高校戶籍檔案大數據建設現狀調研

文/湘潭大學公共管理學院 周曉穎

一、高校戶籍檔案大數據建設概述

戶籍檔案是一種專門的檔案，是公安戶籍部門在某一行政區域范圍內對居民戶口管理過程中形成的檔案。包括辦理戶口登記、戶口遷移手續，申請、簽發居民戶口簿、戶口遷移證、戶籍證明等戶口證件過程中形成的相關文件。高校一般會在保衛處單獨設立行政部門戶政科，借助公安部門的專用證書為本校學生和教師以及周邊居民提供遷入、遷出、戶口登記、信息修改等服務。大數據是以容量大、類型多、存取速度快、應用價值高為主要特征的數據集合，正快速發展為對數量巨大、來源分散、格式多樣的數據進行采集、存儲和關聯分析，并從中發現新知識、創造新價值、提升新能力的新一代信息技術和服務業態。戶籍檔案大數據建設是大數據技術與戶籍檔案管理工作的有機融合，運用大數據理念和技術促進戶籍檔案管理工作的轉變。其能夠在提高工作效率、提升公眾滿意度以及其他高校特殊業務辦理方面發揮積極意義。

二、高校戶籍檔案大數據建設的現實意義

（一）提高基礎戶籍業務辦理效率。在過去很長一段時間內，傳統的戶籍檔案管理主要是對紙質檔案進行管理，在辦理身份證、戶口登記、戶口遷移證等基礎性業務時，需要依靠人力對大量的紙質檔案進行翻閱與查找，存在效率低下的問題。隨著互聯網的普及以及大數據技術的日益成熟，窗口服務雖增加了掃描、錄入等工作，但不再需要到檔案室調閱紙質檔案就能現場出具各類格式化證明，比原有流程節約90%以上時間，提高了基礎業務辦理效率。可見，對于戶籍檔案管理工作人員來說，戶籍檔案大數據建設在一定程度上提高了基礎戶籍業務辦理的速度，從而提高了基礎戶籍業務辦理的效率。

（二）提升公眾辦理戶籍業務的滿意度。高校戶籍檔案作為重要的民生檔案，對其進行管理的最終目的是更好地服務于高校學生及教職工。傳統的高校戶籍檔案管理由于部門間、地區間管理的封閉性以及權限受限，高校人員辦理如戶籍證明打印等基礎性業務也需要跑多個部門，辦理異地身份證需回戶籍所在地。而以大數據技術為支撐的應用系統實現了材料網上流轉、網上審批、異地辦理身份證等業務。從公眾的角度來看，高校大數據建設精簡了不必要的流程，高校學生和老師，尤其是高校教師們辦理業務更加便捷化。“信息網上跑代替群眾路上走”的實現讓公眾滿意度不斷提升。

（三）創新特殊業務辦理方式。早期的戶籍檔案所包含的基本內容單一，并且地區間的戶籍檔案管理沒有實現互聯互通，因此在進行高校人口普查、高校刑事研判等特殊業務時，高校戶籍檔案部門提供的信息資源比較單一，存在局限性。隨著大數據技術的出現和應用，高校七普、高校刑事研判等特殊業務實現了信息化查詢。如七普實現了以互聯網、大數據和云計算等信息技術為基礎，將普查對象的各要素匯總至數據庫，以輔助工作與決策的人口普查信息化。其有效解決了實際普查中出現的戶在人不在、人在戶不在等問題。高校刑事研判則依托公安部門建設的大數據應用平臺，通過輸入該人員關鍵信息即可得到所有與之關聯的信息，并借助面容數據庫比對該人員面容，大大提高了駐高校的警務人員判斷定位嫌疑人的效率。

三、現狀調研及其分析

為了解高校戶籍檔案大數據建設現狀，筆者于2021年5月圍繞戶籍資源、基礎設施、應用系統以及人才隊伍四個方面對湘潭大學戶籍檔案大數據建設現狀進行了實地調研。下面將圍繞幾個方面展開具體論述。

