基于“互聯網+”實現公共檔案管理服務優化研究

文/湖南省交通科學研究院有限公司 歐陽慧敏

信息時代的持續發展，給公共檔案服務帶來了巨大的影響。“互聯網+”的持續深入，給公共檔案管理服務環境帶來新變化，直接影響了公共檔案管理服務內外部環境，這些變化也將是公共檔案服務管理優化的依據和重要目標，相關人員應該把握契機、規避風險，提升服務水平，為促進我國公共檔案管理服務的全面深化改革做出貢獻。

一、“互聯網+”環境下對公共檔案管理服務優化的影響

（一）積極影響。“互聯網+”的發展給公共檔案管理帶來諸多機遇和積極影響，總結來說，主要包括以下幾個方面：1.積極貫徹落實服務型政府建設，推進黨和國家的深化改革。黨的十八大以來，服務型政府成為發展的重要目標，占據了越來越重要的地位。2013年頒布的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》也針對服務型政府建設提出了重要的要求和明確的改革目標，而“互聯網+”則成為重要的推動力；2.能夠實現公共檔案管理服務功能的拓展，實現多功能、多元化的融合，有效解決傳統公共檔案管理服務過程中的問題和困難；3.“互聯網+”能夠實現公共檔案管理服務資料信息的保存、整合和分析，實現信息、管理和科學技術的深入加工，提升資料數據的價值，從而進一步地促進社會發展，提升人們幸福感，實現公共檔案管理服務效果的最大化。

（二）消極影響。“互聯網+”雖然為公共檔案管理服務提供了諸多便利，但是也提出了更高要求，傳統的公共檔案管理服務已然不能滿足人們的需求。互聯網是一個開放且復雜的環境，公共檔案管理服務本身也受到了積極、消極的環境因素影響。在這樣的背景環境下，用戶的需求和檔案服務機構的服務結構也逐步呈復雜化態勢，信息安全也面臨著巨大的挑戰。在“互聯網+”環境下，實現內容創新、服務改革的難度越來越大、要求也越來越迫切。

二、“互聯網+”背景下公共檔案管理服務現狀及成因

（一）現狀。隨著“互聯網+”的不斷發展，我國檔案管理機構積極響應國家相關的要求、落實國家發展戰略，推進公共檔案管理服務的數字化、規范化、信息化，實現公共檔案管理服務改革發展的深入推進，并取得了顯著的成效。如今，“互聯網+”已然進入各個領域之中，推進了與公共檔案管理之間的融合，為推進公共檔案服務管理提供了必要的保障，在我國檔案部門的管理效率、服務優化方面取得了顯著的成效。但是仍然存在一定的問題和困難，主要包括：檔案公共服務管理制度不完善、數字化建設不足、信息研發水平有限、科技發展水平和創新能力不足等方面，需要持續實踐研究和完善。綜上所述，我國公共檔案管理服務仍然處于發展與困難并存的狀態。

