大數據時代林業檔案編研與開發利用研究
——以江門市獅山林場為例

文/江門市獅山林場 吳佩兒

一、生態文明建設背景下林業檔案作用分析

高質量的國土綠化，是高質量發展的應有之義。隨著碳達峰目標承諾被納入中國生態文明宏觀建設，開展林業和草原碳匯行動和持續鞏固提升林草生態系統碳匯能力成為“十四五”時期的首要任務。2021年8月發布的《“十四五”林業草原保護發展規劃綱要》提出，到2025年中國森林整體覆蓋率實現24%以上，森林蓄積量在2025年的測量峰值，如期實現不少于190億立方米的目標，草原境內整體植被覆蓋率如期實現不少于57%的目標，全國濕地合計保護率實現不少于55%的重要目標。其中到2025年，我國森林覆蓋率將從目前的23.04%提高到24.1%。2021年1月2日，國家林業和草原局與國家檔案局共同發布了《國有林場檔案管理辦法》，明確了國有林場文件材料歸檔范圍和檔案保管期限。該辦法的出臺是為了進一步有效保護和利用國有林場檔案，發揮檔案在保護培育森林資源、生態修復建設和提供生態服務中的重要作用。“十四五”期間，各級森林管理單位要把這些數據指標落到實處，高質量完成國土綠化繪就秀美綠水青山圖。既要解決好“在哪兒造”“造什么”“怎么造”問題，也要解決好“怎么管”，煉好精細化管理的“內功”。這其中就包括林業檔案管理工作，在當前的森林日常專業管理措施中，森林資源文書檔案管理的意義重大，應用范圍日益拓寬，對森林日常專業管理和國家生態綠化工程推進具有方向性數據支撐作用。

二、大數據背景下林業檔案信息化的緊迫性分析

我國森林業檔案管理信息化經歷了從無到有、從有到精的過程。20世紀90年代，森林資源檔案管理主要以屬性數據管理為主，少見實現圖形管理的報道。20世紀90年代末至21世紀初之間，隨著全球地理信息管理系統（即GIS系統）的發展，森林綠化資源數字化管理信息系統有了質的突破，測量手段上，屬性類的大數據和直觀的圖形數據得以無縫對接。進入21世紀之后，隨著GIS系統功能的進一步拓展，應用于林政專業管理的森林資源管理信息系統功能進一步提級，解決了以往屬性數據管理的局限性，實現了屬性數據管理和空間數據管理的無縫對接，并可實現立體化空間數據分析，大幅提升了森林資源專業管理的信息化、數據化水平。傳統的森林專業管理部門或單位文書檔案管理以紙質媒介載體為主，檔案系統不完善，模式上處于被動挖掘利用的狀態。過時的紙質檔案鮮有人去深入分析運用，也缺乏針對性挖掘手段，大多數檔案“束之高閣”。進入大數據時代以后，森林資源檔案系統升級，聲像形式的數字檔案、直觀的實物檔案等不斷增強，使檔案更加立體化，其開發利用價值“水漲船高”，利用率大幅上長。基于大數據庫形式的數據挖掘手段，打通數據之間的關系，實現了從“啞檔案”到“活信息”的升級換代。

近年來，在大數據開發利用背景下，隨著遙感天空測繪手段的大量運用，國內測量專業遙感衛星的發射，專業人員比以前更容易獲得高空間分辨率的衛星遙感圖像。在測量效果上，整體檢測覆蓋范圍更廣、數據更新、周期更短、真實性更強，有效實現了自動化和精確化，大大降低了數據獲取過程的工作量。期間，我國建立了北斗導航空間精準定位系統，隨著平板電腦和移動GIS手段的廣泛利用，森林資源地面輔助測量更加快捷高效，林業檔案的數據獲取更加高效和完整。這些形勢任務對林業檔案管理信息化、數據化提出了更高要求。

三、林業檔案編研與開發利用的不足

（一）收集范圍不清晰不及時，導致數據不完整。這個問題有林業科研工作者和檔案人員的責任。第一，林業科研工作者非常關注自身的研究成果，但是并沒有形成科學的檔案意識。一些工作者并不愿意把科研成果與檔案部門工作人員一同分享，總是選擇自己管理；或者在實施科研項目的時候把作為主要內容，只對驗收審查過程中產生的文件進行保管，并沒有對記錄性、進行保存，導致一些關鍵數據遺失，導致檔案資料的完整性無法得到保障。第二，檔案管理需要依靠工作人員之前積累的經驗，屬于專業性比較強的崗位。但是許多單位并沒有意識到該崗位的價值，經常安排未經專業培訓的人員從事檔案管理工作，而且崗位調整經常出現變動，穩定性不強；個別檔案管理員不熟悉操作流程，不了解檔案形成規律特點，不能及時主動跟進、歸檔，導致部分檔案資料收集不完整。

