高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)探討
——以北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇為例

文/北京大學(xué)城市與環(huán)境學(xué)院 唐琳 王志恒

一、學(xué)術(shù)會(huì)議的意義

學(xué)科發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力取決于學(xué)術(shù)交流的質(zhì)量。一個(gè)優(yōu)秀的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)可以讓科學(xué)研究不斷發(fā)展，充滿新意，讓青年學(xué)者和業(yè)內(nèi)專家有學(xué)術(shù)思想上的深入交流，讓學(xué)科內(nèi)乃至學(xué)科間的不同思想發(fā)生碰撞交融。學(xué)術(shù)會(huì)議的意義在于能夠促進(jìn)學(xué)科的發(fā)展，讓不同學(xué)者產(chǎn)生學(xué)科交融，同時(shí)提升學(xué)科影響力，這對(duì)于高等教育發(fā)展起到重要意義。而一場高質(zhì)量的大型學(xué)術(shù)會(huì)議要想順利舉辦往往需要組織者全過程細(xì)致周到的安排。本文以北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇的7年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，反思總結(jié)提升的經(jīng)驗(yàn)，以期為其他高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織提供參考。

二、北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇的組織經(jīng)驗(yàn)

北京大學(xué)城市與環(huán)境學(xué)院是由北京大學(xué)地理學(xué)系發(fā)展而來，其建立時(shí)間為1952年，主要包含地理系和生態(tài)系兩個(gè)一級(jí)學(xué)科和人文地理、自然地理、生態(tài)學(xué)3個(gè)國家重點(diǎn)二級(jí)學(xué)科，具有多學(xué)科交融的特點(diǎn)。自學(xué)院建立以來，始終將目光聚焦于國家生態(tài)文明、國土空間規(guī)劃等領(lǐng)域的相關(guān)重大前沿科學(xué)問題，推進(jìn)學(xué)科創(chuàng)新，引領(lǐng)學(xué)科發(fā)展；建設(shè)生態(tài)環(huán)境、城市與區(qū)域可持續(xù)發(fā)展高端智庫，全面服務(wù)國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和重大戰(zhàn)略決策。

為促進(jìn)學(xué)術(shù)交流，弘揚(yáng)學(xué)科特色，學(xué)院于2015年決定建設(shè)“北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇”學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，主要目的是為了更好地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、思維碰撞，為學(xué)科的未來發(fā)展注入新鮮的血液和動(dòng)力。講壇的主要形式是邀請(qǐng)地理學(xué)、環(huán)境科學(xué)等學(xué)科的院士專家做學(xué)術(shù)報(bào)告，分享學(xué)科前沿，先后共有近20位院士、20余位資深教授在地理·環(huán)境講壇上分享自己的真知灼見。在北京大學(xué)地理學(xué)70華誕之際，北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇已經(jīng)舉辦了七屆，經(jīng)過7年的發(fā)展和努力，講壇已經(jīng)成為了國內(nèi)地理學(xué)界頗具影響的學(xué)術(shù)活動(dòng)。北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇正是北京大學(xué)城市與環(huán)境學(xué)院為構(gòu)建全國地理學(xué)、環(huán)境科學(xué)相關(guān)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)信息互通、經(jīng)驗(yàn)共享的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)的一次嘗試，進(jìn)一步弘揚(yáng)了學(xué)科文化、凝聚了學(xué)科的智慧與力量，同時(shí)也推動(dòng)著中國特色地理、環(huán)境等相關(guān)學(xué)科的發(fā)展。7年時(shí)間，講壇從無到有，會(huì)務(wù)服務(wù)從粗放到精細(xì)，不斷探索新的經(jīng)驗(yàn)和模式，逐漸形成了一套較為成熟的工作機(jī)制。

（一）宏觀上統(tǒng)籌謀劃——前期籌備階段。北京大學(xué)·地理環(huán)境講壇的前期籌備階段一般是在會(huì)議召開的前半年左右，主要包括制定會(huì)議方案以及組建會(huì)議籌備工作團(tuán)隊(duì)。

