科技檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)防控

文/鄭州飛機(jī)裝備有限責(zé)任公司 肖蓓蓓

一、科技檔案的管理模式

（一）科技檔案的定義。科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值、并已歸檔保存的科學(xué)技術(shù)文件材料。科技檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，可以促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，并且提供系統(tǒng)的科學(xué)數(shù)據(jù)和依據(jù)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供知識(shí)保障。

（二）科技檔案的管理模式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科技檔案由最初的紙質(zhì)檔案資料逐漸向信息化、電子化、數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)變。電子信息技術(shù)未大范圍應(yīng)用前，科技檔案的承載方式主要是紙質(zhì)形式，一些科技檔案甚至需要通過(guò)手工書(shū)寫和畫圖來(lái)形成，所形成的科技檔案保存至今非常破舊，甚至已經(jīng)損壞，這時(shí)候需要通過(guò)數(shù)字化的手段對(duì)老舊科技檔案進(jìn)行重新管理。這就需要在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)以往各類紙質(zhì)文件以及圖紙進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子資源的模式。將紙質(zhì)科技檔案數(shù)字化最大的優(yōu)勢(shì)就是盡可能節(jié)省存儲(chǔ)的空間，提高檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確程度，保護(hù)原始紙質(zhì)科技檔案，為后續(xù)的整理、保管以及利用提供便利。除此之外，當(dāng)今最主流的科技檔案形成模式已經(jīng)由以往的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，科技檔案絕大多數(shù)已經(jīng)形成于各類計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，其形成的文件都是電子文件，那么科技檔案的管理模式也會(huì)產(chǎn)生新的變化。

（三）科技檔案的管理模式發(fā)展趨勢(shì)。隨著電子化的不斷進(jìn)步與更迭，電子檔案管理發(fā)展迅速。電子科技檔案管理有效率高、速度快、方便管、成本低等優(yōu)點(diǎn)，比如企業(yè)信息化平臺(tái)上的一些業(yè)務(wù)軟件與檔案管理軟件之間可以建立接口，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料需要按照歸檔要求形成，并且直接通過(guò)接口傳輸進(jìn)入檔案管理軟件，形成一個(gè)實(shí)時(shí)歸檔模式，保證檔案的原始記錄性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的前端控制。科技檔案電子化管理模式可以有效保證科技檔案歸檔的及時(shí)性、系統(tǒng)性，便于科技檔案歸檔時(shí)，檔案管理人員與科技檔案形成人員之間建立有效的反饋機(jī)制，解決歸檔時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，以達(dá)到確保文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化等目的，保證科技檔案收集、整理、存儲(chǔ)、提供利用等環(huán)節(jié)的效率和準(zhǔn)確程度，便于對(duì)科技檔案信息的再次開(kāi)發(fā)和利用。在當(dāng)前檔案數(shù)字化向數(shù)據(jù)化發(fā)展的大環(huán)境之下，科技檔案電子化管理相較于文書(shū)檔案的電子化管理而言，更具有數(shù)據(jù)化意義。由于科技檔案中存在企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)、商業(yè)經(jīng)營(yíng)、組織管理等活動(dòng)中相當(dāng)重要的數(shù)據(jù)，科技檔案的電子化可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整理、解構(gòu)、封裝以及全程管理，以奠定企業(yè)內(nèi)部的科技檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，便于后續(xù)科技檔案的數(shù)據(jù)挖掘和分析整合。

二、科技檔案電子化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

由于電子科技檔案管理高度依賴信息系統(tǒng)與信息設(shè)備，這就導(dǎo)致科技檔案電子化管理存在許多制約條件。軟件以及硬件故障或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件本身的兼容程度，都會(huì)對(duì)電子科技檔案的儲(chǔ)存和使用造成一定的影響。而且在對(duì)科技檔案進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程中，其文件在傳輸、保存或者利用時(shí)，會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的程序漏洞以及人員的不當(dāng)操作而產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的結(jié)果。

（一）紙質(zhì)科技檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)科技檔案電子化管理需要通過(guò)一定的技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體，在數(shù)字化的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)文件的損壞、丟失或者掃描不清晰，丟失關(guān)鍵數(shù)據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，數(shù)字化設(shè)備是否存在性能漏洞，檔案管理軟件服務(wù)器內(nèi)存是否足夠，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)是否存在安全風(fēng)險(xiǎn)等都有可能對(duì)科技檔案信息的真實(shí)、完整和齊全產(chǎn)生一定的影響。在紙質(zhì)科技檔案電子化過(guò)程中，工作人員的素質(zhì)是影響科技檔案安全最重要的因素，有個(gè)別工作人員缺乏檔案管理意識(shí)，認(rèn)為檔案不過(guò)是一些文字材料，在數(shù)字化或者電子化的過(guò)程中，隨意處置檔案材料，在拆卷、掃描、裝訂的過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)科技檔案造成不可逆的傷害。