（二）成因。本文研究致力于聚焦“互聯網+”背景下公共檔案管理服務的問題，深入剖析產生問題的根本原因，并提出針對性的解決對策。我國公共檔案管理服務問題及產生的原因主要包括以下幾個方面：1.互聯網觀念薄弱。“互聯網+”背景下不僅需要掌握先進的信息技術水平，也需要擁有與之相匹配的“互聯網+”觀念，才能夠實現公共檔案管理服務的持續發展，然而這正是目前我國相關人員比較缺乏的。目前，我國很多的檔案機構都通過微信、微博發布檔案信息獲得了一定的客戶，為其提供檔案服務。與此同時，通過口碑相傳、資源共享、網絡分享等多種形式擴大傳播范圍和影響力，并在此過程中實現豐富服務資源、提升服務品質的作用。互聯網觀念的缺失使公共檔案管理服務優化缺少制度依據，沒有明確的目標，在服務過程中缺少計劃性和規劃性。在這樣的背景下，公共檔案服務平臺在獲取了一定的客戶資源后，并沒有開展有針對性的客戶服務和維護工作，不僅造成客戶活躍度較低，還造成了客戶忠誠度不足，對于公共檔案管理服務的持續優化產生了消極的影響；2.數據化建設缺乏。“互聯網+”是檔案管理服務優化的重要推動力，能夠極大地提升檔案管理服務的效率和質量。在“互聯網+”背景下，檔案管理數據化建設非常重要且勢在必行。長期以來，我國檔案管理機構持續開展數據化建設，得到了迅速的發展，但是建設的質量仍然不盡如人意。具體來說，主要表現在以下幾個方面：首先，我國對于檔案管理的觀念比較傳統，檔案的數據化建設仍然停留在掃描化的基礎上，難以滿足“互聯網+”背景的需求；其次，檔案管理的數據形式不統一，給檔案管理服務帶來一定的阻礙作用，嚴重影響了檔案管理的質量；3.網絡工具單一。網絡工具是在“互聯網+”背景下開展公共檔案管理服務優化的必要手段，如今，我國運用網絡工具進行搭建的公共檔案服務平臺數量較多。但是這些平臺普遍存在功能同質化和單一的問題。通過調查研究顯示，我國通過微博、微信、公眾號、門戶網站進行公共檔案管理服務并進行宣傳的平臺占比96%，使用APP、PC客戶端的只有1.7%，其他形式為2.3%。在高速持續發展的“互聯網+”時代，使用單一的網絡工具實現檔案管理服務的優化具有較大的局限性。與此同時，我國針對公共檔案管理服務平臺建設的專業企業比較少，多通過三方平臺合作的方式進行建設，這就造成了公共檔案管理平臺的同質化、單一化問題更加嚴重，直接制約了我國公共檔案管理服務的優化和持續提升；4.信息孤島問題普遍存在。信息孤島是“互聯網+”時代所有領域發展的弊端，正成為阻礙我國公共檔案管理服務的優化的癥結所在，此問題不可小視。縱觀我國公共檔案管理服務信息孤島的問題，主要表現在以下幾個方面：其一，信息系統兼容性不足。目前我國公共檔案管理服務平臺多依托于第三方平臺服務商，作為服務商進行互聯網互動的設計多考慮到自身特色和大部分消費者的需求，并不是專業的檔案管理服務平臺，難以滿足客戶的全部需求。造成微信、微博、APP等不同的軟件和平臺之間難以實現互通，導致產生信息孤島問題；其二，平臺管理不到位，對于信息交流和共享重視和認知不足。兩個因素的出現，造成了信息孤島問題。制約了信息的共享，造成了資源的浪費，使公共檔案管理服務發展緩慢。

三、“互聯網+”背景下公共檔案管理服務優化策略

“互聯網+”背景下對于公共檔案管理提出了更高的要求，與此同時，用戶在互聯網這種開放的環境中，對于信息的有效性、科學性、及時性等方面也提出了更多要求。我國檔案管理服務平臺在發展過程中遇到了諸多問題，下文針對產生這些問題的原因提出有效策略。

（一）宣貫推廣，提升互聯網觀念。“互聯網+”是一個充滿機遇的時代，也是一個充滿挑戰的時代。“互聯網+”為檔案管理提供了更多的創新和發展的思路及技術的支持，也提出了更高要求，同時為公共檔案提供了更多的宣傳推廣計劃。但是很多機構的工作人員并沒有認知到宣傳推廣的重要價值，缺少應有的專業技能。面對這個問題，加強宣貫推廣勢在必行。結合“互聯網+”的優勢，應該通過線上線下相結合、文字圖文和游戲相交叉的方式，提高推廣范圍，增加宣傳力度，提升宣傳效果，進而提升客戶對公共檔案管理服務的認知并進行持續的關注。宣貫推廣本身是一個漫長的歷程，需要相關人員持續地進行宣傳才能夠達到應有的效果。

