基于信息技術視角下事業單位檔案管理要點探討

文/河北省自然資源廳機關服務中心 董晶晶

檔案管理是事業單位及時記錄人員工作信息和考察評價人員發展歷程的重要舉措，是事業單位人力資源部門的重要工作，對事業單位工作任務的分配和人員的調控有著決定性作用，其重要性不言而喻。事業單位的工作人員負責傳達上級分配的任務，需對社會領域所發生的細節情況有密切關注，從而做出基礎的工作方案。事業單位肩負的行政和公共管理職能多，因此在新時期完全可以構建為多元目標體系，以減少資源損耗的方式達到最優效果，這也是事業單位進行標準示范的必然要求。要保證事業單位多種功能目標的實現，且有效的管控資本投入，需要立足于事業單位的基本工作流程，對影響整體工作效果的各環節進行梳理，找出能夠優化和提升效率的價值元素，從而完成有意識的創新。在事業單位的日常工作開展中信息技術的使用必不可少，因此必須將這一重要工作環節優化，發揮檔案管理的新功能，科學應用信息技術促使事業單位整體效能強化。

一、傳統事業單位檔案管理現狀

在傳統的事業單位工作中，管理者所下達的工作安排和要求，存在著極大的不科學性。管理者盲目地用監督部門制定的條例和規章制度指令工作人員，然后隨意地分配工作任務，制定了嚴格要求和統一標準，并沒有站在工作人員的角度進行統籌規劃，缺乏明確的思維導向。在檔案管理的工作中，許多事業單位同樣欠缺科學性的研究和分析，并沒有根本性將檔案管理的價值挖掘出來。部分工作人員缺失了對工作目標的思考，難以激發個人責任感，當管理者隨意安排后，他們同樣上行下效，按照一個標準機械性地完成任務，在工作上很難有突出表現。在這種工作環境的渲染下，壓抑了很多工作人員的責任意識，導致缺乏開拓創新的信念。因此，必須基于日常任務，通過一定的監督和激勵措施，讓工作人員積極創新更多成果。但是如果不制定清晰標準，那么事業單位的成本損耗較大，難以讓工作人員提升認同感，因而，科學化的信息技術檔案管理模式勢在必行。

二、現代信息技術視角下事業單位檔案管理轉型的具體策略

（一）促使檔案管理規范化。檔案管理對于事業單位內部人員工作的情況能進行監督和評估，從而達到管控資源的目的。但是需要注意的是，無論是什么工作，都是由人實施的。檔案管理也不例外，檔案管理的負責人員能否具備現代化水平，格外重要。在傳統的管理模式中，檔案管理人員僅僅是按時將內部人員的信息采集并收納，沒有作出任何客觀的判斷，更不會提出個人有價值的建議，這與其他工作人員的行為大同小異。檔案是人力資源管理的重要內容，能調配各部門人員。當檔案管理的人員欠缺宏觀調控意識，其他部門人員也就逐漸脫節，無法構建良好的溝通協調氛圍。當今時代所看重的是將各人的獨特性匯集形成合力。事業單位的工作要及時與社會接軌，要注重社會實踐中集體思考的重要性。一般來說，工作人員只有具備了責任意識，才會慢慢投入對集體合力的思考，而這一切需要檔案管理來營造和激發。但是如果檔案管理無法發揮作用，不具備公信力，又如何激發工作人員的責任意識，更談不上協調眾人。因而，必須要利用現代信息技術，構建出檔案管理的良好機制，促使其他部門人員愿意配合檔案管理部門工作。鑒于以人為本的理念，檔案管理人員不能強制命令其他人員配合工作，因此檔案管理人員必須做到以下幾點：其一是在規劃改良模式時要渲染良好的氛圍，讓其他人員能在一定規律中轉變原有的想法，而不是在嚴格要求下突然改變，因此檔案管理人員需要結合各人員的心理差異和接受能力差異，先將改良模式的重要性和一些綱領性文件中的行為文化要素通過不同的方法讓人員知道且接受，循序漸進地更正個人的習慣。檔案管理人員可以結合信息技術的電子文件開發，將各種有價值的資源通過簡短清晰的方式讓部門人員獲取。其二則是要檔案管理人員親身示范，發揮榜樣作用，讓其他人員看到檔案管理人員的責任意識。檔案人員必須要改變原有的工作方式，利用信息技術整合檔案資源，如利用數據庫進行檔案的分類、利用互聯網系統建立網絡檔案中心等，然后將個人的重要成果進行展示。

