提升辦公室管理能力的思考

文/蘇州城市學院 王曉莉 王旭 談一真

一、完善應用型本科人才培養質量保障體系

高等院校是我國教育體系中一個重要組成部分。蘇州大學文正學院（以下簡稱文正學院）作為一所應用型本科院校，肩負著區域經濟建設和社會發展的使命。加快中國經濟發展，對高層次應用型人才的培養以及為推進中國高等教育大眾化進程負有重要的職責。文正學院實驗與實習管理中心（以下簡稱中心）下設實驗教學中心和實習中心，作為綜合性的窗口部門，是與實驗教師溝通的“紐帶”，是教師與學生統籌協調的“中樞”，是校企合作的“橋梁”。

二、辦公室管理工作的特點

工作性質決定了工作特點。從職能上看，包含組織協調課務管理、監督教學執行進度、聯系校企合作、溝通師生等，其主要特點有綜合性、安全性、服務性、協調性四個方面。

（一）綜合性。中心辦公室作為綜合性的職能部門，是與實驗教師溝通的“紐帶”，是教師與學生統籌協調的“中樞”，是校企合作的“橋梁”。需要面向教師、學生、合作單位以及實習基地等不同人群。

（二）安全性。正所謂“安全無小事，責任大于天”，面對有各種儀器設備的實驗室，如何遵照《實驗室安全制度》，保護好教師及學生的人身安全及規范使用儀器設備成為頭等重要的大事。

（三）服務性。中心辦公室的服務貫穿于學院的實驗教學、實驗儀器設備的采購維修、實驗耗材的采購及管理工作、聯系校企合作等各個領域之中。服務工作做得好，可以和諧工作環境，便于順利開展工作。

（四）協調性。文正學院現有教師性質比較復雜，有蘇大教師，文正自聘教師，和蘇大、文正共同聘用教師這三種。中心辦公室作為實踐教學管理中樞，為保障學院實踐教學的順利開展，其性質決定了我們必須經常、大量與這三類性質的教師聯系課務安排；與企業聯系校企合作等事宜。

（五）時效性。中心辦公室的工作通常時效性特別強，若不及時處理，就會導致問題增多，影響井然有序的教學秩序。

三、提高教師及管理人員的素質

提高教師的素質是提高工作質量的前提。隨著文正學院辦學規模的不斷加快，中心辦公室的管理層面和功能也在隨之拓寬，這無疑對管理人員提出了更高的要求，主要體現在思想道德素質和運用先進的辦公資源兩方面。

（一）愛崗敬業、踏實本分、刻苦鉆研是每位高校辦公室管理人員都必須具備的素質。每位教師需做到廉政自律、克己奉公，為學校廣大師生做好服務工作，以積極的心態、飽滿的工作情緒提高工作效率。作為一名教師，不但要把知識傳授給學生，更重要的是必須提升學生思想品德和素養。思想道德素質包含政治修養與職業道德。政治修養是指教師需要自覺學習黨的路線、方針、政策，堅持黨的領導，提高思想道德品質，辦事講原則，愛崗敬業，提升工作效率。職業道德是指教師在履行工作職責的過程中，行為和思想上都應遵守的原則與規范。熱愛祖國、熱愛中國共產黨，遵守學院各項規章制度，不做違反國家和學院利益的事情。

（二）首先進入高校工作的每位教師上崗前都需要參加高等教育崗前培訓學習以及考試。主要包括《高等教育政策與法規》《高等教育學》《高等教育心理學》和《高校教師職業道德規范》四門課，意在陶冶教師的職業情操，培養愛崗敬業，嚴謹治學的良好師德，幫助大家盡快進入角色，勝任工作。在日常工作之余，還要不斷提升自己的文化素養，只有不斷學習新的知識，才能更好地順應時代發展。

（三）運用先進的辦公資源。熟練運用現代化辦公技能，是努力提升辦公效率的前提。中國已進入信息時代，隨著科技的飛速發展，傳統的辦公方式將不斷被改進，電子文件、無紙化辦公、教務軟件、財務系統以及利用微信、QQ等網絡通信平臺實現了資源共享，成功替代了繁瑣的勞動任務。

四、制定與執行中心管理制度

制度是規范行為的準則和依據，制度化和規范化的管理是搞好管理的基礎工作，也是提高高等院校中心辦公室管理工作質量的重要保證。為健全實踐教學管理工作，制度制訂表現在以下兩方面。

（一）建立實踐教學管理制度文件。實驗與實習管理中心制度保障體系為切實提高管理水平，制定了一系列的相關管理制度文件，為實驗教學管理和實習管理的各個環節提供質量保障（見表1）。

