基于RFID的檔案管理系統設計與實現

文/山東省濱州市教育招生考試院 任杰

近些年，我國信息化發展越來越迅速，相關信息技術的進步和應用逐漸受到人們的重視。在信息化背景下，我國檔案管理水平也隨著無線RFID技術的廣泛應用有所提高，利用RFID技術原理對無線電波進行記錄和識別，能夠實現對于書籍和物體信息數據的認知，進而在實際的應用過程中提升檔案管理和信息讀取的速率，提高系統化管理和信息化管理的能力。這種技術在檔案管理中的應用能夠實現快速入庫和快速調整儲位的功能。在發現檔案錯位問題時，能夠及時有效進行調整，真正實現對于檔案管理效率和質量的提升，是現代檔案管理的重要嘗試。

一、檔案管理現狀及RFID技術簡介

檔案管理作為重要的管理任務，隨著信息數據的迅速膨脹以及檔案管理種類的不斷豐富，傳統的檔案管理手段已經無法滿足檔案管理的需要，檔案管理手段和檔案管理技術所導致的問題與故障日益突顯。目前的檔案管理編目流程越來越繁瑣低效，檔案整理的時間也越來越繁冗，最為突出的表現便是檔案存放次序的錯亂和查閱耗時的增長。實際上，在檔案管理時，很多操作非常不科學，檔案管理效率的滯后極為明顯，需要針對當前檔案管理中所呈現出的各種問題，進行針對性優化。目前的檔案管理存在幾方面的問題：第一，檔案編目流程較為繁瑣和低效，檔案整理的時間也較為冗長；第二，由于檔案查閱次數較多，檔案管理不及時的情況較多，存放的次序易被打亂；第三，檔案查閱較為困難，查閱時繁瑣的流程導致檔案查詢時間相對較長，借出和歸還的手續較為繁瑣，因此會導致借閱耗時過長等問題；第四，檔案的盤點操作并不科學，操作的不科學帶來的便是檔案管理水平的降低和管理效率的下降；第五，對于失效檔案的處理相對滯后，這會導致檔案質量和查詢檔案時效率低下等問題。

RFID技術作為興起于20世紀末的無線射頻自動識別技術，能夠通過對于射頻信號的自動識別目標的數據信息，從而實現對于物品的識別功能。隨著RFID技術應用到檔案管理工作中，這種由射頻電子簽、讀寫器和天線三部分共同構成的RFID技術應用系統，極大提升了數據寫入和讀取能力，促進了檔案管理水平的不斷提升。在實際的應用過程中，讀寫器能夠將物品自身的數據寫入RFID標簽中，之后再通過閱讀器完成對于物品屬性的讀取操作，實現對于物品屬性和信息的遠距離無線采集與傳輸功能。目前的技術已經能夠實現對于多個RFID標簽的同時閱讀，也可以實現對于檔案管理的自動化和智能化，安全性更高。

二、基于RFID技術的檔案管理系統設計

針對當前RFID技術的應用現狀和檔案管理的需要，筆者在結合實踐經驗的基礎上，對基于RFID技術的檔案管理系統設計進行了客觀闡述。

目前，RFID檔案管理系統往往會采用C/S和B/S相結合的模式進行總體設計。C/S模式管理對于檔案管理的內部用戶而言，能夠在操作步驟上進行簡化。而采用B/S模式的其他系統用戶則更有利于充分使用瀏覽器的優勢，即利用網絡查詢人事檔案的基本信息。通過兩種模式的結合能夠實現對于檔案利用率的提高，同時還可以促進檔案管理質量的提升。目前來講，RFID檔案管理系統的總體架構設計主要包括檔案管理、數據處理以及數據庫三個模塊。

（一）檔案管理模塊的設計。檔案管理模塊主要包括實時監控、基礎管理和借還管理等多個子模塊，實際上則通過相應的讀寫器和門禁控制器來完成。其中，檔案查詢和借還管理功能在實際的應用過程中，可以實現對于信息的查找和具體信息設置的效果，而數據采集模塊則主要利用RFID技術實現對于檔案信息的多方面獲取，并且可以通過不同的通信結構獲得傳感器的信息和動態，進而才能夠真正實現科學化和規模化的管理。檔案管理模塊則可以使所獲得的信息全面化，所有分析后數據也會被儲存在相應的數據庫內，以供后續使用。

（二）數據采集和處理模塊的設計。在該模塊中，RFID檔案管理系統可以利用相關信息技術實現對于檔案數據的分析和處理，進而能夠提升檔案管理和處理的效率。而數據采集和處理模塊的主要作用便是利用讀寫器實現對于RFID檔案管理系統功能完整性的構建，因此需要裝備有四通道的讀寫器和桌面讀寫器等，進而才能夠實現對于檔案盒和檔案袋的同時管理。除此之外，門禁控制器還能夠幫助實現對于安全管理模塊的數據采集工作，以保證檔案的安全性。

