企業檔案在規避企業風險中的作用研究

文/四川大學公共管理學院 陶佳 李忠宏

現階段，在世界多邊主義主流化、經濟高度全球化及現代信息化技術飛速發展的背景下，各種技術、人才和資金都在全世界范圍內快速流轉，企業在市場經濟活動中面臨的不確定因素日益增多，其所面臨的發展風險也越來越多。與此同時，隨著企業現代化管理水平的不斷提高和業務拓展交流的不斷加深，企業檔案已成為一項與企業人力、財力、物力同等重要的管理財富，其在規避企業風險方面所扮演的重要角色愈來愈受到企業經營者、管理者的重視。

一、企業檔案概述

（一）企業檔案的概念。企業檔案作為檔案來源劃分的重要類別之一，是企業在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，國家檔案局頒布的《企業檔案管理規定》中指出：企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。按照《工業企業檔案分類試行規則》中對企業檔案的分類，企業檔案可以分為“經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理、產品生產、科研開發、項目建設、設備儀器、會計業務、干部職工等10個類別”。當然，實際生產經營中，不同的企業主體可以結合自身工作實際，自主對上述十個類別進行相應增減。

（二）企業檔案的價值。企業檔案的價值體現在企業經營管理活動中，主要是以下三方面：一是情報價值。體現在所記錄的企業在開展各種歷史活動的事實和每項具體活動過程和企業工作人員在開展各項活動時展現出的整個思維過程，該記錄具有廣泛的可靠性、可資參考性，該價值的彰顯依托于技術本身的可靠信息和經濟活動方面的可靠信息，如生產檔案、設備檔案、工藝圖紙等。二是參考價值。企業檔案的真實性和可靠性決定了企業檔案的參考價值貫穿企業規劃、生產、經營、管理的全過程，且在具體技術應用等各方面皆可作為科學依據和參考資料。三是憑證價值。企業檔案是確鑿的原始材料，憑借其真實歷史信息屬性，完全可以成為研究處理具體問題的憑據以及認定法律相關權利、義務和責任的證據，諸如合同協議、單據憑證、規章條例等。

（三）企業檔案的作用。企業檔案是檔案類別之一，其本身對所屬企業同樣具有行政、業務、文化、法律、教育五個作用。其中，行政作用體現在企業檔案能夠幫助企業制定科學的計劃和決策，提高工作效率與管理水平；業務作用體現在企業檔案不僅可以保障企業業務活動的正常進行，還可以產生社會效益和經濟效益；文化作用體現在企業利用檔案制作編研產品，宣傳企業文化，擴充自身軟實力；法律作用體現在企業利用檔案解決各種經濟糾紛、處理復雜訴訟，維護企業自身合法權益；教育作用體現在企業利用檔案對內面向員工開展企業文化教育、職業技能教育，促進員工職業技能水平和道德工作的雙提升。

二、企業風險概述

企業風險是各種可能影響企業實現其既定經營目標的不確定性因素。企業風險包括：戰略、財務、市場、運營、法律五大風險，其中財務、運營、法律三大風險是企業經營管理面臨的主要風險。

（一）企業財務風險。指企業由于受各種因素影響，在財務管理活動中偏離預期目標，造成經濟損失的機會性或可能性。財務風險貫穿于企業經營管理的全過程，是企業經營風險的集中體現，具有以下特點：一是客觀性。因其是客觀存在的，所以在企業管理中不能完全被消除。二是不確定性。發生的時間和結果都具有不確定性。三是全面性。其貫穿于企業籌資、投資、資金回收、收益分配等生產經營全過程。

（二）企業法律風險。法律風險是指因不規范的法律行為引起的與企業既定目標相悖并極易造成不良后果的可能性。企業從成立到解散以及經營管理中的各種行為，如契約合同、并購重組、對外投資等，都會面臨不同程度的法律風險，其主要有合同、財稅、投融資、知識產權、并購重組、企業上市、人力資源管理7個方面的風險，且合同法律風險是重中之重。蘇麗認為，企業法律風險存在于企業生產經營各個環節和各項業務活動之中，與其他風險的關聯性較高，企業開展經營活動時如果違反了法律法規、侵害了其他組織或者個人的合法權益，必定要承擔相應的法律責任。而所有的經營活動記錄都是可翻可查的，可以在參照現行法律法規要求的前提下，通過各種有效手段加以防控可能面臨的法律風險。王玲認為，在企業的實際經營過程中，必然會遇到企業的設立與并購、合同的簽訂與執行、知識產權的申請與保護、人力資源的管理、財務稅收風險的管控等等問題，一旦這些問題處理不善就會讓企業面臨法律風險，進而帶來巨大的經濟損失。由此可見，法律風險的防范必須涉及企業經營管理、發展的各個方面，依托企業檔案信息資源建立健全法律風險防范機制，是加強企業風險管理、防范化解企業風險的最基本要求。

（三）企業運營風險。杭建平認為：“運營風險是指由于環境的復雜性和變動性，以及主體對環境的認知和適應的有限性，導致企業運營失敗或達不到預期目標的可能性及損失，是最為常見的一種企業風險?！睆钠髽I內部來說，運營風險體現在其人力資源、資產管理、銷售業務、企業文化、工程項目等多個方面，通常避無可避，只能在日常經營中比對參考企業檔案信息資源，認真分析已有經營案例，盡量控制或減少因人為因素引起的運營風險。