（一）基本狀況。包括如下幾個方面：

1.戶籍資源建設集約化。高校戶籍檔案資源主要分為紙質檔案資源和電子檔案資源。通過實地調查，發現該高校1990年以前主要是紙質檔案資源，其內容主要包括戶口遷移證存根和常住人口信息表。1990年以后，該高校戶籍檔案中的電子檔案成為主要的對外服務憑證。其電子檔案資源主要包括四大類：第一類是常住人口信息資源；第二類是遷移證信息資源；第三類是準遷證信息資源；第四類是身份證信息資源（如表1所示）。這些戶籍檔案資源為大數據建設提供了豐富的數據來源。雖然，其中存在大量的碎片化、繁雜化的數據資源，但通過大數據技術加工等方式，這四類資源已經逐漸從碎片化、資源模式轉變為集約型資源模式，基本實現了實時儲存、實時查詢、實時修改、實時更新以及關聯推送等功能。

表1 戶籍檔案主要構成內容

常住人口信息資源個人常住人口信息資源、常住人口變動信息資源、戶信息資源、制證信息資源、戶成員信息資源遷移證信息資源 遷移證編號資源、個人基本信息資源準遷證信息資源 準遷證編號資源、個人基本信息資源身份證信息資源 居民領證申請表、個人基本信息資源

2.基礎設施建設完善化。戶籍檔案資源的搜集、整理、分類、存儲等都需要借助計算機的軟件設備和網絡設施。所以，戶籍檔案管理部門需要根據實際情況為平臺添加必要的設備，比如大數據存儲云、計算機終端、檔案數據數字化掃描儀、數碼攝像和相機等。根據實地調查，該高校用于戶籍檔案管理的基礎設施建設趨于完善，為戶籍檔案大數據建設提供了良好的外部條件。為保障檔案數據安全，該校戶籍科配備了兩臺不連接任何外網、專用于戶籍業務辦理的電腦，并使用專用的掃描儀以及數碼攝像機。通過這些基礎設施，該高校實現了存量以及增量戶籍檔案的數字化，并有序開展了電子數據收集、錄入和歸檔工作。同時，借助公安部門的內部專用網以及專用證書實現了大部分戶籍檔案的跨部門信息共享。戶籍檔案大數據基礎設施的完善在一定程度上打破了傳統戶籍檔案管理過程封閉、靜態、戶籍檔案信息供給更新不及時等問題。

3.應用系統建設信息化。隨著大數據技術的日益成熟，公安部門紛紛建立以大數據技術為支撐的數據中心，高校戶政科則依托公安部門的大數據應用系統進行日常的基礎業務辦理。目前，公安機關的應用系統通過云計算、大數據處理技術、可視化分析等技術已經實現了高校電子戶籍檔案可查可改，實時歸檔，關聯信息推送功能。在日常工作中，高校戶籍管理部門通過公安機關構建的大數據共享平臺進行錄入、整理、修改并歸檔各類戶籍信息資源，最終形成規范的系列電子檔案。這些系列電子檔案在應用系統中實現了模塊化，每個應用系統模塊運用可視化技術推送相對應的戶籍檔案信息，使高校戶籍檔案管理工作逐步便捷化。總的來說，依托于公安部門的戶籍工作應用系統基本上已經做到了省內基礎業務可辦、全國信息可查以及查詢推送關聯信息和最新政策法規等功能，其應用系統建設已經初步實現了依托大數據技術提高辦事能力，提速惠民的要求。

4.人才隊伍建設專業化。由于高校戶籍檔案數量龐大，內容多且雜，因此戶籍管理人員需要投入大量的時間和精力開展檔案收集、整理、編號、分類、歸檔等工作。高校的電子戶籍檔案源主要分為電子化的實體檔案以及檔案化的電子信息。這兩類電子檔案源必須經過歸檔處理后才能稱之為電子檔案，這就對戶籍管理人員的專業素養有了新的要求。經過實地調查，發現該高校戶籍檔案室配備了2名正式戶籍檔案管理員，他們具有一定的大數據工作理念，積極運用大數據技術以及深厚的專業素養和豐富的檔案管理實踐去提升工作效能。同時，該高校每年還招聘1名勤工儉學助理，助理多為學校圖書情報與檔案管理專業的碩士研究生，具備一定的相關專業素養。專業化的人才隊伍為高校戶籍檔案大數據建設提供了重要的人才支撐。

