檔案電子化保密問(wèn)題探討

文/棗莊市市中區(qū)人民法院審判保障中心 崔茂文

伴隨時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，故而檔案電子化誕生了，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的改革，不但讓儲(chǔ)存檔案的載體發(fā)生了變化，同時(shí)也使檔案信息資料收集、分類(lèi)、儲(chǔ)存方式等環(huán)節(jié)產(chǎn)生了變革。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)下，檔案電子化發(fā)展情況并不容樂(lè)觀，就法院檔案電子化保密工作而言，存在著各種安全隱患，需要不斷加強(qiáng)檔案電子化保密工作，提高檔案電子化安全管理水平。

一、傳統(tǒng)檔案管理的不足

（一）管理手段專(zhuān)業(yè)化程度低。這主要是由于相關(guān)管理人員工作經(jīng)驗(yàn)積累不多，當(dāng)面對(duì)實(shí)際的檔案管理工作時(shí)，常常會(huì)感到手足無(wú)措，致使檔案管理工作效率始終停滯不前，更談不上提高管理工作水平了。再者，傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，法院尚未統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)空缺，各業(yè)務(wù)部門(mén)多半是按照自身的統(tǒng)計(jì)方式開(kāi)展檔案管理工作，造成檔案不能完全客觀全面，所呈現(xiàn)出來(lái)的檔案不具備規(guī)范性，出現(xiàn)檔案內(nèi)容不全等問(wèn)題。

（二）檔案管理模式缺乏科學(xué)性。傳統(tǒng)檔案管理始終是影響法院總體工作的核心構(gòu)成部分，在快速發(fā)展的當(dāng)下，信息技術(shù)影響著法院檔案管理工作模式。傳統(tǒng)檔案管理模式已然不能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，同時(shí)還直接影響到了檔案的完整性和利用率。傳統(tǒng)檔案管理是各級(jí)法院自行構(gòu)建的體系，對(duì)檔案僅關(guān)注層級(jí)劃分，尚未注意到檔案統(tǒng)一管理。部分基層法院雖然愿意呼吁國(guó)家加強(qiáng)建設(shè)法院檔案管理力度，可是由于自身的能力有限，且各方面資源不足，要想推進(jìn)檔案管理建設(shè)，根本難以辦到。以最基礎(chǔ)的資源而言，人力和物資等統(tǒng)統(tǒng)受限，要想切實(shí)提高檔案管理工作效率是一件不容易的事情。基層法院多按照自己的意愿辦事，不主動(dòng)配合，檔案管理制度不同，致使卷宗使用難度增加，造成借閱部分出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題。法院之間檔案借閱存在沖突，對(duì)發(fā)揮社會(huì)服務(wù)功能有百害而無(wú)一利。

二、檔案電子化概述

檔案工作是每一項(xiàng)管理工作過(guò)程中不能缺少的部分，其充分記錄著人類(lèi)活動(dòng)，功在當(dāng)代，利在千秋，具備重要的史料性與科學(xué)價(jià)值。檔案電子化，一方面是將存量檔案進(jìn)行電子化，另一方面是將辦公過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件聲像等進(jìn)行歸檔。檔案電子化歸檔接收十分方便快捷；其儲(chǔ)存空間相比較于一般的檔案更小一些，便于管理；電子檔案也更利于實(shí)現(xiàn)資源共享；借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)可以解放檔案管理工作人員的雙手，從而緩解工作壓力，提升檔案管理工作效率。

檔案電子化對(duì)檔案信息資源優(yōu)化有良好的促進(jìn)作用，把現(xiàn)存的檔案信息加以數(shù)字化建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息保護(hù)力度，可以增加檔案信息利用率，避免資源浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。法院檔案電子化，即把已經(jīng)歸檔的訴訟和聲像檔案等各種類(lèi)型的檔案進(jìn)行數(shù)字化，提升館藏檔案利用率，達(dá)到法院資源共享與提高檔案管理水平的目的。

