如何提升國有企業(yè)綜合辦公室的管理能力

文/中國運載火箭技術(shù)研究院 王彩霞 胡荇玲 周之翔 李源

一、綜合辦公室的主要職能

企業(yè)辦公室是連接領(lǐng)導(dǎo)層和各部門、廣大員工的“橋梁”，是集決策、指揮和執(zhí)行系統(tǒng)為一體的協(xié)調(diào)部門。企業(yè)辦公室管理是指通過計劃、組織、控制、實施，有效優(yōu)化和利用現(xiàn)有資源，實現(xiàn)工作目標(biāo)，同時也是貫穿全程的管理活動，強調(diào)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示組織相關(guān)人員完成既定目標(biāo)，管理對象涉及人力、財務(wù)和物資等多個方面，管理本質(zhì)是協(xié)調(diào)和服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，在保障企業(yè)的正常生產(chǎn)運行中發(fā)揮著重要作用。

（一）參謀助手。在激烈的市場競爭中，企業(yè)時刻都要面對重大問題并對其進(jìn)行科學(xué)合理的解決，辦公室人員需發(fā)揮集體智慧，對領(lǐng)導(dǎo)的正確決策起到輔助作用。做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是每一位辦公室工作人員最主要的職能。參謀作用體現(xiàn)在三個方面：第一，搜集資料和信息，在時效范圍內(nèi)及時整理，向領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確反映實際情況；第二，按照領(lǐng)導(dǎo)工作要求，起草重要文件和政策規(guī)章，并下發(fā)給各部門執(zhí)行落實；第三，針對企業(yè)日常工作中面臨的挑戰(zhàn)和重難點，有針對性地提出對策和建議。面對不斷變化的外部環(huán)境，企業(yè)辦公室需要圍繞不同時期的工作重點和形勢特點，堅決貫徹落實上級指示決定，通過收集、加工、提供信息，做好參謀助手。

（二）綜合協(xié)調(diào)。綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室的基本職能和重要工作方法。在企業(yè)運行的過程中，辦公室承擔(dān)著文件起草、會議組織、處理事務(wù)等多項工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項工作，綜合分析各種情況，協(xié)調(diào)各職能部門的力量，從而形成合力，確保企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和各項工作有序開展。隨著企業(yè)發(fā)展的深入，多部門相互協(xié)作的重要性日益顯現(xiàn)，企業(yè)辦公室通過綜合協(xié)調(diào)形成分工明確、流程有序的工作模式，有助于提升工作效能，確保開展工作過程中貫徹落實上級的重大部署和企業(yè)的重要決策，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力保障。

（三）全面服務(wù)。企業(yè)辦公室管理的本質(zhì)是服務(wù)，辦公室人員要圍繞“三服務(wù)”開展工作，即服務(wù)大局、服務(wù)部門和服務(wù)員工。服務(wù)大局強調(diào)從組織全局角度定位和開展辦公室工作；服務(wù)部門強調(diào)統(tǒng)籌聯(lián)動各部門力量，促進(jìn)日常事務(wù)高效運轉(zhuǎn)；服務(wù)員工強調(diào)重視一線和基層工作，將服務(wù)做在前面，在日常工作中提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好參謀助手和綜合協(xié)調(diào)工作的同時，辦公室管理人員應(yīng)不斷增強服務(wù)意識，提升服務(wù)能力。

（四）督促檢查。督促檢查包含督辦、敦促和檢查三方面，是科學(xué)管理的重要組成部分，有利于推動企業(yè)重大決策和各項工作的貫徹落實。企業(yè)辦公室需要抓好黨和國家的大政方針和上級重要決策在本單位的貫徹，抓好企業(yè)重要決策和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的落實，通過建立督辦臺賬或?qū)ｍ椂睫k機制，敦促各部門按計劃推進(jìn)工作，并及時了解事態(tài)進(jìn)展，提出解決途徑，做到件件有結(jié)果、事事有回音，確保上級要求落到實處、產(chǎn)生效果，推進(jìn)組織高效運轉(zhuǎn)。

二、綜合辦公室的工作特點與重要意義

（一）辦公室工作特點。1.綜合性。在企業(yè)實施管理的過程中，辦公室是各種因素相互聯(lián)系、相互作用的節(jié)點，是整個企業(yè)運行管理機制的重要構(gòu)成部分。辦公室業(yè)務(wù)往往涉及多個部門、不同性質(zhì)的工作，范圍廣、內(nèi)容豐富、綜合性強。除了文稿處理、督促檢查、會議接待等職責(zé)外，辦公室還負(fù)責(zé)傳達(dá)上級政策精神和重要部署，掌握本單位的重點工作計劃、工作安排在各部門的貫徹實施情況。為保證企業(yè)上下步調(diào)一致開展工作，辦公室需要開展大量的溝通協(xié)調(diào)工作，確保政令暢通。2.專業(yè)性。企業(yè)辦公室的每一項工作都對專業(yè)能力有較高要求，從文字寫作到信息處理，從統(tǒng)籌安排到溝通協(xié)調(diào)，都需要一定的專業(yè)知識和技能。在事務(wù)紛繁的表象下，是一個個精密運轉(zhuǎn)的齒輪，只有每一位辦公室人員熟練掌握工作技能，形成專業(yè)能力，才能將辦文、辦會、辦事這一綜合職能協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。企業(yè)辦公室管理工作是綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一，專業(yè)性是綜合性的基礎(chǔ)，綜合性是專業(yè)性的集中。只有準(zhǔn)確把握職能定位，全面了解業(yè)務(wù)特點，具備扎實的專業(yè)知識，并在工作實踐中不斷提升業(yè)務(wù)能力，才能出色完成企業(yè)辦公室各項綜合性事務(wù)，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。