（四）企業戰略風險。其亦稱企業戰略決策風險，根源于決策者對未來預期與未來實際情況的偏離，是指企業整體損失的不確定性，是企業面臨的最大風險。其具體表現為3個方面：一是沒有制定明確的發展戰略或貫徹落實已定發展戰略不到位，從而導致自身發展緩慢、紊亂，喪失發展機遇，致使企業走向戰略性死亡；二是已定發展戰略與企業實際能力、優勢主業范圍不相符，致使企業經營失敗、破產倒閉；三是頻繁制定或變動發展戰略，進而出現企業資源的嚴重不必要浪費，危及企業健康生存發展。但是，因企業經營者在制定企業自身發展戰略時難以排除個人主觀因素，故需參考所屬企業檔案信息，在一定程度上可以避免部分戰略風險。

（五）企業其他風險。全球市場經濟環境波譎云詭，企業面臨的風險多種多樣，存在于企業經營的方方面面，涉及的范圍相當廣泛，甚至可以說是無處不在、無時不有，除了上文中提到的財務、法律、運營、戰略等主要風險，還存在諸如政治風險、技術風險、市場風險、社會文化風險等，但因其更具不可控性、不常見性等特性，故此不再一一贅述。

三、企業檔案在規避企業風險中的效用

綜合企業檔案相關概述及企業風險的相關知識，結合企業檔案的價值和作用，以及企業風險在企業經營管理活動中的具體表現，筆者認為，企業檔案可在優化企業決策、提升財務管控、規避人才流失、調控信貸管理、化解法律風險等方面發揮重要效用。

（一）減少企業戰略決策風險。實際中，企業決策是由個人或多人乃至集體做出，體現了決策者、管理者的情感傾向以及價值判斷等主觀因素，故易存在較大風險，對于大多數企業來說，若決策錯誤，極易導致現金流斷裂甚至企業破產倒閉。因此，在現代化管理中，企業的經營者要用好檔案這一寶貴信息資源，依托其信息的真實性和客觀性，及時全面系統地為企業生產經營提供信息支持，做到提升決策制定科學性，弱化做決策時的主觀因素影響，減少甚至基本上消除企業決策風險。

（二）規避企業人才流失風險。人才是企業的寶貴資源和重要財富，是企業屹立不倒的保障和運營支撐之一。因此，規避人才流失風險，想方設法留住人才，是企業經營管理的一項重點工作，而企業檔案在其中具有關鍵效用，是規避人才流失風險的有力抓手。企業經營者一方面可以利用人事檔案建立健全內部人才的正確評價體系，促進實現人盡其才，并能通過檔案記錄及時發現優秀員工，并適時給予表彰獎勵，提升其成就感、自豪感、歸屬感；另一方面利用企業檔案提煉、傳播企業文化，既可對內開展面向員工進行職業道德教育，激發員工的責任感和使命感，又可對外擴大自身社會影響力，進而傳播美名、廣納賢才。

（三）防范企業財務風險。財務檔案記錄、保存著企業各項經濟往來的業務活動詳情，是企業檔案的重要組成部分和重要的信息參考依據和行為證明來源，在防范企業財務風險中具有重要作用。一方面，可以防范化解企業對外投資、擔保風險、銷售環節的資金風險，有力減少自身呆賬、壞賬，保持企業資金鏈的健康通暢；另一方面，可以輔助選擇和維護重要客戶并識別高風險客戶，側面防控化解企業經營風險、提升企業經營管理水平。

（四）控制信貸管理風險?，F實中，企業可以通過對借款企業經營狀況、管理水平、盈利能力、發展前景及信用狀況等資料的科學整理、分析，嚴格控制信貸風險源，有效預警信貸擔保風險等，使企業避免不必要的連帶損失。

（五）防控企業法律風險。企業檔案具備的法律作用在極大程度上決定了其在防控企業法律風險的重要地位和效用。日常經營管理中，由于經營糾紛引發的經濟訴訟往往直接關系到企業生存與發展，而企業檔案憑借其記錄的原始性和客觀性，在經濟訴訟中即由記錄轉變重要物證，這體現了其在訴訟中的關鍵性法律證據地位，故越來越備受經營者重視。這就要求企業經營者和檔案部門工作人員要自覺強化風險意識，重視日常經營中各種檔案的管理，提高關鍵時刻自身應對、化解風險的能力。

四、結語

雖然在實際經營活動中，企業檔案不可能規避所有的風險，但能減少或者最大程度降低企業風險損失，維護企業發展的長遠利益。隨著企業經濟活動的不斷深入和擴大，各種風險也會不同程度地隨機發生，甚至存在著難以預料的新型風險，需要企業經營者和檔案工作人員雙方合力管好、用好企業檔案，前者做到防患于未然，高度重視檔案工作，積極投入相應的人、財、物等資源，后者做到不斷學習檔案知識和技能、改進自身的工作方式，共同發揮好企業檔案在規避企業各類風險中的重要作用，積極推動企業持續健康發展。