三、法院開(kāi)展檔案電子化的必要性

（一）是中國(guó)法制建設(shè)的需要。為促使檔案電子化管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，需要使用新的管理觀念、方式和技術(shù)，促使檔案信息科學(xué)配置，充分發(fā)揮出檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，持續(xù)給法院審執(zhí)工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。法院電子化構(gòu)建、物資設(shè)備建設(shè)等均和檔案電子化息息相關(guān)。伴隨國(guó)家綜合國(guó)力的不斷提升，國(guó)家經(jīng)濟(jì)得到了良好發(fā)展，民主法制同樣如此，故而法院開(kāi)展的每一項(xiàng)工作均應(yīng)當(dāng)和時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步，否則就會(huì)被時(shí)代所拋棄。據(jù)此，需要實(shí)現(xiàn)法院檔案電子化，科學(xué)運(yùn)用信息技術(shù)，將信息技術(shù)引入法院檔案工作中，豐富法院檔案管理內(nèi)容，提高檔案管理水平。不過(guò)，由于當(dāng)下檔案電子化程度低，工作效率的提高還有待加強(qiáng)，因此增強(qiáng)檔案電子化建設(shè)尤為重要，只有這樣才可以全面推動(dòng)國(guó)家法治化建設(shè)。

（二）構(gòu)建現(xiàn)代法院的內(nèi)在要求。構(gòu)建現(xiàn)代法院必須要有檔案電子化的支持，實(shí)現(xiàn)法院檔案電子化，就可以獲得超大容量檔案信息儲(chǔ)存，而且運(yùn)用電子檔案有利于相關(guān)檔案人員及時(shí)做好調(diào)用工作，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，增強(qiáng)管理工作的有效性。法院物資設(shè)備科技化和電子化等是現(xiàn)代法院的標(biāo)準(zhǔn)。構(gòu)建掌握現(xiàn)代科技的人才隊(duì)伍，配備與社會(huì)發(fā)展相符的設(shè)備設(shè)施，是時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì)。改進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施，嚴(yán)格規(guī)范司法行政管理，是法院現(xiàn)代化建設(shè)的核心內(nèi)容與基本要求。

四、檔案電子化保密工作影響因素

現(xiàn)階段，檔案管理工作過(guò)程中為充分適應(yīng)社會(huì)發(fā)展所需，運(yùn)用了電子信息技術(shù)處理檔案，并進(jìn)行檔案電子化管理，這是檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展環(huán)境下，其具備了信息高度開(kāi)放的特點(diǎn)和共享性特點(diǎn)，可是在這樣的環(huán)境下，仍舊有著信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，比如：信息遺失、隨意篡改信息等問(wèn)題，導(dǎo)致問(wèn)題產(chǎn)生的原因主要體現(xiàn)在以下方面：1.經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)端口進(jìn)行檔案資料復(fù)制，利用藍(lán)牙和USB進(jìn)行傳輸?shù)取?.借助互聯(lián)網(wǎng)傳輸，不法分子能夠?qū)鬏斶^(guò)程中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行竊取，導(dǎo)致檔案信息傳輸中丟失的現(xiàn)象發(fā)生。3.病毒對(duì)檔案加以復(fù)制和破壞，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒是導(dǎo)致檔案電子信息丟失的主要原因之一，部分計(jì)算機(jī)病毒在傳播過(guò)程中會(huì)復(fù)制和損壞檔案信息。在計(jì)算機(jī)病毒傳播過(guò)程中，傳播途徑是各種各樣的，如此增加了檔案信息泄露或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)，從而對(duì)檔案信息安全管理帶來(lái)了負(fù)面影響。4.黑客攻擊，不法分子為了非法牟利，通常會(huì)選擇利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)入侵獲得有關(guān)電子檔案，這種不法手段和方式是造成檔案電子化保密工作不能提升的主要因素之一。

五、檔案電子化保密策略

（一）增強(qiáng)使用者對(duì)檔案保密工作的認(rèn)識(shí)。提升檔案利用者對(duì)檔案電子化保密工作認(rèn)識(shí)可以促使其在利用檔案的過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，認(rèn)識(shí)和了解自身需要承擔(dān)的責(zé)任，進(jìn)而嚴(yán)格約束自身行為。所以，理應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案信息利用保密工作宣傳力度，促使利用者進(jìn)一步了解什么行為是可取的，什么行為是嚴(yán)禁的，經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)檔案利用規(guī)范，提高保密意識(shí)。除此以外，還需要進(jìn)行法律知識(shí)宣傳，提高利用者法律觀念，減少檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。檔案利用者應(yīng)當(dāng)掌握檔案處理與使用程序，掌握檔案信息防護(hù)與保密措施。強(qiáng)化檔案管理人員學(xué)習(xí)力度，組織管理人員學(xué)習(xí)保密與檔案相關(guān)法律規(guī)章制度，提升檔案管理水平，提高利用者對(duì)檔案管理舉措的認(rèn)識(shí)，降低不正確操作導(dǎo)致檔案信息遺失問(wèn)題產(chǎn)生。