（二）重要意義。1.組織層面。辦公室管理與企業(yè)發(fā)展緊密相連。企業(yè)辦公室作為綜合辦事機構(gòu)，承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、全面服務(wù)、督促檢查等多項職能，其工作水平和工作質(zhì)量對企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)和效率有著重要影響，也在一定程度上反映著組織的形象。辦公室的管理與企業(yè)發(fā)展緊密相連，組織決策需要辦公室發(fā)揮參謀助手作用，辦文辦會需要辦公室組織協(xié)調(diào)，工作落實需要辦公室督查督辦。辦公室管理的科學(xué)化程度，直接影響著企業(yè)運行效率。2.效能層面。辦公室管理與組織效能息息相關(guān)。企業(yè)組織效能強調(diào)設(shè)定適當(dāng)目標(biāo)并提升實現(xiàn)目標(biāo)的能力，只有對組織有所貢獻(xiàn)的產(chǎn)出才是有效產(chǎn)出。組織效能不僅體現(xiàn)在單個部門的考核結(jié)果，更強調(diào)從宏觀和全局的角度來詮釋組織的運行發(fā)展程度。企業(yè)辦公室的重要職能之一便是貫徹落實各項上級決策，保證組織統(tǒng)一思想和目標(biāo)，努力協(xié)調(diào)好各方關(guān)系。作為聯(lián)系各部門的紐帶，企業(yè)辦公室在計劃制定與分解、活動組織實施、綜合性事務(wù)協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要作用，直接影響著企業(yè)組織效能的高低。

三、管理能力提升思考與建議

（一）對標(biāo)履責(zé)，做好參謀助手。對標(biāo)辦公室業(yè)務(wù)的主要職能，找準(zhǔn)部門在組織中的定位，圍繞如何準(zhǔn)確、高效履責(zé)，按照問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向，開展管理能力提升專項工作。通過針對性的調(diào)研活動，學(xué)習(xí)先進(jìn)的綜合管理理念、方法、經(jīng)驗，在形成調(diào)研報告的基礎(chǔ)上，提出工作方法改進(jìn)建議，強化“細(xì)”“實”的工作作風(fēng)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，簡化內(nèi)部流程。同時，加強職業(yè)化團隊建設(shè)，對辦公室業(yè)務(wù)管理人員進(jìn)行工作規(guī)律、工作方法等方面的專項培訓(xùn)，并定期開展針對性培訓(xùn)與內(nèi)部交流，切實提升工作的科學(xué)性、預(yù)見性和創(chuàng)造性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支撐。

（二）加強協(xié)作，提升綜合協(xié)調(diào)效率。辦公室工作的核心職責(zé)之一是縱向溝通與橫向協(xié)調(diào)：縱向溝通主要是通過與上級聯(lián)系和協(xié)調(diào)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作思路和要求，做到上令下行、下情上達(dá)，確保政令暢通、步調(diào)一致；橫向協(xié)調(diào)主要是與各部門及時交流，掌握工作最新進(jìn)展，使各部門各司其職，確保各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)互補、和諧有序。因此，要積極發(fā)揮牽頭抓總的作用，建立和完善內(nèi)部溝通渠道和協(xié)調(diào)機制，主動加強與各部門之間的溝通聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問題，及時跟進(jìn)了解任務(wù)進(jìn)展情況，逐步形成完善的“部署、推動、落實、反饋”的工作運行機制。

（三）優(yōu)化流程，提升全面服務(wù)質(zhì)量。基于辦公室工作綜合性強、協(xié)調(diào)量大的特點，健全制度和規(guī)范流程對于提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。通過客觀評價辦公室各項業(yè)務(wù)流程管理現(xiàn)狀，分析各活動的必要性和執(zhí)行過程中存在的問題，開展流程梳理、優(yōu)化、再造，規(guī)范辦文、辦會、辦事程序，建立運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范、保障有力的工作運行機制。此外，提升信息化水平、實施辦公自動化是提高辦公室管理工作效率的重要途徑，要加強軟件平臺建設(shè)，如組織內(nèi)部的綜合協(xié)調(diào)平臺，實現(xiàn)信息共享，減少重復(fù)匯報，提升工作效率；同時，要加強工作流程電子化建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、流程動態(tài)實時更新，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支撐，提升工作的實效性。

（四）建立機制，實現(xiàn)督辦閉環(huán)管理。針對上級領(lǐng)導(dǎo)重要指示批示的落實情況、上級重大決策部署的貫徹落實情況、上級領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的落實情況、事業(yè)部重要會議及重要決策事項的落實情況，建立待辦事項臺賬和督辦落實制度，對待辦事項進(jìn)行全過程、動態(tài)化管理，適時進(jìn)行督辦提醒，定期對督辦情況進(jìn)行反饋與通報，并將待辦事項按時完成情況納入考核體系，推進(jìn)重點工作閉環(huán)落實。

四、結(jié)語

綜合辦公室的能力影響著企業(yè)的軟實力，辦公室應(yīng)圍繞職能準(zhǔn)確定位，掌握科學(xué)有效的管理方法，面對新形勢、新挑戰(zhàn)做出積極轉(zhuǎn)變，提升業(yè)務(wù)能力，履行好“參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、全面服務(wù)、督促檢查”的工作職責(zé)，形成職責(zé)清晰、管理精細(xì)、流程順暢、協(xié)調(diào)高效的綜合管理體系，高效完成各項工作任務(wù)，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。