事業單位干部人事檔案規范化管理探討

文/渭南市澗峪水庫管理中心 王振華

事業單位干部人事檔案，有效記錄了干部的個人成長過程，同時也見證了單位的發展歷程。對于事業單位而言，干部人事檔案能否規范化管理，關乎個人的發展以及事業單位的穩定運行。因此，各級事業單位要提高干部人事檔案管理的認知及重視程度，并采取一切有效手段，強化干部人事檔案規范化管理，以更好地發揮出檔案的作用。

一、事業單位干部人事檔案管理的內容及作用

（一）內容。干部人事檔案記錄了干部的成長經歷，也能夠反映出干部的德才表現。干部人事檔案的內容，主要包括干部個人經歷、工作業績情況、業務能力表現、政治思想表現、廉政情況等。

（二）作用。從干部人事檔案的內容可得知，其反映的是干部個人的政治品質、專業素質、品德作風、工作實績、廉政情況等，而這些內容均是各級黨務及組織人事相關部門，在組織進行干部人事管理、人才服務等工作時需要重點參考的依據。因此，對干部人事檔案進行管理，可為干部教育培訓、管理監督、人才評鑒、選拔任用等工作提供依據，同時也能為有效維護干部人才的合法權益奠定良好的基礎。

二、事業單位干部人事檔案管理的現狀

（一）檔案管理理念滯后。受傳統觀念和體制的影響，部分事業單位缺乏對檔案管理的認知及重視，在資金、人才、制度、技術與設備等方面未提供必要的支持，這使得檔案管理邊緣化。同時，大多數檔案管理人員不能正確認識到干部人事檔案管理的重要性，更多是停留在簡單的數據查詢和整合上，最終使得單位干部人事檔案管理流于表面，無法取得良好的成效。實際上，不同于其他業務型的檔案，干部人事檔案的保密性、政策性較強，且伴隨著人事的調動，檔案也時常會在各個單位中流轉，如果不重視干部人事檔案的規范化管理，就很容易導致檔案在流轉過程中出現內容缺失、信息不全等問題，嚴重制約干部人事檔案的真實性和完整性，不利于后續人事工作的開展。

（二）未形成規范化的檔案管理制度。檔案管理工作本身屬于一項系統的工程，在實際工作中所涉及的內容較多，操作起來也較為麻煩，因此，更是需要一個完善且規范的檔案管理制度加以支持，如此才能夠確保檔案管理工作有序進行，保證檔案的完整性與真實性。然而從實際情況來看，由于許多事業單位缺乏對干部人事檔案管理的重視，因此也尚未形成完善的人事檔案管理制度，難以為實現規范化的檔案管理提供制度保障。有的單位雖然制定了檔案管理制度，但并沒有在實際工作中及時對管理制度進行更新和完善，導致管理制度的作用發揮不明顯，存在日常管理不嚴格、相關人員責任不清晰等問題，甚至在檔案收集、流轉、利用等環節，由于監管制度缺失，增加了檔案信息缺失、遺漏等風險發生的概率，不利于保障檔案的完整性和真實性。

（三）檔案管理方式落后且不規范。干部人事檔案管理是一項堅持不懈的工作，但受到傳統思想觀念的影響，目前許多事業單位在對干部人事檔案管理時，仍然依靠人工管理方式進行，對尋求更加高效的管理方式缺乏關注，尤其是不重視現代化技術和設備的引進，這樣單一且落后的管理方式，并不利于單位檔案管理工作效率的提升，不利于干部人事檔案價值的有效發揮。除此之外，也存在檔案管理不規范的問題，部分檔案管理人員在對干部人事檔案收集和整理時，并不能有效保證資料信息的完整性和真實性，在檔案信息安全保密上也缺乏關注，存在較大管理漏洞，勢必會降低干部人事檔案管理的效率及服務水平。

（四）檔案管理人員專業素養較低。由于干部人事檔案管理的復雜性和專業性特點較突出，因此也對檔案管理人員的專業素養要求更為嚴格。但目前由于檔案管理人員專業素養較低，使得事業單位干部人事檔案管理存在諸多不足，無法滿足規范化管理的要求。主要表現為部分事業單位的檔案管理隊伍年齡結構不合理，多數檔案管理人員的年齡較大，雖然其具有豐富的管理經驗，但是接受新事物的能力較低，不能有效運用信息化手段來提升檔案管理的效率。而年輕的檔案管理人員，雖然接受新鮮事物的能力較強，但工作經驗并不強，加之一些單位受到經費的限制，忽視對檔案管理人員的專業化培訓，導致整體的專業素養較低，并不能很好地滿足實際檔案管理工作的需求。不僅如此，還存在一些人員兼任的情況，不僅需要負責日常的業務工作，也要負責檔案管理，在精力有限的情況下，容易顧此失彼，在檔案管理方面缺乏關注，這很容易引起檔案管理中的失誤，也不利于干部人事檔案作用的充分發揮。

