秘書工作的張與弛

文/陜西師范大學 陳光棟

大學畢業在基層單位工作兩年后，組織安排我到黨委校長辦公室擔任主要領導秘書，從此走上了13年的秘書工作生涯。人生旅途中，十三個春秋或許不長，而從一個人的職業生涯來看，十三載光陰卻也不短。回顧這段經歷，有苦有樂，更有收獲，慶幸的是在人生最有朝氣、最為美好的年紀里通過這樣一個平臺，讓自己得以提高站位、開闊視野、拓展格局、提升能力。回首過往，這段光陰為自己的職業生涯奠定了堅實的基礎，真是充實而快樂。離開黨委校長辦公室后，常常在思考秘書工作于我而言到底是個什么樣的崗位？具有什么特點？思忖間有了一點感悟，簡而言之，就是“文武之道，一張一弛”。

秘書工作古已有之。秘書工作在中國的歷史源遠流長，楊劍宇先生在《中國秘書史》一書中寫到“孕育于部落聯盟的昌盛時期，萌發于夏朝，形成于殷商。”古時秘書通常被稱為“太史令”“史官”“主簿”“書吏”等。雖然在不同時期的名稱不同，但在歷朝歷代繁冗的管理體制中，他們都發揮著上傳下達、聯系左右的樞紐作用。秘書工作對國家和社會有著重要意義，我們黨從成立之日起就高度重視秘書工作。建黨初期，做秘書工作的都是經驗豐富者。1923年6月12日至20日，中國共產黨第三次全國代表大會在廣州舉行，毛澤東同志被選入中央局擔任秘書。

秘書工作有廣義和狹義之分。秘書是指領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務者，是以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文辦會辦事等為主要職能的領導者、決策者的參謀助手。根據以上定義，凡在辦公室工作的人員都可稱之為秘書。例如我們黨委校長辦公室，既有負責文稿撰寫的文字秘書，又有負責文件流轉的黨務、行政秘書，還有負責綜合事務的內勤、外勤秘書等等。在我看來，這是廣義上的秘書。而我們通常所說的秘書大多特指狹義上的秘書，即具體輔助領導工作的人員。

相較于廣義的秘書，狹義的秘書對從業人員綜合素質要求更高。廣義的秘書大多數時候只負責某一個具體方面工作，而對于狹義的秘書，工作職責是輔助領導工作，可以說是領導工作的延伸，與其打交道的人員眾多，需要處理的事務紛繁復雜。主要領導同志的秘書更是如此，主要領導面對的事情涉及學校工作的方方面面，案頭工作也是千頭萬緒，這個時候秘書不僅僅是端茶倒水、迎來送往的角色，更重要的是真正發揮出參謀輔助的作用。

一、文武之道

（一）所謂“文”，即文稿、文件、文秘，要完成文稿起草、文件把關。說得直白點，就是要有一定的文字功底，要對學校方方面面工作都有基本的了解。

首先是文稿起草。文以輔政，文達則政通，文稿服務是秘書的重要職責。我們黨委校長辦公室設有秘書科專事文字工作，對于很多大型文稿和可預見的文稿，基本上都由秘書科按計劃推進。然而，在實際工作中，會有很多不可預見的臨時文稿和領導個人文稿，比如說在陪同領導調研或出差中，遇到臨時發言安排，而領導在繁忙的公務中往往分身乏術，這個時候秘書人員就應當為領導拿出一個講話的初稿，由領導修改后參考使用。千萬不要覺得寫一個講話稿很簡單，謀篇布局、起承轉合、段與段之間的邏輯關系，都是有講究的，而絕不僅僅是文字的堆積。唯有對學校主要工作做到心中有數，這樣才能寫生動。黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央帶頭力戒形式主義、官僚主義，文風注重“短、實、新”，這就要求秘書知識廣泛、政治敏銳、勤學苦練、精益求精，注重平時的學習、鍛煉和積累，而不能靠臨陣磨槍。高水平的講話稿與領導思想、風格、語氣要一致。關于講話稿的起草，我有幾點體會：一是領導在臺上講話，秘書不能在臺下說“那稿子是我寫的”，以組織名義公之于眾的文稿是集體智慧和領導思想的結晶；二是不可馬虎應付、做官樣文章，要做好提前量，給領導修改講話稿留出充分的時間，提交的文稿必須是你認為最滿意的清樣；三是講話稿起草之前，如果領導和你談了思路，那么領導定的框架不能變、不能走樣；四是要善于積累資料，要留意當前熱點話題；五是領導講話中臨機發揮出的觀點和亮點一定要邊聽邊記，特別是一些觸景生情的靈光一現；六是要把領導講過用過的內容及時整理出來，要不斷跟蹤領導思想觀點的演進，日積月累定有收獲。

其次是文稿和文件的把關。辦公室其他人員和其他職能部門一般都是通過秘書向領導呈送材料或文件。作為秘書，你不僅僅是一個傳遞者，同時要適當發揮初步把關的作用。領導最關注的是什么事情、一直著重在做什么事情、最新要求是什么，秘書應當比其他同志更清楚。還應當熟悉相關領域法律知識，涉及合同、協議等文件，一定要防控法律風險，切實起到“前哨”作用。前置把關可以為領導和職能部門節省很多時間，也可以使領導將更多精力投入管理決策中去。凡是經手的文稿，從政策依據、背景資料、事實邏輯到文字表述、信息數據、行文規范，都要嚴格把關、極端負責，力求做到“文經我手無差錯”。