（二）主動(dòng)加強(qiáng)內(nèi)部信息安全管理。現(xiàn)階段影響安全管理的關(guān)鍵原因在于計(jì)算機(jī)病毒，不法分子通過(guò)計(jì)算機(jī)病毒侵入網(wǎng)站，導(dǎo)致多種問(wèn)題不斷發(fā)生，影響了電子檔案保密工作的完備性。為了有效處理該問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面：首先，需要避免引進(jìn)盜版軟件，檔案管理工作者在選取管理軟件的過(guò)程中理應(yīng)挑選安全系數(shù)高的正版軟件，而不是貪圖蠅頭小利，采用盜版軟件，造成計(jì)算機(jī)病毒入侵，損害集體利益。其次，應(yīng)全面分析軟盤(pán)，此為檔案電子化保密中的關(guān)鍵部分，加強(qiáng)控制和管理工作，以防無(wú)關(guān)人員接觸。再次，在瀏覽網(wǎng)頁(yè)的過(guò)程中，避免任意下載沒(méi)有安全保障的文件，要避開(kāi)病毒侵害。最后，需要留意電子郵件，從根本上進(jìn)行預(yù)防與改善，準(zhǔn)確選取最佳防毒軟件，通過(guò)逐次測(cè)試，加強(qiáng)備份工作，防止出現(xiàn)不良問(wèn)題，造成無(wú)法預(yù)估的損失。

（三）增強(qiáng)檔案人員保密意識(shí)。檔案管理工作人員需要做好檔案管理工作，而且也需要承擔(dān)起檔案資料保密與監(jiān)督方面的責(zé)任，這在保密中占有重要位置，對(duì)檔案安全有很大的影響。因此，需要加強(qiáng)檔案人員保密意識(shí)，要不斷進(jìn)行檔案保密培訓(xùn)，促使相關(guān)管理人員隨時(shí)保持警惕性，避免思想松懈，提高人員技能和專(zhuān)業(yè)水平，對(duì)檔案保密工作責(zé)任承擔(dān)到底，與此同時(shí)，把風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)全面貫徹到檔案管理人員日常工作中去，強(qiáng)化自身規(guī)范化管理，防止秘密泄露，盡可能做好檔案安全保障工作。檔案管理部門(mén)需要合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，增強(qiáng)電子檔案的保密性，創(chuàng)新保管方式與制度提高電子檔案管理效率。再者，部門(mén)還需要妥善保管電子檔案，定期查看檔案是否完整，保證沒(méi)有偏差，嚴(yán)格按照法律規(guī)章制度，避免泄露任何信息，提高工作人員檔案保密的積極性，明確職責(zé)，把保密工作落實(shí)到法院的各個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理效率，保證電子檔案的安全。

（四）借助網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保密。首先，加密技術(shù)。在檔案電子化信息傳輸和儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)，需要運(yùn)用加密技術(shù)，借助加密技術(shù)防范檔案信息傳遞過(guò)程中被不法分子竊取的風(fēng)險(xiǎn)，還可以讓檔案信息在實(shí)際利用與管理過(guò)程中處在安全的狀態(tài)中，防止檔案信息發(fā)生泄漏。其次，合理使用防火墻技術(shù)。現(xiàn)階段，檔案電子化工作中，信息系統(tǒng)構(gòu)建需要安裝防火墻，這樣做能夠抵抗網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，讓沒(méi)有經(jīng)過(guò)授權(quán)的外部訪問(wèn)獲得全面控制。防火墻技術(shù)還能夠預(yù)防病毒入侵，將病毒擋在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)外，提高檔案管理活動(dòng)的安全性。再次，進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)定。在設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限的時(shí)候，需要防止檔案信息被任意調(diào)用，經(jīng)過(guò)訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定能夠?qū)⒎欠ㄔL問(wèn)擋在門(mén)外，避開(kāi)黑客的攻擊。最后，及時(shí)進(jìn)行備份。檔案信息多層次備份，可以保證檔案信息不會(huì)發(fā)生遺失，確保檔案管理的安全。