三、加強事業單位干部人事檔案規范化管理的具體措施

（一）提高思想認識，強化對干部人事檔案管理的認知及重視。新時期對事業單位干部人事檔案管理工作有了更高要求，要想實現規范化管理，就需要事業單位從思想意識層面提高認知，充分認識到干部人事檔案管理的重要性及作用，并將該項工作放置在更高的位置上，從而全面推動干部人事檔案管理工作順利開展。在這一過程中，事業單位應樹立精細化管理的理念，結合干部人事檔案的特點，針對干部人事檔案收集、流轉、利用等環節，制定更為詳細且行之有效的管理細則，確保干部人事檔案工作的開展有據可依。與此同時，加大干部人事檔案管理在資金、技術、人才等方面的支持，配備完善的辦公設備，積極開展檔案管理人員的專業化培訓，全面提升檔案管理人員的專業化水平，以更好地實現干部人事檔案規范化管理的目標。除此之外，加大內部宣傳力度，應引導全體人員充分重視干部人事檔案的管理，能夠積極配合檔案管理部門做好該項工作，也只有做好人人參與，才能夠有效保障干部人事檔案實現規范化管理，也才能夠更好地發揮出干部人事檔案的價值作用。

（二）建立健全干部人事檔案管理制度體系，提升檔案利用率。首先，任何工作的開展，都需要相應的制度支持，因此事業單位要想提升干部人事檔案管理的規范性，就需要建立完善規范的檔案管理制度，并在制度制定過程中，明確崗位責任、工作內容、工作方法等。在制度建立后，也需要構建專門的管理組織，負責制度的落地實施，可通過管理會議的方式，在單位內部進行制度內容的公布，并指派專門的人員監督整個實施的過程，確保管理制度真正地落地實施，避免流于形式和表面。其次，考慮干部人事檔案是隨著人走的，因此也需要事業單位制定完善的檔案收集機制，為規范干部人事檔案管理提供保障。在具體的工作，事業單位應明確干部人事檔案收集的要求和范圍，嚴格依據《條例》的要求，對各類資料進行收集和整理，確保干部人事檔案的完整性和真實性。最后，在確保干部人事檔案收集整理做到“閱卷如閱其人”的基礎上，重視干部人事檔案的開發利用，這需要事業單位制定嚴格的檔案審核監管制度，做好檔案歸檔的把關，編制更加詳細完整的細則，科學規范地進行檔案的審核，嚴格執行相關借閱、保密制度，在保證檔案真實性、完整性和安全性的基礎上，實現對檔案的開發利用。

（三）加快信息化建設，利用先進技術手段提升檔案管理效率。在信息時代背景下，事業單位應轉變以往單一且落后的檔案管理方式，重視引進先進的技術，構建完善的干部人事檔案數據庫和數字化管理平臺，實現對紙質檔案和數字檔案雙重管理的同時，提升干部人事檔案管理的效率與質量。與此同時，注重干部人事檔案內容的建設，應通過動態化管理的方式，及時更新干部人事檔案的信息，并建立科學精準的檔案搜索系統，從技術層面為干部人事檔案的利用提供有力支持。不僅如此，還需要加強干部人事檔案信息的安全保護，應在數字化管理平臺中設置各層級的訪問權限，嚴格執行保密制度。

（四）加強檔案管理隊伍建設，打造高素質水平的檔案管理隊伍。檔案管理人員是開展干部人事檔案管理的主體，其專業素養直接影響干部人事檔案管理的成效，為實現檔案管理的規范化，事業單位也必須重視檔案管理隊伍的建設。一方面，需要對現有的檔案管理隊伍結構進行合理的調整，可通過內部合作交流的方式，促使年齡層次較大檔案管理人員轉變觀念，積極學習先進的信息技術手段，同時通過“以老帶新”的方式，加快年輕檔案管理人員的成長；另一方面，需要事業單位加大人員教育培訓的力度，編制針對性的教育培訓計劃，以專業的培訓促使檔案管理人員專業化水平提升，進而提升干部人事檔案管理的規范化水平。

四、結語

總而言之，對于事業單位而言，干部人事檔案管理至關重要，在實際管理工作中，需要從思想觀念、管理制度、管理手段、管理隊伍等方面著手，切實提升干部人事檔案管理的規范性，如此才能夠更好地發揮干部人事檔案在社會事業發展中的重要作用。