（二）提升管理人員專業素質水平。管理人員要想真正應用信息技術提升個人多元技能，就必須先具備統籌規劃的意識，而這一切源于激發檔案人員的責任心。事業單位檔案管理領域中應用信息技術的時候，也對管理人員操作能力提出較高的要求，需要管理人員操作系統來完成檔案管理工作。為了使信息技術在檔案管理領域當中的實際應用達到理想效果，需要定期組織相關管理人員開展專業技能培訓，切實提升管理人員的系統操作能力，從而讓檔案管理人員的日常操作向著標準化的方向提升和轉變，切實提高檔案管理工作的效率及質量，讓管理隊伍的專業性得到大幅度提升。另外，專業管理團隊在實際運行的過程中，如發現問題及時采取針對性較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，使得檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業單位逐漸走上一條穩定發展的道路，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

（三）提高信息技術的應用水平。由于信息技術的科學使用，使得檔案管理工作流程方便快捷，更為現代化與智能化，因此必須不斷提高信息技術的應用水平以適應新時期不斷發展的檔案管理工作水平。學習并掌握科學的信息技術應用方法，從而使得檔案管理團隊的整體素質得以提高，培養出高水平高素養的檔案管理團隊，促進信息技術在檔案管理中得到有效應用與發展。雖然在當前的事業單位發展中，很多管理團隊已經逐漸應用了信息技術，但是信息技術的操作系統和網絡客戶端卻不具備高新水平，很容易因為長時間的管理應用產生數據不清晰、軟件無法下載等問題，影響管理的最終效果。而且檔案管理需要的是及時和迅速，確保信息處理不滯后，因而最好是根據市場發展，對事業單位檔案管理日常處理的案卷數量進行記錄，再增加保守估計的成果分析，對網絡技術組成的各數據有所了解，選擇最優的信息技術。同時，應該加大培訓管理人員操作信息技術的全方面能力，促使管理人員根據先進的經驗，在遇到問題時及時拿出應對的方案，從而提升處理效率。

（四）合理配置管理資源。在檔案管理工作中，必須要明確不同崗位的不同責任，這樣不僅保證了檔案管理質量，也保證了檔案管理效率。只有明確檔案管理人員具體的職責以及權益，有的放矢地開展工作，才可以有效提升工作質量與效率。在實際管理過程中，要進行科學的分析，從而提高管理能力，在實踐中要對具體的工作內容進行系統劃分，通過精細化的管理方式進行系統分析，在實踐工作中進行合理有效的管理，才可以保障檔案管理工作的科學性。另外，還必須優化管理結果，在實踐中對檔案管理工作人員進行系統分析，針對不同部門人員行政管理檔案的構建，通過電子信息化管理、制度模式化管理、人事行政化管理、財務系統化管理等方式，確定管理內容，完善管理結構，進而在根本上保障管理工作質量與效果。此外，對于事業單位來說，檔案管理工作十分枯燥，這對于工作人員提出了更高要求，不僅要提高對檔案管理工作的興趣，更要提高對檔案管理工作的認識，以此才能提高管理能力。

三、結語

綜上所述，隨著我國現代信息技術的引入，社會各領域加以應用，取得了創新成果。創新是民族發展的驅動力，事業單位工作同樣不例外，需要擴大應用的規模。事業單位的工作中，檔案管理作為調配各部門人員工作的核心工作，管理人員需要加強宏觀調控能力，從而提升事業單位的工作效率。本文以信息技術和檔案管理的結合為切入點，探索其具體策略，并給出了具體的思路，望予以重視。