辦公自動化環境下，基層醫院檔案管理研究

摘 要：隨著互聯網的普及和信息技術的快速發展，其在我國各領域中得到了廣泛應用，推動企業發展的同時也提升了企業的競爭力，實現了辦公自動化目標。醫院的運行和發展借助先進的科學技術，在檔案管理工作中展開了實踐探索，借助辦公自動化優勢，提高基層醫院的檔案管理水平，成為基層醫院發展的重點研究課題。基于此對辦公自動化給基層醫院檔案管理工作帶來的影響進行了探討，分析了辦公自動化環境下基層醫院檔案管理工作的實踐策略。

關鍵詞：辦公；自動化；基層醫院；檔案管理

在基層醫院的運行和管理工作實踐中，檔案管理是一項復雜的工作內容，也是基層醫院運行和發展必不可少的環節。基層醫院的檔案管理工作具有長期性、系統性的特征，與醫院的經營水平、發展效益之間有著密切的關系，基層醫院要結合辦公自動化環境所帶來的便利，在檔案管理工作實踐中以實現基層醫院的穩定發展為最終目標，將檔案信息資源的價值充分利用起來，加快基層醫院檔案管理的自動化建設腳步，適應辦公自動化環境，提高檔案管理工作的效率。

一、辦公自動化給基層醫院檔案管理工作帶來的影響

1.提高了檔案管理效率

辦公自動化對醫院檔案管理工作來說，既是機遇，也是挑戰，因為在辦公自動化的環境中，醫院的檔案管理工作平臺和載體發生了改變，在實施檔案管理時，改變了紙質化的工作模式，轉變成了電子化、信息化的運行方式。檔案管理的載體發生了改變，在信息的傳遞、收集、整合、利用中，使用計算機設備以及辦公系統的相關軟件，實現辦公自動化。基層醫院檔案管理工作有了新的平臺和載體，不再以紙質資料為主要的檔案資源形式，更多地利用電子文件，基層醫院的檔案存儲空間逐步拓展，形式愈發豐富，改變了以紙質資料文字形式為主的檔案管理模式，需要全方位收集、整合和運用圖片、文字、音頻、視頻等各項資料，檔案管理工作更加全面和靈活。因此，在辦公自動化環境的影響下，基層醫院的檔案管理工作效率大大提高，不再受人工操作模式的限制，突破時空約束，充分利用檔案資源的信息，提高了檔案資料的收集效率和管理水平。

在過去一段時間內，按照傳統的基層衛生院檔案管理模式，收集、整理檔案資料工作，都是由工作人員采取人工手法和歸檔的方式，對各種紙質材料進行管理。各科室和部門之間的信息傳遞，也通過紙質材料和人工操作的方法，導致檔案管理人員面臨著繁重復雜的任務，常常會形成信息傳遞錯誤等操作風險，降低了檔案管理的準確性和綜合效率。辦公自動化改善了醫院檔案管理工作中信息傳遞錯誤的問題，提高了檔案管理的信息化、現代化水平，信息溝通更加高效，利用新媒體平臺或是基層衛生院檔案管理系統，相關部門人員可以在網絡平臺上傳遞信息，溝通和交流更加便捷、高效。部門之間的溝通效率增加，更好地實現互相協作，改變了紙質檔案和信息的交流形式，檔案管理流程逐步簡化，檔案管理工作人員手工操作的壓力降低，減小了失誤風險，實現了檔案管理工作質量的提升，檔案管理工作效率得到優化，對基層衛生院的發展和管理工作的實施來說，起到有力的支持和保障作用。

2.檔案利用率得以提升

在信息化時代，基層醫院檔案管理工作面臨著辦公自動化環境所帶來的機遇和挑戰，逐漸轉變了檔案管理工作觀念，適應新時代的發展趨勢，創新檔案管理模式，使檔案管理的利用效率大大提升，明顯提高了基層醫院檔案信息資源的利用效率。將基層醫院檔案中記載的各類信息全面利用起來，為醫院的建設和發展提供依據，這體現了檔案資料重要的參考價值。在傳統的基層醫院檔案管理工作實踐中，要經過復雜、漫長的審批流程后才能進行檔案資料的查閱、調取、使用。借閱檔案資料需要投入大量時間、人力成本，在開發和利用檔案信息資源方面效率不足，人們在面臨煩瑣的檔案信息資源查閱程序時，有時會選擇放棄使用檔案信息資料，導致檔案資源難以發揮出有效的參考作用。

