基于關鍵少數的國企行政管理敏捷協作機制實踐

文/廣東粵電靖海發電有限公司 花亞偉

隨著經濟社會的快速發展與進步，國有企業面臨的市場競爭環境日趨激烈。在這樣的新形勢下，進一步深化國有企業改革，打造服務型效率型行政管理機構，不斷提升行政管理效率與水平，已然是國有企業不斷發展與壯大的必由之路及重要支撐。

靖海發電公司始終高度重視企業管理工作，以“三牛精神”為引領，以“關鍵少數”的行政管理人員為核心，通過加強員工思想認識、建立科學工作機制、強化隊伍素質提升，深入構建敏捷型行政管理協同工作機制，充分發揮行政管理部門中心樞紐、對內服務、對外窗口等重要職能，全面提升行政管理工作效率及水平，積極助力企業高質量發展行穩致遠。

一、找準自我定位，構建行政管理的世界觀

知人者智，自知者明。行政管理工作紛繁復雜，如果沒有清晰的工作職能認知，便容易讓人產生千頭萬緒、雜亂無章的混亂感，這將極大影響行政管理人員的工作成效。因此，通過全面梳理行政管理體系，構建獨具特色的行政管理“世界觀”，增強行政管理人員的工作認同感和自豪感，真正從內在激發出干事創業的積極性和主動性。

（一）行政管理是上下聯通內外聯絡的“樞紐”。“樞紐”是管理工作的核心定義，也是敏捷型管理體系的骨架。建立企業內部聯通機制，及時將公司決策部署傳遞至基層部門，閉環反饋貫徹落實執行情況，并對公司層面事項進行統籌協調，充分調動各方力量。建立外部聯絡機制，密切聯系股東方、上級單位、政府機構、行業內外等外部機構，協調收集各方信息以供公司決策并作為對外統一出口，確保對外信息準確無誤。為此，行政管理部門具有聯系上下、溝通左右的橋梁作用，成為參與管理、輔助決策的參謀助手，對企業管理秩序有條不紊、流轉暢通起到關鍵作用。

（二）行政管理是對內提供優質服務的“平臺”。扎實可靠的行政服務體系是發電企業高效運轉的基本保障。行政服務工作紛繁瑣碎，服務范圍涵蓋公文審核、印鑒蓋章、檔案管理、辦公用品、網絡通信、值班住宿等方方面面，通過樹立“平臺”意識，將各項行政服務擺上臺面，哪里有需求，馬上就響應，同時主動接受職工反饋意見建議，并圍繞“全面提升服務質量”的工作主線，堅持“服務工作無小事”的工作理念，不斷提升行政服務質量，以優質高效的行政服務積極助力企業生產經營。

（三）行政管理是對外展示良好形象的“窗口”。發電企業作為技術密集型行業，由于保民生、保安全等特殊因素，與外界聯系相對較為封閉，亟需一扇窗對外展示企業精神面貌。行政管理正是充當了這一重要角色，涵蓋了企業VI形象設計以及對外宣傳工作，是外界接觸了解企業最直接客觀的渠道。當然，行政管理人員自身更是一扇重要的“窗口”，他們負責對外溝通、來訪接待等工作，這是人與人接觸的重要環節，舉手投足間、談笑風生間時刻代表著企業，他們的精神風貌對企業形象至關重要。因此，必須牢固樹立“窗口”意識，自覺對外展示企業良好形象。

二、注重協同高效，建立行政管理的方法論

工欲善其事，必先利其器。行政管理工作繁多瑣碎，各種定期性、臨時性、重要性、緊迫性事項層出不窮，為了能夠將每一件事落細落實落到位，必須建立起適合行政管理工作的方式方法，讓行政管理人員工作起來得心應手、事半功倍，并確保行政管理工作質量及可持續性。

