醫院檔案管理中6S法則的運用與提升策略

文/濰坊市第六人民醫院 李傳莉

一、6S法則和精益管理

6S管理法則是醫院檔案管理的適用原則之一，是對5S現場管理法的完善，在業界被廣泛認可。所謂5S即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養（SHITSUKE）。1955年日本豐田汽車公司就提出了“安全始于整理整頓，終于整理整頓”的口號，剛開始只推行了前2個S，即“整理”“整頓”，后來因生產和品質控制需要而又提出了后面3個S，即“清掃”“清潔”“素養”，于是形成了5S管理。隨著時間的推移，5S現場管理法已經無法滿足醫院檔案管理的需求，因此增設安全（SECURITY）因素，形成6S管理法則。醫院6S管理是在5S管理基礎上將“清掃”“清潔”合并，增加“規范”“安全”擴展而來，與5S管理比較，6S管理整體思路更顯完整，內涵階梯式目標更加明確。初步研究發現，6S管理法則在醫院檔案管理中表現出顯著的優勢，成為各行各業研究的重點。為了改善我院的檔案管理效率，檔案管理部門引入6S管理法則，希望借助6S管理法則去緩解管理人員的工作壓力，促進醫院檔案管理的持續發展。

二、醫院檔案管理的重要性

醫療事業隨著科技的進步不斷發展，人們要求醫療事業與信息技術相結合，對醫療體制展開多角度的革新，實現醫療技術的不斷創新。6S管理作為一種創新管理模式，正逐漸受到醫療行業的接受、肯定。2018年5月由中航工業醫院協會、航空總醫院牽頭發起的中國醫院6S管理聯盟在京成立，通過了《中國醫院6S管理聯盟章程》，首期全國有43家醫院參與，同時全國各地醫院也意識到6S管理的重要性，開始嘗試推廣6S管理。6S管理法則重視的是管理質量和管理效率，其將服務對象視為管理的核心，為醫療事業的發展打下基礎。

對企業而言，垃圾堆里生產不出好的產品；對醫院而言，雜亂的醫療環境、低下的服務效率同樣不能保證醫療的高品質。醫院是救死扶傷、為公眾健康提供服務的場所，安全、舒適、便捷的就醫環境是基本要求；醫院開展各項業務均需要流程、標準、規范，確保醫院安全生產；醫生作為一個專業性強的職業，需要不斷提高自身素養。對于檔案管理來說，只有提高管理效率，才能緩解管理人員的壓力，改善管理質量。鑒于此，醫院檔案管理需要做的是引入先進的管理理念，即6S管理法則，借助科技手段去提高管理效率。初步研究發現，6S管理法則使得醫院檔案材料可以更好地分門別類，例如根據科室信息劃分檔案、根據入院時間劃分檔案等，這種針對性的檔案信息分類為后續信息的查閱帶來便捷。另外，6S管理法則的出現簡化了醫院檔案管理流程，對于常用的檔案信息可直接查閱，省去繁瑣的批閱流程。值得注意的是，6S管理法則融入信息技術，醫院內部創建科學化的檔案信息數據庫，提高了信息管理質量。

三、當前醫院檔案管理面臨的困境

（一）檔案管理制度不健全。醫療事業在近年來取得的成績是有目共睹的，但是，醫院部門忽視了檔案管理的研究，再加上巨大的競爭壓力，不少醫院部門直接放棄了對檔案信息的管理，全身心投入醫療技術的研發層面。由此可見，片面的管理思想，造成檔案管理制度的不健全，已經影響到了檔案管理效率。正是由于對檔案管理的忽視，使得檔案材料極其匱乏，對應的醫學學術研究工作難以開展。所以說，檔案管理制度不健全在一定程度上約束了醫院的長遠發展。

（二）檔案管理方式跟不上時代的發展。時代的發展為醫療行業的發展插上了翅膀，但醫院檔案管理工作卻發展緩慢，主要原因是管理方式不合理。醫院檔案管理需要與時代發展相結合，尤其是融入先進的管理技術，例如信息技術等，但具體的醫院檔案管理工作并非如此，仍然采用手動的方式，一旦管理不當還會導致信息的丟失。另外，手動的醫院檔案管理無法實現信息的及時更新，管理效率難以提高。

（三）信息化設施嚴重缺乏。從宏觀角度來說，醫院檔案管理的發展需要以信息化設備為基礎，這也是促進醫療行業發展的重要渠道。但是，當前的醫院檔案管理壓力較大，不具備充足的資金采購信息化設備，久而久之，信息化醫院檔案管理成為虛設，進一步加劇了醫院檔案管理的壓力。

