以知識管理為視角的醫院檔案管理體系構建

文/湖北省麻城市中醫醫院 江紅 涂紅莉

檔案管理是醫院中的重要組成部分，對于醫院發展、科研事業進步等會產生直接影響。檔案中記錄著很多不同內容，比如，病人病例情況、醫院歷史發展情況、醫院科研情況等，此類檔案信息的有效利用，可以推動醫院朝著更好方向發展。從當前醫院發展中不難看出，并沒有構建完善的檔案管理體系，這一情況的出現，對于檔案管理工作的全面落實，以及檔案信息的合理應用會產生直接影響。基于此，需要在知識管理視角下，構建醫院檔案管理體系，在提升檔案信息利用率的同時，全面提高醫院醫療水平。

一、醫院檔案管理分析

醫院檔案管理包含很多不同內容管理，比如，文字管理、視頻管理、聲音管理等，此類管理主要是顯性知識管理，同時還包括隱性檔案知識管理，例如存在于人腦中的知識等。此外，還包括資產管理、設施管理以及人員管理等。檔案管理已經成為醫院發展中的一項重點工作，通過檔案管理工作的落實，實現對醫院內各項資料信息的有效收集、利用與整理，提升檔案信息利用率的同時，可以為醫務人員工作的開展提供有效引導，減輕工作壓力與工作量，使醫院醫療水平得到全面提升，為人們帶來更高的醫療服務，為社會更好發展打下基礎。

二、知識管理背景下醫院檔案管理體系構建的必要性分析

在如今社會快速發展背景下，人們生活中的很多領域都發生了變革，并且采用了很多新型管理方式。其中知識管理已經成為一種較為有效的管理思想與管理方式。在當前醫院檔案管理工作中不難看出，管理人員采用的仍然是傳統管理方式，管理理念與管理思想也相對陳舊，這對于檔案管理質量的提升會產生很大影響。在此背景下，需要創建完善的醫院檔案管理體系，為各項檔案管理工作的開展提供有效引導。對于知識管理背景下，醫院檔案管理體系構建的必要性，本文主要從以下幾點進行闡述與分析：

（一）厘清檔案內容，明確檔案具體價值。在醫院檔案中記錄著很多不同內容，比如，多年來患者病癥情況、治療情況等，此類檔案內容具有一定的利用價值。醫院中的醫護人員通過醫院檔案信息利用，能夠豐富自身工作經驗，拓展知識層面，提升醫療水平。從以往病例中吸取更多經驗教訓，為未來工作的開展打下良好基礎。醫院在每天的工作中都會遇到很多復雜的案例，檔案管理人員對于此類內容也沒有給予更多重視，經常會出現檔案混亂等問題。部分檔案會出現丟失等情況，這使得檔案利用存在很大難度。在知識管理背景下，將先進信息技術、計算機技術以及科學技術優勢發揮出來，構建完善檔案管理體系，促使檔案管理工作順利進行，醫務人員也可以隨時隨地對檔案信息進行查詢與利用。

（二）豐富檔案內容，保證檔案完整有效。從現如今檔案管理工作開展過程中不難看出，大多數人都能夠給予紙質檔案管理工作更多重視，但紙質檔案中記錄的往往是基本內容，比如，時間信息、日期信息、用藥信息以及病人情況等。隱性知識、抽象知識等并沒有被及時記錄到檔案中，這對于技術普及會產生直接影響，而且會影響醫院醫療水平的提升。基于此，檔案管理人員要嚴格要求醫務人員，在撰寫病例、收集檔案過程中，對全部內容進行全面記錄，最大程度上保證檔案信息的完整性與有效性。

（三）明確管理目標，提升檔案管理工作效率。

從以往檔案管理工作開展中不難看出，有很大一部分檔案管理人員，并沒有意識到檔案管理工作的重要作用，認為檔案管理工作主要就是對檔案進行存放、保存。實際上，檔案管理包括檔案信息收集、信息整理、信息存儲、信息利用等。通過以往醫學案例分析，能夠實現醫務人員技能的完善，更好實現自我升華，將以往工作中存在的工作經驗不足等問題更好彌補。