（一）深入調研，掌握實情。習近平總書記指出：“調查研究是做好工作的基本功。”作為參與企業管理、輔助決策的參謀助手，行政管理人員必須真實掌握外界環境變化、企業生產經營、員工思想動態等各方面情況，才能梳理形成正確的意見建議以供公司決策。同時作為對內提供優質服務的“平臺”，必須多方了解企業內部職工的評價建議，才能真正掌握實際工作成效并不斷提升服務質量。為此，建立常態化“深調研”工作機制，對外及時掌握地方政府、周邊村鎮政情、民情，對內多方了解生產經營、員工心聲，確保行政管理工作行得穩、走得正、出實效。

（二）強化溝通，統籌兼顧。行政管理工作偏向于綜合性事務，往往需要協調各方力量才能有效完成，因此溝通協調能力至關重要。構建對外溝通聯系機制，形成常用聯系人模式，與上級單位、政府機構等關鍵機構建立軟連接，為企業經營發展營造良好外部環境。強化內部溝通協作，建立內部催督辦機制，切實發揮關鍵少數管理人員的“頭雁效應”，確保企業重要決策及部署貫徹落實到位。同時，面對紛繁復雜的大小事務，要持續增強統籌意識，按照“輕重緩急”原則，有條不紊推進工作的開展，并確保各項工作實現齊抓共管，達到最優解。

（三）清單運作，標準執行。全面梳理完善行政管理工作職責、范圍和流程，進一步規范抓好各項日常工作，編制形成《行政管理工作培訓教材》，切實提高行政管理人員的業務素質和能力水平。參照電力行業特色和企業實際情況，組織制訂對外接待、新聞宣傳、外事出訪和公文函件使用通稿，確保在接待、外宣、外事和公文工作中迅速、規范地實現管理目標。同時針對大型會務、應急演練等重要事項，通過清單式、標準化工作流程，讓各環節執行人迅速掌握工作重心，實現全過程精細管控，確保活動事項組織到位、細節保證。

（四）信息引領，流程管控。大力推進行政管理信息化建設。構建圖檔管理系統，整合現有紙質、電子版圖檔資料，推動圖檔管理向標準化、流程化發展。創建微信企業號綜合辦公系統，實現新聞資訊、通知公告、工作待辦處理等手機端移動辦公，徹底擺脫時間和空間局限，全面提升行政辦公效率。建立廠區值班公寓管理系統，實現房源信息化管控，極大提升后勤管理成效。深度推行OA辦公管理系統，廣泛運用收發文、簽報、會議管理、接待管理、催督辦管理等功能模塊，真正實現無紙化高效辦公。

（五）閉環管理，循環提升。堅持目標導向，年初按照“踮起腳尖夠得著”的原則組織制訂行政管理總體目標，行政管理人員再對照制訂個人年度目標。強化過程管理，每月初盤點目標完成情況，對重大事項及時通報反饋，并利用PDCA循環不斷改善管理質量，提升行政管理水平。建立長效機制，強化“復盤”意識，定期開展行政管理工作自查及內審，依托公司績效考核關鍵KPI指標，每月依據個人考核細則權重，不折不扣抓好考核管理，確保行政人員清晰自身管理職責和不足，實現循環往復提升。

三、堅持“以人為本”，培養行政管理的內行人

成事在天，謀事在人。不管大小事務、輕重緩急如何，管理工作成效關鍵取決于管理人員執行情況。倘若當事人專業精通、辦事能力強，那工作成效自然能達到預期，否則往往事倍功半或者難以善終。因此，提升行政管理人員綜合素質是增強行政管理工作成效的根本要求。

（一）增強專業技能，成為“行家里手”。以創“全國青年文明號”為窗口，提出“三個文明”（語言文明、儀表文明、環境文明）、“四種服務”（微笑服務、承諾服務、滿意服務、延伸服務）和“八個一點”（態度好一點、微笑多一點、理由少一點、度量大一點、脾氣小一點、行動快一點、責任強一點、效率高一點）等微主題活動，著力打造行政管理亮點及標桿。同時針對行政公文、新聞宣傳、通用商務禮儀和潮汕特色飲食、茶藝等定期開展專題培訓活動，針對輿情管理、檔案火災處置等定期開展應急演練，全面提升行政管理人員專業技能水平。

