新時代國有企業檔案管理工作轉型與發展

文/中國郵政文史中心（中國郵政郵票博物館） 劉妍

檔案管理在企業運行中是一項基礎性、支撐性的工作，對企業良性發展起到至關重要的作用。隨著科技的不斷發展，與傳統檔案管理模式相比，新時代檔案管理模式有了極大的變化，逐漸向現代化、科學化轉變。為了使國有企業檔案管理工作更好地為企業改革發展提供服務，必須充分認清國有企業檔案管理工作的重要性，認真貫徹落實黨中央關于檔管理工作的決策部署，全面加強對檔案管理的認識，積極查找不足，充分挖掘檔案的潛在價值。

一、檔案管理工作對國有企業改革發展的重要意義

（一）能夠為國有企業改革發展提供資料支撐。檔案是企業在生產經營和管理活動中，產生的有保存價值的各種形式的有效記錄，它服務于企業的各項業務活動，是非常重要的信息資源。借助檔案能更好地了解企業過去的歷史及發展現狀，能幫助企業更好地吸取發展經驗和教訓，為企業各項規章制度的制訂提供依據。檔案管理成果與企業經營相結合，不僅決定了企業資源配置的取向和模式，還能明確企業自身的形象定位和價值，決定著企業的發展和未來，為企業的改革提供資料支撐。

（二）為企業內部實現信息共享提高經濟效益。隨著檔案管理工作的不斷發展，檔案數據在企業內部共享成為可能，這有助打破企業各部門（單位）之間的封閉狀態，加強各部門（單位）之間的信息聯動，從而獲取更多的資源，便于檔案資料的交接與留存。此外，檔案的數字化管理，使得紙質檔案能夠以數字化形式存儲，以往成千上萬張紙質檔案，現在用一塊硬盤就能存儲下來，在極大地節省存儲空間的同時，更加易于保存，有效避免檔案紙張反復復印造成的人力、物力、財力的浪費，在提高檔案檢索效率的同時，有助于企業實現降本增效的要求。

（三）蘊含豐富企業文化，增強國企員工凝聚力。企業文化是企業在經營活動中所形成的經營理念、經營形象、價值觀念等的總和，是企業個性化的根本體現，也是企業員工精神面貌的重要表現，是企業生存、競爭和發展的靈魂。國有企業有著重要地位和社會責任，其企業文化具有歷史性、獨特性與時代性。國有企業檔案記錄著企業文化的形成與發展，檔案管理部門和人員如果將檔案開發利用工作做好，有效總結和提煉相關信息，能極大地促進企業文化的豐富發展。由于檔案的真實性，它比任何形式的資料更具有說服力，更能讓員工深入了解企業、認同企業并產生共鳴，增強國企員工的凝聚力。

二、當前國有企業檔案管理工作現狀及存在的問題

隨著企業的不斷發展，企業部門及下屬單位逐漸增多，隨之產生的檔案數量與種類也越來越多，檔案管理工作面臨的矛盾和問題逐漸顯露出來。一方面，各企業的檔案管理水平參差不齊，對檔案的重視程度和制度建設不盡相同，加之企業對下屬單位指導不及時，企業檔案歸檔形式單一，導致檔案管理混亂，不能對檔案資源有效整合并加以利用；另一方面，企業檔案管理人員素質有待提高，部分人員的綜合能力不能勝任崗位需求，導致檔案的深層次價值不能被很好地挖掘利用。