（二）檔案管理機制不完善，數據的系統性缺乏。原有基于紙質文書檔案的管理模式，已經不適應當前數據化、信息化時代的分類歸檔要求。由于日常接收數據文件數量增加，種類增多，致使林業檔案人員面臨能力危機，在文書檔案的收集、分類管理過程中出現不適應。在這個過程中，如果不重視文件資料收集過程的規范化管理，問題將會更突出。分析背后原因，主要是思想認識不到位，認為檔案管理不能直接帶來經濟效益。從組織機構來看，很多單位沒有創建獨立的，無法實行統籌管理，不同種類檔案的日常管理職責，分散在各類部門，產生的問題較多。

（三）數據庫建設未跟進，檔案人才隊伍培養力度不足。數字化時代，對檔案管理數據庫建設提出了更高的要求，如對工作人員信息化工作能力的綜合要求，即他們必須熟練運用檔案信息化管理手段和專業技術。現實情況是，很多單位和部門對檔案人才培養的重視不足，甚至尚未配置專業的文書檔案崗位，而兼職人員和臨時人員缺乏專業素質，影響了文書檔案管理效果和質量。另外，從人才隊伍的結構看，還存在青黃不接的短板，整體檔案管理經驗不夠豐富。同時，精通檔案管理和信息化管理的人才缺乏，對檔案專業研發利用的深層需要理解不到位，制約了信息化進程。

（四）文書檔案安全問題凸顯，網絡安全面臨考驗。目前，文書檔案安全問題多，網絡安全面臨的挑戰大。不安全因素來自兩方面：一方面，來自外部。在大數據背景下，文書檔案對互聯網應用依賴度加深，系統也容易遭受病毒攻擊，導致單位數字信息損失巨大。另一方面，來自內部。表現為各類數據管理漏洞，如紙質文件和數字文件內容存在差異的情況。信息化時代，使用和保管電子和紙質文件時所采取的方式是不一樣的。收集科技檔案的時候，要求工作人員對紙質和電子文件采取“雙套制”管理，在具體操作的過程中容易產生紙質和電子文件內容不符的情況：比如二者簽字筆跡或位置不統一；內容存在差異；電子文件中缺少原始數據、圖表等重要信息和電子文件出現差異，或是沒有關注保密期限等等，導致文書檔案收集不完整。

四、大數據背景下林業檔案的有效管理

在分析森林資源管理相關行業、單位檔案管理現狀的基礎上，以森林資源管理基層單位——江門市獅山林場近年實踐為例，提出三個方面的解決對策，以期為當前林業檔案管理工作提供有效參考。

（一）江門市獅山林場基本情況。江門市獅山林場是江門市自然資源局直屬國有林場，始建于1960年6月，位于開平市赤水鎮，屬公益二類正科級事業單位。目前共有在編在職干部職工16人、編外合同工7人。該林場現有經營總面積45797.6畝：生態公益林23162.1畝；商品林22280.9畝，其中自主經營面積約8825.5畝。共有5個工區：場部工區、東坑工區、蓮塘工區、東水尾工區和橫坳工區。4個護林站：東坑護林站、黃松樹護林站、合一護林站、東水尾護林站。近年來，國家及廣東林業管理部門對檔案工作給予了高度重視，加之江門市獅山林場幾年來的辛勤付出，檔案建設正在逐步完善。

