大數據時代高校人事檔案管理的信息化建設研究

陳 晨

（太原理工大學，太原 030024）

近年來，隨著大數據時代的到來，我國高校積極創新人事檔案管理信息化建設，逐步對有關的人事檔案管理進行制度體系規范改革，利用先進的科學技術完善管理水平，創建管理平臺，慢慢通過信息化平臺的管理擺脫傳統人事檔案的手工管理模式，實現了檔案數據信息收集、儲存、分析等全數字化操作，為我國高校開展人力資源管理工作提供了更加優化的管理模式。

一、高校人事檔案管理的特點分析

（一）復雜性

由于高校的人員組成比較復雜，因此對于人事檔案管理而言，同樣存在一些較復雜的工作。檔案管理對于高校這種容納多種人員的集體而言，其管理內容也覆蓋比較大的范圍。較其他行業而言，具有廣泛性和復雜性的特點。此外，高校的人員依據職能的多樣化，一般會將高校人事檔案簡單地分為學生檔案和職工檔案兩個類別。其中對于高校教職工的人事檔案又依據不同人員的職稱高低而分成幾個等級，有的學校依據學位的等級特點，進行檔案的分類管理，而學生的檔案也可根據學籍特點進行分類整理。就目前我國高校的檔案管理工作而言，常對包括行政管理、教學方案、科學研究、后勤管理等各個方面的內容進行綜合檔案管理。一旦高校人員出現較大的流動性，就會增加人事檔案管理的工作量。因此，相較于傳統檔案管理而言，在大數據時代利用信息化手段能夠更好地完善檔案管理工作，提高管理的效率，對于高校的發展而言具有非常重大的意義，能夠對高校因人事檔案管理而造成的風險進行有效規避，減少高校運營過程中所面對的問題，為高等學校的可持續發展貢獻力量。

（二）社會性

我國高等學校是高質量高水平人才的集聚地，并且同時承擔著培養我國優秀人才的重要任務。大量的科技創新及技術發展需要依靠優秀的人才來進行不斷的創新創造，由此可見，高校作為重要的人才培養基地需要不斷從社會中獲取豐富的優質生源，并且要承擔培養人才的責任，許多優秀的學生在畢業之后會源源不斷地流入社會當中，在各行各業發揮自己的聰明才智，而高校的主要教學任務也是為各行各業培養頂尖的人才，以此來解決社會發展進程中存在的各種難題，進而推動我國社會的進步。因此，高校需要充分重視對優秀人才檔案的管理工作，包括要對高校教職工及人員的相關科研成果進行檔案管理。專利申請、技術轉讓、鑒定結果等方面的檔案資源，也是高校檔案管理工作的一部分。高校的檔案管理工作要在社會發展進程中提供溝通和聯系的橋梁，保證人才檔案的有序性和連貫性，并且在向社會輸入人才的過程中能夠完整地交接檔案，確保有據可查。由此可見，高校的人事檔案管理工作與社會發展有著非常密切的關系。

（三）系統性

由于高校人事檔案管理工作涉及多種內容管理，其內容分類數量較多，需要涉及多個部門的管理和合作，因此具有一定的系統性特點。高校人事檔案管理也呈現出多樣化的特點，具體表現在內容載體等方面，高校的檔案管理涉及人員的個人信息和資料，以及所獲得的各類憑證等資料，因此會建立一定的電子檔案。目前，高校人事檔案管理以紙質檔案為主，配合實物檔案進行系統管理，依據不同的人員特征構建有針對性的檔案管理系統。采用信息化的技術進行系統管理，根據檔案管理的不同階段，可以分為檔案查閱、整理及傳輸等環節，各個環節之間環環相扣，缺一不可，其系統性的特征賦予檔案管理規范性的優勢。

（四）通用性

我國各大高校在人才培養及人才的管理上具有一定的共性，大多數高校的人事檔案管理都大同小異，因此高校人事檔案管理的模式有著一定的普遍實用性。隨著科學技術的發展，高校的人事檔案趨于信息化建設，因此可以借鑒成功的方式方法不斷更新覆蓋舊的檔案管理模式。

