機關(guān)單位數(shù)字聲像檔案收集整理問題及對策

文/交通運輸部檔案館 趙宣哲

隨著信息化的高速發(fā)展，聲像設(shè)備的快速迭代，傳統(tǒng)聲像載體已經(jīng)逐漸退出歷史舞臺，被更先進、更便捷的載體所替代。目前，整理聲像檔案的過程中發(fā)現(xiàn)，電子文件的比例已經(jīng)遠大于傳統(tǒng)載體。因此，逐步建立健全的數(shù)字聲像檔案管理體系將是今后工作的重點之一，特別是數(shù)字聲像檔案收集整理的規(guī)范化，對聲像檔案的發(fā)展有著極其重要的作用。

一、數(shù)字聲像檔案的定義

當前，在國家檔案局已公開發(fā)布的國家標準中，未對數(shù)字聲像檔案的詳細定義進行描述，僅在《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中有出現(xiàn)聲像類電子文件的名詞。在《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019），《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）等行業(yè)標準中，對錄音錄像電子文件和數(shù)碼照片進行定義，但沒有形成上位概念。綜上，筆者認為數(shù)字聲像檔案的定義是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科技、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的數(shù)碼照片、數(shù)字音頻、數(shù)字視頻文件，以電子文件為主，并輔以相應(yīng)電子著錄信息及說明的歷史記錄。根據(jù)具體的內(nèi)容和形式，當前使用較多的包括但不限于數(shù)碼照片、錄音錄像等。

二、機關(guān)單位數(shù)字聲像檔案收集整理工作中存在的問題

（一）管理制度缺乏。機關(guān)單位對數(shù)字聲像檔案普遍缺乏具有規(guī)范性、可操作性強的管理制度。在日常工作中，機關(guān)單位的檔案工作一般更多關(guān)注文書檔案，一方面，文書檔案是機關(guān)單位必不可少的類目，且各項規(guī)章制度較為完善，有著豐富的工作經(jīng)驗；另一方面，領(lǐng)導對文書檔案的重視程度遠大于其他門類檔案，這就導致機關(guān)單位對其他門類檔案的管理逐漸落后，很容易造成機關(guān)單位數(shù)字聲像檔案收集不齊全、整理要素缺失的情況。盡管國家檔案局相繼出臺了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78—2019）等各類標準規(guī)范，但大部分機關(guān)單位沒有自己的內(nèi)控制度，即沒有從自身實際出發(fā)，出臺有關(guān)制度規(guī)范，或者有的單位制度出臺較早，已不適應(yīng)當前機關(guān)單位的發(fā)展情況，從而給數(shù)字聲像檔案的管理帶來一定的難度。

（二）收集渠道仍有“堵點”。一般來說，機關(guān)單位數(shù)字聲像的攝錄人員大多為臨時聘請或編外人員，這些人員與檔案部門沒有直接關(guān)系，且不具備檔案專業(yè)知識，往往在工作結(jié)束之后對數(shù)字聲像資料不聞不問，向檔案部門移交的更是稀少。

此外，機關(guān)單位檔案部門受限于經(jīng)費問題，對數(shù)字聲像收集工作的投入，不足以支持由檔案部門直接與攝錄機構(gòu)或?qū)I(yè)聲像部門簽訂合約，只能與主辦部門溝通收集相關(guān)資料。數(shù)字聲像資料的來源較為廣闊，而檔案部門收集方式較為單一，導致收集渠道不暢。同時，檔案部門信息渠道相對閉塞，檔案工作者不注重參與機關(guān)的各項活動，不了解當前各類活動進展情況，對于數(shù)字聲像資料的收集工作較為被動。

（三）對數(shù)字聲像檔案工作的認識不夠。在機關(guān)單位，大多數(shù)文書以主要業(yè)務(wù)工作為優(yōu)先事項，不太重視檔案工作，對數(shù)字聲像檔案相關(guān)知識更是一知半解。主要表現(xiàn)在：一是部分文書認為管理檔案就是檔案部門的事情，缺乏對檔案工作的整體認知。二是部分文書不認為數(shù)字聲像檔案需要歸檔，對檔案工作僅停留在文書上面，滿足于整理好傳統(tǒng)文書檔案，對學習數(shù)字聲像檔案的歸檔程序及規(guī)范產(chǎn)生畏難心理。此外，有的機關(guān)單位存在檔案工作人員業(yè)務(wù)能力有限、檔案工作人員不足、專業(yè)素質(zhì)不夠等情況，將數(shù)字聲像檔案歸檔工作簡化成資料收集的工作方法，“一刀切”簡化檔案要素，僅將各類資料簡單收集存儲、簡化命名，不撰寫文字說明。這種方法從某種意義上講提高了收集效率，但舍棄了檔案的屬性。數(shù)年后，檔案工作者對這些沒有著錄、數(shù)量龐大的數(shù)字聲像資料不甚了解，資料無法得到有效利用，影響業(yè)務(wù)工作開展。