（二）采取的有效措施。理清文書檔案歸檔范圍，摸透林政管理數據資源底數。林業檔案管理的專業性和行業特色很強，理清文書檔案歸檔范圍，是做好林政數據管理的前提。一要嚴格落實檔案專人負責制度，嚴格執行交接交底程序，嚴格落實檔案材料分類管理機制，保證森林采伐限額信息、林政法制案件信息、林地管理信息、綜合管理信息、森林資源年報信息等管理的延續性。二要注重信息分類管理。一項工作往往產生很多需要歸檔處理的文書資料，檔案管理部門工作人員需要準確區分相關材料。如江門市獅山林場按照永久、30年、10年的類別，對檔案信息和資料進行分類整理，共整理2014年永久卷9卷169份、30年卷3卷26份、10年卷5卷53份；整理2015年永久卷7卷128份、30年卷4卷61份、10年卷13卷221份，兩年的檔案資料共計658份，做到組卷合理，檔案完整。并根據檔案信息和資料，撰寫了《江門市獅山林場年度大事記》。三要注重人員素質的提高。定期對森林資源檔案管理人員進行專業培訓，確保他們掌握專業的政策和法律法規，精通森林資源數字化管理技術，對檔案管理基本規程和范圍做到內化于心。在此基礎上，按照文檔一體化的要求進行研究，結合先進的信息技術，全面管理文書資料，讓工作朝著“一站式”方向不斷努力。江門市獅山林場定期安排工作人員到開平市委保密委員會進修，增強了保密意識和保密觀念。每年一季度，安排人員次參加開平市委舉辦的檔案管理培訓班，從檔案人員職業道德、法律知識、利用服務、檔案保存、檔案信息化建設等多方面進行系統的理論知識學習。在理想信念和責任意識中，認真學習貫徹《中國共產黨廉潔自律準則》和《中國共產黨紀律處分條例》。

（三）采用多種技術手段，加快林業檔案數字化建設步伐。在林業檔案數字化建設過程中，要充分展現森林大數據在尋找和分析信息資源方面的優勢，提高文書資料的管理效率，減少檔案管理人員的工作量。對于林業經營活動中造成的森林資源變動，需要及時記錄出現改變的因子信息，及時登記并注明形成原因，在年終進行匯總和分析。提高各項管理能力，了解和重視檔案管理部門員工的背景和專業水準。技術更新速度非常迅速，想要適應單位發展需求，需要挑選綜合實力比較強的技術型人才。這類人才的數量非常少，但是檔案管理工作對人才的吸引力并不強，所以產生了人才缺口，對管理水平產生了影響。所以單位要關注引進和培養人才工作，及時對人才進行培訓，讓其掌握相應的技術知識，讓員工能力和工作要求相符。江門市獅山林場2021年開展學習培訓21次，檔案專題交流發言29次。除此以外，需要關注技術人才的福利待遇問題，提高員工的待遇水平，制訂科學的晉升制度，以此增加人才的吸引力。

（四）建設林業檔案數據庫，發揮生態決策咨詢作用。在建設林業檔案數據庫過程中，要積極引入縮微、聲像、數據庫等檔案管理新技術、新手段，不斷推動檔案管理工作的數據化和信息化進程。針對每一年森林資源的開發利用實際變化，及時更新相應的紙質和電子版，并及時更新相關的坐標和編號，以便為之后的數據利用和查找做好準備。除此以外，需要對和行政管理有關的文書檔案進行科學處理。對采伐工作來說，及時對行政管理檔案進行處理，如從林權證上更新、注銷其面積等相關數據。江門市獅山林場2016年建立了林業檔案數據庫，包括各類人事資料、證明、說明、總結、匯報、方案、合同、協議、黨支部資料、林業和園林局來文、開平市委市政府及各市直機關來文等。

（五）重視文書檔案安全管理，守住網絡安全底線。隨著數字時代對信息安全的要求不斷提高，在檔案管理過程中，要重視文書檔案的安全管理。首先，可以從檔案文書管理的標準化、規范化入手，動態完善文書檔案安全管理制度體系，定期對落實情況開展推標寫實，對存在的問題進行通報問責，通過嚴格的管理手段，提升檔案管理人員安全防范底線意識；從嚴落實查閱登記等基本制度。其次，認真思考應對信息化背景下的檔案風險，嚴格執行內外網隔離的手段，確保文書檔案數據風險受控。江門市獅山林場所有檔案資料均在檔案專用庫房集中存放，檔案庫房使用符合國家標準的檔案裝具。最后，要總體提升森林資源保密和法制意識，定期開展《保密法》學習宣傳活動。江門市獅山林場組織檔案管理人員參加開平市委保密委員會全體會議暨全市保密工作會議，以增強保密意識和保密觀念。結合典型案例開展警示教育，引導每一位檔案管理人員牢固樹立保密底線思維和紅線意識，嚴格執行保密措施和義務，保證檔案數據資源的安全有序受控。

五、結語

綜上所述，大數據時代基層林業檔案管理工作迫切需要轉型。林業檔案管理工作者既要學習借鑒各行業先進的管理理念和技術手段，又要緊密結合林政管理工作的特殊性，摸清檔案信息化工作的規律，不斷改進編研與開發利用工作，更好地服務于森林資源管理工作。