（二）所謂“武”，即會務、接待、服務，這些案頭之外的功夫展現著學校的形象、管理的水準，必須做好。會場會務和接待服務方面，絕大部分秘書都做得很好，有著很多成功的經驗，不再贅述。關于為領導服務方面，有四點值得注意：一是適時請示匯報。要牢記“參謀不參政，守家不當家”，切勿替領導表態、承諾或決策。二是堅持主動服務。秘書工作難免加班加點，忙是常態。繁忙之中，不應囿于被動接受工作，而應“身在兵位，胸為帥謀”，思領導之所想、謀領導之所憂，從被動服務向主動服務轉變，通過創造性、預見性地開展工作，提高服務質量。三是務必實事求是。要堅守“誠實是智慧的最高境界”，在領導跟前說的話都要有事實依據，不能為了迎合領導、取悅領導見風使舵、耍小聰明，誤導領導決策，更不應在領導跟前以訛傳訛，而要實事求是、知無不言、言無不盡，做到“知之為知之，不知為不知”。四是樹牢保密意識。特殊的崗位決定了秘書會知道更多領導個人和工作上的事情，切記嚴守機密、守口如瓶，思想上時刻保持警惕，正確認識保密工作的重要性，不斷提升防范意識和防范能力，力求做到“事交我辦請放心”。

二、一張一弛

張和弛講的是秘書的工作狀態，做到有張有弛、張弛有度，才是一個合格的、有智慧的秘書。《禮記》云：“張而不弛，文武弗能也，弛而不張，文武弗為也，一張一弛，文武之道也。”原意是指治理國家要寬嚴相濟，現在除了用來比喻生活的松緊和工作的勞逸要合理安排,還暗指一種做人的修養和智慧。從字面意義上講，張是緊張、繃緊的意思，弛是放松、松懈的意思，一張一弛就要求秘書松緊有度，收放自如。

（一）工作節奏的張與弛。就秘書工作性質而言，往往都是大事要事交織、急事難事疊加，具有隨機突發性、多樣瑣碎性、領導指派性等特點，日常性工作和臨時性工作接踵而至、少有空閑，所以“張”是絕對的，“弛”是相對的。所謂的“弛”不過是在某時段的“必答題”答完后，“附加題”少一些而已。實際工作中，臨時、突發工作是常常發生的，故張是常態、弛是偶爾。

（二）工作狀態的張與弛。這里的張與弛主要體現在時間管理上，張指的緊急而能很快完成的事要快速落實，弛則是重要而徐徐圖之的事要常抓不懈。協助領導工作，很小的失誤都會導致不可預估的嚴重后果，所以要合理安排、科學分類。高效的秘書工作，要做到迅速而有條理，案前諸事，能分清楚輕重緩急，刻不容緩去辦；常抓不懈的，及時跟進，做到不遺漏、不誤事。要學會在交叉、交織、交疊中開展工作，很多工作很難一次性干完，如果一直耗著，容易造成時間的浪費，要提高時間的使用效率，就必須協同推進各項工作。在此背景下，把握好張與弛，就要求秘書有強烈的事業心、嚴肅認真的工作態度、一絲不茍的工作作風和科學高效的時間管理，張是不得不張、不敢不張，弛是不慍不火、不疾不徐。

（三）工作方法的張與弛。每一位優秀的秘書都有自己的工作方法。在我看來，他們的工作方法中有些是相同的，是必須那么做的；有些是獨有的，是可以創新的。工作方法的張與弛體現在規范性和創新性上，“張”指的是必須要循規蹈矩、嚴格按照規范和原則做的工作；“弛”則是指那些可以自由發揮，憑借自己扎實學識和實踐經驗創造性地開展某些工作，謀求方法上的創新。

首先是規范性。在我國的學科體系中，秘書學學科是以秘書工作為研究對象，研究其主體與客體及其相互關系的一門綜合性的應用科學。目前，很多高等院校開設了秘書學專業，為黨政部門、企事業單位培養高級秘書人才，這就說明秘書工作是有系統性的規范和要求的。雖然現在實際從事秘書工作的很多同志并非秘書專業出身，但對于這些規范和要求，必須要學習和執行。因此，筆者建議打算從事秘書工作和從事秘書工作不久的同志，要系統學習理論知識，包括秘書學書籍、黨和國家相關文件、政策法規等，確保工作合法合規。當然，除書本知識外，還有很多實際工作中出現的隱形的規矩規范，也要多向前輩請教，在工作中善于總結。

其次是創新性。秘書工作的獨立性與靈活性決定了在規范性的前提下，秘書工作和其他工作一樣，很多方面是可以創新的。只要不違背原則，可以運用創造性思維處理工作，不斷創新秘書工作方法。在此過程中，應當把握好一個原則，創新一定是服務于工作需要的，是著眼于更好地推動工作，不能嘩眾取寵，為了創新而創新。實踐經驗告訴我們，短期從事秘書工作，不用創新是可以應付過關的；但長期從事秘書工作的，領導還是喜歡新穎的東西，同時也能給自己枯燥的工作帶來樂趣。要想創新，一是要有創新的意識，具有戰略的、發展的眼光，在繁瑣的工作中經常思考，敢于解放思想，打破常規，敢想、敢做；二是具有科學、合理、開放、立體的知識結構，不斷拓展思維的深度,這就要求始終保持廣泛的學習興趣；三是充分利用平臺優勢，秘書崗位比其他崗位更有機會接觸高層次領導，要虛心學習不同領導在經年累月工作中養成的優點和長處。

還要強調一點，規范和創新并不是孤立的，更不是對立的，它們是有機統一的整體。就工作方法而言，嚴格的規范和科學的流程是創新的源泉，可謂張為弛來，弛為張的彈力。

最后要說明的是，人無德不立，世無德不興。對秘書工作者而言，最重要的是德行，德行的好壞在秘書工作崗位上往往會被放大。切記要心存善良、不妄比、知感恩，擺正位置、遵紀守法、謹言慎行。