（二）電子科技檔案的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案本身具有多種特性，其本身對(duì)于信息系統(tǒng)有著較強(qiáng)的依賴性，并且其存儲(chǔ)載體具有不穩(wěn)定的性質(zhì)，這些特性都與紙質(zhì)檔案存在著一定的區(qū)別，檔案管理人員在以往紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中所形成的管理習(xí)慣與思維理念都難以適應(yīng)當(dāng)前電子檔案的管理模式。電子科技檔案在歸檔和管理的過(guò)程中，由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的一些問(wèn)題以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間在傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，有可能出現(xiàn)歸檔的科技文件與原文出現(xiàn)一定的偏差或者數(shù)據(jù)丟失等，這對(duì)電子科技檔案的管理產(chǎn)生了一定的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，一些企業(yè)檔案管理軟件相關(guān)的設(shè)備有老化落后的現(xiàn)象，檔案管理服務(wù)器會(huì)有死機(jī)、更新不及時(shí)、出現(xiàn)漏洞等問(wèn)題；一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件與檔案管理軟件的接口不夠完善，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)完整的歸檔甚至沒(méi)有建立接口，這給電子科技檔案的管理帶來(lái)很大的影響，對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的文件資料無(wú)法進(jìn)行科學(xué)有效的管理。當(dāng)前檔案管理人員配置還有所欠缺，紙質(zhì)檔案管理模式下培養(yǎng)出的檔案管理人員對(duì)當(dāng)前電子化的管理模式需要一定的時(shí)間和精力去適應(yīng)，而且還缺少一部分熟練掌握電子化知識(shí)的管理人員。這就對(duì)檔案管理人員提出了要求，檔案管理人員不僅需要熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，還要對(duì)信息化技術(shù)有一定的了解，可以及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，還需要提升檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三、科技檔案電子化管理的風(fēng)險(xiǎn)管控

要想對(duì)科技檔案電子化管理進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控，就需要從硬件和軟件方面著手，對(duì)物理環(huán)境和系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行保障，確保科技檔案在生成、收集、整理和利用的過(guò)程中不發(fā)生損壞。要建立良好的反饋系統(tǒng)，對(duì)科技檔案電子化管理的過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，要形成及時(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施，保證電子科技檔案在系統(tǒng)中的安全性和可用性。企業(yè)和檔案部門要適時(shí)改變管理思想，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向信息化管理，制定適應(yīng)電子化科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)電子科技檔案的形成、保管和利用等各個(gè)流程進(jìn)行規(guī)范化管理。

（一）硬件環(huán)境。為了避免電子科技檔案載體在運(yùn)行過(guò)程中因?yàn)檩d體而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的情況，企業(yè)應(yīng)該加快檔案工作中所需的硬件設(shè)備的更新，淘汰老化、落后的電子化設(shè)備，減少因設(shè)備發(fā)生故障而產(chǎn)生的損失。還要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、磁盤陣列等設(shè)備，保障檔案管理系統(tǒng)順利運(yùn)行。

（二）軟件環(huán)境。對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)維護(hù)，解決檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的漏洞與問(wèn)題，保障電子科技檔案管理的順利運(yùn)行。對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口進(jìn)行定期維護(hù)，對(duì)沒(méi)有建立接口的盡快建立接口，并且按照各企業(yè)的歸檔要求，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的文件資料進(jìn)行數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化確定，以保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件資料滿足歸檔要求，以達(dá)到可歸可用的目的。

（三）制度體系。在電子科技檔案管理的過(guò)程中，要及時(shí)建立或者更新電子科技檔案的管理制度體系，可以參照國(guó)家對(duì)電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定以及本行業(yè)內(nèi)的管理規(guī)定，制定適應(yīng)本企業(yè)的電子科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度，對(duì)本企業(yè)的電子科技檔案管理提供依據(jù)性的保障，從源頭上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避制定一定的策略，以優(yōu)化電子檔案的管理工作。

（四）人員素質(zhì)。要不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，盡快適應(yīng)新的工作模式，熟練掌握電子檔案的管理技巧，通過(guò)定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握信息化知識(shí)和更前端的技術(shù)，以便解決工作中產(chǎn)生的非業(yè)務(wù)性問(wèn)題。檔案管理人員還應(yīng)該強(qiáng)化自身素質(zhì)，遵守國(guó)家和企業(yè)的管理制度，嚴(yán)格按照工作流程辦事，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》以及企業(yè)規(guī)章制度等，提高責(zé)任意識(shí)，保障檔案工作順利安全進(jìn)行。如果企業(yè)將檔案電子化的業(yè)務(wù)外包給檔案中介服務(wù)公司，一定要對(duì)其經(jīng)營(yíng)資質(zhì)進(jìn)行調(diào)查，對(duì)其工作人員的素質(zhì)和工作能力提出具體的要求，避免在科技檔案電子化的過(guò)程中出現(xiàn)科技檔案丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

不管是科技檔案的數(shù)字化還是電子科技檔案的管理，在工作過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容丟失、內(nèi)容不完整、信息管理失控、系統(tǒng)發(fā)生故障、人員操作有誤等各種問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)給企業(yè)以及國(guó)家造成不可估量的損失。所以在科技檔案電子化管理的過(guò)程中，企業(yè)要擔(dān)負(fù)起其義務(wù)，時(shí)常進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估，及時(shí)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防控，建立完善的電子科技檔案管理體系，保障科技檔案的真實(shí)性、完整性、原始性和可靠性，為企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。