（三）數據庫模塊的設計。由于RFID檔案管理系統需要通過對數據實時處理的方式實現檔案信息管理的功能，因此在實際的采集和分析過程中，都需要采用數據庫功能對于數據進行統計和分類處理。所以，在實際的分析過程中，需要設計出不同的數據表格，并根據不同的電子標簽信息對表格進行設計和記錄填寫工作，只有這樣才能夠真正構建起完善的電子檔案數據庫，后期如果有新的檔案簽收，則需要及時進行標簽合法化檢驗和記錄工作，完整的標簽記錄能夠幫助檔案管理實現系統化和規范化。

三、RFID檔案管理系統功能的實現

針對當前RFID檔案管理系統的設計，筆者結合實際對其系統功能的實現進行了簡要闡述。

（一）檔案管理模式的實現。檔案管理模式的實現是RFID檔案管理系統信息管理的關鍵，是實現RFID檔案管理系統正常運作的重要基礎。目前，檔案管理模塊的實現需要門禁控制器和檔案讀寫器等基礎設備的共同作用，所涉及的人員管理即檔案借閱人信息的管理，同樣是實現檔案管理模式的重要因素。一般情況下，只有屬于系統設定中的人員才可以實現對于檔案信息的借閱和分析處理，進而初步實現對于借閱人之間科學信息化管理操作。除此之外，作為子模塊的檔案儲位管理則包括三個方面功能，即整柜管理、整合管理和檔案管理，在RFID檔案管理系統中不僅系統化的構建起分析管理模塊，還實現了對于檔案管理的科學組合，實現單獨管理模式，相關信息和檔案管理也能更加全面和系統化。

（二）系統界面模塊的實現。RFID檔案管理系統的登錄和管理界面是使用檔案管理功能的唯一途徑，在實際的使用過程中，則必須依靠實際的需求，完成對于相關業務的科學處理。為此，需要利用身份認證的形式對資料查看資格進行授權處理，進而才能夠順利實現對于RFID檔案管理系統的實時登錄，在登錄過后，才可以實現信息數據的識別功能。目前RFID檔案管理系統的資料管理不僅可以實現對于千字標簽的數據采集和信息處理，也可以采用電子錄入的方式實現對于檔案信息的自動化分析。

（三）系統流程模塊的實現。針對當前RFID檔案管理系統的應用而言，系統流程模塊主要包括檔案入庫、查找和盤點、防盜管理以及日常管理等流程。首先，是檔案入庫模塊的實現。在檔案入庫時需要對新檔案進行重新編目，并將檔案文件自身的信息讀寫進RFID標簽中，只有這樣才能夠真正確保檔案信息入庫的同時，將標簽數據輸入中心數據庫內，進而實現對于數據的分類和編排，以確保系統的其他模塊能夠從端口處進行調用和查詢。其次，是檔案日常管理功能的實現。這需要通過讀寫器對于標簽進行讀寫操作和記錄后，完成對于檔案信息的數據錄入，并在檔案芯片中寫入相應的借出和歸還記錄。只有這樣，才能夠在每次借出和歸還操作后，完成對于數據的再次更新和功能性維護，這樣才能夠確保檔案信息的準確性和即時性。再次，是對于檔案查找和盤點功能的實現。因為是RFID檔案管理系統最重要的系統模塊之一，只有完善對于檔案的查找和盤點功能，才能夠真正保證RFID檔案管理系統運作的水平和效率。而在查詢檔案時，管理員可通過系統按照檔案盒的編號從數據庫中心讀取相應信息，在身份核對無誤后，系統會自動發出出庫指令，并在自動識別后完成對于檔案的借出記錄和存放記錄更新。最后，是檔案安全管理模塊的實現。該模塊是保障檔案安全性的關鍵所在，為此需要在檔案室的出入口安裝相應的讀寫器，并將其與管理系統相連接。當檔案經過檔案室的出入口時，讀寫器和檔案控制器便可以自動讀取相應的數據，進而判斷檔案是否出入檔案庫，若是存在未經辦理便領用的情況，管理裝置將會發出緊急的異常警報。

四、結語

總而言之，隨著現代信息技術的不斷發展，作為利用無線射頻方式實現讀寫器和標簽之間雙向傳輸的射頻信息處理系統，RFID檔案管理系統能夠實現對于傳統檔案管理效率的提升。這種由射頻電子標簽、讀寫器和天線三個部分共同構成的新型射頻信息處理系統，不僅可以實現對于特定格式數據的寫入，也能夠實現對于目標物體的數據識別功能，進而實現對于信息的無接觸式采集傳輸等功能。因此，需要針對RFID檔案管理系統存在的問題進行探究分析，以完成對于檔案管理工作的深入優化。