（二）提升管理水平，當好“施工隊長”。行政管理人員作為“施工隊長”，既要當好“指揮員”，統籌協調各方資源；又要當好“施工員”，確保工作進度及質量，才能圓滿達成既定工作目標。對標生產項目負責人機制，增強行政人員項目管理思維，實現專項工作前期準備、過程推進、目標成效精細管控。建立承包商管理人員約談機制，明晰制訂考核細則，定期開展技能競賽，不斷提升承包商管理水平。組織參加管理能力提升培訓班，加強行業內外溝通交流及調研，充分吸收借鑒外界先進管理理念及方法，不斷提升自身管理水平。

（三）強化作風建設，發揮“頭雁效應”。管理人員作風形象、精神狀態如何，影響著整個團隊的工作效率，決定著整項工作的推進成效。強化行政管理人員思想教育，深入推行“實干擔當、止于至善”的工作理念，在行政管理工作各環節、各領域，靠前指揮、沖鋒在前，充分發揮管理人員的先鋒模范作用，確保各項交辦工作落細落實落到位。強化行政管理人員廉政教育，逐級簽訂廉潔工作責任書，定期開展談心談話活動，建立公開透明的行政工作機制，營造風清氣正的良好工作氛圍。

四、強化核心認知，抓牢行政管理的關鍵點

（一）溯本正源，自我認同。思想是行動的先導。與傳統工作理念中注重強調工作本身不同，透過行政管理工作具體事務，全面梳理建立行政管理工作體系，讓原本紛繁復雜、千頭萬緒的行政管理工作職能更加清晰、目標更加明確。同時通過找準定位，建立虛擬概念，讓行政管理工作職能更加深入人心，充分激發出行政管理人員自我工作認同感，真正把工作當成事業，把成效當作榮譽，為行政管理工作提質增效夯實思想基礎。

（二）實事求是，敏捷高效。信息是決策的基礎。通過堅持以“深調研”為工作基本點，進一步轉變行政管理機構職能及工作作風，讓管理人員更實事求是、更與時俱進，真正掌握企業內部真實情況及外部真實環境，為科學評估及決策打下堅實基礎。同時在新的協作組織及機制下，以行政管理部門為樞紐，企業對外部環境變化的響應能力將會極大提升，關鍵領域行政管理工作效率將得到全面提升，極大降低決策及執行時間成本。

（三）智慧工作，事半功倍。方法是成功的捷徑。打破固有的行政管理工作機制，充分運用現代管理思維，將傳統的經驗式做法，固化形成標準化流程、清單，讓行政管理工作不再依托于某個特定人群，極大提升行政管理工作的規范性及可持續性；充分借助信息化管理手段，將管理人員從時間空間局限中解放出來，從重復性工作、無效溝通中解放出來，讓更多精力得以投入到重要事務中、投入到精細管理中、投入到提升工作及服務質量中來，真正達到事半功倍的效果。

（四）“關鍵少數”，關鍵作為。人才是制勝的關鍵。區別于傳統就事論事的做法，本項目首要出發點并非行政管理工作本身，而是將“關鍵少數”的行政管理人員作為行政管理工作核心因素，并以“關鍵少數”為核心，通過構建行政管理工作的“世界觀”“方法論”，不斷加強對行政管理人員的培訓，真正發揮出“關鍵少數”的積極作用，讓行政管理人員都立足本職、自我認同，以個人的關鍵作為，合力推動企業管理高效運轉。

五、結語

靖海發電公司秉持“服務中心、協調四方、樹立形象、止于至善”的行政管理工作主線，通過構建獨具特色的行政管理“世界觀”，真正從內在激發出干事創業的積極性和主動性；通過建立起行政管理“方法論”，讓行政管理工作有章可循、事半功倍；通過培養起行政管理“內行人”，全面提升行政管理隊伍的綜合素質，最終形成行政管理敏捷協同工作機制，有效發揮行政管理部門中心樞紐、對內服務、對外窗口等重要職能，全面提升行政管理工作的效率及水平，積極助力企業高質量發展行穩致遠。