當前企業檔案開發利用工作的思考

文/北京鐵城建設監理有限責任公司 韓麗娟

習近平總書記曾對檔案工作作出重要指示，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。特別是要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局，服務人民群眾。

檔案利用是整個企業檔案工作的出發點及終極目的，開發利用檔案是企業檔案管理中的一個重要部分，也是考驗檔案工作者水平的一把尺子。目前企業開發利用中存在被動服務、注重登記手續、忽視利用效果反饋等問題，在一定程度上影響了檔案的利用效果，制約了檔案的健康發展。

一、企業檔案開發利用的意義

（一）開發利用檔案為企業發展提供有力的支撐作用。當前企業檔案涵蓋了管理類檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案及實物檔案五大類，作為企業的無形資產為企業科學決策、經營承攬、巡視檢查、審計取證、人事檔案完善、訴訟糾紛、工程缺陷整治、成本管理等方面發揮重要的作用，為企業規范管理、健康發展提供了保障。

（二）開發利用檔案，提高檔案收集工作的針對性及完整性。企業經營投標往往需要近五年完工項目業績，建設項目歸檔時除收集其他歸檔范圍的資料外，注重收集竣工項目的中標通知書、合同、驗收報告、驗收記錄、業績手冊等原件，為企業經營積累更多可利用的業績。領導離任審計、財務大檢查、上級巡視要查閱收購、合并及注銷機構相關的決策及辦理結果文件，常常要利用管理類檔案。作為管理類檔案歸檔時除收集每年收發的紅頭文件外，會針對性收集收購協議、收購報告、注銷報告、董事會決議、總經理辦公會、黨委會等與“三重一大”有關的原件，便于提供利用。企業經營投標有時會借用實物檔案中的榮譽證書、獎狀，用于加分使用，每年收集時不管是國家級的還是省部級以下的，全部納入企業管理類檔案歸檔范圍。企業申請高新產業證書，需要以往獲得的一些專利證書和編寫的技術規范，就會注重加大收集這方面的文件材料，發揮檔案的保駕護航作用。

（三）開發利用檔案，促進檔案分類更加規范，編目更加細致完善。企業關于人事任命文件，標題通常是關于XXX等人職務聘任的通知，查找利用XXX以外其他人任職文件時通過檢索標題就搜索不到，只有通過瀏覽全文，在字里行間尋找人名。如果當初編目時在文件題名后用方括號把其他人一同錄入，關于XXX等3位同志職務任免的通知[XXX、XXX]就一下子解決檔案查準率、查全率問題。不管是管理類檔案還是建設項目檔案、會計檔案，分類排列方法一旦穩定下來，利用起來就簡便快捷多了。比如建設項目檔案利用最多的是中標書、合同、單位工程驗收記錄和業績手冊等文件，歸檔時把此類文件組卷在第一卷，即使不借助任何搜索功能，也能很快找到相關檔案。會計檔案保管期限同為永久的案卷，按照移交清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書、保管清冊、年度財務報告、審計報告先后順序排列；保管期限同為30年的案卷，按照日記賬、總賬、明細賬、憑證、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、增值稅專用發票抵扣聯先后順序排列，查找起來很方便。檔案的基礎工作做好了，檔案的利用工作便會水到渠成，兩者相輔相成。

二、當前企業檔案開發利用存在的問題

（一）以被動服務為主，創新意識不強。平時檔案管理工作人員等待利用者上門查閱，配合利用者完成查檔任務，缺乏主動服務意識。檔案利用工作仍以原有的模式為主，沒有很好地把握住信息時代發展所帶來的機遇。對館藏的部分紙質文件缺少對應的電子文件，檔案數字化工作比較滯后。思想的保守、檔案信息化建設的落后，使得檔案工作還是保持在重保管輕開發的階段。