在辦公自動化的環境下，這一問題被糾正，信息檢索的準確性和質量大大提升，只需要在檔案管理信息化平臺上使用目錄查找或關鍵詞查找等方式，就能夠獲取所需要的信息資源，將目標文件鎖定，調取檔案信息。查閱檔案資源的過程愈發便捷、快速，利用現代的先進技術處理檔案資料信息，傳輸檔案、存放檔案，對檔案進行發送、接收等各個環節，準確性和傳播速度均有所提升。辦公自動化是高科技時代的產物，充分利用了計算機網絡技術的應用優勢，構建了完整的信息溝通系統，將辦公業務和辦公人員集中在一起，形成了人機信息系統，提高了信息溝通和傳輸的準確度和綜合效率，具有先進的技術優勢。信息存儲和傳輸的可靠性、安全性不斷增強，充分展現出檔案管理的價值，檔案資料的利用率有效提升。

二、辦公自動化環境下基層醫院檔案管理工作的實踐策略

1.搭建信息化平臺

開展基層醫院檔案管理工作，要結合辦公自動化的環境所帶來的影響和變化，構建檔案管理信息化平臺，提高檔案管理的信息化、現代化水平。基層醫院要加大對檔案管理信息化建設的投入力度，建立功能完善的檔案管理系統。在技術、資金、人才投入方面需要加強支持力度，配置完善的軟件、硬件設備設施，在辦公室系統中接入檔案管理系統，使檔案管理信息系統可操作性和覆蓋面逐漸增強。檔案管理信息平臺的功能要逐步完善，要具備基礎的收集檔案信息資料、整理信息資源的功能，同時還要在歸檔、查詢檔案信息資料方面具備先進性能。利用大數據技術、自動化平臺，整合檔案資源的數據庫信息，提高分析和處理信息資料數據的準確性和效率，使檔案管理的服務功能更加完善。

另外，搭建功能健全的檔案管理信息平臺，采取聯網查詢的模式，對于可公開的信息資料進行共享，完善共享功能，包括醫療檔案、機械設備使用檔案、科研檔案等，將此類可公開的信息資源共享在檔案信息化平臺上，提高檔案資源的利用率。

2.加強制度建設

制度體系具有保障、約束功能，對辦公自動化環境中基層醫院的檔案管理工作來說，建立完善的自動化辦公檔案管理制度體系，有著重要的意義。醫院的檔案管理要在制度體系的建設中，明確信息化、自動化檔案管理的方向，應用先進技術建立健全檔案信息化管理制度，保證在基層醫院的檔案管理工作各個環節中，都運用先進的技術手段，保證技術應用的規范性，使檔案管理工作的信息準確、可靠，提升信息質量，強化信息安全。在制度建設中，要將制度的保障和約束作用體現在各部門的協作中，完善部門協作制度和協作機制，要求信息技術部門和檔案管理部門之間相互配合，形成緊密的關系，對檔案信息系統運行和應用中存在的問題及時糾正，發現異常要以最快的速度處理，使檔案管理工作依據性能良好的檔案信息系統，高效展開和運行。檔案信息化管理流程要加以明確，規范流程，在電子檔案收集和整理等環節做好信息篩選工作，準確核對信息，保證電子信息資料歸檔流程科學性、規范性。

為了提升電子檔案的管理質量和管理效率，要將電子文件的格式、文檔類型統一，嚴格落實檔案信息的保密工作，遵循檔案管理的保密制度，制定有效的安全監管措施，提高電子檔案的安全管理水平。在電子檔案信息的安全管理中，同樣要建立起完善的制度體系，做好電子檔案的安全防護網絡建設工作，信息技術部門和檔案管理部門相互配合、協調，采取多種安全防護措施，保障檔案信息資源的安全。例如，設置檔案管理信息系統訪問權限、水印技術、加密技術、記錄訪問痕跡等，此類方式均是電子檔案安全防護中必要的舉措，檔案管理人員要依據定期對電子檔案進行檢查的制度要求，做好備份工作。落實責任制，使檔案管理人員明確主體職責，強化職能意識，防范檔案信息資料丟失、損毀等問題。檔案管理人員要保持嚴謹的工作作風和負責任的態度，防范信息資料丟失、破壞等情況，一旦出現信息資源異常問題，要落實追責制度。在專人負責制度中，檔案管理人員明確自身的工作職責，落實檔案管理的工作任務目標，在制度的依據和保障作用下，推動基層醫院檔案管理的自動化、信息化建設進程。

