培育壯大新時代信息化基層檔案建設

李 潔

（江蘇省連云港市贛榆區宋莊鎮人民政府，連云港 222100）

前 言

城鎮發展的早期，基層的農村檔案工作在制度、管理等方面存在不足，在一定程度上影響了基層的規劃建設。

首先，早年間村干部的文化大多在中小學水平，普遍較低，對檔案的重要性認識不清，沒有設立專門的檔案室和檔案員，檔案室大多是多室共用，且兼職檔案員沒有經過系統的檔案培訓，檔案存放不準確。其次，檔案規章制度不健全，存不存檔沒有制度可循。對于檔案的調閱，沒有制度也沒有手續，容易發生檔案隨意拿取，且調取后不歸還的現象，造成了原件遺失等問題。再次，檔案存放不當。部門檔案隨意存放，與村務其他材料混合一起。同時沒有分長期短期等分類，且檔案室潮濕，導致檔案損壞。最后，照片檔案不全。早期檔案存放僅僅為紙質文件材料，相對單一，對當時珍貴的照片沒有及時存放，致使照片檔案寥寥無幾。

一、培育壯大新時代基層檔案建設，要織密檔案管理的規范之網

（一）嚴格檔案守法的標準

檔案守法是建設社會主義法治不可或缺的一部分。做好檔案守法首先是要健全檔案的規章制度，實現制度管檔、制度歸檔。規范檔案收集、制定檔案查詢規章制度，明確檔案管理條款，確定檔案員職責，做到專人專崗專檔，制度明確、檔案規范。在檔案守法上下功夫，做好歸檔。檔案要整齊劃一，統一標準。檔案盒子的標簽、目錄要統一，按照存檔的時間、文件的性質，做到按序歸放。同時，為了做好紙質檔案的存放，檔案室嚴格按照要求進行檢查、清掃。特別是永久檔案，具有極高的檔案價值，一定要認真對待，切實做到“檔案永久存放不變樣”。檔案調取要實行領導簽字單制度，對所借閱的檔案實行分管領導簽字，在分管領導同意后，檔案員見單調取。沒有簽字單，就一律不能調取、查閱檔案。

（二）激發人人參與的熱情

基層政府工作的各部門職能有重疊。

一是明確村級檔案主體責任。基層檔案和各村級檔案要進行整合。村級檔案的管理不完善、制度不規范，在為基層謀劃方便時不能發揮借鑒作用，就會直接影響城鄉發展的步伐。為此，村級檔案應該以村村支部和村委會為抓手，健全領導的責任制度，以村支部書記為檔案的主要負責人，設立專門的檔案工作人員，每年的檔案年審由村支部書記簽字把關，確保應存盡存、應收盡收、應歸盡歸。二是各村級確定一名專職或兼職檔案工作人員，定期參加檔案培訓，提高工作技能。鎮級檔案由各科室的檔案聯絡員統一收集，每季度的月末統一交給鎮檔案室。每季末出檔案提交先進科室名單，對沒有提交檔案的村，通報相關科室。三是建立考核機制，將各科室及各村檔案納入年底考核，計分考核，定期交檔留存加分，反之扣分，將考核與獎勵掛鉤，激勵工作積極性。四是建立追責機制。借取的檔案一定要有簽字單，每一個簽字單對應一份檔案復印件，外借檔案大多使用復印件，如必要情況使用原件，需要檔案員全程陪同，借閱后由檔案員帶回，確保檔案不丟失、不泄露。對不歸還或者丟失檔案的人，依法追責。

（三）把好檔案分類的環節

基層面向群眾，各部門分工較多，所以檔案種類繁多，因此做好檔案分類工作是檔案收集工作的前提條件。根據檔案的保存年限分類，可以分成十年期、三十年期和永久檔案。根據檔案的形式分類，按照部分不同，可以分成黨群組宣、政府發文、紀檢等檔案。根據檔案的種類，可以分成組宣檔案、紀檢檔案、規建檔案等。各職能部門檔案要及時保存并歸檔。例如，黨建部門的人事檔案、宣傳部門的照片檔案、政府職能部門的發文等重要材料，要及時上交檔案室存檔。在基層各部門、村級檔案工作人員，按照應交的檔案清單，一年接著一年留存檔案，堅持不走樣、不變形，年底歸檔，逐年完善。

二、培育壯大新時代基層檔案建設，要永葆檔案管理的初心之問

（一）永葆細心，堅持細處著眼

“欲要看究竟，處處細留心。”檔案收集是否齊全、是否規范直接影響檔案后期的歸檔工作是否有效。比如，組織檔案，涉及干部的個人檔案，直接影響個人的職業薪級評定。又如，規建檔案，涉及土地的性質、建筑圖紙、審計材料等，直接影響規劃建設的基層檔案資料。因此，檔案工作是基層新農村建設的“風向標”。有了前期檔案的指引，才能提高新農村建設的效率和質量。但是，實際上很多村級檔案都是分類錯亂、無序無章的。雜亂無章是基層檔案的問題癥結。要解開癥結，需要基層檔案員認真對待每一份文件，哪怕是一張圖紙，都要入心入腦，認真歸類、細心存放。天下大事，必作于細。細心細致是檔案工作員應有的態度。前人只有嚴謹查對檔案，后人才能通過檔案獲得無形的財富和有形的幫助。

