航天企業辦公室督辦機制現狀與發展策略

文/中國運載火箭研究院 楊照

在航天系統工程中，復雜而龐大的工作內容以及精細化要求程度高的管理內容，都對督辦與管理提出了高要求。在企業的督辦中，牽一發而動全身。因此，上級的指示、統一的決策以及督辦等，對于后續的工作內容影響是非常直接而深刻的。航天企業中，辦公室所應履行的職責和達到的工作目標，涵蓋了對于工作的督辦，包括工作的時間、效率、效果等。在長期的經營發展中，航天企業的辦公室督辦機制形成了比較穩定的狀態，然而面對今天科學技術迅速發展、市場化運營等新的社會背景與發展形勢，傳統的督辦方式和機制有了不適應之處，導致在辦公室督辦過程中存在著一定的問題。本文將對這些問題進行分析，結合實際，提出建立明確清晰、信息化管控的督辦方式，提高督辦工作的質量。

一、航天企業辦公室督辦及督辦機制內涵

辦公室督辦，就是在日常的工作中，辦公室需要與企業各部門進行良好的配合，加以監督管理，保障工作的效率和效果，促使工作按時按質量完成。尤其是對于企業內部工作比較復雜的情況而言，辦公室督辦對于工作完成效率有著明顯的影響。在航天企業中，由于航天系統工程的復雜性、技術性等多重原因，需要辦公室開展督辦工作，日常工作也需要辦公室的良好配合。督辦是在企業的各級之間通過辦公室進行溝通、做好監督等，因此也將形成一定的機制和規章制度。隨著當前社會和科學技術的發展，我國與世界不斷接軌，航天企業的發展突飛猛進。但是，進步的同時，企業也必須認識到，在當前的社會背景下，航天企業面臨著許多挑戰，包括市場化運營等以及科技發展的要求，而國內航天企業的辦公室督辦機制中，仍然是比較傳統的工作模式，已經不適應當前的發展，需要加以改進。本文將對這些問題進行分析，結合實際，提出建立更加明確清晰、信息化管控的督辦方式，提高督辦工作的質量。

航天企業的正常運營離不開辦公室督辦工作，盡管當下的國有企業文化有了明顯的提升，企業需要更高效的運行機制，以及較強的執行力，這是辦公室開展督辦工作的主要因素，缺少了督辦工作，航天企業的運行就是紙上談兵。作為企業當中必不可少的基本職能，督辦工作是任務完成的基礎，促使企業生產運營的鏈條高效運行。通常來講，在航天企業中，日常的辦公室工作需要督辦工作的配合，而督辦工作也是一項比較繁雜的工作。要想做好督辦工作，必須要了解督辦工作的實際內涵。

二、辦公室督辦存在的問題

（一）完成工作的程度不夠深入，管理較為粗放。在當前的航天企業辦公室督辦工作中，管理模式比較粗放，許多時候往往強調管理層個人的經驗和決策，而缺乏對整體工作的監督與管理，導致辦公室在督辦過程中，完成程度不夠深入，任務不夠規范，人為導致的不可控因素對于工作完成的影響較大。雖然在長期的發展中，管理層個人的經驗是比較豐富的，也能夠解決一定的問題，但是如果缺乏完善的監督機制，就會導致無法對于個人可能產生的錯誤和問題及時進行糾正，影響工作的完成。面對這些問題，應當建立更加精細化的管理和督辦流程，提高督辦的規范化，促進工作的落實。

（二）完成工作的時間不及時，效率較低。工作按時完成的概率比較低，導致航天企業內部整體的工作完成時間不夠及時、效率比較低下，是辦公室督辦存在的重要問題。航天工作本身的任務是比較復雜的，任務量大、工作任務重，是督辦人員一定會面臨的問題。對于這些問題，航天企業在不斷尋找解決的措施，但該問題始終存在，需要從制度和管理方面進行解決。而在督辦的過程中，很容易出現上級領導要關注的事項、內容復雜繁多，無法實現更加規范性和完整性的管控，當無法把控全局的時候，就容易遺漏一些內容或要求，這些疏忽失誤大多是由于制度和督辦方面不夠合理而導致的，最終導致并非每一項工作都能夠按時完成。