3.建立健全信息溝通機制

基層醫院檔案管理工作對醫院的各部門、各崗位、各層級人員來說，均有著重要的價值和作用，在辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作要將各部門人員的工作積極性充分調動起來，集中資源，提高基層醫院的檔案利用率。要建立健全溝通機制，促進信息的溝通、共享。醫院各部門之間要強調合作共享的意識，促進各部門人員之間的溝通，提高工作效率，促進工作模式的轉型和創新。雖然基層醫院各部門處于相對獨立的狀態，但是，工作上的合作、協調、溝通是必不可少的，特別是檔案管理工作覆蓋了基層醫院的各個運行階段和各部門當中，要增進各部門人員之間的密切溝通和交流，及時發現檔案管理工作中出現的問題。

各部門的檔案管理負責人發現異常后，及時報給部門負責人，努力將檔案管理工作中的失誤風險降低，提高檔案管理的質量和效率。對歸檔時間和資源要節約投入，提高歸檔效率，科學存放，提高對檔案的管理規范性、準確性。檔案管理人員要借助自動化技術實現對檔案管理的自動化辦公、自動化歸檔以及整理和存放，在檔案管理的各個環節，消除與其他部門檔案重合的問題，防范檔案存放和保管失誤的現象，以免在查找檔案和使用檔案的過程中花費更多的時間、精力，形成不必要的資源浪費。檔案管理部門要與各部門之間建立合作機制，利用信息化平臺和自動化辦公系統進行溝通，及時對比歸檔檔案，做好全方位的檔案記錄、歸檔和存放工作。

4.明確管理標準

制定管理標準、明確管理要求，是辦公自動化環境下醫院檔案管理工作必須落實的一項任務。在檔案的收集、整理、編目等各個環節，直到保管檔案、檢索檔案、使用檔案，不同的檔案管理流程和環節均需要專職人員，立足于實際現狀的綜合考量，將管理標準建設完善，加強對業務流程的規范化管理，將檔案管理各環節的價值充分體現出來。

在制定檔案標準時，要強調科學化、合理化，根據國家制定和實施的規定要求、標準，提高檔案管理標準的科學性、合理性。在開展標準化管理工作的實踐過程中，要立足于醫院的運行現狀，結合醫院檔案管理的工作特點，在整理、歸檔材料和辦理材料手續等各個方面加強管控，提高歸檔的科學性和對檔案信息的鑒別水平，強化檔案信息資源的有效價值。醫院要定期修改檔案管理制度，明確對人員的職責范圍、責任內容，提高檔案管理的規范化水平，在完善管理標準和規范化的業務流程要求下，利用檔案管理的自動化優勢，加快檔案管理的現代化建設，利用檔案資源的內在價值，提高醫院的檔案管理工作自動化水平和綜合效率，強調規范化的落實檔案管理工作任務目標，推動醫院的穩定運行和發展。

5.保證網絡檔案安全性

基層醫院檔案管理工作要結合網絡環境可能帶來的風險，在辦公自動化環境中采取有效措施，保證檔案的安全性，防止出現檔案信息丟失、泄露等風險。在基層醫院的檔案工作建設中，要明確意識到網絡安全的重要性，建立網絡系統時，站在網絡安全的視角加強對系統的安全防護，避免系統被入侵或被更改等安全問題，降低檔案資源的外泄風險，保證整個檔案信息系統的安全性、穩定性。

醫院在展開檔案管理工作過程中，要結合辦公自動化環境，引進先進技術，強化網絡安全性能，通過設置訪問權限等方式進行檔案管理，拒絕外人訪問醫院系統。將檔案管理的職責明確劃分和落實到不同崗位的人員身上，保障檔案信息的安全性，為每一名患者的隱私提供保障。將患者診治信息和病歷信息作為安全防護的重點，保障檔案管理信息的網絡安全水平，為患者和醫院雙方的利益提供安全保障，防范不必要的信息損失和安全事件發生。

三、結論

綜上所述，辦公自動化環境是網絡時代的產物，在信息技術、互聯網應用中，辦公自動化環境給基層醫院的運行和發展帶來了新的機遇，對于基層醫院的檔案管理工作來說形成了新的挑戰。檔案管理人員要抓住機遇，結合辦公自動化環境所帶來的影響，制定可行、科學的基層醫院檔案管理工作方案，適應新時代的發展趨勢，緊跟辦公自動化環境的變化腳步，提高檔案管理的水平和服務質量，向著信息化、自動化的方向逐步探索。

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（作者單位：山東省濱州市博興縣純化中心衛生院）

作者簡介：王兵（1979—），男，漢族，山東濱州人，專科，館員，研究方向：檔案管理。