（二）永葆耐心，注重小處著手

檔案員的工作是認真整理檔案，而整理檔案的工作是一項枯燥、機械的工作。剛進入檔案工作的年輕的同志，可能會缺乏耐心。但是只要沉住氣、耐得住，就能從一張張小小檔案中尋到前人的建設足跡，看到城鎮發展的變化，找到歷史和時間的記錄。因此，基層檔案工作要有耐心，只有具備“咬定青山不放松”的韌勁，堅持十年如一日地整理檔案，才能在整理檔案中找到樂趣。進行檔案工作也要有方法，特別是村級檔案，在無頭緒的時候，可以學習先進單位的檔案整理，現場觀摩，記下要點和歸檔要求。村級檔案工作人員要相互學習，相互觀摩，相互提高。檔案整理的重點工作之一是目錄。一份優秀的檔案，目錄細致、分類清晰。在檔案目錄的制定中要注意格式統一、要求一致、頁碼對應、分類存放。清楚的目錄有助于提高檔案查檔的效率，特別是陳年檔案及內容較多的檔案。檔案管理工作也是一項具有挑戰性的工作，在工作態度上要挑戰自己的細心，在工作技能上要挑戰自己的技能。

（三）永葆恒心，倡導實處著力

平時，各基層單位工作認真投入，留下很多珍貴的檔案資料。但是，珍貴的檔案資料如果不存入檔案，而是由各科室保管，經過時間的流逝，也可能會使檔案丟失。那么，各基層單位的工作業績就可能被忽視，特別是獎牌類的檔案的存放。比如，一些信訪單位獲得省級、市級優秀信訪先進單位，但是因為沒有及時存檔，或因單位科室的更換導致獎牌遺失，則會影響基層單位的考評。因此，各基層單位要及時上交各種檔案材料。為了保證各基層單位檔案及時存放，檔案室定期召開檔案培訓會，告知存檔的檔案內容，方便各基層單位平時留意存放。同時，檔案室列出檔案清單，各基層單位按照清單及時上交存放。基層單位的主要負責人要積極督促檔案管理靠前服務、超前建檔、規范整理，明確專人做好檔案接收進館工作，保證存檔的內容完整，且客觀記錄真實情況，明確檔案員對檔案負責。凡是進檔的檔案，由檔案員審查簽字，并對以往的檔案每年進行年檢，讓檔案安全有效地發揮作用。

三、培育壯大新時代基層檔案建設，要筑牢檔案管理的立身之本

（一）解放思想，加快檔案發展

基層檔案工作應順勢而為。新時代，機遇與困難并存。新時代檔案在于抓住機遇，有了機遇就有了主動權。首先，提高檔案的思想認識。任何工作都要堅持黨的領導，在黨的領導下深刻貫徹落實習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，用改革創新的思想做好基層檔案工作。特別是科技信息發展迅速，在大數據的基礎上做好檔案工作。用大數據分析各類檔案的存放。同時備份電子檔案，防止紙質檔案的損壞。建立信息化提醒檔案時間周期的更換，對于十年到期應該更換到三十周期的檔案設置電腦自動提示，提高檔案工作效率。

（二）把握新要求，推動精準服務

基層檔案的建設是為新農村建設提供資料服務的，而新農村建設是為了服務廣大的人民群眾。因此，做好基層檔案建設，要時刻圍繞以人民為中心。只有精準存檔，才能精準服務。在基層檔案工作中，要切實將人民關心的民生大事作為存檔的大事記。民生實事方面，涉及民政、黨建、組織、宣傳、規建等各個方面的重要資料都要及時存檔。在基層檔案服務中存在的問題，要及時對接，做到問題導向，對癥解決，促使檔案在扶貧上發力，用脫貧的檔案資料見證新時代的農村建設。要促使檔案在基層文化上發力，挖掘村史，用檔案資料見證文化基層建設。適應新常態，需要久久為功，基層檔案工作任重道遠。檔案工作需要朝夕積累，只有每日堅持，做好檔案的基本功，才能實現檔案的價值。目前，基層檔案工作的很多制度不規范，人員不到位且專業知識不夠，做好新時代檔案工作，要破舊推新，充分調動基層鎮村的積極性、主動性和創造性，推動新時代基層檔案建設需要科學把握基層差異性，注重地域特色，規劃先行、精準施策。

（三）適應新常態，需要久久為功

檔案工作需要長時間的堅持和積累。改革開放以來，鎮村發生著巨大的變化。鎮村的基層設施發生著變化、風土人情發生著變化、鄉村文明發生著變化，這些變化需要檔案資料佐證。隨著時代的變遷，當后人看到今天的變化，追溯前人的努力，通過檔案就可以找到足跡。目前，檔案工作科技信息仍處在初期階段，檔案建設工作構建良好的信息平臺，有助于推進大數據檔案。加強檔案數字軟件提升，為檔案信息化提供軟件支撐，推動科技化、數字化、信息化的鎮村檔案，繪制基層檔案新時代發展的美好藍圖。

