事業單位改革過程中對于檔案工作的思考
——以呂梁市現代農業發展服務中心為例

文/呂梁市現代農業發展服務中心 馬文平

2021年6月是全國事業單位機構改革的最后日期，作為山西省呂梁市市級農業部門，呂梁市現代農業發展服務中心由農機、農經、農業開發中心率先組建起來。作為一名檔案人，面對機構改革所產生的新的全宗，歸檔范圍、保管期限表、檔案分類大綱等的變化以及面臨的新問題、新情況需要我們去思考解決。

一、事業單位改革過程中檔案工作現狀

呂梁市事業單位改革涉改單位檔案工作目前處于收尾階段。以呂梁市農業系統改革為例，現在縣市已改革9家，還有4家尚未改革。改革所涉及的單位也有差別。反映到檔案工作中，由于全市步調不一致以及檔案局涉改單位檔案指導文件遲遲沒有下文，檔案工作呈現出不同的狀況。有的單位改革早，動手快，檔案工作在檔案人員的指導下已經移交入庫，新單位的檔案已在籌劃之中；有的單位檔案工作正在整理移交當中；有的單位還未合并，領導班子未定，檔案工作還處于停滯狀態。

二、事業單位改革過程中檔案工作存在的問題

（一）原全宗構成單位的移交問題。由于呂梁市農業系統事業單位三定方案尚未出臺，公章未刻，科室未定，目前新組建的呂梁市現代農業發展服務中心還未正式運行，原來三家單位還各自為政。據筆者了解，我原單位呂梁市農機服務中心已將檔案移交至2020年，原農經中心、農業發展中心兩家單位還在整理當中，各家進度不一，再加上事業單位改革檔案處置相關文件未及時下發，檔案移交入庫時間未明確，檔案館接受文件的范圍有哪些，哪些單位需要全部上交？涉改單位是移交現代農業發展服務中心或者農業農村局，還是檔案館？這都需要檔案館（局）以及涉改單位共同來面對。

（二）原全宗構成單位材料不齊全的問題。這是一個普遍存在的問題，各涉改單位最明顯的就是數字化檔案缺乏，除極個別單位開展了此項工作外，大部分未開展該項工作。文書、實物、聲像、業務檔案較容易收集整理，會計、基建檔案由于涉改單位的特殊性、保密性，單位領導不同意移交。另外與檔案密切相關的資料收集不全，如全宗介紹、組織沿革、大事記等，這些當年如不注意保存積累，在最終的移交過程中想要補齊很困難。

（三）原全宗構成單位檔案人員斷檔問題。市現代農業發展服務中心成立后，僅對辦公室、黨辦進行了重新調整安排，但由于主管領導對檔案工作不熟悉，未明確原三家單位檔案移交入庫事宜，存在只安排辦公室工作，忽視檔案工作的現象。檔案工作成為真空地帶，少有人問津，而新任命的分管領導、辦公室主任又不熟悉相關檔案知識，底數不清、情況不明、管理混亂，導致單位檔案工作處于被動、停滯狀態。

（四）新組建單位全宗的歸屬問題。由于三定方案未下，歸屬出現問題：新組建的呂梁市現代農業發展服務中心是隸屬于市農業農村局，成為其下屬事業單位；獨立存在，成為一個能夠獨立行使職權，人事財務獨立的新單位；或者按照市農村經濟管理中心的牌子，以農經中心為中心，其他單位都合放在農經中心這個全宗里。按照全宗構成者的條件，還存在不確定性，一切都得等三定方案下來，待一切權力責任明確以后才能定奪。

（五）新組建單位檔案管理工作停滯問題。新組建的呂梁市現代農業發展服務中心目前重心都在科室組建、辦公業務工作安排上，檔案工作作為“二線”工作尚未提上工作日程，原三家單位檔案移交也未進行部署，檔案機構和檔案工作人員還不明確，相關人員也還未與檔案館（局）人員對接。對于筆者來說，由于業務關系與市檔案館人員接觸過，探討過新單位組建檔案需要做的前期工作以及舊單位檔案移交的事情，但自己是以原農機服務中心檔案負責人的身份進行探討，目前新單位情況未明，各科室人員未進行調整任命，檔案工作無法深入。

三、對事業單位改革過程中檔案工作的建議

（一）必須積極爭取主要領導（一把手）的支持。由于有些領導不熟悉檔案工作，對檔案的支持力度不夠，檔案工作脫離單位的人財物支持很難開展。因此作為檔案員，必須積極爭取單位主要領導（一把手）的支持，要說服辦公室主任、一把手，同時自身要硬，拿出成績說事，讓領導充分認識到做好檔案工作的重要性，爭取將檔案工作納入議事日程，人、財、物有保障，明確各單位檔案移交責任人，檔案移交入庫截止時間，移交方案處置等事宜，有了一把手和領導班子的支持，檔案工作才能有序開展。

