探討檔案庫房一體化智能管理的發展

文/中央廣播電視總臺 徐青

檔案屬于不可再生資源，具備唯一性與原始性等特征，隨著檔案資源開發力度的加大，檔案管理的難度隨之提高，如何安全有效地保護與延長檔案的壽命，成為檔案管理在現代化發展進程中急需解決的問題。在數字化檔案管理需求的推動下，檔案庫房一體化智能管理系統的建設進程加速，借助智能密集架和定位傳感器等設備，視頻監控服務與文件存儲服務等服務，實現了從實體檔案到電子檔案的收集、管理、存放、利用一體化管理，并逐步向精細化與智能化檔案庫房管理趨勢發展。

一、檔案庫房內基礎設施

檔案庫房一體化智能管理系統對檔案庫房內的所有設備進行一體化管理，設備包括標簽打印機和標簽讀寫器及RFID標簽等智慧物聯感知設備；智能監測門禁與溫濕度監測和恒溫消毒監控一體機及漏水監測等智能環境管控設備；查詢平臺和智能終端及BOE畫屏與交付平板等綜合信息展示設備；簽批一體機與資料交接臺和智能檔案管理桌、智能文件柜等智能信息采集設備；智能盤點機器人與智能盤點車等智慧集成管控設備；管理員工作站與檔案報送專用箱及智能巡檢機器人等智能協同服務設備；防磁柜與智能檔案管理柜和智能殺毒機器人等智能保管保護設備。各種設備集中一體化管理，利用統一專用設備接口與庫房局域網總線對接，獨立運行的各功能設備，圍繞設定的邏輯與特定的要求進行聯動運行，實現檔案的智能化存取與庫房環境智能調節及庫房空氣質量凈化等功用，全方位確保檔案的安全與壽命。

其中ZX-D601型智能文件柜是基于每份文件具備一枚電子標簽的原理，利用UHF RFID技術進行非接觸式的文件流轉，可用于材料交流與流轉時的信息快速采集，通過文件材料專人的專管、專送和專取，確保文件與檔案信息的安全。具備以下功能：一是主副柜可自由組合。二是運維操作安全可控。檔案柜在刷卡安全認證后才能打開，具備設備故障監測功能，通過接口可實現遠程的監控與診斷，日常維護的難度降低。三是非法離架主動監測。報警提醒離架時間超出預期的檔案或是未辦理調閱申請的檔案。四是自動更新上下柜信息。電子鎖在刷卡認證后解鎖，用戶放入或取出檔案，系統會自動進行檔案的上下架工作。五是無縫對接檔案系統。通過標準接口與檔案管理系統無縫對接。六是在庫檔案實時監控。系統利用TCP/IP的方式展開集群部署，具備在架檔案實時監控與錯架提示等功能。

其中ZL-1000HZC-A4簽批一體機，用于窗口主要業務的受辦理和數據采集，具備人臉影像雙采集和文稿拍攝留痕跡及國密安全運輸、簽名評價雙辦理、身份指紋雙識別等功能特征。

二、檔案庫房一體化智能管理體系的建設思路

施行檔案庫房一體化智能管理手段，能夠優化與精細化控制檔案管理環境，并確保檔案與工作人員的安全。智能管理體系將庫房劃分為多個層次區域，各區域配置區域控制器，要求控制器處于正常工作狀態，滿足對體系系統的集中控制要求，確保系統中的各項功能與系統設備有效對接。檔案庫房一體化智能管理系統的建設思路，需始終圍繞“接口確定”與“系統搭建”和“智能應用”的要求進行。

（一）接口確定。基于國際通用Web Services控制措施的檔案庫房一體化智能管理系統，區域控制器利用通信接口，實現對系統平臺的智能化密集管理，包括對庫房內各設備的智能化聯通。尤其是RFID技術的開放式接口設置與OCX模式的應用，更利于達到系統強化可擴展性與弱化程序內部耦合度的效果。

（二）系統搭建。在檔案庫房一體化智能管理系統的搭建工作中，系統以服務為基礎，庫房是所有服務開展的核心。服務涉及網絡服務、文件存儲服務、檔案服務、庫房設備聯動服務、郵件服務、短信服務、視頻監控服務、庫房環境數據采集服務等。各服務間發揮協同運作效應，促使庫房環境與檔案存放及員工的人身等更加安全。系統中的服務內容類型多樣化，圍繞檔案服務管理展開運作，接口是系統運營的重要銜接段，各種服務類型在接口的支持下，實現對檔案庫房的信息化建設與智能化管理。各服務段均確保統一調度與協同工作過程，促使系統應用價值的充分發揮。

