干部人事檔案管理存在的問題及對策

文/山東省交通科學研究院 曹瑜

隨著時代的發展以及社會的進步，干部人事檔案管理逐步開始走入大眾視野，并且逐步走向正規化。干部人事檔案管理是管理工作過程中的重要內容之一，檔案的完善與真實對于干部的選拔、國家安全體系的維護以及社會公平性的保持有著重要的意義。為了能夠保證干部人事檔案管理的正規合法性，國家不斷出臺相關的法律法規進行管理行為的約束，從《干部檔案工作條例》到《干部人事檔案造假問題處理辦法》等一系列的文件頒布，為干部人事檔案的管理提供了基本的保障，并且在社會的進一步發展過程中，管理內容將會變得更加完善。但是在當下管理體系的運行過程中，依舊存在著一定的漏洞與不足，難以將規定中的要求進行實際落實。在運行過程中，由于政府部門對檔案管理有著十分嚴格的要求，使得檔案管理人員無法進行有效的權力發揮，體系運行較為死板。并且在干部人事檔案管理過程中，缺乏社會公眾的監督，忽略了群眾對于管理成效的評價。由此針對當下，干部人事檔案管理中出現的問題進行有效分析，并且針對這些問題提出相關的對策，有著十分重要的意義。

一、干部人事檔案基本概念

（一）人事檔案。人事檔案指的是公民在成長過程中能夠被國家承認的、所記錄的個人成長經歷、學歷進步以及在生活工作中的日常表現等內容，將所有信息進行歸納總結并且登記于檔案之中進行妥善保存。人事檔案在社會公眾管理中有著十分重要的作用，代表著公眾在過去生活中的一切重大事件的歷史記錄，能夠為企業任用職工提供真實可靠的信息支持。按照公眾身份進行劃分，可以分為學生檔案、干部檔案以及工人檔案，這三種類型基本囊括了社會中的每一個群體。

（二）干部人事檔案。干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的路線、方針、政策，在黨的組織建設、干部管理等工作中，反映干部政治思想、成長經歷、品德誠信、業務能力等情況的歷史記錄。干部人事檔案是人事檔案的重要組成部分。主要針對國家公務員以及按公務員標準進行管理的國有企業、事業單位中的工作人員所建立起的人事檔案。針對這一部分公眾的檔案有著較為嚴格的管理。

二、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）管理控制嚴格，限制檔案效用發揮。干部作為我國政府工作人員或者國有企事業單位工作人員而言，有著較為嚴格的管理制度，尤其針對人事檔案的管理，在行政管理過程中更為嚴格死板。雖然在社會發展過程中，不斷強調公共管理人員在進行工作過程中應當將服務放置于工作首位，不能僅僅只是對工作權力的控制。但是在實際工作中，依舊有著較為嚴重的控制問題。在進行干部人事檔案管理時，大多數部門都對其保密性進行了嚴格的強調，并且實施嚴格的控制，在此種管理模式之下使得干部人事檔案難以發揮其真正的效用。管理機構在工作中依托于保密安全原則，不斷加強對人事檔案的日常管理，用嚴格的控制與監督保證干部信息不會輕易泄露。但是在此過程中，干部在進行檔案信息查詢時，需要辦理十分復雜的手續才能進行，使得干部人事檔案難以發揮出真正的作用，在運行過程中有著較低的效率，因此，大多數干部對于檔案中所囊括的信息有著較為模糊的認識。這種盲目的嚴格控制在一定程度上阻礙了干部人事檔案管理體系的優化，也使得社會運行效率降低，應當進行及時的整改。