四、培育壯大新時代基層檔案建設，要搭建檔案管理的探索之路

（一）在分類施策上下功夫

各村的村情村貌不同，因此要因地制宜地開展村級檔案工作。根據地域特性，有產業的村級，可以編寫產業的發展史，用檔案的形式，展示村級產業由小到大的成長過程。有鄉賢的村級，可以將鄉賢的主要事跡展現出來，舉辦鄉賢展、鄉賢文化演出等，用檔案的形式見證村級文明程度的提高。有地域特色的村級，可以編寫村級旅游宣傳手冊，制作宣傳片，在倡導旅游產業的同時，加大對家鄉的對外宣傳，用影像資料記錄地方的特色發展。先做好檔案的分類，然后做好檔案的收集工作，最后做好排序、裝訂、歸檔等工序。這就要求檔案管理人員必須以高度的責任感做到精益求精、嚴謹細致，確保工作不出差錯、不出紕漏。

（二）在先進典型上下功夫

要照好先進典型的“鏡子”。由鄉鎮機關檔案科室牽頭開展檔案工作服務創新活動，在各村中推出一批建立農民需求檔案，為農民致富服務的典型。在村級檔案中比學趕超，鎮政府組織開展先進檔案單位、優秀檔案個人等活動。通過評選先進，展示先進的活動事跡，用檔案記錄地方經濟發展、文明程度提高，使得村級檔案資源更豐富。每年評選先進人物事跡的先進典型，為廣大檔案隊伍樹立起“最美標桿”，選樹先進典型，營造濃厚的檔案學習氛圍，豐富檔案工作知識閱歷，弘揚為民服務的精神，推動檔案干部競相磨煉技能，讓新時代檔案在基層落地開花。

（三）在搭建平臺上下功夫

搭建“檔案惠民平臺”，村級檔案要利用村內“三務”公開欄、電子顯示屏等宣傳工具，通過多種形式公布致富信息和有關農民致富的方針、政策等。檔案服務要以村民的實際需求為出發點。檔案服務的最終受益者是廣大村民，要本著一切為了群眾的主旨思想做好涉及村民的農村合作醫療、農村養老保險、黨員發展、扶貧等檔案資料的及時存檔歸納，充分發揮檔案服務新農村的輔助作用，從帶領群眾發家致富奔小康。

（四）在信息檔案上下功夫

隨著互聯網的快速發展，傳統的紙質檔案已經跟不上互聯網發展的步伐。因此，建立系統信息化檔案體系勢在必行。互聯網搭建檔案新平臺，以數字檔案為前提，實現檔案收集、檔案檢索、檔案編撰。通過建立系統化數字檔案，實現軟件搜索檔案，提高檔案檢索效率，同時也實現了紙質檔案和電子檔案同步保存。通過各個不同業務的窗口，了解不同窗口的業務，從而為檔案業務分類提供依據。例如：通過窗口可以查看電子文書檔案、歷年的政府發文、歷年的政府大事記等；當然，也可以查看電子視頻檔案，如歷年的宣傳片、有紀念主題的文藝晚會等。

五、培育壯大新時代基層檔案建設，要緊筑檔案管理的共治之墻

（一）守口如瓶做好檔案

檔案見證了一個地方的經濟發展之道、人口增長之路，里面也涉及一些保密檔案。因此，負責檔案的工作人員必須有守口如瓶的態度來對待檔案。做到對不能說的檔案，不亂說。之前，農村檔案管理不到位、檔案室簡陋、檔案隨意存放、隨意拿取。所有調閱查檔的人員都要嚴格手續，凡是通過旁敲側擊，想獲取檔案內部資料的不正之人，都要斷然拒絕，做到客觀存檔。

（二）火眼金睛做好檔案

基層檔案涉及鄉鎮的方方面面，門類眾多、材料雜亂，因此檔案歸類是重點。在分類挑揀檔案的時候，要擦亮眼睛，做到細節著力。要想小處發力，就要做到業務知識熟練。做好鎮村檔案，需要有豐富的基層檔案經驗。根據實際情況，分類鎮村檔案。例如：貧困村要做好脫貧檔案及扶貧檔案存檔，富強先進村要做好致富檔案及經濟發展檔案存檔，文明村要做好本地文明提升檔案存檔。

（三）公而忘私做好檔案

之前，農村檔案管理不到位、檔案室簡陋、檔案隨意存放、隨意拿取。如今檔案管理制度當前，牢記檔案原則性工作。堅守制度，制度面前無人情可講。只有客觀事實的記錄檔案，才能真實地反映一個地區發展的真實情況，真實記錄經濟增長、人口增長等重要數據。

結 語

檔案是歷史的見證者，是人類智慧結晶的成果，是照亮人類文明的熠熠之燈，更為我們點亮來時的路、提供前行的動力。因此，培育壯大新時代基層檔案建設是促進城鎮全面發展的重要條件，也是實現鄉村振興發展的重要基礎，使基層檔案工作邁上了一個新臺階。