總之，在知識管理的背景下，醫院構建完善檔案管理體系，可以實現醫院內各項檔案管理工作的順利進行，提升管理質量與管理效率。檔案信息利用率也可以得到提升，為醫院內各項工作的開展打下良好基礎。基于此，醫院領導者、管理者等，對于檔案管理以及檔案管理體系構建的重要作用要有正確認識，結合實際情況，對檔案管理工作進行完善，促使醫院朝更好方向發展。

三、以知識管理為視角的醫院檔案管理體系構建措施

（一）創建醫院知識集成系統。在知識管理背景下，醫院檔案管理體系在構建過程中，需要領導者、管理者能夠對創建完善醫院知識集成系統給予更多重視，為檔案管理工作的開展提供有效引導。在具體醫院知識集成系統的創建中，要注意以下幾點問題：

1.構建多維知識體系。為促使醫院，知識資源長期積累問題得到更好解決，可以結合部門、專業劃分的多維度組織知識體系，創建出可操作性強、辨識度高，同時更好理解的醫院知識分類體系。在醫院的知識分類體系中，要確保知識體系與部門之間能夠實現對應關系，這樣醫院未來各項業務活動的開展，才能明確行政管理相關責任，不同部門醫務人員等，能夠對自身需要完成的工作、肩負的責任等有正確認識，實現各項工作的順利進行。對于知識條目與職能之間的對應關系要有正確認識，這樣后續知識關聯搜索才能建立聯系，使得不同知識能夠被及時發送到不同崗位，以及不同工作人員手中。根據專業維度知識體系，還要對知識條目與相關崗位、工作人員之間的對應關系作出明確，并將醫院相關知識推送到工作人員手中，創建知識聯系。該體系具有可擴展性特點，是在醫院各部門、各個工作人員基礎之上建立的，在醫院不斷發展期間，隨著崗位的工作變化、業務變化等，促使該知識體系得到完善。

2.創建知識采集模板庫。在完成知識體系設計工作后，相關工作人員要根據醫院知識體系設計特點，進行醫院知識管理平臺開發設計工作，并制定合理化、標準化的知識采集模板，促使軟件平臺的規范運行得到保障。對醫院各項知識資源進行全面收集，并將其轉化為標準格式，將相應內容及時錄入醫院知識管理平臺中。新知識的發布，要采用統一標準格式方式。醫院知識管理平臺的主要工作是，對具有保存價值的檔案知識資料進行采集，確保知識規范化與完整性。

3.創建結構化文檔管理系統。文檔結構化數據管理主要是解決技術文檔創建、管理發布以及應用中面臨的各類問題。通過該種方式，能夠實現醫院文檔創建工作的流程化，利用協同分工方式做好文檔創建工作，使醫院文檔數據安全性、完整性能夠在最大程度上得到保障。在單一數據源背景下，要實現文檔模板與數據之間的相互分離，這樣可以為數據維護工作、數據更新工作打下良好基礎。采用創建文檔模板方式，使得不同用戶需求都可以得到滿足，提供與之相對應的格式以及內容文檔等，推動文檔發布能夠朝著個性化方向發展。針對醫院文檔中涉及的不同數據，采用結構化保存方式，將其存儲到數據庫中，形成有效關聯，為文檔數據查詢工作、對比工作、統計分析工作以及使用等打下良好基礎，并對檔案中具有價值的信息進行全面挖掘。文檔結構化數據管理，具有保密性特點，結構化文檔數據可以實現細顆粒權限控制，對非法查看、修改等進行阻止。

4.創建知識庫。知識庫屬于有組織的知識集群，從醫院檔案管理角度進行分析，知識庫可以讓醫療業務、醫院行政管理工作各類問題解決過程中的知識需求得以滿足。采取知識表示形式，將知識點存儲到計算機存儲器中，并實現對知識點的有效管理與利用。相較于實體檔案分類存儲，在醫院檔案中包含很多豐富的知識內容，通過對檔案的總結、分析與歸納，能夠獲取有效知識以及有價值的數據信息，結合相應專題、系列，能夠創建數據庫，比如問題解決庫、成果庫等，為醫院后續工作的開展打下良好基礎。