1.制定詳細(xì)工作方案，確保會(huì)務(wù)工作有序進(jìn)行。根據(jù)北京大學(xué)·地理環(huán)境講壇學(xué)術(shù)傳播的辦會(huì)精神，會(huì)議籌備組首先要制定科學(xué)有效的整體工作方案。根據(jù)講壇的實(shí)際需要，會(huì)務(wù)工作可以分為嘉賓邀請(qǐng)與對(duì)接、文案撰寫、視覺設(shè)計(jì)、宣傳反饋、后勤保障、會(huì)場控制等若干部分，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的有效實(shí)施。具體而言，嘉賓邀請(qǐng)是決定講壇規(guī)格的最關(guān)鍵因素，往往由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)先行邀請(qǐng)確認(rèn)后，會(huì)務(wù)組再行溝通對(duì)接，并制定全過程一對(duì)一跟蹤對(duì)接服務(wù)機(jī)制，具體包括演講主題、嘉賓簡介、交通食宿、財(cái)務(wù)等信息的確認(rèn)；文案撰寫是整個(gè)講壇組織過程的靈魂，決定了溝通的效率，包括文字邀請(qǐng)函、三輪通知文案、主持詞、新聞稿等各類文書撰寫；視覺設(shè)計(jì)是講壇的潤色劑和門面，統(tǒng)一的視覺設(shè)計(jì)體現(xiàn)了學(xué)術(shù)會(huì)議的水平，具體包括海報(bào)、邀請(qǐng)函、宣傳冊(cè)、文創(chuàng)產(chǎn)品、會(huì)議手冊(cè)、戶外板橫幅引導(dǎo)牌、桌面背景及串場PPT等視覺設(shè)計(jì)等；宣傳反饋的力度決定了講壇的規(guī)模與受眾范圍，主要的宣傳方式有學(xué)院主頁、微信公眾號(hào)、微信群、微博、高校BBS、海報(bào)等渠道；后勤保障是講壇活動(dòng)的潤滑劑，包括會(huì)場預(yù)定、用餐預(yù)定、入校預(yù)約、車輛調(diào)度、會(huì)議用品制作等方方面面；會(huì)場控制是活動(dòng)成功舉辦的關(guān)鍵，需要制定各種應(yīng)對(duì)方案和應(yīng)急預(yù)案，如簽到臺(tái)分流、座位安排、合影次序安排、嘉賓提醒及接送、交通動(dòng)線設(shè)計(jì)、會(huì)議記錄、設(shè)備維護(hù)、照相錄像、直播技術(shù)支持、會(huì)場引導(dǎo)及會(huì)務(wù)組織等。

2.成立籌備工作小組，細(xì)致分工確保責(zé)任到人。為了保障北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇的順利舉辦，需要組織先行。會(huì)議籌備工作小組以城市與環(huán)境學(xué)院科研外事辦公室的兩名行政人員為主體，以研究生會(huì)數(shù)名學(xué)生骨干為支撐，形成工作團(tuán)隊(duì)。針對(duì)講壇活動(dòng)的具體情況，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致分工和管理；同時(shí)梳理出具體的工作倒計(jì)時(shí)管理方案，讓每個(gè)人所負(fù)責(zé)的工作有具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控工作進(jìn)度，并定期召開溝通會(huì)，通報(bào)工作進(jìn)展、調(diào)整工作方案并籌備下階段工作。