（三）智能應用。系統的智能應用，主要體現在以下幾方面：一是基于RFID的庫房檔案定位體系。通過RFID平臺提供的電子標簽實現非接觸式管理，將數字檔案及使用者身份錄入電子標簽中，為各份檔案建立RFID身份信息識別，同時配合RFID的智能門禁和密集架等設備，促使檔案人性化定位系統盡快成型，最終實現檔案的精細化管理。二是環境監測控制云平臺。利用云技術平臺與環境標準微型傳感智能設備，檢測庫房內的空氣質量和溫濕度等環境條件。利用VOC有機揮發物傳感器分析與模糊控制和智能化處理各環境數據，確保庫房內的環境達標。三是基于云平臺技術的APP。智能移動終端設備下載APP后，可通過其遠程的查看與控制方面，有效控制庫房內的環境數據。同時APP具備報警提醒的功能模塊，能夠確保庫房內的環境安全穩定。

（四）系統突出特點。在現代信息化技術的發展帶動下，檔案庫房一體化智能管理系統的構建，實現了檔案管理模式的創新，促使檔案庫房管理辦法與制度逐步優化，逐步向檔案庫房管理的智能化、規范化和效能化等標準靠攏。尤其是技防、人防及物防三位一體的檔案安全防范體系構建，更利于提高檔案管理的安全水平。一是利用RFID識別技術，精準定位與快速查詢庫房內的海量檔案數據，真正實現了檔案資料的無序存放與有序管理，管理效能與質量持續改進。二是管理人員對檔案的出入庫情況及時掌握，可查詢某時間段的全部檔案出入庫信息，或是快速調出幾個全宗的檔案出入庫信息，及時了解館藏結構的細微變化，利于對社會公眾需求的深入研究。三是采取環境智能管理模式，系統會根據檔案的管理要求，自動匯總數據與生成季度或全年的庫房溫濕度報表，對溫濕度參數變化情況的了解更加簡單與快捷。四是管理人員能夠及時并全面掌握庫房內的信息，對合理控制庫房內設備的運行與標準設定庫房內設備的參數有著積極意義，促使庫房內的設備處于最佳運行狀態。五是一體化智能管理系統能夠高效落實“八防”聯動，切實提高檔案實體與檔案庫區的安全水平。六是一體化智能管理系統在檔案庫盤點工作效率與管理成效等方面的優勢特征，都是傳統手工模式不能比擬的。

三、一體化功能平臺建設

（一）智能密集架控制系統。基于PLC集成系統的智能電動密集架，具備可靠性、科學性和工業性等優勢特征，通過對單片機功能的創新，拓展了應急助推與一鍵式操控和左右雙開等功能模塊。一是左右雙開功能。兩側支架可同時打開，滿足兩個人同時進入該區域內的兩側并同時調閱檔案。二是一鍵操控功能。將架體的啟閉等操作按鍵任務，設置為單一的按鍵。三是應急助推功能。調檔中出現電機故障問題，將無法開啟架體，而控制系統可及時了解與顯示故障位置，周圍架體受到系統發出的信號后，會推動故障位置架體移動，促使故障處架體打開。周圍架體完成操作后會回歸于正常的位置。四是通風功能。用于架體內溫濕度的自動調節。感溫感濕系統會根據設定的溫濕度參數標準，在架體溫濕度不達標的情況下，自動打開通風功能以調節溫濕度。五是自照明功能。當有人經過架體時，架體自帶的燈將會開啟，燈在無人時會自動熄滅。自動照明功能有環保與便捷及實用等功能。六是保護功能。電路在超負荷或漏電的情況下，會自動切斷回路并開啟自我保護功能，確保系統中的電路和其他功能不受影響。

（二）檔案實體管理系統。在檔案庫房中應用智能管理系統，可提高操作規范性、便捷性及工作效率。尤其是檔案實體管理系統的智能化操作，促使庫區的檔案入庫與借閱調取等工作更加便捷高效。

（三）安全管控系統。檔案庫房的安全管控系統，包括視頻監測系統、門禁系統、紅外線感應系統、視頻監測系統、消防系統等。庫房門口設置磁卡門禁系統，授權后的管理人員方可持卡入內。通過指紋門禁系統的設置，達到檔案的雙重保護效果。紅外線檢測系統設置在進出口處，系統會全方位監測與管理進入庫房的工作人員。紅外線感應系統聯合視頻監測系統，并對接管理平臺，更利于提高檔案庫房的安全可靠性。GQQ70/2.5-72型號的消防系統產品，有傳輸距離短、滅火效率高；無毒無害；不導電無污染，對檔案資料無傷害；系統參數完整設計，動作可靠，長期貯存不易泄露等優勢特征。

（四）主控系統。主控系統近似于人的大腦，是控制所有功能實現的中心。主控系統集中管理智能系統，確保智能系統規范運行，更利于提高檔案庫房的管理成效。

四、總結

將檔案庫房與現代信息化技術整合，可加強對傳統檔案管理模式的創新，更利于安全有效性水平的提升。檔案庫房一體化智能管理系統的建設與應用，仍處于摸索性前進階段，仍存在諸多問題，有較大的完善空間，值得深入研究。