四、6S管理法則在醫院檔案管理中的應用實踐

為了改變醫院檔案管理面臨的困境，本文引入6S管理法則，針對檔案管理的問題提出解決方案，其目的是促進工作效率的提升，最大化發揮6S管理法則的價值，確保醫院的發展。

（一）醫院檔案整理。醫院檔案管理工作內容繁瑣，其中最耗時間的是檔案材料的收集和整理。一般來說，醫院管理過程中形成了海量的檔案信息，如果該類檔案信息不進行科學化的整理，就會加大后續的查閱壓力。醫院根據職能的不同分為多個部門，而不同部門形成的文件類別不同，并分散于各個部門中，只有將這些檔案信息分門別類進行整理，才能展開后續的檔案管理工作。鑒于此，醫院各個部門以自身狀況為基礎，制定明確的檔案劃分規范，尤其要清楚什么檔案需要歸檔、什么檔案需要備份等，并對搜集到的所有檔案材料進行分類篩選，把無價值的檔案信息刪除，最大化節約醫院檔案的存放空間。

（二）醫院檔案整頓。醫院檔案管理人員以檔案室的現狀為基礎，對檔案資源實施科學化的整理，制定合理的醫院檔案管理流程。例如，常用的檔案資源需要放置在最顯眼的位置，并做好標記；不同類型的檔案資源需要分類存放，以便后續檔案資源的查閱。另外，整理完成的醫院檔案資源需要申請入庫，不可隨意擺放，還需要根據檔案資源的存放順序編碼檢索工具，最大程度上改善醫院檔案資源的管理效率。由此可見，醫院檔案資源的整頓至關重要，是當前提高管理質量的有效途徑。

（三）檔案室清掃。醫院檔案管理必須確保環境的整潔，要求衛生人員定期清掃，給醫院檔案管理人員創造舒適的工作環境。一般來說，醫院檔案管理部門屬于獨立的部門，工作人員長時間面對枯燥的檔案資源，形成了一定的負面情緒，此時，如果工作環境不舒適，就有可能影響工作人員的積極性，降低醫院檔案管理效率，所以說，醫院檔案管理需要重視環境設置。

（四）確保檔案安全。從宏觀角度來看，醫院檔案管理為醫院的長遠發展創造了條件，科學化的檔案管理使得醫院的信息記錄更加明確，但是，也出現了一定的安全隱患，需要格外的重視。在醫院檔案管理中，首先需要做的是確保檔案管理的安全性，此時所講的安全不僅僅是檔案資源的安全，更重要的是管理人員的安全，即確保醫院檔案管理環境的安全。為此，醫院組織安全檢查小組，不定時對醫院檔案管理安全狀況實施監管，極大程度上降低了檔案資源泄露的概率，確保醫院檔案管理人員的安全。另外，醫院還開展了檔案安全活動，要求對醫院檔案管理人員進行安全注意事項的講解，強化管理人員的安全意識，落實檔案安全工作。

（五）清潔。清潔工作是醫院檔案資源管理的重點，需要深入探索。由于部分檔案資源年份久遠，如不進行定期的清潔就會縮短其壽命，所以，醫院應將內部的檔案資源定期進行清潔，除去塵土，并對破損的資源進行修復，延長其壽命。

（六）素養。影響醫院檔案管理效率的因素有很多，其中最為重要的是醫院檔案管理人員的態度。換句話說，醫院檔案管理工作并非易事，管理人員需要具備豐富的管理經驗、高超的管理技術、先進的管理理念等，可見，醫院檔案管理工作的順利開展需要優秀管理人員的支持。鑒于此，醫院對管理人員提出了更高的要求，根據醫院未來的發展趨勢培養所需的人才，借助多個渠道強化管理人員的整體素質，在不斷的實踐中鍛煉管理人員的專業素養，只有如此，才能培養出適合醫院發展的優秀人才。

五、結語

綜上所述，醫院檔案管理工作決定著醫院的發展方向，影響著醫療行業的發展速度，需要深入探索。隨著科技的發展，信息化醫院檔案建設成為主要的發展趨勢，其重視的是人性化管理，要求檔案管理過程符合“6S管理理論”，確保了醫院檔案管理的規范性。6S管理法則重視的是管理質量和管理效率，其將服務對象視為管理的核心，為醫療事業的發展打下了基礎。在未來的時間里，醫院檔案管理模式仍將繼續探索，6S法則還將繼續完善，這就需要醫院的檔案管理人員繼續努力。6S管理也成為醫院的一張對外“名片”，讓醫院在大醫療競爭環境下保持獨特一面，給患者帶來不一樣的就醫體驗。