（二）中觀上科學(xué)管理——會(huì)議組織階段。大型學(xué)術(shù)會(huì)議的前期組織階段工作往往是最為繁雜也是最為重要的一環(huán)，需要考慮到任何可能出現(xiàn)的情況。參考兄弟院校的經(jīng)驗(yàn)，北京大學(xué)·地理環(huán)境講壇采用信息化的管理方式，建立規(guī)范化的會(huì)議各項(xiàng)目管理體系，從幾個(gè)具體的方面（綜合協(xié)調(diào)、時(shí)間安排、設(shè)計(jì)深度、宣傳力度、成本控制、人力投入）入手，建立切實(shí)明確的目標(biāo)責(zé)任。這有利于加強(qiáng)會(huì)議組織者、參與者及服務(wù)者之間的溝通與聯(lián)系，提高會(huì)議舉辦的科學(xué)性、有效性，并在一定程度上降低辦會(huì)成本。

1.會(huì)議通知。會(huì)議通知是會(huì)議組織階段最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。會(huì)議通知一般可發(fā)2～3輪，并根據(jù)會(huì)議的籌備時(shí)間適當(dāng)調(diào)整。一般來說，第一輪通知比較簡明扼要，旨在告知會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主辦方、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方式、報(bào)名方式等。第二輪通知就應(yīng)有更全面詳細(xì)的信息，包括會(huì)議的主題和大致議程、主要嘉賓及介紹等。第三輪通知主要是起到提醒作用。會(huì)務(wù)組在獲取報(bào)名信息后，應(yīng)指派專人與參會(huì)人員保持密切聯(lián)系，告知其相關(guān)重要事項(xiàng)，同時(shí)在臨近的時(shí)間節(jié)點(diǎn)以郵件形式提醒參會(huì)人員重要信息，若會(huì)議發(fā)生變動(dòng)更要及時(shí)告知。

2.會(huì)議聯(lián)絡(luò)宣傳。會(huì)議的聯(lián)絡(luò)工作主要涉及到相應(yīng)學(xué)科教授、專家和青年學(xué)者的邀請(qǐng)，這個(gè)部分的工作完成程度直接關(guān)系到學(xué)術(shù)會(huì)議的水平、學(xué)術(shù)會(huì)議的規(guī)模大小以及會(huì)議舉辦地點(diǎn)的布置檔次等，因此專家的首次邀請(qǐng)一般由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)來完成，之后具體工作再交由會(huì)議籌備工作組來具體對(duì)接（主題、簡介、照片、交通、食宿、財(cái)務(wù)等）。根據(jù)學(xué)術(shù)會(huì)議的內(nèi)容、會(huì)議發(fā)言的教授專家等吸引點(diǎn)制作宣傳海報(bào)，并借助于各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)包括學(xué)院網(wǎng)頁以及新型流媒體平臺(tái)（如微信公眾號(hào)、微信朋友圈、高校BBS、嗶哩嗶哩等）進(jìn)行更大范圍的宣傳與推廣。

3.會(huì)議手冊(cè)的制作。會(huì)議手冊(cè)往往是學(xué)術(shù)會(huì)議關(guān)鍵信息的直觀反映，主要包含的內(nèi)容涉及會(huì)議的名稱和概要信息（時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位等）、會(huì)議議程、與會(huì)嘉賓簡介以及會(huì)議開展期間的交通、食宿安排等內(nèi)容。會(huì)議手冊(cè)除了包含以上的基本內(nèi)容，還需要體現(xiàn)出學(xué)院的特色和特點(diǎn)，要滿足美觀大氣的要求，同時(shí)在內(nèi)容的安排上體現(xiàn)出基本信息的同時(shí)做到簡短凝練，便于與會(huì)人員翻閱與查找關(guān)鍵信息。