（二）檔案管理部門應協調一致，盡快下發事業單位檔案管理相關文件，督促各涉改單位切實把檔案工作提上日程。就呂梁市的情況，事業單位改革已經進入尾聲，但指導事業單位在機構改革中如何做好檔案工作的文件尚未下發。筆者在近期的檔案移交工作中向檔案館、檔案局相關人員咨詢，得到的答案都是檔案局負責下文，請耐心等待。在這個空白期，建議檔案管理部門加快進度爭取下文，明確移交的截止時間、移交單位、移交檔案范圍以及其他事宜，如果檔案職能部門對各涉改單位未下發文件或者前期未進行業務指導的，建議大家參照當地2018年、2019年行政單位機構改革檔案移交的指導文件來進行整理。

（三）檔案員要組織協調，耐心做好檔案工作的收集整理工作。涉改單位移交之年，檔案工作繁重，既要做好單位內部各科室檔案資料的收集整理，還要與檔案部門溝通，做好各類型檔案的入庫，涉及合并的單位還要做好全宗介紹、組織沿革、大事記的編排，這就需要檔案員有耐心。不懂的應當積極與檔案管理部門聯系，按照檔案管理部門的指導，科學制定檔案分類大綱、檔案保管期限表，明確各類檔案的整理標準，結合單位實際，全面做好文書、業務、會計、照片、實物、基建等檔案，確保本單位形成的檔案應收盡收，應管盡管。確實因工作、保密的需要，應遵循《檔案法》《保密法》的有關規定，與檔案職能部門協商，原件需歸檔案館保存，對涉及單位利益的部分（如基建、會計檔案）原單位可以復印作為副本留存。對于數字化檔案工作，目前單位還未開展的，建議外包或者與檔案館溝通協助進行。

（四）壓實責任，避免原單位檔案管理人員過早撤離。為避免涉改單位檔案真空期，應做好如下幾點：首先，檔案員應積極與原單位一把手及時匯報，以原單位名義制定下發檔案處置方案，方案中應明確檔案工作機構和人員，檔案收集、整理的具體要求，檔案交接的程序和手續，工作推進的時間節點等內容；其次，應邀請檔案館的同志全程參與或者部分參與業務指導，在對方的監督指導下，對照文件材料歸檔范圍、分類大綱以及檔案保管期限表，認真清點并登記造冊做好移交。同時應明確一點，若檔案處置工作未能如期完成或檔案處置不到位的，相關檔案館人員、原檔案工作人員不能撤離，新成立單位不予辦理崗位調動調整，直至檔案移交完成。

（五）新組建單位全宗應以編辦“三定”為準。以呂梁市現代農業發展服務中心為例，目前可能出現如下幾種情況：1.新組建單位人事財務獨立，能夠獨立行使職權，從組建之日起，應與檔案館積極溝通，新設檔案全宗進行管理，合并前各單位檔案全宗終止，全宗號封口管理；2.新組建單位人事財務不獨立，不能夠獨立行使職權，且原有全部職能隸屬于市農業農村局，則不另立全宗，原單位檔案移交農業農村局管理，全宗號沿用農業農村局全宗號，合并前各單位檔案全宗終止，全宗號封口管理；3.新組建單位如果是以農經中心為主（增掛農經中心的牌子），原農機中心、開發中心所有職權并入農經中心，則合并前各單位檔案全宗終止，舊的檔案移交農經中心管理，合并后形成的檔案歸市農經中心管理，不另立全宗。但按目前的情況，新組建單位僅僅是增掛市農經中心的牌子，農經中心是新組成單位的一個子單位，因此以農經中心全宗作為新單位全宗的可能性最小。

（六）依法依規做好新組建單位檔案管理工作。新組建單位作為一個新的全宗單位存在，新成立的檔案室及其檔案管理人員應盡快進入角色，熟悉領導班子、各科室組成人員和業務構成，明確各科室檔案分工，構建本單位機構網絡圖，建立健全檔案工作制度。在熟悉單位基本情況的基礎上，科學制定檔案分類大綱、各種門類和載體的文件材料歸檔范圍和保管期限表，同時要積極與檔案館負責本單位業務指導的同志聯系，在檔案館相關人員的正確指導下，全力做好各類檔案的建檔工作，確保各類檔案在形成源頭收集齊全、整理規范、管理安全，為各項工作提供強有力的服務。