（一）對檔案管理工作不夠重視，缺乏完善的管理制度。一方面，由于檔案的特殊性，檔案管理工作不能直接產生物質財富，而企業的最終目的是盈利，更加注重生產、銷售、售后等方面的工作。部分企業將檔案管理視為可有可無的工作，只要求將檔案保管好，不注重檔案的深度開發利用，沒有意識到優質的檔案管理對企業改革發展的重要意義，使得檔案管理缺乏必要的支撐，浪費了檔案這筆十分寶貴的資源財富；另一方面，由于檔案管理制度的不規范、不健全，部分企業不能合理高效地管理好檔案資源，在檔案的產生、整理、移交、存儲、管理等過程中，缺乏相關制度指導，給檔案管理工作帶來巨大壓力。一是檔案移交收集制度不完善。這種情況下，不能有效指導檔案產生部門留存、移交、收集、整理檔案，造成檔案丟失或收集不完整，影響檔案的總體價值。二是檔案查閱利用制度不完善。部分企業檔案查閱雜亂無章，沒有建立統計及審批制度，經常出現誰都能看、誰都可以將檔案借走的情況，無形之中增加了檔案的管理難度，給檔案的安全帶來極大挑戰。三是檔案管理激勵制度不完善。在企業工作中，檔案管理相對于其他工作來說，工作內容比較單調、枯燥，而且要求較高不能出現差錯，在企業沒有制訂配套的激勵機制下，檔案管理人員的工作熱情不能被很好地激發出來，造成檔案管理較被動的局面出現。

（二）對下屬單位指導不夠及時，檔案歸檔形式較單一。當前，部分國有企業檔案管理工作主要采取統一指導、分級負責的形式開展，即在企業總部設有檔案管理部門，下屬單位設有專門的檔案館（室）。各級檔案管理部門負責本級檔案的收集管理工作，上級檔案管理部門統一對下屬單位的檔案管理工作進行指導。現實情況是，一方面，大型國有企業下屬單位較多，單位分布較為分散，各單位對檔案管理的自主權較大，加之檔案工作本身有一定的復雜性，造成上級檔案管理部門沒有過多精力對各單位檔案管理情況及時檢查并指出問題，不能有效指導下屬單位的檔案管理工作有序開展；另一方面，部分國有企業的檔案歸檔形式以時間為主線，對檔案進行收集、整理、存儲，這種形式下雖然便于檔案的查閱，但是檔案之間的關聯程度會降低。這種以時間為軸的檔案歸檔形式，雖然能理順企業的發展脈絡，卻不能由“點”到“面”，難以展示企業的全面發展情況。具體來說，這種檔案歸檔形式下對于某一具體事件的查詢，僅能查到該事件的相關檔案資料，不能查詢前后相關聯的事件及歷史同類事件，不利于檔案管理的現代化發展。

（三）檔案管理人員素質待提高，檔案的開發利用較低。企業檔案管理是一項復雜、細致、嚴謹的工作，工作中出現任何差錯，都會導致檔案的真實性、完整性遭到破壞，影響檔案的整體價值。因此，檔案管理人員要了解企業的基本業務職能并具備較高的綜合素質。實際工作中，部分企業從事檔案管理的人員未經過系統的崗前培訓，專業能力有所欠缺。一些企業甚至未配備專職檔案管理人員和檔案館（室），僅由其他部門的人員兼職管理，導致沒有足夠的時間和精力來整理分析檔案。不少企業的檔案管理人員不能跟進學習現代檔案知識，參加檔案專業培訓不及時，不能真正勝任檔案管理工作。另外，部分企業的檔案管理仍舊沿用傳統方式，憑借人工來整理、管理檔案，通過翻閱的方式查找檔案，沒有實現檔案的信息化管理，不能應用大數據等技術深度挖掘檔案內容，更不能提取有用信息加以分析、整合，為企業提供更精準、高效的服務，導致檔案利用效果差、效率低下。

三、新時代加強國有企業檔案管理工作的有效方法

隨著管理模式的發展與科技的進步，檔案管理手段多樣化，管理效率不斷提升。為加強企業檔案管理工作，企業要充分認識到檔案的價值，提高檔案管理工作的重視程度，在完善檔案管理制度與管理模式的同時，確保檔案的真實性與完整性不受破壞。此外，要加大資金投入，加強檔案館（室）基礎設施建設，應用信息化檔案管理設備，注重培養和引進檔案專業人才，打造高素質檔案管理人才隊伍。

