大數據背景下石油企業檔案管理業務提升策略

文/陜西延長石油豐源有限責任公司 李玨

通過開展數字化檔案管理業務，可以推動石油企業發展進程。對于石油企業的檔案管理業務來說，大數據技術的驅動會進一步促進檔案管理模式的變革，改善與優化檔案管理服務，實現石油企業檔案安全存儲及有效利用。同時，檔案管理業務難度也會加大，各種巨量資源、管理設備及方式、創新思維等最大程度地發揮檔案的有效運用是一個新的挑戰，更是提升石油企業的核心競爭力的新契機。

一、大數據檔案管理概念

大數據代表著技術，是圍繞數據價值化的一系列相關技術，包括采集、存儲、安全、管理、分析等，各方面都超出了傳統的數據庫工具能力范圍，是一種數據集合，具有規模海量、流轉快速、價值密度低、類型多樣的特點。大數據的戰略意義并不是掌握海量的數據信息，而是對其進行專業化的處理。也就是說，大數據代表了一個產業，產業應用能力才是核心目標，而提升“加工能力”才能提升大數據的價值，提升大數據的應用能力。在云時代的背景下，大數據受到了廣泛關注，包括結構和半結構化數據，這些數據下載到關系型數據庫中，需要花費大量的時間和金錢進行分析。通常依據云計算的方式來分析大數據，采用類似MapReduce的框架來分配電腦工作。采用特殊技術處理大數據，包括大規模并行處理、數據挖掘、云計算平臺等等。

二、石油企業檔案管理改革的重要意義

目前，結合大多數石油企業實際情況來看，檔案管理業務普遍使用傳統管理模式，在開展業務當中，檔案管理模式相對落后，難以滿足各項需求；檔案管理意識較為薄弱，檔案管理信息化水平低，對信息難以快速做出反應，無法準確認知檔案管理和企業內部業務效率提升之間的關系；檔案數據信息保存欠缺科學方式，容易對重要信息構成嚴重威脅，無法確保檔案管理有序進行。所以，在開展檔案管理業務的過程中，石油企業應當積極轉變自身傳統管理理念，有效應對嚴峻挑戰，緊抓大數據時代創造發展機遇，基于大數據背景下，石油企業檔案管理進行改革，具有重要意義。

（一）滿足檔案信息化建設工作的各項要求。現階段，經濟改革逐漸深化，在一定程度上提升經濟水平，推動社會主義事業發展。與此同時，企業信息化建設不斷加強，石油企業屬于國有企業，應當注重自身發展，不僅為民生提供有力保障，且推動社會經濟發展。隨著企業信息化進程日益推進，石油企業需要積極適應時代發展，緊跟趨勢，持續改進與完善檔案信息化管理，從而促進石油企業引領帶頭作用的發揮。

（二）加強對信息資源的統籌化管理。大數據時代下，石油企業對其信息化管理的要求越來越高。對于石油企業而言，第一時間需要貫徹落實信息資源籌劃，對檔案管理重要性形成正確認知，利用大數據整合處理大量信息資源，為發掘與應用信息資源提供有效幫助，更好更快地共享資源，推動石油企業深化改革。

（三）實現石油企業可持續發展。從石油企業角度來講，在前期建設過程中，石油企業檔案屬于第一手資料，如果檔案資源管理存在漏洞，極易導致石油企業面臨巨大損失，可見，這部分資料可以給予企業正當權益大力維護，同時還可以避免浪費大量人力、物力與財力。因此加大檔案管理強度意義重大。

三、開展數字化檔案管理難度分析

（一）存在安全隱患。數字化管理是發展的必然趨勢，但數字化管理的難度并不低。在實際管理的過程中，安全就是一大難題。在管理過程中經常出現一些安全隱患，包括資料竊取、黑客入侵等等。在資料查找的過程中，如果沒有做好權限設置，造成檔案隨意查詢和使用，會造成信息泄露、文件丟失等問題，進而增加管理難度，影響個人權益，甚至造成大量的財產損失，不利于企業的管理和發展。

（二）利用效率不高。檔案管理的業務較多，數字化管理雖然可以緩解工作壓力，但也存在一些應用難題。從目前的情況來看，即使企業已經采取數字化檔案管理的模式，但并沒有充分利用數字化技術。或是對技術的掌握和認識不全面，只是將紙質檔案轉化為數字檔案，并沒有發揮數字信息系統的功能作用，工作效率也沒有明顯的提升。可見，技術宣傳推廣的難度較大，很難在短期內使管理人員迅速掌握數字化技術方法。

