論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

文/白山市服務(wù)業(yè)發(fā)展促進(jìn)中心 喬立銘

事業(yè)單位的人事檔案信息管理是開展各項工作的基礎(chǔ)，對事業(yè)單位選取優(yōu)秀人才、審查干部履歷、群眾信息管理等相關(guān)工作有極大的幫助。通過人事檔案信息對工作人員的履歷介紹，事業(yè)單位能夠全面認(rèn)識到職員的工作能力，從而進(jìn)行有效合理的人力資源分配。

一、事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)涵

事業(yè)單位是受國家機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、不實行經(jīng)濟(jì)核算、由國庫開支經(jīng)費(fèi)的部門或單位，例如我國的公立學(xué)校、公立醫(yī)院、科研研究所等都屬于事業(yè)單位的范疇，都在我國市場經(jīng)濟(jì)中占有一定的地位。人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密聯(lián)系。記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，事業(yè)單位中的人事檔案尤為重要。事業(yè)單位人事檔案包括履歷材料、組織關(guān)系材料、考核材料等，事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容是依據(jù)材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度等對檔案進(jìn)行管理。

事業(yè)單位人事檔案信息化管理的作用主要包括提高檔案管理實施效率，提高檔案內(nèi)容的真實性和完整性，加快檔案管理現(xiàn)代化改革。需要利用計算機(jī)設(shè)備穩(wěn)定、強(qiáng)大的信息檢索能力，為事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)信息的查閱和傳遞提供有效、充分的便利支持。將事業(yè)單位的紙質(zhì)人事檔案輸入計算機(jī)，生成電子備份，使檔案管理人員使用電子方式開展相關(guān)工作。事業(yè)單位人事檔案信息管理模式可以在更多學(xué)科之間充分利用，發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案信息資料的使用價值。

二、人事檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理途徑

（一）事業(yè)單位人事檔案信息化管理。在當(dāng)今信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式顯然已經(jīng)不符合時代發(fā)展要求。一方面，大量紙張的浪費(fèi)和對檔案信息的保存能力低，都使得事業(yè)單位人事檔案管理工作方式必須進(jìn)一步革新。我們處于大數(shù)據(jù)時代，擁有了信息和互聯(lián)網(wǎng)，媒體就擁有了資源和優(yōu)勢。對于事業(yè)單位來說，利用信息技術(shù)對人才檔案信息進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)上的通用存儲，將紙質(zhì)版檔案信息替換為互聯(lián)網(wǎng)信息，隨著人員的調(diào)換與流動對網(wǎng)上檔案信息進(jìn)行編輯更改，保存?zhèn)鹘y(tǒng)人事檔案管理“檔隨人走”的特點(diǎn)，進(jìn)而更改傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式。如此不僅能夠有效長時間保存人才檔案信息，讓事業(yè)單位更加全面地了解人員的履歷信息，合理地安排人員職位調(diào)動，還可以節(jié)約紙張，節(jié)省大量空間與資金，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化。政府機(jī)關(guān)相關(guān)工作人員需要將其教育背景、工作表現(xiàn)、政治面貌等檔案信息共同統(tǒng)計，既要保留紙質(zhì)版資料，并在政府機(jī)關(guān)內(nèi)部的互聯(lián)網(wǎng)端上傳檔案信息資料，保證兩個不同形式資料的一致性與完整性。人事檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，目前，很多單位沒有規(guī)范人事檔案的管理。規(guī)范人事管理，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善管理制度，提高人事檔案和信息管理記錄的信息含量，完善人事管理制度和管理人員的業(yè)務(wù)技能。在信息化人事檔案管理過程中，我們清楚地意識到，檔案信息資源的構(gòu)建是電子商務(wù)建設(shè)的一個重要組成部分，在建設(shè)電子化商務(wù)的同時，要保證信息化檔案資源的安全問題，構(gòu)建一個安全、和諧、共享的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源空間。

（二）提升事業(yè)單位人事檔案管理者職業(yè)道德和專業(yè)水平。人事檔案管理工作普遍具有三個特點(diǎn)：全面性、準(zhǔn)確性、變動性。事業(yè)單位人才流動性較強(qiáng)，需要檔案管理者有較強(qiáng)的專業(yè)水平，對于變動的信息準(zhǔn)確、全面錄入。事業(yè)單位檔案管理者的作用就是通過基本制度對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，為事業(yè)單位的規(guī)范化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。應(yīng)構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)平臺檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)真正意義上的檔案資源共享，實現(xiàn)檔案資源的全方位保護(hù)，為檔案信息的利用提供充足的資源。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求檔案工作者掌握數(shù)學(xué)、計算機(jī)等多種學(xué)科的綜合知識應(yīng)用，從而對檔案信息進(jìn)行實際應(yīng)用。事業(yè)單位在選擇檔案管理者時，需要保證其有較強(qiáng)的現(xiàn)代科技意識、檔案管理意識和較高的計算機(jī)應(yīng)用能力、收集整理能力、審核清除水平等。例如，學(xué)校檔案管理工作人員需要把學(xué)生的入學(xué)報到資料、成績證明資料及畢業(yè)證明、黨團(tuán)組織等資料統(tǒng)一整理到學(xué)生的學(xué)籍檔案中，通過學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、教育經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)等方面，全面呈現(xiàn)學(xué)生的個人經(jīng)歷和評估學(xué)生的個人能力。在此過程中，需要檔案管理工作人員充分掌握學(xué)生各項指標(biāo)內(nèi)容，熟練記錄整理每位學(xué)生的學(xué)籍資料，利用計算機(jī)錄入上傳至學(xué)信網(wǎng)，以備后續(xù)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。本文旨在加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化思想，提升檔案管理的內(nèi)容和意義。要采取有效措施，實現(xiàn)檔案基本信息和人事檔案管理的規(guī)范化，擴(kuò)大人事檔案服務(wù)范圍，適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案的更好發(fā)展，支持所有CNKI文件格式；僅支持PDF格式。此外，在事業(yè)單位工作的檔案管理者不僅需要較高的職業(yè)技能水平，更需要有崇高的職業(yè)道德，對于某些需要保密的檔案，不能私自下載、保存或上傳、泄露，要嚴(yán)格遵守檔案管理守則，保證每份檔案資料的安全和機(jī)密性，如此才能使得人事檔案信息管理工作高質(zhì)量完成。

