基于信息化的地質檔案管理方法探索

文/陜西省地質科技中心 楚雨凡

一、地質檔案管理的重要性

地質檔案是專業技術人員對地質區域在調查、普查、勘探、測繪等科研生產活動中形成的地質科技信息資料與載體，認真做好地質檔案的收集、歸檔、統計、借閱、保密與保護等地質檔案管理業務，才能使地質檔案發揮更大的作用，更好地服務地勘單位。地質檔案是國家信息資源的重要載體，有效管理地質檔案是學習探索開發利用以及保護自然資源的重要基礎，特別是地質數據在研究地球科學、勘探、開發礦產資源、預防自然災害、保護地球環境、促進經濟社會發展等方面，是國家基礎建設的重要依據。地質檔案管理是為地勘單位提供重要的技術保障，對于地質勘查單位技術存儲、技術積累、技術創新等方面具有重要的意義。但是地質檔案資料受類型復雜多樣、存儲條件各有差距、統計數據混雜等因素影響，管理水平參差不齊，如何高效、高質量完成紙質與電子文件的歸檔與管理，不斷挖掘地質檔案潛在的價值、提升利用和服務功效，是每個地質檔案工作者的職責。

二、地質檔案歸檔的主要工作

地質檔案管理作為一項綜合的復雜系統工程，管理工作必須置于合理完善的管理體系框架中。歸檔管理的主要步驟有：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案影像檢查與處理、對檔案的識別和利用。

（一）檔案收集。檔案收集是將技術人員科研生產活動中形成的技術文件進行收集管理的過程，收集工作應在大量的技術資料中選取有存儲價值的重要部分，進行集中保存。檔案收集是檔案工作的第一步，是檔案從分散到集中的過程，收集對象可為紙質、電子文件等形式文件。

（二）檔案整理。檔案整理是檔案工作人員拿到收集的檔案文件后，把文件進行歸類、編排、歸檔編號、分批掃描等過程。

（三）檔案鑒定。檔案在收集、整理后，應對檔案的保存價值進行鑒定。文件資料龐雜，需要選取具有保存價值的文件分類、分級鑒定。檔案鑒定是繁雜的過程，鑒定過程中遇到復雜技術相關的問題，需與技術人員積極溝通配合，確保鑒定的準確性。

（四）檔案影像檢查與處理。目前，檔案存儲均要求電子存檔，須對檔案資料進行掃描、影像處理等工作。檔案資料掃描完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量，確保圖像順序與原始檔案記錄一致。

（五）檔案識別。若需要實現全文檢索，則掃描圖像處理完畢后，使用專業的識別軟件對數字圖像進行全文識別。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結束后將版式還原轉換為雙層PDF文件格式，可實現無障礙的全文檢索。

（六）檔案的提供和利用。存檔文件的目的是便于后期查詢和利用，使檔案資料發揮最大的價值。檔案在提供和利用過程中應便于查詢、調取、歸還，并進行過程記錄。

三、地質檔案管理存在的問題

隨著社會對于地質檔案開發利用的需求日益增長，現有的傳統地質檔案管理模式已難以適應。當前，地質檔案管理工作存在以下問題：

（一）對外服務業務流程繁瑣。目前，關于地質檔案的對外服務業務，大多數依然需要用戶到當地地質資料管理部門進行現場辦理，且辦理流程繁瑣，效率低下。同時，受新冠疫情的影響，部分用戶可能因無法到場辦理相關業務，進而導致工作拖延、科研受阻，造成難以估量的社會經濟損失。

（二）紙質檔案易破損老化。部分紙質檔案，如地形圖、地質圖、礦產分布圖等紙質資料，因為年代久遠，外加多次借閱、多次折疊，已產生老化、褪色等現象，甚至部分檔案資料已出現磨損，出現字跡不清、缺失等情況。同時，由于地質資料的專業性和科學性，紙質檔案的修復難度大、修復成本高，相關修復工作難以推進。

（三）電子檔案存儲缺乏安全性。較多的電子檔案采用硬盤儲存或光盤儲存，存取方式十分簡易，缺少備份，甚至沒有加密，對于介質的保存和維護也未得到足夠的重視。雖然采用的存儲方式成本低、快捷簡便，但導致電子檔案面臨較大的安全風險。若出現系統崩潰、硬盤壞道或光盤磨損等問題，電子檔案的損失將不可挽回。

四、基于信息化的地質檔案管理方法探索

隨著現代信息技術的迅猛發展，云計算、大數據、5G移動通信技術、人工智能等日漸成熟，我國檔案信息化建設步伐不斷加快。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確提出要加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享服務平臺建設，實施國家數字檔案資源融合共享服務工程。將信息化技術應用于地質檔案管理中，建立地質檔案信息管理系統，利用人工智能手段實現對檔案的過程管理。基于信息化的地質管理系統，替代傳統的檔案管理模式，改進傳統檔案管理效率低的問題，實現檔案信息資源的信息化。