（三）完成工作的質量有待提高。航天工作本身對于工作的質量有著極高的要求，同時在規范性、技術性、指標性等方面存在比較嚴苛的規定，嚴格按照標準完成任務和工作，是航天工作中應當堅持的原則，但是這種客觀上的標準和主觀相結合的時候，就會產生一定的問題。例如，在部分航天工作的描述以及要求中，存在比較模糊、不清晰的表述，這將導致不同的個體對于其所描述的內容和規范的要求產生差異，對于最終的工作質量和標準認識形成不同意見，導致工作中由于理解和看法不同而造成資源浪費和標準不統一。當標準出現差異的時候，工作最終的完成質量會受到很大影響。

三、完善辦公室督辦機制的策略

（一）提高辦公室督辦的精細化管理。要控制管理模式的粗放，提高工作完成的程度，保障航天企業的工作每一步都能夠做好，應當提高辦公室督辦的精細化，促進辦公室督辦機制的完善。航天工作中，由于復雜性、規范性等原因，本身需要多個不同的環節來完成，環節之間要加以配合與協作，這對于督辦的要求更高。精細化管理流程顧名思義是通過對于管理模式的具體化、精確化、細致化來提高管理督辦的科學性，令工作更加統一規范。在具體的督辦中，辦公室應當形成精細化管理的機制和流程，規范擬辦、立項與交辦工作程序，嚴格監督工作的進行，積極督促工作部門之間的協同合作。在機制的發展中，應當注重堅持精細化管理的原則和理念，認真對待管理過程，避免傳統的粗放管理模式，避免個人的經驗形成單獨的決策依據，要從綜合性的角度去考量督辦的細節和環節，及時發現和處理問題，避免漏洞和利益受損。

（二）實現辦公室督辦管理的信息化和閉環。在航天企業中，工作事項繁多，種類多樣化，不同部門之間工作內容存在十分大的差異，且各自的流程、管理等也不盡相同，這給督辦工作本身帶來了很大的挑戰，今天市場化的發展，為航天企業工作帶來了更加復雜的內容、流程和對外交流機制，提高了對于督辦能力的要求。因此，辦公室督辦應當提高督辦的信息化以及實行閉環工作，分門別類、具體落實，提高管理督辦的效率，促使各項工作按時按質量完成。在辦公室督辦機制中，要引入信息化管理系統和模式，借助網絡信息技術和軟件等，對于工作流程進行一定的監督，對于督辦工作本身也進行管理，這能夠極大提高督辦的效率以及便利程度，讓督辦落實在具體的工作中。同時，依賴于先進的網絡信息技術等，能順利完成信息對接，對相關信息以及重要信息加以保存和保管，提高工作的安全性和信息的安全性。

（三）規范督辦制度化落實，提高工作質量。辦公室督辦機制的完善，必須能夠落到實處，能夠切實提高工作的質量和效果，這是航天企業的根本要求，也是辦公室督辦機制完善的目的。因此要注意制度化、規范化的落實。其一，航天企業在辦公室督辦過程中，要對工作的要求和標準進一步明確，提高對于工作要求的具體化、規范化描述，也可以進行一定的解釋工作和指導工作，避免主觀理解差異性過大；其二，督辦和工作過程中要注重強調協同合作，讓不同部門之間需要合作時共同努力，通過交流和合作，提高效率，降低誤解出現的可能性，達成更加高效的工作效果，促進工作質量的提升；其三，明確不同部門之間的責任歸屬，讓職責的落實更加清晰，形成良好的責任追究機制，避免因工作過程中的模糊導致督辦效率低下；其四，建立績效考核制度以及督辦工作考核制度。通過前者，對于工作質量包括效率、效果、時間等進行評價并以此落實獎懲；通過后者，對督辦效率效果進行監督，從而進行獎勵和懲處，促使督辦人員反思自己的問題，完善督辦過程。

四、結語

航天企業中，工作內容是復雜且多類型的，協調的難度也很大，這不僅對于企業內部的工作能力提出了比較高的要求，同時對于辦公室督辦機制也提出了比較高的要求。辦公室應當履行的職責和達到的工作目標，涵蓋了對于工作完成的督辦，包括工作的時間、效率、效果等。在長期的經營發展中，航天企業的辦公室督辦機制形成了比較穩定的狀態，然而面對科學技術迅速發展、市場化運營等新的社會背景與發展形勢，傳統的督辦方式和機制有了不適應之處，導致辦公室督辦過程中存在一定的問題。面對這些問題，航天企業應當積極落實精細化管理，完善督辦機制，將督辦制度規范化，進而提高督辦效率，促進航天企業健康發展。