（五）構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，健全監(jiān)督和救濟(jì)路徑。首先，檔案電子化保密工作需要積極構(gòu)建檔案和保密聯(lián)動(dòng)機(jī)制，建立檔案工作業(yè)務(wù)與保密檢查聯(lián)動(dòng)機(jī)制，整理好檔案管理部門(mén)與保密部門(mén)之間的關(guān)系，合理利用各方力量，一并解決檔案管理工作中的不安全問(wèn)題。其次，應(yīng)當(dāng)及時(shí)邀請(qǐng)檔案和保密管理部門(mén)參與到檔案電子化建設(shè)中來(lái)，接受各方監(jiān)督，預(yù)測(cè)檔案缺失部分，并且對(duì)缺失部分加以彌補(bǔ)。再次，健全監(jiān)督與救濟(jì)路徑。科學(xué)擬定檔案電子化操作規(guī)程和制度以及有關(guān)監(jiān)管機(jī)制，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行操作，同時(shí)在具體實(shí)踐中按照問(wèn)題及時(shí)調(diào)節(jié)與完善。執(zhí)行檔案電子化專(zhuān)職人員外部監(jiān)督管理與外包企業(yè)項(xiàng)目管理內(nèi)部約束相融的監(jiān)督機(jī)制，構(gòu)成錯(cuò)誤檢查和績(jī)效目標(biāo)考核管理機(jī)制。對(duì)于新生檔案掃描過(guò)程會(huì)發(fā)生大幾率遺失的情況，需要提供各種搶救路徑，準(zhǔn)備搶救方案，嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)。

（六）建立高效且專(zhuān)業(yè)的檔案電子化管理隊(duì)伍。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)在人們生活與工作中的作用愈發(fā)突出，在這種情況下，運(yùn)用電子信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，是法院發(fā)展中的必然選擇。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，為傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)了很大的沖擊，比較直觀的表現(xiàn)在于要求檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能水平持續(xù)提高。傳統(tǒng)管理模式規(guī)定檔案管理工作人員只需要擁有一定的檔案管理知識(shí)；檔案電子化管理，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理工作人員需要掌握有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)。基于此，構(gòu)建高效、專(zhuān)業(yè)的檔案電子化管理隊(duì)伍，對(duì)做好檔案保密工作而言有著非常重要的作用與意義。高效且專(zhuān)業(yè)的檔案電子化信息管理隊(duì)伍構(gòu)建，需要掌握以下內(nèi)容：首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，與時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步，持續(xù)學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)和掌握新的管理知識(shí)，如此才能充分面對(duì)檔案電子化管理工作，確保檔案電子化信息處在安全的狀態(tài)中。其次，需要增加人員技能培訓(xùn)，著重講授電子檔案工作方式，讓人員具備計(jì)算機(jī)操作的知識(shí)與能力，對(duì)電子檔案安全網(wǎng)絡(luò)加以有效處理。最后，提高檔案工作人員責(zé)任感，在檔案電子化管理工作中，嚴(yán)格保守秘密。而且，在法院工作有一定的特殊性，檔案人員除去要有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能外，還要提高職業(yè)素養(yǎng)，以保證檔案信息管理隊(duì)伍的優(yōu)質(zhì)高效。

六、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案電子化管理對(duì)法院本身發(fā)展和社會(huì)發(fā)展均發(fā)揮著重要作用。可以迅速把社會(huì)科學(xué)技術(shù)成果與管理工作相結(jié)合，對(duì)提升管理工作質(zhì)量和效率、實(shí)現(xiàn)服務(wù)職能、提高綜合實(shí)力等均有著很好的促進(jìn)作用。而做好檔案電子化管理工作的同時(shí)，還需要加強(qiáng)檔案信息安全保密工作，如：構(gòu)建安全保密隊(duì)伍、合理利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等，深入提高檔案電子化保密工作水平。此次研究?jī)H僅是一部分，并不全面，還需要相關(guān)研究人員不斷深入分析，從而推動(dòng)檔案電子化管理可持續(xù)建設(shè)與發(fā)展。