（二）加強互通互融服務平臺建設。互融互通的平臺建設能夠實現信息的最大化利用，推進檔案管理領域的整合，促進公共檔案管理服務的持續優化，可以做到以下幾點：1.推進實體檔案平臺與網絡平臺的充分結合，統一服務制度和標準，發揮兩者之間的話題運用，保證檔案借閱的及時性、廣泛性以及互動性特點。充分結合消費者的需求為其提供更高效的服務，持續推進平臺檔案管理服務的優化；2.實現檔案管理平臺與政務平臺和多媒體平臺的充分融合，發揮多網絡平臺和工具的優勢和價值，使檔案管理服務平臺與其他平臺形成緊密的互推互進、相輔相成的作用。例如，公共檔案管理服務平臺與政務系統的相互結合，可以利用政務平臺的舉報功能作為公共檔案管理服務平臺的監督崗，督促檔案管理平臺制度、服務的持續優化。與此同時，檔案管理服務平臺也可以為政務系統的客戶提供必要的檔案支持。檔案管理服務平臺與其他平臺相互結合，能夠起到極大的互補作用，能充分挖掘兩者的特點和優勢，獲得更多的合作可能性。

（三）推進多樣化網絡工具運用。隨著互聯網技術的不斷發展，檔案管理服務工作也乘坐著“互聯網+”的順風車如火如荼地開展起來。“互聯網+”檔案管理服務改革能夠便于用戶充分利用大數據資源，掌握更加全面的知識，開展自主化學習，將檔案信息、資料通過信息傳遞的方式輸送給用戶，使信息、資源獲取不受到時間、空間的限制。

“互聯網+”倡導多元價值，因此檔案公共服務的功能不能僅局限于查檔用檔的范疇，而需延伸到文化教育、信息咨詢等多個相關領域，從而使檔案機構具有一體化、綜合性的服務能力，從而使用戶能更好地享受檔案公共服務。英國自2007年始，先后發布了《流動的信息：國家檔案館愿景》《國家檔案館2009-2010年戰略規劃》《保存過去，擁抱未來：2009-2010戰略優勢》等一系列相關綱領性、戰略性文件，旨在將英國檔案館打造為集歷史文化傳承、政府信息公開、信息價值挖掘、社會公益服務等為一體的綜合性服務機構。同時，英國對實體檔案館的設計格局也突出一體化的特性。以英國國家檔案館為例，其總建筑面積為3.2萬平方米，公共區域超2萬平方米，所占比例逾60%，其建設布局充分整合了檔案館服務與消遣休閑的功能。在英國國家檔案館內，除了必要的閱覽室，還設置了餐飲、商店等，并在閱覽大廳中設置了拍攝支架，供來館者相對自由地拍攝非密檔案，從而為用戶提供更為完整的一站式服務，這一點非常值得我國學習和借鑒。

（四）加強檔案數據資源的收集、利用和分析。數據資源的收集、利用和分析是檔案管理服務平臺需要具備的基本功能，“互聯網+”時代怎樣通過更加便捷、高效、智能的方式進行資源的收集、利用和分析是時代的要求，也是非常值得考慮的問題，應該做到以下幾點：1.以用戶為核心進行數據的分析和應用，用戶是檔案管理服務平臺的主要服務對象，因此，平臺不僅需要具有檔案信息，更應該擁有大量的用戶信息，便于提升服務。平臺可以開發數據的分析和收集功能，在用戶登錄平臺進行操作的過程中收集用戶信息，其中包括：年齡、職業、點擊量、轉發量、評論量、瀏覽實踐等內容。通過用戶的基本信息進行分析，進而了解用戶的需求，為制定更好的服務計劃提供必要的依據；2.建立Hadoop架構的存儲平臺或數據倉庫，通過專業的數據分析架構和分析方式，推進數據分析和整合，實現數據與服務之間的匹配性。通過用戶需求與數據特征的分析和整合能夠幫助公共檔案管理服務平臺，開展精準推薦和信息資源的補充，并在此過程中實現服務的持續優化。

四、結語

隨著信息技術的不斷發展，“互聯網+”模式應運而生，對于檔案管理產生了較大的影響，使檔案管理模式調整和創新成為必然的發展趨勢。“互聯網+”、互聯網工具已然進入各行各業中并發光發熱。其中，互聯網工具的使用非常重要。作為“互聯網+”行業的應用者，應該學會與時俱進，積極把握時代的背景，推進我國檔案管理服務的優化。本文在研究的過程中，選擇4個最普遍存在的問題，針對問題及產生的原因進行深入剖析，最終有針對性地提出建議。如今，“互聯網+”已經逐步得到重視，相信在相關人員的努力下，檔案管理必將得到更加廣闊的發展和持續的優化。