（二）存在的問題。主要包括如下幾個方面：

1.異地辦理業務有局限。高校每年錄取學生以及受聘老師來自五湖四海，以該高校錄取學生為例，2021年省外的錄取比例達到49.72%。隨著高校規定學生入校采取自愿原則遷入戶口，越來越多的學生選擇戶口不隨遷入校，這種狀況促使高校戶政科的服務對象在很大程度上是省外人員。而目前高校戶籍檔案大數據建設做到的省外異地服務僅僅是辦理本人正式身份證以及查詢異地人員具體信息，且工作人員在辦理正式身份證時完全依賴系統推送的地址，沒有權限改動。隨著近幾年國家實行撤縣立市、撤縣立區等措施，導致出現受理人的身份證由于系統地址與戶籍地最新地址不符拒絕辦理、駁回重辦等情況。同時辦理臨時身份證、首次辦理身份證、主項、輔項信息變更等業務需回到戶籍所在地進行辦理，讓高校戶籍工作人員和辦理人員追求的便捷性大打折扣。

2.證書使用權限受限制。證書使用受限主要分為兩個方面：首先是證書本身使用受限。戶籍工作需要使用專用證書插入專用電腦，而大部分高校戶政科通常與派駐在學校的派出所分所共用一枚證書。因此高校師生辦理相關業務時經常需要工作人員在高校戶政科與派出所之間往返，給各方造成了較大的不便。同時證書拔出電腦后系統使用具有時限性，而辦理遷入遷出業務時間偏長，兩部門為了等待共用證書付出更多時間成本。其次是工作人員使用權限受限。高校戶政科工作人員在辦理省內人員信息變更、省內外人口遷入與遷出業務時，需要將辦理人的準遷證信息、相關證明掃描錄入系統后，通過專用內網上傳給上級公安局，等待上級審批通過后才能進入下一步業務，從而使得關鍵業務辦理流程復雜化、繁瑣化，不利于提高工作效率。

3.網絡卡頓現象較頻繁。大數據的出現、發展和運行離不開互聯網和網絡設備的支持，網絡卡頓或中斷不僅會導致大數據應用系統運行停止，最重要的是影響戶籍業務辦理速度。根據調研，該高校網絡中斷主要體現在高校內部信號塔中斷和公安系統內網中斷兩個方面：高校內部信號塔中斷主要是由于辦公時間屬于用網高峰期，學校基站負荷基數過大，因此電腦設備時常出現網絡卡頓或中斷現象。公安系統內網中斷則多屬于突發狀況。如2021年出現過由于公安總網絡變壓器起火搶修導致全市公安內網斷斷續續癱瘓3天的情況。由于高校戶籍管理室缺少專業維修人員，因此在出現網絡卡頓時，工作人員大多采用關機重啟方案；網絡中斷時需等待上級調配專業人員來進行維修。這些現象極易讓師生辦理業務撲空，給高校師生帶來不便。

4.系統推送信息不全面。系統內推送的戶籍信息是全國各地戶籍科根據科室保存的原始紙質檔案人工錄入，或在互聯網普及后根據辦理人出示的各類證明進行錄入。由于各地人工錄入速度、原始紙質檔案內容誤差以及戶籍檔案本身具有多且雜的屬性，導致運用該套系統辦理業務時會偶爾出現推送某個地區、某個人員的關聯信息時信息不全或信息錯誤的現象。如辦理地址變更時，某地區經過行政劃分后已經不存在或改名，而系統顯示還是原來行政劃分名稱；辦理孩子入戶業務時，此人出示已婚證明，系統卻顯示此人未婚；做人口面容比對時，推送的關聯人口面容存在高度相似或重戶現象；查詢關聯人口信息時缺失重要的信息（如照片、家庭住址、電話號碼等）。這些問題間接加大了戶籍管理工作的難度，不利于實現新時代戶籍檔案現代化管理。

四、結語

總體而言，該高校戶籍檔案大數據建設已初具規模。高校戶籍管理人員借助完善的基礎設施以及以大數據技術為支撐的公安應用系統對現存的大量戶籍資源進行數字化整理后形成比較完整的電子戶籍檔案，高校戶籍檔案管理人員秉持大數據理念，積極利用這些電子戶籍檔案對外服務，給教職工及在校學生和周邊居民提供了極大便利。為了促進高校戶籍檔案大數據建設進一步完善，應抓緊構建戶籍檔案大數據專用平臺，建立網絡維修專業化隊伍，制定統一的戶籍檔案管理標準，以此解決依托公安專用證書辦理業務權限受限、異地辦理業務不完善、網絡設備不穩定、系統推送信息不全面等問題。各戶籍檔案管理部門要主動應用大數據技術譜寫高校戶籍檔案大數據建設新篇章。