（二）創建知識應用體系。創建完善知識應用體系，對于醫院檔案管理工作的有效落實，以及各項工作的開展起到一定的積極作用。在此背景下，要將創建完善知識應用體系作為一項重點工作，在實際工作的落實中，可以從以下幾點展開：

1.創建知識應用軟件平臺。知識門戶主要是指信息門戶與知識管理思想之間的相互結合，能夠實現對醫院不同應用系統以及信息資源的有效整合，包括顯性知識與隱性知識，顯性知識主要是指文檔數據庫、醫療信息以及方針政策等，而隱性知識包括醫護人員、檔案管理人員的具體工作經驗與專業能力等。知識門戶包括加工、決策以及知識發布集成等，利用知識門戶能夠獲取到自身想要的知識、問題以及術語等，在點擊搜索結果過程中，能夠實現對全文內容的瀏覽，或者鏈接全文地址，促使醫院各個部門以及各個工作人員之間能夠實現信息共享與信息交流，為后續各項工作的開展打下良好基礎，將醫院中存在的“信息孤島”問題更好解決，提升各環節工作質量與工作效率。在如今網絡環境發展背景下，可以使用網絡平臺實現知識活動創造與知識活動共享，并形成一個關系較為密切的群體。在此基礎上，創建知識社區，為供給雙方等不同群體提供有效交流平臺，在該平臺中可以實現信息共享、信息交流，將工作以及治療中存在的不同問題更好解決。比如，患者在治療過程中，可以在網絡中獲取相應診療知識，并將自身存在的問題發布在知識社區中，知識社區中的專家針對患者癥狀，以及描述的具體情況，進行互動與會診，確保患者的問題可以得到及時解決。

2.創建有效知識應用硬件平臺。在醫院檔案知識中，硬件應用通常情況下主要是指：軟件系統運行建設，以及知識存儲環境建設等，包括應用服務器建設、數據庫服務器建設等。應用服務器的建設與應用，能將服務器的動態網頁技術發揮出來，并存在于網絡與數據庫之間，促使應用程序可以獲取業務邏輯保障。在數據庫系統之上，可以創建數據庫服務器，該服務器是由在局域網中運行的一臺計算機、多臺計算機，或者數據庫管理系統軟件組成，可以為用戶提供有效數據信息服務與保障。

3.構建知識應用制度標準。為促使醫院內檔案管理工作能夠順利進行，需要有完善的制度標準，規章制度可以實現檔案管理工作的高質量落實與開展，并將知識管理這一理念更好融入檔案管理工作中。在制度標準的構建中，需要安排專業工作人員，對國家制定的相關規章制度進行全面分析與利用，在此基礎上，結合醫院實際發展情況，對其中的規章制度、條例等進行細化，從而為后續醫院檔案管理工作的開展提供有效引導。

（三）創新管理理念。醫院檔案管理工作的更好落實，以及檔案管理體系創建的科學性想要得到保障，需要進行管理理念創新，并將知識管理方式更好應用到檔案管理工作中。通過傳統管理理念的轉變，實現對醫院文化的宣傳。醫院文化實際上與企業文化之間存在一定相似性，醫院有著屬于自身的醫院企業文化，良好的醫院企業文化可以增強醫務人員之間的凝聚力。將醫務人員以及檔案管理人員的工作積極性全面調動起來，需要在管理層做好文化宣傳工作，保證每一位管理人員都能夠具備較強綜合素質、責任意識與管理素養，肩負起自身責任，為各項工作的開展打下良好基礎。要始終遵循以人為本的管理理念，及時與工作人員、醫務人員之間進行溝通與交流，明確工作人員在工作以及生活中存在的各類問題，在醫院條件允許范圍內，給予工作人員更多幫助，增強工作人員對醫院的忠誠度，從而將更多經歷融入醫院工作、檔案管理工作中，主動參與到知識學習中，擁有更加先進的管理意識，促使醫院可以朝著更好方向發展。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作的開展，以及檔案管理體系的構建，會對醫院發展產生直接影響。在此背景下，醫院要構建完善知識應用體系，通過創新管理等不同方式，提升檔案信息利用率。