表1 實驗與實習相關管理制度文件

實驗教學管理規章制度文件名稱蘇州大學文正學院實驗教學管理規定蘇州大學文正學院實驗技術人員實驗室管理工作考核實施細則蘇州大學文正學院實驗教學管理規定（修訂）蘇州大學文正學院實驗室安全管理工作條例（試行）實習教學管理蘇州大學文正學院學生畢業（生產）實習管理補充條例蘇州大學文正學院實踐教學基地建設與管理條例蘇州大學文正學院藝術類專業遠途寫生、采風等實踐教學活動管理辦法（試行）蘇州大學文正學院校外實習經費使用管理規定

（二）人員配置與分工協作體系。融通系科、建設符合應用型人才培養的實踐教學體系。負責學院實驗教學管理工作、實驗室建設與管理工作、實踐基地建設及實習實踐教學管理工作、學院教學儀器設施設備和體育教學設施設備管理與維護工作，同時實驗教學中心技術人員承擔相關專業的實驗教學工作任務。中心辦公室所有崗位有主任、副主任、教學中心主任、科員、教師等，根據工作任務明確崗位職責，并且用文字描述記錄并公之于眾。這樣既可以提醒各位老師應履行的工作職責，提高工作質量，亦可在晉級與年終考評時作為監督的依據。

（三）實踐教學檔案的保管與整理。中心辦公室管理人員應當注重檔案建設，具體體現在中心發展計劃、總結規劃、實驗室安全建設、實驗室文化建設、實驗教學檔案、實驗設備采購合同、校企合作協議書等。

五、中心辦公室精神文明環境建設

團結融洽的辦公環境、積極向上的文化環境、科學民主的管理環境，是和諧辦公環境建設中軟環境建設的重要組成部分，也是辦公室整體精神風貌的集中體現。

（一）愉快的工作氛圍，是提高工作效率的前提。工作氛圍是讓人看不見、摸不著的東西，是在同事之間相互交流和互動中逐步形成的。自由、真誠和平等的工作環境能夠令人感到身心愉悅，并能促使教師們積極工作，積極貢獻自己的力量，這將會直接影響團隊的工作效率以及每位教師的身心健康，創建愉快的工作環境，是提高工作效率的前提。

（二）提升管理工作的能力，積極主動思考工作。中心辦公室工作是輔助領導處理信息、協調部門內外關系、管理部門綜合事務，以確保該機構高效能運轉。因此要求辦公室教師不但具有專業的管理經驗，還應具有廣博的學科知識。比如在教育學、管理學、心理學、計算機應用等學科領域都有豐富的專業知識，積極主動思考的工作態度，這不僅表現在對本職工作的熟悉程度以及簡單完成好本職工作，更應當具有積極主動思考問題的意識，推進工作的動力，從而提升部門的美譽度。

（三）熱情服務師生，努力提高服務質量。中心辦公室作為實踐教學的管理部門，更是學院的“窗口”部門，教師必須具備良好的政治修養，了解學院相關方針政策，在堅持實驗室安全工作原則的基礎上，想領導所想，急領導所急；想教師所想，急教師所急，辦事及處理問題要考慮全面周到。主動做好教師與學生的工作，樹立師生服務意識，待人熱情，做事不敷衍，要將傳統的“管理型”工作態度向“服務型”轉變。牢固樹立為人師表、服務大局的窗口意識。時刻保持牢固的服務意識，在愉快工作的環境下努力提升個人管理水平，從而增強團隊的凝聚力，才能更好地對外展示部門的良好精神面貌。

（四）提高團隊意識，努力完成工作。中心辦公室管理工作分工不分家，實行分工負責制，各司其職，互相支持，互相配合，密切協調，齊心協力，共同推動各項工作快速、健康、有序發展。以人為本的思想，凸顯出精誠合作、團結互助的作風，體現出高風亮節、甘于奉獻、顧大家舍小家的精神。以建設和諧的辦公室環境為目標，推進認真、和諧向上的工作氛圍，創建愉快的工作環境，努力將辦公室打造成全院師生滿意，領導放心的“窗口”部門。

六、結語

成功的辦公室管理工作經驗，一定是在不斷總結與創新的基礎上逐步完善和提高的。隨著高等教育改革的不斷推進，高校的辦公室工作面臨著更高更新的要求，只要進一步轉變工作思路、提升服務意識及本領，建立責任目標，提升服務效能，加強管理能力建設，才能夠全面提升辦公室工作的服務質量。這對提高管理水平以及實驗管理質量具有重要的意義。