（三）保證事業(yè)單位人事檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理有一定的局限性，因此人事檔案管理部門實行以老帶新、以強(qiáng)帶弱的工作梯度來進(jìn)行信息化管理。檔案管理者自身也要嚴(yán)格遵守事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范準(zhǔn)則，對于某些必須使用紙質(zhì)材料的檔案，需要統(tǒng)一使用規(guī)范的A4辦公用紙，黑色碳素筆或鋼筆進(jìn)行書寫，左側(cè)裝訂；格式排版方面采用橫寫橫排，日期需要標(biāo)注；辦理完并且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存，即歸檔。這是國家規(guī)定的一項制度，常用于各級事業(yè)單位，也是保證事業(yè)單位規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要制度。如在醫(yī)院檔案管理的工作人員，也需要將診斷治療完成的病人用藥情況、病情情況、治療結(jié)果等整理納入一份檔案資料，并歸納于醫(yī)院的檔案資源，用于后續(xù)相似病情的同等核查。人事檔案管理應(yīng)采用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段，建立電子信息數(shù)據(jù)庫和信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率。畢竟，推動信息技術(shù)向規(guī)范化方向發(fā)展，有助于為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。為保證事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理，需要國家事業(yè)單位制定一套完備的體系，嚴(yán)格執(zhí)行并在實踐的過程中不斷完善。首先，要對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行信息保留，利用計算機(jī)技術(shù)等對相關(guān)檔案信息進(jìn)行存檔，存檔的過程中也要注意信息資料之間的格式問題，嚴(yán)格依照相關(guān)細(xì)則處理。其次，由于事業(yè)單位人員流動和崗位調(diào)動較頻繁，在檔案規(guī)范的管理體制中要注重檔案信息的更改和保存，使檔案具有一定的實效性，能夠真實展現(xiàn)員工的真實狀況和信息，使后續(xù)相關(guān)人員任職工作進(jìn)程等更加順利。

三、人事檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

（一）完善人事檔案管理體系，增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范性。任何事業(yè)單位都有其自身的發(fā)展規(guī)律和管理模式，而在事業(yè)單位人事檔案管理工作中改革相關(guān)檔案管理模式。一方面，可以增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范性，能夠使今后的檔案管理工作有據(jù)可依，處理細(xì)節(jié)問題時不再盲目，讓整個檔案管理工作有了更加完備的工作體系；另一方面，事業(yè)單位人事檔案規(guī)范性的增強(qiáng)可以使得事業(yè)單位更好地進(jìn)行其他方面的工作，為其他工作的全面開展奠定一定的基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理者專業(yè)水平，提高相關(guān)檔案管理活動效率。事業(yè)單位檔案管理者專業(yè)水平的提高，能夠有效地規(guī)避員工對相關(guān)檔案的不當(dāng)處理問題，例如檔案信息混亂、信息錯位等等。有了規(guī)范化的檔案管理方式，則提高了檔案工作者管理檔案的效率，實現(xiàn)更高質(zhì)量的檔案服務(wù)，進(jìn)而可以提高事業(yè)單位的生產(chǎn)或經(jīng)營效率，擴(kuò)大其經(jīng)濟(jì)效益，對事業(yè)單位的自身發(fā)展有很大的幫助。

（三）順應(yīng)時代潮流發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案信息化管理。在保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存檔案方式的同時，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)人事檔案信息化管理，是大數(shù)據(jù)時代的必然趨勢。為順應(yīng)時代發(fā)展，為保障紙質(zhì)檔案的安全性，應(yīng)對保存時效短、易被損壞、造成浪費(fèi)等諸多不利因素，我們會選擇性摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息管理方式，利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)對人才檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)端的整理與保存，實現(xiàn)人事檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化管理。這樣既能有效規(guī)避紙質(zhì)檔案保存的不利因素，也能夠更好地利用信息化網(wǎng)絡(luò)將檔案安全有效地進(jìn)行管理。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案信息化管理已成為趨勢，能夠為事業(yè)單位更高效的檔案管理和其他工作帶來優(yōu)勢。針對檔案管理過程中的相關(guān)問題，事業(yè)單位要提高檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)水平，加強(qiáng)對事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化，制定完備的體系策略。檔案管理實行信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以更好地適應(yīng)信息化時代檔案管理發(fā)展的要求，為事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與全面發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。