（二）注重檔案借閱審批及登記手續，忽視利用反饋效果。為了保障檔案安全，利用者要填寫檔案借閱申請單，包含借閱內容、利用目的、利用方式、借閱單位、借閱日期、借閱人、借閱人聯系電話、借閱單位領導意見、相關部門領導意見、綜合辦領導審批意見、檔案室負責人意見、經辦人、公司領導審批意見等相關信息，申請完畢方可借閱檔案。歸還時由檔案工作人員填寫檔案借閱登記表，內容包含借閱日期、借閱單位、借閱人、檔案名稱、卷（件）數、歸還日期、歸還人、接收人等信息。檔案一旦利用完畢，利用工作就此終結。歷年都是一個利用人次及數量的簡單統計匯總，體現不出檔案給企業帶來的社會效益及經濟效益。由于忽視利用效果反饋工作，形成不了開發利用優秀案例。面對上級單位要報送《關于做好全國企業檔案資源開發利用優秀案例推薦評選工作的通知》時，沒有一個典型案例來說明檔案給企業產生的社會效益及經濟效益，顯得很被動，明明做了很多的工作卻體現不了檔案的重要性和對企業的價值貢獻。

（三）填寫利用目的比較簡單，體現不了檔案的真正效益。經初步統計，企業檔案利用目的，大致分為以下幾種：經營投標、個人檔案補充完善、工作參考、統計上報獲獎文件、完善公司匯編制度、梳理人員任命、用于地方備案、資質升級、項目稽查、審計及評獎等等。檔案利用目的、利用效果反饋記錄都比較簡單，比如用來經營投標的檔案，在利用目的一欄填寫的是用于生產經營投標，沒有具體記錄是投哪個工程項目，開標后利用效果反饋一欄也沒有記錄是否中標了，中標后合同額有多少等重要信息，利用產生的直接、間接效益根本無法計算。

（四）不重視檔案編研工作，編研成果少。除了有一些規章制度匯編、年鑒、工程項目簡介和綜合管理手冊編研成果外，其他一些通用性檔案編研成果普遍不多，比如缺少公司榮譽集錦、表彰獎勵發文統計、職務任免及職稱聘任統計等，更缺少圍繞經營生產深層次的編研成果，導致檔案利用率不高。

（五）沒有做到應收盡收，導致無檔可查。比如企業要申請高新產業證書，需要提供一些專利證書，卻會遇到阻礙，一方面是檔案管理人員一直沿用舊的歸檔范圍，對新業務數據信息采集不及時，致使部分文件散落在個人手中；另一方面是企業相關業務人員沒有歸檔意識，不明白哪些是應該歸檔的，還有一部分人認為文件放在自己手頭利用方便，配合歸檔不夠積極，導致歸檔不及時。

（六）以往整理不規范，導致查準率不高。比如曾經有個項目出現了病害問題，建設單位要提供相關的路基及軌道資料，負責辦理的人員向公司檔案室提出借閱其中兩個人監理日記的申請，收到申請后首先檔案管理人員調閱相關的資料，找到了這兩個人的所有監理日記共42本，當時卷內目錄題名中只顯示XXX監理日記，既未顯示專業，也未顯示里程，42本監理日記封面當初也填寫不全，最終只能從實體檔案字里行間查找與路基和軌道有關的記錄，可謂費時費力。

三、做好企業檔案開發利用的具體措施

（一）增強主動服務和超前意識。首先，企業檔案人員要愛崗敬業，熟悉館藏。隨著時間的推移，企業業務量的增加，檔案數量只會越來越多，尤其是新出臺的會計檔案管理辦法把會計憑證保管期限由15年改為30年，加大館藏壓力的同時，給檔案管理人員也提出新的挑戰，如果平時不熟悉館藏，借閱時難免手忙腳亂。其次，及時了解業務部門利用需求，一方面豐富館藏，有可提供利用的檔案；另一方面遇到上級巡視、財務審計等重大活動時，提前準備所需資料，比如董事會決議、各年度總經理辦公會會議紀要、黨政聯席會會議紀要、各年度工作會、主管領導及紀委書記、總會計師會議講話材料、固定資產盤點表、收發文登記等等。