4.主辦單位宣傳冊(cè)及亮點(diǎn)工作手冊(cè)制作。舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議本身也是提升主辦單位學(xué)科影響力的重要途徑，因此借此機(jī)會(huì)做好單位的成果宣傳十分重要。從第一屆北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇開始，會(huì)議籌備組不斷優(yōu)化并更新北京大學(xué)城市與環(huán)境學(xué)院中英文宣傳冊(cè)，包括單位簡介、系所簡介、基地平臺(tái)簡介、師資力量簡介、教員風(fēng)采展示及管理結(jié)構(gòu)等。此外，每年還會(huì)印制學(xué)院該年度的代表性科研成果（科研項(xiàng)目、重點(diǎn)文章、重要獎(jiǎng)勵(lì)、重要會(huì)議、社會(huì)服務(wù)）、教學(xué)活動(dòng)（暑期課程、國際實(shí)習(xí)、培訓(xùn)課程）、學(xué)生活動(dòng)（育人體系、實(shí)踐活動(dòng)、就業(yè)指導(dǎo)等）、校友服務(wù)（返校活動(dòng)、校企交流、特色活動(dòng)）四方面亮點(diǎn)工作，以便與會(huì)人員全方位了解學(xué)院的全年度亮點(diǎn)工作。

5.相關(guān)文秘材料準(zhǔn)備。對(duì)宣傳的材料從版面設(shè)計(jì)、插圖等均有嚴(yán)格的要求，明確版權(quán)、杜絕差錯(cuò)。同時(shí)，還需要負(fù)責(zé)與會(huì)人員報(bào)道所領(lǐng)材料的準(zhǔn)備，會(huì)議演講稿的準(zhǔn)備、會(huì)議手冊(cè)的準(zhǔn)備和餐飲卷的發(fā)方問題。具體文秘工作包括：會(huì)議議程、邀請(qǐng)函、三輪通知文案、報(bào)名參會(huì)人員的通知郵件、會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議主持詞及新聞稿等。

6.學(xué)生志愿者培訓(xùn)。高校舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議往往具備一定的特殊性，參與會(huì)務(wù)服務(wù)的主要人員往往都是在校學(xué)生，大多數(shù)都是首次參加學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。從參會(huì)人員的注冊(cè)服務(wù)工作到會(huì)議期間的會(huì)場服務(wù)工作，都要對(duì)學(xué)生志愿者進(jìn)行事無巨細(xì)的指導(dǎo)和說明，方能保障會(huì)務(wù)工作得以順利進(jìn)行。北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇的志愿者招募工作分為兩個(gè)階段：初期主要是文案及設(shè)計(jì)工作的學(xué)生助理招募；后期會(huì)務(wù)服務(wù)則是相對(duì)大范圍的學(xué)生群體，往往會(huì)提前一周招募和培訓(xùn)，把會(huì)場服務(wù)的每一個(gè)階段的具體工作詳細(xì)分解，并針對(duì)每一位學(xué)生志愿者個(gè)體制定詳細(xì)工作計(jì)劃，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任到人。同時(shí)建立學(xué)生助理團(tuán)隊(duì)的聯(lián)系表，方便現(xiàn)場溝通與應(yīng)急對(duì)接。

7.會(huì)務(wù)后勤保障工作。后勤保障的細(xì)節(jié)工作程度是決定參會(huì)者和被邀請(qǐng)嘉賓直觀感受的重要因素。需要安排志愿者和會(huì)務(wù)人員指導(dǎo)與會(huì)人員有序落座，要嚴(yán)格防止在會(huì)議開始前期出現(xiàn)會(huì)場混亂，及與會(huì)人員找不到對(duì)應(yīng)座位的情況；同時(shí)需要設(shè)備維護(hù)人員在準(zhǔn)備期間對(duì)會(huì)場內(nèi)多媒體設(shè)備進(jìn)行多次的調(diào)試，確保萬無一失；對(duì)于重要嘉賓，需要根據(jù)實(shí)際的情況和個(gè)人需求做好車輛的調(diào)配工作以及專人對(duì)接和接送服務(wù)；要根據(jù)會(huì)議體量安排相應(yīng)的餐飲份額，確保服務(wù)到位。