四、大數據背景下石油企業檔案管理業務提升策略

（一）加強對檔案管理的重視并加大資金投入。在大數據背景下，對于企業而言，其領導以及管理團隊應當高度重視檔案管理，清晰、準確認知該業務的重要性。從石油企業角度來說，作為國有企業，通常有兩個目標：一是產油效率，二是經濟效益。應以滿足民眾與企業需求為首位，明確有效利用檔案的重要性。所以，要對檔案管理做到足夠重視，采用科學的信息化管理方式，建立完善的數據信息庫，利用大數據技術對檔案信息進行分析，了解企業生產中存在的問題，并且根據生產需求第一時間合理調整產量、產能等數值，使生產方式更加合理，促進生產效率的提升。倘若石油企業管理團隊可以將檔案管理工作落到實處，相關工作人員便可提升工作效率，進而從整體上促進企業發展以及結構調整。另外，針對檔案管理加大資金投入，提供充足經費，推動信息化建設，逐步提高管理效率。

（二）制定更加完善的石油企業管理機制。在開展檔案管理業務的過程中，倘若使用傳統管理模式與手段，勢必無法適應當今形勢，達不到信息化管理標準與要求。對企業而言，應當清晰、準確了解與掌握檔案管理問題和漏洞，以現階段的檔案管理模式加大創新力度，從而突破以往限制，充分利用新型檔案管理機制。1.結合當下的檔案管理政策，并密切聯系管理機制，建立健全內部檔案管理制度，針對檔案管理中的每一種行為進行有效控制，清晰設置與規范業務流程，明確具體的檔案使用要求和權限，避免檔案丟失、損壞等，確保檔案的安全性，提高行為規范程度，將信息技術充分融入企業，形成全新管理體系。2.貫徹落實管理機制細化工作。清晰劃分與掌握檔案管理職責，將檔案管理各項任務落到實處，以此提高管理效率，及時有效實現檔案信息共享，從而提高檔案信息真實性以及完整性。3.科學合理構建新型管理體系，強化電子檔案管理，完善信息安全防護機制，從檔案新增、補錄、損毀修復、修補等多個方面入手，實現制度化、常態化、規范化的管理。

（三）實現檔案信息主動推送。當采用傳統檔案應用模式時，通常相關管理人員以檔案使用者的需求為依據進行被動服務，且往往不會主動了解館藏檔案的變化情況。在提供業務服務的過程中，檔案管理部門會積累大量的數據信息，比如檔案用戶信息、檔案利用需求說明等，企業通過構建一體化數據分析模式，其中包括檔案文本信息、數據信息、文件歷史分發信息等內容。該模式可以面向檔案使用者，包括企業領導和職工，相對準確地預測檔案潛在的價值作用，可以充分發揮檔案信息的價值，向領導或職工推送全新檔案信息，以及推送關于崗位職責的信息，實現被動服務模式向主動推送服務模式的轉變。另外，推送信息時，還需要充分思考與分析檔案密級屬性與具體的密件管理要求，比如關鍵詞與標題等，根據密級確定檔案的使用權限，確保檔案信息的安全性，避免高密信息的泄露。

（四）全面提升檔案管理人員的素養和應用信息技術的能力。在開展檔案管理的過程中，應當第一時間組織不同部門人員協同合作，增強檔案管理數據信息的真實性以及完整性。應當以全體檔案管理人員為對象，加強定期技術培訓，積極培養與鍛煉自身技能，逐步提升技術水平，持續提高分析處理能力。另外，建立健全人才培養機制，并對其加大創新力度，全面吸引具備較強專業性的檔案管理人員，當石油企業實際開展檔案管理工作時，為其注入更大活力。

五、結語

綜上所述，大數據技術大力推動了檔案管理發展，逐步實現其電子化、網絡化以及數據化，為石油企業的檔案管理帶來本質性、革命性的變化，不僅提升管理業務效率，也能降低管理成本，滿足日益增長的檔案管理需求。所以，石油企業檔案管理人員應當清晰了解與掌握自己的問題與缺陷，全力攻克難題，牢牢抓住發展機遇，貫徹落實其對石油企業檔案管理的新要求，從而推動石油企業可持續發展。