（二）檔案人員要有與時俱進的思想。隨著大數據時代的來臨，云存儲、云計算以及網絡信息化、電子政務等迅速崛起，對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者在將基礎性工作做好的同時，利用信息技術做好利用工作越來越重要。這就要求檔案人員除參加檔案信息化建設、數字檔案館（室）建設等培訓外，要針對企業利用電子文件現狀多的實際，做好文檔一體化，加大電子檔案的歸檔力度。把檔案利用申請及登記流程嵌入現有OA辦公平臺，做到無紙化審批及登記。

（三）平時多積累典型案例編寫工作素材。案例內容主要包括案例概述、主要做法、經濟和社會效益及影響。其中案例概述主要包括案例時間、主要思路和效果；主要做法包括檔案利用或檔案信息資源開發利用的背景、利用內容、設計方案、實施過程等；經濟和社會效益及影響主要包括成本節省和效益增加的數量，檔案信息利用人數、參觀人數，有關的外部評價等。針對案例內容要求，檔案借閱時不僅要填寫利用內容、利用時間、利用目的等，更要了解利用后的效果，必要時做深一步的調查，為編寫案例積累第一手資料。有了優秀的案例實例作證，也會引起企業重視檔案工作。

（四）認真填寫利用目的。（借）閱檔案的利用目的，應填寫詳細，不可填寫得太簡單，杜絕“工作參考”“投標”等此類記錄，而應填明作哪一項工作參考，填明具體內容和將起到的作用和效益，便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等，有了經濟效益就不會再出現為生產經營、公司清算、法律糾紛、領導決策等方面提供“可靠依據”的大話空話。

（五）針對企業需求，多做編研成果。企業檔案編研是以企業檔案為對象，根據一定的需要，經過合理的選題，通過匯編、分析統計等加工方式，編制而成的、可供企業利用的檔案文獻和信息參考資料。一是企業宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、企業獲獎匯編等。二是企業宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。三是企業宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、工程項目簡介等。每年企業收發文數量多者達幾千件以上，少者也有幾百件，就從簡單的匯編做起，從易到難，逐年做好編研工作。

（六）針對收集不全，無檔可查的問題，重點做好基礎數據清理工作。每年初，檔案部門要先做文件數據信息采集表格，發給部門確認，根據填寫情況形成企業基礎數據清理匯總表，就是將企業各項工作、各個部門、各個崗位產生、處理、發出的所有信息（包括文件、程序、報表，以及其他載體或者數字格式的文檔）匯總在一起，哪些是檔案，哪些不是檔案，責任人是誰，載體是紙質還是電子版，最終形成歸檔通知，根據歸檔通知逐個收集，避免遺漏文件。清理基礎數據是一項細致而繁雜的工作，必須要對企業的機構設置、崗位設置、主要工作流程進行了解，并在此基礎上對數據狀況進行分類和分析，目的是找出主體數據和主要信息流動線路，為收集提供可靠的依據，達到應歸盡歸、應收盡收的目的。

（七）注重檔案全員培訓。企業應提高大家的歸檔意識，確保歸檔率、完整率達標。可以邀請上級單位的專家，也可以是本企業有經驗的同志作為培訓老師，培訓內容有管理類檔案整理規則、建設項目檔案整理規則、實物檔案整理規則等，一方面提高大家的歸檔意識，另一方面提高整理檔案的規范性，更好地為企業服務。

四、結語

檔案工作包含了檔案基礎工作和檔案利用工作，前者為后者創造條件，后者則反映前者的成果，同時也向前者提出新的要求。檔案信息開發和利用作為企業檔案管理工作中的重要內容，需要加強檔案開發，合理使用檔案信息，發揮檔案信息應用價值，提高企業檔案管理水平，讓檔案給企業經營發展提供良好服務，才會真正體現“存憑、留史、資政、育人”的作用。