地質信息化管理系統包含資料收集、整理、鑒定、識別、存儲等功能，搭建的技術網絡平臺為地質信息建設提供了公共檔案信息服務和共享利用。信息化的地質管理系統，提高了地質檔案資源在專業技術領域的應用效率，減少了人力、物力資源的浪費，為地勘單位業務拓展提供了重要的技術保障。

（一）技術方法和實現內容。以檔案信息化和計算機軟件工程科學理論為指導，通過檔案與計算機專業技術相結合的學科融合方式，采用數據轉化、采集、匯聚等手段，開展地質資料數字化集成、數字檔案室基礎建設、智能化檔案管理信息系統，為地質檔案管理、保存和使用提供高效服務。主要包括以下內容：1.系統基礎設施建設。系統基礎設施建設，包括網絡環境建設、基礎硬件設施安裝、管理化軟件安裝、終端及輔助設備等。同時，基于承載系統長期、穩定、高效運行的需要，應按照雙機冗余的要求配備滿足業務需要的服務器及存儲備份設備，提高系統的抗風險能力。2.館藏數字檔案基礎數據庫建設。檔案基礎數據庫建設包括：地質資料數字化建設、數據代碼搭建、地質資料數據標準化處理、地質檔案目錄數據庫及全文數據庫等。檔案基礎數據庫建設，應建立完備的檔案數字化轉換系統，積極加快紙質檔案數字化進程。將已完成數字化的檔案與數據庫掛接，建立各類數字檔案資源庫群。3.管理系統開發建設。檔案管理系統應用具備“收集、整理、鑒定、存儲、利用”等功能，實現檔案管理各業務環節的自動化、流程化閉環運行。地質資料管理基礎系統開發應包括：地質資料數據輸入系統、地質資料輸出系統、地質資料查詢系統以及人工輔助功能。做好檔案收集和接收進館，對出入庫檔案實行登記、清點、核查，并對掃描文檔進行實時校驗，確保整個數字化建設過程安全有序。4.檔案管理信息系統安全設施建設。大數據時代，地質檔案資料具有數據類型多樣化、數據量大、利用率高等特點，應考慮信息網絡安全建設。開展管理信息系統基礎設施設計，合理布局檔案庫房、對外服務用房、機房等，明確系統開發需要的硬件配置和軟件要求，適度考慮服務的網絡安全配置，編制軟硬件配置方案。基于地質檔案的網絡安全管理需要，針對不同的網絡環境，采用邏輯隔離或物理隔離的網絡安全隔離手段，并開發相應功能的安全軟件，包括防火墻、網絡登錄系統、入侵報警系統、系統漏洞檢測、系統管理日志等，最大化保證地質檔案的網絡安全。

（二）地質檔案管理系統。開發信息化檔案管理信息系統。以地質資料內容管理系統開發為主要工作，對單位內部地質檔案的管理業務進行梳理，設計地質資料數據庫（檔案庫），制訂數據標準化管理流程，設計系統總體框架如下：檔案管理系統分為：客戶端、管理端、操作端（見圖1）。1.客戶端。通過檔案管理員進行業務受理，受理內容包含檔案出庫、入庫、查詢等功能。2.管理端。根據受理業務情況，出庫包含借閱和取出檔案兩個功能，其中借閱功能依次包含：借閱檔案、搜索并借閱、記錄信息、借閱；取出檔案依次包括：取出檔案、搜索并取出、記錄信息、取出。入庫包含被取出、被借閱，其中被取出功能依次包含：檔案錄入、放入檔案、記錄放入信息、借閱口放入檔案盒；被借閱功能依次包含：歸還檔案、記錄歸還信息、檔案錄入、放入檔案、記錄放入信息、借閱口放入檔案盒。查詢包含：電子檔案查閱、搜索引擎、電子檔案庫以及檔案操作日志查閱等功能。此外，為便于管理和日常維護，管理系統提供人工取出、人工填補出入庫信息功能。3.操作端。出庫時依次包含錄入借閱信息、鎖定檔案儲位、掃描處理、出庫。入庫依次包含抓取檔案盒、判斷是否正常、入庫。

圖1 系統工作流程圖

通過構建“一站式”地質檔案管理業務系統，可實現地質檔案管理從接收驗收、數據采集、檔案管理、目錄查詢、借閱審批、借閱輸出等全業務流程信息化管理，為地質資料的管理應用提供信息化方法。

五、結語

本文結合地質檔案管理工作，首先對地質管理的重要性進行闡述，對檔案歸檔程序進行分析，依據信息時代的實際需要，對地質檔案管理方法進行探索。基于地質檔案信息化的發展趨勢，提出系統硬件建設、館藏數字檔案基礎數據庫建設、管理系統開發建設、檔案管理信息安全設施建設等相關內容，初步提出滿足現代化信息社會所提出的信息化管理系統。通過此次研究，為推進地質檔案管理工作的有序、高效發展起到一定的作用。