二、大數據時代高校人事檔案管理信息化建設的現狀

（一）人事檔案管理信息化建設配置專門化、科學化需重視

盡管現代高校人事檔案管理信息化建設已經在逐步發展中，但是大部分人事檔案管理內容不夠專業化和科學化，人事檔案信息主要記錄在校職工的一些過往工作經歷，對于職工的近期工作情況及狀態無法及時反映。此外，人事檔案中對于職工的個人能力考評評價缺乏專門的記錄，部分高校的人事檔案管理比較混亂，沒有引起人力資源管理部門的足夠重視，導致在信息化建設過程中，對于人事檔案信息的存檔出現不規范操作的行為。出于歷史或落后的人力管理水平，少部分檔案造假行為嚴重地影響了人事檔案信息的真實性，無法發揮人力資源管理的最大價值。由于大部分高校對于人事檔案管理重視程度不高，在信息化建設過程中，缺乏信息化的數據分析能力，沒有相應的人事管理整合，無法為高校的人力資源管理提供決策依據。

（二）人事檔案信息化管理平臺專業化程度有差距

目前，許多高校對于人事檔案管理的需求不一致，因此所使用的平臺也不一樣。由于大量的人事檔案數據獲取的渠道較為單一，受到范圍限制，無法準確反映高校所需的教職工能力信息，不能實現人力資源的最優化配置。由此可見，高校的人事檔案信息化管理平臺缺乏統一性，無法實現有效的資源共享功能，并且在專業化程度上具有一定的差距。人事檔案一般為敘述性內容，在平臺的建設過程中，部分高校沒有對教職工的近期工作情況進行收集，不同階段的教職工的工作能力水平無法通過平臺進行有效反映，大部分高校的管理平臺僅僅是對基礎信息進行收集整理，缺乏專業、完善、統一的數據信息管理平臺，人力資源部門在處理相關人事數據時存在效率低下的問題，無法有效應用當下高校的綜合檔案信息。

（三）人事檔案信息業務工作需要標準精細化、管理規范化

盡管人事檔案管理信息化建設有助于高校有效率地處理大量的人事信息，在提高人事管理效率和質量方面確實起到了一定的作用，但是隨著互聯網技術的發展，數據的安全性問題也逐漸暴露出來，高校在進行人事檔案管理的過程中，由于不規范的操作及信息存儲的簡約性，導致大量的人事信息數據泄露。目前，對人事檔案信息系統中的數據一般通過賬戶密碼及計算機基礎的防火墻進行保護，但是由于高校管理人員對于信息業務工作的處理不夠精細化，在管理上比較松散，在制度上沒有約束，并且沒有信息安全防護意識，導致過于簡單的賬戶密碼和防護技術被惡意破解，出現數據被竊取的問題，引發了信息泄露的風險，這種風險無疑是高校負責人和教職工都非常擔心的問題，需要引起重視。

（四）人事檔案管理人員的專門化水平待加強

高校對于人事檔案信息化建設不夠重視，缺乏必要的資金投入，無論是設備投入還是人力資源的投入都不夠充足，導致檔案管理水平低下。人事檔案配套設施不夠健全，妨礙了高校人事檔案信息化建設的良好發展。部分高校的檔案管理人員缺乏專業的操作水平，人事檔案管理信息化建設的專業化人才嚴重缺乏。當前，高校使用的檔案管理軟件主要是自主研發的平臺，其功能較為單一，只做基礎的信息存儲和查閱，并且檔案管理人員不少是由教職工兼任的，沒有配備專業的經過長期培訓、有充足工作經驗的檔案管理人員進行檔案信息管理，沒有發揮管理應有的作用。長期以來，高校人事檔案管理沒有體現時代變化的特點，更沒有與時俱進的特征，深受傳統觀念的影響，人事檔案的查閱及傳輸存在許多不規范的地方，導致無法對現實中的教職工的工作表現進行有效的補充，檔案資料的完整性存在與現實不符的情況，提供的參考資料缺乏依據，不利于高校發揮人才檔案管理的作用。

三、大數據時代高校人事檔案管理信息化建設的有效策略

（一）加強大數據信息化建設宣傳，提高信息化管理意識

在大數據信息時代，高校能夠對龐大的數據進行有效的分析和管理，全面提高整體的管理水平。相關領導人員需要重視信息處理技術在人事檔案管理過程中的應用，提高大數據信息化建設的宣傳力度，可邀請專業的大數據專業人員來高校進行培訓和交流，組織檔案相關部門展開信息化建設專題會議進行討論，逐步在各部門中提高大數據理念的發展意識，通過有效的宣傳，幫助高校建立有個性化需求的檔案管理信息化建設方案。最重要的是，高校的檔案管理工作要體現與時俱進的管理理念，基于以人為本的理念，不斷通過檔案系統管理實現人才引進，積極創新管理模式，不斷滿足日益增長的檔案管理需求，提高教職工對于信息化建設的認同，營造主動學習信息化管理方式的氛圍，為高校科研教育陣地提供信息化的管理基礎。