（三）微觀上著眼細(xì)節(jié)——會(huì)議召開階段。具體有如下方面：

1.會(huì)議注冊(cè)。會(huì)議注冊(cè)階段應(yīng)特別注意會(huì)務(wù)人員的相互補(bǔ)臺(tái)意識(shí)，妥善處理注冊(cè)時(shí)可能會(huì)發(fā)生的突發(fā)事件，以及物資的管理問題。北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇的經(jīng)驗(yàn)是，會(huì)議籌備工作組根據(jù)嘉賓和參會(huì)人員情況，提前做好人員分類和排序，制作簽到表，提前到達(dá)會(huì)場做好分組簽到和引導(dǎo)工作，并安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議物資的發(fā)放。為避免在會(huì)議正式舉行期間出現(xiàn)突發(fā)事件，防止與會(huì)人員在會(huì)議注冊(cè)時(shí)出現(xiàn)擁擠情況，往往需要準(zhǔn)備一個(gè)備用簽字席位。此外，還需安排志愿者對(duì)與會(huì)注冊(cè)人員進(jìn)行有序引導(dǎo)，提醒其關(guān)閉手機(jī)。

2.會(huì)場控制。會(huì)場的控制是體現(xiàn)會(huì)務(wù)人員前期準(zhǔn)備和臨時(shí)應(yīng)變能力的最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，包括會(huì)議正式開始前的設(shè)備準(zhǔn)備和調(diào)試，以確保嘉賓發(fā)言順利銜接，同時(shí)要時(shí)刻控制會(huì)場的秩序，當(dāng)與會(huì)人員入場較晚時(shí)需要提醒其走指定通道，盡量減少對(duì)會(huì)議的干擾。會(huì)務(wù)組的嘉賓對(duì)接人員要在正式會(huì)議的開始前幾天聯(lián)系報(bào)告人收集相應(yīng)的報(bào)告文案，并提前在會(huì)場調(diào)試從而確保字體清晰內(nèi)容顯示完整。其中需要額外注意的一點(diǎn)是，在報(bào)告材料的收集期間要嚴(yán)格保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，防止材料外泄等嚴(yán)重情況發(fā)生。另外，在會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)都要做好時(shí)間提醒和引導(dǎo)服務(wù)，確保會(huì)議銜接流暢有序。

3.會(huì)議記錄與新聞稿發(fā)布。會(huì)議籌備工作組一般會(huì)根據(jù)已有資料，提前準(zhǔn)備好新聞稿初稿，會(huì)場上根據(jù)會(huì)議記錄和跟拍情況增補(bǔ)信息。會(huì)議記錄必須語言簡潔、條理清晰，根據(jù)學(xué)術(shù)會(huì)議特點(diǎn)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)致辭環(huán)節(jié)和互動(dòng)提問環(huán)節(jié)的記錄。

（四）宏觀上總結(jié)提升——會(huì)議總結(jié)階段。每次大型會(huì)議的組織及服務(wù)工作都需要經(jīng)歷“策劃—預(yù)演—實(shí)施—總結(jié)”的過程，只要會(huì)務(wù)組踏踏實(shí)實(shí)地完成每一個(gè)會(huì)務(wù)過程，就能為下次會(huì)務(wù)工作節(jié)省更多時(shí)間。會(huì)議現(xiàn)場實(shí)時(shí)資料的整理工作十分繁雜但也十分重要，它貫穿于會(huì)議期間的始終，北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇歸檔的相關(guān)資料包括三輪會(huì)議通知、會(huì)議手冊(cè)、學(xué)院宣傳冊(cè)、亮點(diǎn)工作手冊(cè)、發(fā)言嘉賓和教授的邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)的致辭稿、簽到表、會(huì)議紀(jì)要以及相關(guān)費(fèi)用票據(jù)等材料。舉辦大型學(xué)術(shù)會(huì)議，對(duì)于工作人員來說是一次重大的鍛煉和磨礪，更是一次提高辦會(huì)經(jīng)歷和應(yīng)變能力的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。大型學(xué)術(shù)會(huì)議的召開也可以提升學(xué)院和學(xué)科其在行業(yè)內(nèi)的影響力和知名度，吸引更多優(yōu)秀的學(xué)者加盟，促進(jìn)學(xué)科間不同思想的交流和碰撞，為老師和同學(xué)帶來行業(yè)的前沿知識(shí)分享，促進(jìn)學(xué)術(shù)氛圍的提升。