（四）數(shù)字聲像檔案系統(tǒng)建設(shè)相對滯后。在機關(guān)單位，文書檔案管理系統(tǒng)建設(shè)一直是優(yōu)先考慮的事項，往往忽視了數(shù)字聲像等其他門類檔案的功能模塊建設(shè)，從而導致有的機關(guān)單位數(shù)字聲像資料收集整理工作很難開展。機關(guān)單位大多使用數(shù)字聲像管理工具進行離線管理，主要是進行數(shù)字聲像的處理、瀏覽，往往會改變數(shù)字聲像的元數(shù)據(jù)信息。還有一些機關(guān)單位使用社交類工具分享、傳輸聲像資料，造成聲像資料被壓縮或命名規(guī)則被變化。系統(tǒng)不統(tǒng)一的管理方式，加大了檔案部門對數(shù)字聲像原始性的鑒定難度。

此外，隨著聲像設(shè)備的普及，同一主題的收集途徑廣泛，對來自不同途徑的聲像資料混合進行收集整理，導致檔案部門需要投入大量的人力去逐一閱覽、分類指導，缺乏系統(tǒng)支持，加大了整理工作的難度，也是大多數(shù)檔案部門不愿意開展數(shù)字聲像收集整理工作的主要原因。

三、機關(guān)單位做好數(shù)字聲像檔案收集整理工作的措施

（一）建章立制，助力實現(xiàn)源頭控制。應(yīng)自上而下對數(shù)字聲像檔案管理工作提出要求，厘清檔案部門與業(yè)務(wù)部門開展數(shù)字聲像整理收集工作的不同職責，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責工作活動中聲像資料的收集整理，強化各部門的歸檔意識，從源頭提高收集整理效率。一是建立健全數(shù)字聲像檔案的收集整理制度。檔案部門工作人員要提高認識，統(tǒng)一規(guī)劃，明確工作流程，出臺操作細則，提高數(shù)字聲像檔案收集整理效率，保證真實性和完整性。按照國家檔案局相關(guān)標準規(guī)范，結(jié)合自身實際，建立機關(guān)單位數(shù)字聲像檔案的分類方案，明確數(shù)字聲像檔案的收集范圍、整理原則、歸檔范圍、保管期限、排列存儲方式、檔號設(shè)置等問題，提高數(shù)字聲像檔案收集整理的規(guī)范性、科學性。二是制訂數(shù)字聲像整理鑒定辦法。數(shù)字聲像檔案收集整理的難點之一就是應(yīng)歸檔的數(shù)量和內(nèi)容較為模糊，數(shù)字聲像資料的數(shù)量多且難以判斷，檔案部門不便于自行開展鑒定工作，因此需要單獨出臺數(shù)字聲像歸檔鑒定辦法，以確保檔案部門在源頭有效組織開展預(yù)收集整理工作。對于沒有歸檔價值的要及時剔除，重復主題內(nèi)容的資料選取有代表性的，對于較長時間的音、視頻資料可以通過文字說明的形式，將主要內(nèi)容、關(guān)鍵人物所在時間點標注清晰。檔案部門應(yīng)提出具體要求，明確攝錄者及業(yè)務(wù)部門的職責，做到從源頭控制。

（二）優(yōu)化收集渠道，加強宣傳力度。一是檔案部門要主動開展宣傳征集工作。借助國際檔案日、重大會議活動等契機，對內(nèi)主動宣傳，開展行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)字聲像檔案征集工作；對外探索資源整合新方式，建立不同機關(guān)單位檔案部門間聯(lián)席機制，借助不同平臺，優(yōu)化溝通渠道，拓展數(shù)字聲像檔案資源。二是建立數(shù)字聲像資源工作協(xié)調(diào)機制。數(shù)字聲像檔案的性質(zhì)決定了其多樣性的特點，增加了檔案部門管理難度。建立數(shù)字聲像資源工作協(xié)調(diào)機制，讓檔案部門有能力提前介入，積極指導。各機關(guān)單位在開展業(yè)務(wù)活動之前要明確專人負責聯(lián)系數(shù)字聲像資料歸檔工作，人員需相對固定。在重大活動或重要會議的準備階段，主動與檔案部門進行溝通，方便檔案部門開展指導工作。在工作活動結(jié)束后，及時組織收集數(shù)字聲像檔案資料并移交檔案部門，加強交流配合，增強工作合力，形成常態(tài)化工作機制。三是對機關(guān)單位的工作人員展開數(shù)字聲像檔案業(yè)務(wù)培訓。檔案部門與業(yè)務(wù)部門工作人員要充分利用集體學習、交流學習的機會進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓。通過各類宣傳手段，學習專業(yè)知識，增強數(shù)字聲像檔案收集整理的專業(yè)規(guī)范程度，提高工作效率。