（二）加快高校人事檔案管理信息化平臺建設

對于人事檔案的管理首先需要依托一個具有強大管理功能的平臺，其次需要收集教職工全面的檔案信息，包括各方面的工作經歷和工作內容的完成度等，以構建完善的人事檔案數據庫，建立專業的信息化管理平臺。按照高校對于人力資源的管理需求制定個性化的功能，按照分類標準，對已有的人事數據庫進行整理和歸納，實現各部門的人事數據信息對接。同時，還要建立實時更新的數據收集機制，能夠將各部門教職工的近期工作動態進行數據錄入，如工作業績、科研教學、考勤數據等，不斷完善數據庫的信息。還可以利用大數據信息對人事數據進行有效分析和預測，為人員的管理和預測提供科學的決策依據。通過改變傳統被動管理檔案的形態，營造主動管理的趨勢，積極為人力資源開發創造可發展的平臺，借助信息化平臺的操作優勢，將紙質檔案進行掃描整理，結合實際人才對于檔案管理的需求，不斷滿足人才檔案管理完整性和分類性的特征。同時，對于檔案內容要充分核對，確保在傳統轉變信息化建設的進程中，不會對高校的人事檔案造成遺漏和損壞，滿足社會對于人才決策的需求。

（三）完善基礎設施建設，加快人才隊伍培養

高校需要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，不斷完善與之配套的基礎設施，如電腦、掃描儀、局域網的建設等。高校不僅要完善硬件設施，還要加大軟件平臺的研發力度，不斷完善相關功能。一方面，需要對檔案管理信息化技術人才進行重點培養，成立專門的研發小組，不斷滿足日漸增多的人力資源管理需求，構建與社會發展相適應的管理體系，實現人才的優化配置；另一方面，需要加強對檔案管理操作人員的專業培訓，提高計算機操作水平，在掌握必要的理論管理知識的基礎上，注重實際操作能力的培養，加快人才隊伍的培養，建立高水平的檔案管理人員隊伍，夯實人才根基。傳統的人事檔案包含的教職工或者學生的資料信息有限，無法為評估人才提供有效的參考，依托信息化建設平臺，可以不斷豐富基礎設施，在檔案管理內容中充分反映人才的專業水平及業務能力，為人才選拔提供決策條件。高校應增加有關科研成果及科研技術創新的檔案內容，最大限度地挖掘人才價值，通過專業化管理人員培養，進一步增強各部門的協作，提高檔案資料整理的效率，滿足人才的多樣化需求。

（四）提高高校人事檔案管理系統運行的安全性

高校在健全信息化建設時，需要按照有關規章制度嚴格規范檔案管理人員的操作行為，明確管理人員的工作職責，確保人事檔案信息數據的真實性和安全性，要使用用戶安全認證，提高信息技術的安全防護性能，在人事檔案查閱和修改的權限上嚴格審批程序，禁止非法傳播人事信息。可以通過設置訪客信息記錄等電子臺賬及時發現異常操作，避免出現數據信息泄露，提高人事信息平臺的安全性。現如今，大數據時代所面臨的檔案風險已經從傳統的檔案儲存變成檔案信息泄露，因此系統的安全性能關系到高校的人才培養作用的發揮，學生及教職工的個人檔案信息需要慎重保管和儲存，在輸送的過程中也需要密切監督，避免檔案信息造假或者非法利用，完善網絡化平臺的安全建設，充分發揮高校轉變檔案管理工作的利用價值，拓寬高效服務人才的渠道，為人才引進發揮高校教育的價值。

結 語

綜上所述，高校在進行人事檔案管理建設的進程中，信息化建設必不可少，但是在實際操作過程中仍然面臨較大的挑戰，因此高校人事檔案管理工作需要發揮核心作用，完善系統開發功能，確保人才在培養和輸送的過程中不會出現檔案管理問題。如果想要將高校人事檔案管理的最大價值有效發揮出來，就必須更好地推動高校信息化平臺建設，確保人才檔案管理的內容完整性和有序性不受破壞，進而為高校教育打下堅實的檔案管理基礎。