（二）管理責任簡單化降低社會價值。在進行干部人事檔案管理的過程中，檔案資料的收集較為固化，將單位中所要求的內容進行簡單收集既可建立檔案，這樣的管理方式較為簡單，管理責任難以落實，從而降低干部人事檔案的參考價值，進而降低其社會價值的體現。管理責任簡單化的一個重要體現就是檔案信息收集的固化，其具體表現在進行檔案充實的過程中只是按照材料中所要求的信息進行整理，并不需要主動承擔其他責任。而材料中所規定的信息內容十分固化，且所涵蓋的范圍較為狹隘，造成每一位干部的檔案信息千篇一律，無法展現個人有特色、針對性的信息。而在進行干部考核以及職務提拔的過程中，人事檔案信息有著十分重要的參考價值，依據固定信息所收集的檔案材料則無法綜合體現干部的工作狀態。在時代發展的要求下，對于干部的要求也在與時俱進，其個人特長以及興趣愛好等內容對其性格品質能夠起到較為明顯的反饋作用。因此責任簡單化使得干部人事檔案無法發揮更大的效用，降低其社會價值。

（三）重視檔案本身而忽視當事人的權益。在進行干部人事檔案管理的過程中，當事人所依法具備的知情權往往被剝奪，使得當事人的權益沒有受到良好的保護。由于在管理過程中對檔案保密性原則的堅決守護，使得當事人對于本人檔案中的信息變化存在不知情的現象，并且對于檔案中所包含的內容信息也沒有清晰明確的認知。由此忽略了當事人的知情權。另外，不同單位在進行干部的培養與選拔過程中，往往會利用干部的人事檔案，但是當事人對此種情況依舊不知情，對于結果也沒有詳盡的解釋，只有當已經決定對干部進行選拔時，才會被通知相關內容，體現了當事人權益不被保護的現象。

（四）社會參與缺失損害公民利益。近年來，社會頻頻爆出干部人群中出現檔案造假的新聞，這對于干部人事檔案管理而言是一個十分重大的疏忽，社會公眾對干部人事檔案管理機構的權威性出現質疑，產生了一定的負面影響。人事檔案管理人員在工作進行的過程中，對于檔案管理的誠信落實缺乏相應的保障。在進行檔案登記的過程中，干部人事檔案管理部門往往以當事人所提供的相關資料作為參考進行登記，并沒有進行深入的調查與審核，導致出現檔案偽造的現象。在此過程中缺乏社會公眾的監督，因此也為干部檔案信息的真實性留下了較大的隱患。

三、優化干部人事檔案管理的對策研究

（一）豐富內容拓寬運用范圍。在社會體系不斷完善、政府任用干部要求不斷提高的基礎上，進行干部檔案資料收集的過程中，應當在傳統的管理模式基礎上積極進行更新，以符合時代的要求，管理部門應承擔起自身的職責，將干部檔案信息內容進行拓寬豐富。首先，在進行檔案信息收集的過程中，不應當僅僅按照規章制度中所要求的內容進行簡單化登記，而應當依據干部所在單位以及所處職位的實際情況進行多方面的深入了解。例如對于干部的政治覺悟、個人綜合能力的鑒定、干部在日常生活工作中所表現出的道德素質，其在社會生活中所提供的社會保障材料等內容，均進行相應的了解與核實，進行信息整理之后登記到檔案之中，使得干部人事檔案能夠真正發揮其效用，豐富的信息內容能夠直觀反映出干部的綜合素養。其次，在進行檔案信息登記時，應當根據各地區不同的現狀提出不同的要求，例如在東部發達地區應當將干部在城市建設規劃中所發揮的作用進行具體描述，而中西部地區的干部應當將其在鄉村振興等政策的落實情況進行真實報告。在多元化的管理中實現人性化模式的推行，體現出管理人員的專業化，能夠更好發揮人事檔案的社會價值所在。并且在進行干部檔案的歸納整理過程中，工作人員應當基于當事人的工作內容以及工作性質進行專業化判斷，并且進行特色信息征集，根據工作性質進行內容的進一步調整，打造具有特色化的檔案，增強在工作中的主觀能動性，使得檔案信息更加豐富立體，在探索創新中提出合理化的建議，在核心資料收集的同時，將個性化材料作為補充，使得檔案信息更為全面具體，夯實信息基礎，拓寬檔案信息的運用范圍。