（三）明確崗位職責，提高科學管理水平。一是將數(shù)字聲像檔案收集整理工作與文書檔案歸檔工作一并納入機關(guān)單位日常事務(wù)工作中。要將歸檔工作作為一項常態(tài)化工作，明確崗位職責，機關(guān)歸口管理的文書要及時了解本單位的各類型活動或領(lǐng)導動態(tài)，定期對活動產(chǎn)生的有價值的數(shù)字聲像資源進行系統(tǒng)整理并及時歸檔，對于部分珍貴的數(shù)字聲像還可以進行“雙套制”歸檔，避免數(shù)字聲像檔案資源遺失、損壞等。讓機關(guān)文書人員在日常工作中養(yǎng)成良好的檔案管理習慣，促進其收集整理工作的標準化、流程化、規(guī)范化。二是加強檔案部門人才專業(yè)知識學習。檔案專業(yè)人才是數(shù)字聲像檔案收集整理工作的基礎(chǔ)，需要專業(yè)人才的正確指導才能保障收集整理的規(guī)范性。加強檔案部門人才的培養(yǎng)力度，聘請業(yè)內(nèi)專家進行專業(yè)培訓，建立館際交流渠道，與其他機關(guān)單位檔案部門開展檔案業(yè)務(wù)交流。除積累檔案專業(yè)知識外，更重要的是對機關(guān)單位主要業(yè)務(wù)知識的學習，一般檔案專業(yè)人才往往更容易忽視業(yè)務(wù)知識的學習，造成對業(yè)務(wù)工作了解不全面、不完整，將檔案知識、標準規(guī)范生搬硬套，造成管理水平下降的情況。檔案部門人員只有豐富各類專業(yè)知識的學習，才能培養(yǎng)出復合型檔案專業(yè)人才，提高科學管理水平。

（四）重視收集整理功能建設(shè)，推動數(shù)字聲像檔案信息化發(fā)展。一是要充分抓住當前信息化建設(shè)的機遇期，積極推進數(shù)字聲像檔案收集管理系統(tǒng)功能建設(shè)。檔案部門要主動站在業(yè)務(wù)工作人員的角度考慮，積極提出優(yōu)化收集整理功能的建設(shè)要求，借助信息化部門的技術(shù)優(yōu)勢共同建設(shè)，創(chuàng)新數(shù)字聲像收集整理元數(shù)據(jù)采集方式，達到“收集過程流程化、整理過程規(guī)范化”的建設(shè)目標，實現(xiàn)數(shù)字聲像檔案的集中統(tǒng)一管理。推進收集整理功能的完善，一方面能夠強化業(yè)務(wù)部門工作人員收集整理標準化、規(guī)范化的意識；另一方面促進了數(shù)字聲像檔案系統(tǒng)建設(shè)功能齊全，實現(xiàn)數(shù)字聲像檔案在線收集整理，提高業(yè)務(wù)部門歸檔的積極性，有利于收集整理工作的開展。二是數(shù)字聲像檔案收集整理功能建設(shè)要實現(xiàn)易用性。數(shù)字聲像檔案系統(tǒng)建設(shè)中，收集整理是關(guān)鍵功能模塊，著錄信息是數(shù)字聲像檔案最重要的元數(shù)據(jù)信息，也是管理好數(shù)字聲像檔案的關(guān)鍵，是查找利用的主要手段，是收集整理功能的核心。如何又快又好地完成著錄工作，是收集整理功能建設(shè)需要解決的主要需求。一般來說，著錄信息分為兩種：其一是由攝錄設(shè)備自動生成的信息，這類信息可以通過系統(tǒng)功能實現(xiàn)自動提取；其二是靠人工的方式進行著錄的信息，這類信息主要包括：文字說明、人物、地點等主觀描述性信息。這類信息無法自動獲得，系統(tǒng)功能建設(shè)要著重于操作簡易性、快速性的原則，保障著錄人員可以較為快速簡便地著錄這類信息，通過功能集成標準化的文字說明模板，優(yōu)化界面設(shè)計等方式，提高手工著錄的準確性和易讀性。

四、結(jié)語

機關(guān)單位數(shù)字聲像檔案收集整理工作是一項復雜的、長期的工作，需要檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息化部門、新聞中心等多部門協(xié)調(diào)配合，建立健全工作機制，促進數(shù)字聲像資料收集齊全完整、整理規(guī)范，從而使得珍貴的數(shù)字聲像資料長久保存，增強數(shù)字聲像檔案的利用效能，推動機關(guān)單位數(shù)字聲像檔案工作再上新臺階。