有效提高。為此，檔案管理人員在開展檔案收集整理工作時，應該針對不同的問題，選擇不同的解決方案來進行解決。隨著我國科技信息技術的飛速發展，無論是計算機技術還是互聯網技術，檔案信息資料種類和數量的迅速增長，都在一定程度上增加了檔案收集整理工作的工作量與工作難度。信息化時代背景下，檔案收集整理工作在開展過程中所需要管理的不只是紙質的檔案文件資料，還包括各類電子檔案信息。現代信息技術的應用方便了檔案的查詢，能夠便捷地完成相關文獻的編纂、檢索等。然而，目前部分檔案管理人員的年齡偏大，在思想上比較保守，學習行動力不強，單位在檔案數字化建設方面重視與投入程度也不夠，對檔案管理人員缺少相關職業學習與培訓。因此，檔案管理人員對電子檔案文件整理與收集工作生疏，整體工作效率比較低，這也是導致部分單位在開展檔案收集整理工作時的效果不理想，無法提高檔案管理工作的效率。

三、檔案收集整理工作的措施與創新

（一）提高檔案收集整理人員的工作意識。檔案收集整理工作的科學有序開展，能夠在一定程度上幫助檔案管理工作人員提高檔案收集整理工作意識。部分檔案收集管理人員對于檔案管理工作的認知，還停留在傳統的管理層面，認為檔案管理工作只是對于一些文件信息的儲存，這種狹隘不科學的工作認知，嚴重阻礙了檔案收集整理工作的科學發展，更是無法提升檔案數據管理工作的整體質量水平。檔案管理工作中所涉及的信息范圍比較大，內容比較復雜，尤其是在人事部門的檔案管理中，主要包括了業務類型以及人事信息，這些資料的收集與整理是檔案管理工作的重中之重。提升檔案管理人員的收集整理意識，對工作的開展有促進作用，能夠有效改變檔案管理工作不全面的問題，同時還能夠控制檔案收集整理工作的各處細節，合理處理檔案管理工作中的每一項內容。只有不斷貫徹執行正確的工作理念，才能確保每一個檔案管理人員都能夠明確檔案收集工作的重要性。檔案管理人員只有充分領會到工作的重要性，才能科學合理地開展工作，避免因為工作懈怠消極而出現檔案收集整理失誤的情況。

（二）促進檔案收集管理工作的信息化發展。檔案收集管理人員在開展工作時要積極將各類科技信息技術融入其中，促進檔案收集整理工作的開展，同時也為檔案管理工作的開展奠定基礎。在檔案收集整理工作中包含了很多信息化技術，例如對于檔案信息的歸類、跟蹤等等，這些技術的使用能高效推進檔案管理工作的開展，特別是在人事檔案資料的相關整理和查閱過程中，可以通過掃描儀或者計算機等信息設備與先進的信息化技術的結合，為檔案信息化建設創造有利的條件。而信息化的發展對于檔案收集整理工作的開展有著非常重要的影響，不僅能夠有效確保檔案收集整理工作的準確性，優化檔案收集整理工作的內容，提高檔案收集整理工作人員的綜合素質和專業水平，同時促使其樹立正確的檔案收集管理工作態度，提高檔案管理人員的職業素養與工作能力，提高檔案收集整理工作的效率。

（三）定期排查檔案管理工作中存在的問題。檔案收集整理工作的開展需要完善的法律制度的支持，同時還需要對檔案收集整理的相關類別進行驗證，在工作開展過程中積極引入信息化技術。在實際的檔案收集整理工作開展過程中，需要對檔案資料進行收集與處理，還要將重復的檔案資料進行整合，及時發現檔案資料中存在的問題，并第一時間進行解決，為檔案管理工作的后續開展排除隱患。除此之外，還要不斷地更新檔案收集整理資料，定期對檔案資料的真實性和完整性進行檢驗，為后續檔案管理工作各個環節的開展奠定基礎。2020年，我局參與歸檔清理全縣衛生健康系統人事檔案383件，紀檢監察案卷203件，整理文件資料10667件（含當年度文件179件）。檔案數字化管理錄入整理疫情防控文件878件，健康扶貧文件910件，所有檔案文件全部列出目錄索引、按照永久、定期10年、定期30年分類、裝盒、入柜，做到整齊規范、排列有序，便于查詢核對。對醫療機構人事檔案、紀檢監察案卷不定期進行質量檢查，對不符合要求的案卷進行整理、訂正。2021年度共排查檔案、案卷690件，查找問題43例（其中異地高考14例，黨員材料缺失6例，年齡不一致8例，年度考核表缺失13例，證明材料缺失2例）。

在傳統檔案收集管理工作過程中，人工的方式來進行處理，容易受到各方面因素的影響而出現錯誤，對后續檔案管理工作的開展造成影響，而科技信息技術的應用能夠有效解決這方面的問題，使檔案收集整理工作得到完善，增加了檔案信息整理工作的準確性，同時還確保了檔案資料內部信息的及時更新。新時代，檔案管理部門提高了對檔案收集整理的重視度和關注度，同時還調整了檔案管理工作系統，提高了檔案信息的整體準確性和完整性，優化檔案管理的整體效率。各機關單位還要加大對檔案管理工作人員的培訓力度，不斷為檔案管理人員樹立正確的工作意識，并開展專業化的檔案收集管理培訓，為檔案管理工作的開展打造一個專業的團隊。

四、結語

綜上所述，隨著社會的不斷變化，市場經濟得到迅速發展，各行各業的發展要求也在不斷提高，因此通過科學合理的收集與整理檔案資料，能夠為各事業單位提供強有力的支持與保障。收集整理作為檔案管理工作的起點，同時也是各地區檔案館或檔案室貫徹集中統一，分級管理原則的重要措施。因此，必須提高對檔案收集整理工作的重視，將科技信息技術融入檔案收集管理工作中，創新檔案收集整理工作的形式，提升檔案收集整理工作的整體效率，為檔案信息的共享創造合適的條件，同時進一步提高檔案收集整理工作的整體質量水平，確保檔案管理工作能夠更好地服務時代發展需要。