（二）加強利用體現社會價值。干部人事檔案應當在社會中發揮更大的價值，而非只是將信息進行簡單化登記，不具備針對性的人員信息展示。人事檔案的作用在于體現當事人在工作中的具體表現，將其所做出的主要成就或者出現的重大失誤進行登記，為其今后的工作方向提供參考，具備較強的社會參考價值。因此在進行檔案管理過程中應當重視其價值的體現，而不僅僅是對信息簡單地總結歸納。

在進行檔案信息管理過程中，應當督促各部門干部在提交檔案信息時，依據自身的實際情況進行登記，將自身特長以及所達成的成就與他人評價等內容進行客觀描述，形成專業化、個性化的檔案資料，而不僅僅是在統一的文件要求之下進行登記，形成千人一面的檔案內容，無法體現針對性的個人內容，含金量較低。在進行檔案登記的過程中，重視其綜合性信息的收集歸納，包括其個人工作態度、性格以及在工作中的具體表現，參與工作的積極性等內容進行綜合考慮，形成專業化、個性化的檔案內容，對其工作歷程形成客觀的公眾評價。另外，在進行檔案信息登記時，各個機構應當首先進行信息真實性的把關，在環環相扣、層層嚴格把關的基礎上實現檔案信息的絕對真實性，將不符合要求的檔案退回原單位重新修改，有效提升檔案資料中的信息價值。在層層監管的作用之下，考核信息的真實性、有效性，使得檔案在發揮社會價值的過程中能夠提供更為豐富的信息。并且在當事人離職之后，其檔案信息應當隨之進行流動，使得社會中的人才信息得以有效流通，新的用人單位能夠依據檔案內容對當事人進行綜合性評價，進而實現對當事人的考核，促進社會體系的進一步完善。

（三）重視當事人權利。在保證干部人事檔案管理過程中保密性原則的基礎上，對于管理權利進行靈活應用，尊重當事人所具備的公民權利。首先應當重視當事人的隱私權。人事檔案是當事人工作歷程以及工作表現的私密性信息，在檔案管理過程中應當針對此內容絕對保密，保證當事人的隱私權受到保護。干部人事檔案管理人員應當進行專業化培訓，絕對不能隨意泄露當事人的隱私，更不能以此作為牟利的手段。對干部所具備的知情權也應當進行保護，不論是在檔案管理過程中還是在提供相關服務時，都應當支持并且維護當事人的知情權。首先，在相關制度準許的情況下，可以不定時進行公示活動，告知當事人可以進行自身檔案內容的查看，了解當下檔案中所包含的個人信息。其次，在使用當事人檔案辦理業務時，應當提前與當事人進行溝通交流，獲得許可之后才能進行使用，絕對尊重當事人的知情權。最后，應當保護當事人的申訴權，當事人認為自身的公民權利受到侵犯時，應采取積極的申訴措施，不論是政府部門還是管理機構都應當對其申訴權表示支持，從專業化角度提供幫助。

四、結語

干部人事檔案的管理對于社會體系的完善以及管理機構的規范有著較高要求，而其社會價值對于社會管理體系的完善有著重要的作用。在時代的發展過程中，檔案管理暴露出一定的問題，不利于干部人事檔案的高效管理。但是為了能夠解決這些問題，政府部門正在積極采取相關措施進行優化，使得干部人事檔案管理能夠不斷發展進步，在管理中更好發揮其效用所在。本文從不同角度對問題進行分析，并提出了相應的解決措施，從理論角度出發，結合實際現象，進行對策研究。首先應當對檔案內容進行充分的補充，從必要信息入手，對當事人的個性化信息進行豐富，使其檔案具備更大的參考價值，為評價干部工作以及態度提供較好的信息支撐，使得干部人事檔案具備更大的社會價值。豐富檔案信息內容的同時，保證檔案的保密性，尊重當事人的隱私權，堅決保護其檔案信息內容。此外，應當在管理服務中尊重當事人的知情權，在使用當事人檔案的過程中應當使其知曉使用用途及目的，征求當事人的同意。若當事人認為自身的公民權益受到侵犯，各部門應當支持其申訴權，進而保護其權益不受侵犯，從不同角度對檔案管理進行優化，為社會進步提供保障。