（一）完善管理制度，構建檔案管理新模式。檔案管理是企業行政管理工作的一部分，企業應依據《中華人民共和國檔案法》的相關法律、法規，并結合企業實際情況，制訂與企業發展相匹配的檔案管理規章制度，在企業發展的同時不斷補充完善，以此來規范企業檔案管理工作。此外，企業的檔案管理部門不能僅限于管好總部，還要深入了解下屬單位的實際情況，根據不同單位的特點，加大指導力度，幫助其建設與之相稱的制度，確保檔案管理工作落到實處。

要想把檔案管理工作做好，需要企業各部門（單位）通力配合，并要求企業檔案管理部門及時指導下屬單位的檔案收集、整理工作。傳統的檔案管理模式已經跟不上企業的發展速度，必須加快信息技術的引入，這有助于企業通過遠程的方式實現對下屬單位的指導，從而增強企業檔案管理的管控能力。此外，必須打破檔案歸檔方式單一的管理現狀，將有關檔案串聯起來，實現對檔案信息的綜合處理。同時，應當根據崗位性質和人員職務，設置不同的操作權限，保證檔案管理的流暢性。最終形成現代管理、由“點”到“面”、權職相稱的檔案管理新模式。

（二）加強安全管控，做好檔案收集整理工作。在我國，國有企業有著特殊的地位作用，企業在運營過程中產生的檔案資料往往有大量關乎國民經濟與國家利益的原始記錄，一旦損壞或遺失，會造成嚴重后果。因此，企業一定要注重檔案的安全管控工作，加強人員保密教育，明確安全主體責任，嚴格落實檔案管理各項規章制度。檔案館（室）的選址、建設、設施配備以及裝具等要符合相應規范，館（室）內安裝的監控系統不能留有死角，存儲設備嚴禁接入互聯網等等，確保檔案安全。

檔案管理工作涉及的部門（單位）多，收集到的檔案形式多樣，稍有不慎就可能導致原始檔案資料的丟失或損壞，影響檔案的價值。因此，檔案管理人員要熟悉企業各部門（單位）相關情況，能夠及時指導檔案管理工作，在后續的檔案移交中，對檔案的數量、狀態等進行清點并由交接雙方確認，確保檔案的真實與完整。

（三）加大資金投入，注重檔案人才培養與引進。隨著科技的飛速發展，傳統模式下以紙質為載體、依靠人工查閱的檔案管理模式逐漸被取代，信息技術在檔案管理中的應用越來越廣泛。實現檔案管理的信息化，不僅僅是紙質檔案的數字化以及檔案管理系統的建立，而是應用信息技術將采集到的所有檔案數據，依托企業內部辦公網絡，構建數字檔案館（室），更好地為企業提供檔案信息與數據分析，極大地提高檔案管理的效能。要實現這一目標，需要企業投入大量資金，購買計算機、服務器、掃描儀等必要設備，為檔案管理信息化發展提供有力保障。

面對檔案知識的不斷更新發展，一方面，企業要加強現有檔案管理人員的培養，通過多種途徑提高其業務水平與責任意識。如定期組織人員學習各項檔案管理法規及制度，參加檔案專業培訓等，不斷更新知識儲備，確保檔案管理人員綜合能力不斷提升；另一方面，企業要積極引進專業人才來應對檔案管理信息化發展的現實問題，引入新鮮血液增加檔案管理團隊的活力，只有這樣才能最大限度發揮企業檔案管理的人才優勢。

四、結語

新時代，國有企業的檔案管理工作顯得尤為重要，為促進檔案管理水平的不斷提升，企業要認清檔案管理的發展現狀，提高對檔案管理工作的重視程度。檔案管理要緊跟時代發展，大力推進檔案管理信息化建設，構建更為完善的現代企業檔案管理體系，充分挖掘檔案的潛在價值，提升其在企業中的地位作用。同時要針對不足采取相應的措施來解決在檔案管理中面臨的問題，促進企業檔案管理工作健康有序發展，更好地為企業服務。