突發(fā)的疫情帶來了挑戰(zhàn)，更帶來了變革與機(jī)遇。為了保證北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇品牌的延續(xù)性，我們結(jié)合大數(shù)據(jù)、直播等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了“云端學(xué)術(shù)會(huì)議”，受眾量進(jìn)一步提高。往年受到場地規(guī)模的限制，受眾來自70多家單位的500余人，自2020年開始，我們使用騰訊會(huì)議、嗶哩嗶哩等軟件，通過專業(yè)技術(shù)的支持，全球直播，參會(huì)人數(shù)最高達(dá)到1.5萬人，通過在線互動(dòng)問答、彈幕提問即時(shí)互動(dòng)等方式，擴(kuò)大了會(huì)議在業(yè)內(nèi)的影響力，也進(jìn)一步促進(jìn)了參會(huì)人員之間的思想碰撞。

三、結(jié)語

會(huì)務(wù)工作看起來很繁瑣，但是十分重要，因此更要科學(xué)規(guī)劃、合理安排，既顧全大局，又要重視細(xì)節(jié)。安全、有序、高質(zhì)量的會(huì)務(wù)工作能夠體現(xiàn)高校會(huì)務(wù)工作人員的整體工作能力和服務(wù)水平，更能體現(xiàn)學(xué)校整體工作的規(guī)范程度。在圓滿舉辦完第七屆北京大學(xué)地理·環(huán)境講壇后，對(duì)于如何舉辦科學(xué)合理高質(zhì)量會(huì)議論壇，我們也得出了幾點(diǎn)自己的體會(huì)：

1.宏觀上科學(xué)規(guī)劃，制定詳細(xì)方案是會(huì)議成功舉辦的基礎(chǔ)。

2.中觀上精細(xì)化管理是會(huì)議順利推進(jìn)的關(guān)鍵。會(huì)議前期要制定各方面的預(yù)案、工作任務(wù)分工、時(shí)間倒排工作表等，形成橫縱交錯(cuò)、全覆蓋的管理網(wǎng)絡(luò)，尤其是時(shí)間倒排表的制定對(duì)時(shí)間點(diǎn)的工作成果管理和監(jiān)督起到了重要的監(jiān)測和評(píng)估作用，有效地發(fā)揮了時(shí)間管理的高效性，為每個(gè)階段的工作進(jìn)行提供了科學(xué)的時(shí)間管理和預(yù)測。

3.微觀上著眼細(xì)節(jié)。實(shí)地勘測、多次預(yù)演是確保會(huì)議成功召開的前提，會(huì)場控制是會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)水平的體現(xiàn)，大型學(xué)術(shù)會(huì)議需要制定會(huì)場座次方案、交通動(dòng)線方案、引導(dǎo)方案、提醒方案等。

4.宏觀上總結(jié)提升。規(guī)范材料建檔，是會(huì)務(wù)工作長效化管理的保證，既可以提升學(xué)校的知名度和影響力，也可以鍛煉會(huì)務(wù)工作團(tuán)隊(duì)管理服務(wù)與協(xié)作水平，是一次非常有價(jià)值的“練兵”。總的來說，每次學(xué)術(shù)會(huì)議的開展，可以讓會(huì)務(wù)組更加明確自身的優(yōu)勢和問題，并針對(duì)性地提高相關(guān)的會(huì)務(wù)工作的效率和細(xì)節(jié)，為未來的大型學(xué)術(shù)會(huì)議組織工作提供經(jīng)驗(yàn)與參考。