辦公室檔案信息化管理轉型問題及解決措施

文/甘肅省社會科學院 李耀文

目前，通過對辦公室檔案的構成要素、管理指標、信息化特征進行研究，挖掘了三者之間的數據共性，并且，在此基礎上通過應用數字化思維、數字化技術，推動了辦公室檔案從信息化管理向數據化管理的轉型升級。比較兩種不同的管理方案，前者屬于初級的信息化管理，重點集中于信息采集、存儲、傳輸、使用。后者是信息化管理的高級應用，不僅與前者存在本質性差異，而且，在使用中能夠將信息化管理階段的管理功能延伸到數據抽取、數據分析、生成分析報告、應用分析報告調整檔案管理方案及其他事項等，具體分析如下：

一、辦公室檔案信息化管理轉型的必要性

（一）辦公效率分析。辦公室檔案在辦公系統中起著樞紐作用，通過提升采集信息、建立檔案、存儲檔案、使用檔案、銷毀檔案各個檔案管理環節的效率，可以較好地擴大辦公室檔案使用效用。具體而言，在紙質化時代，辦公室檔案管理效率較低、檔案利用率相對不高。進入信息化時代后，通過信息化管理方式，改變了辦公室檔案管理形式、提高了管理效率、擴大了應用范圍。可是，信息化管理一直處于相對初級的階段，未能進一步解決檔案數據分析問題。而完成數據化管理轉型的機構則以檔案數據分析為轉型目標，快速實現了提升辦公室檔案管理效率，推進檔案在各個部門高效使用的目標。由此可見，在競爭日益激烈的市場化條件下，當前需要加快轉型工作。

（二）檔案效用分析。辦公室檔案信息化管理階段，已經成功實現了實物管理向技術管理的轉型。可是，就檔案本身的效用看，潛在的功能、作用并未獲得較大提升。除了信息采集、存儲、交互、提取方面增加了便利條件之外，并未從檔案本身出發，在根本上深化檔案效用。從當前實踐經驗看，主要是對檔案的實物特征、信息特征進行研究，未做深度層面的理論研究及廣度層面的增值應用。簡單講，檔案的功能與作用未獲得挖掘，導致了檔案效用沒有獲得擴增。所以，在新時期高質量發展目標牽引之下，應該回歸檔案屬性，盡可能借助技術要素的配置，擴增辦公室檔案效用。

二、辦公室檔案信息化管理轉型問題分析

（一）信息化管理理念更新較慢。在紙質化檔案管理向信息化管理轉型后，以管理效率為核心的辦公室檔案管理中，管理思維的擴展應用相對較少，由此導致了管理理念更新不足、相對滯后的現象。具體而言，將信息化管理理念設置在互聯網思維上，未能將它與辦公室檔案管理所從屬于的行業、組織機構性質、業務等進行有效關聯，使得產業鏈思維、系統性思維、互聯網思維之間的關聯缺乏，從而造成了檔案信息化管理中，對于檔案關聯性應用不足。

例如，辦公室檔案管理涉及的范圍較廣，但是檔案資料及其內容仍然集中在業務、財務、人事等各個具體層面。當單獨地進行各項事務的檔案管理時，并不能在二者之間建立起對應關系，達到檔案系統性管理目標。同時，檔案管理又分為辦公室對外、對內兩個部分，對于外部市場方面的檔案管理，數據分析不足，不能使檔案在產品（實物產品、虛擬產品）生產制造中，獲得有效利用。在辦公室檔案應用于組織機構內部各部門時，又屬于靜態管理，未利用信息化管理方案，將其轉變為動態管理方式。所以，造成了管理理念不能推動檔案管理的現象。

（二）信息化管理技術應用較少。目前，辦公室檔案信息化管理應用的設備主要包括了計算機及其配套設備，如掃描儀器、打印設備、移動存儲設備等，在技術層面主要以配套的Office辦公軟件為主，未能滿足辦公室檔案管理需求。

例如，由于在計算機技術應用中，并未引入數據庫技術、虛擬存儲技術，一方面，導致了數據庫建設不足，引發數據分析困難的情況；另一方面，由于辦公室檔案信息的增長速度加快，當各類存儲設備中的信息存儲量增大時，容易引起檔案管理操作系統速度變慢，嚴重時會引起系統崩潰與信息丟失等，而常用的保護手段仍然以備份方案為主，并沒有從根本上解決數據存儲、數據保護需求。尤其隨著人工智能技術在各行業領域的廣泛應用，已經擴大了計算機網絡信息安全風險，一旦辦公室檔案管理過程中，遭遇黑客攻擊、病毒入侵，其風險可以波及整個辦公室檔案。對于具備知識產權的機構而言，一旦受到信息安全風險威脅，對其造成的損失將會更大。

再如，辦公室檔案管理中，牽涉到內部信息與外部信息的交互以及各部門信息的交互，而比較初級的信息管理平臺，并不能做到數據的實時共享，只能通過分享信息的方式完成信息交互，于業務經營和對抗外部風險，均不能起到較好的作用，由此也阻礙了辦公室檔案效用的擴增及發揮。尤其在大數據技術方面，當辦公室檔案管理仍然停留于信息化管理階段時，大數據技術的數據分析功能及作用無法融入檔案管理。所以，也不能建立動態的辦公室檔案管理方案，更不能實現從檔案信息采集到檔案信息利用的系統性管理目標等。

（三）信息化管理方法創新不足。從表面上看，辦公室檔案信息化管理只屬于一個技術管理方法。進一步分析發現，除此之外，它涵蓋了互聯網思維，并且與檔案管理制度、機制、檔案管理人才的專業水平等密切關聯。所以，在當前的辦公室檔案信息化管理中，部分行業、機構組織將其單一定位在信息化管理上，限制了創新意識與創新手段。

具體而言，在制度層面對信息化管理缺乏深入解讀，未能結合信息化管理的特征，在制度上進行創新，導致對檔案信息化管理過程的評估不足，阻礙了對信息化管理方法的改進與創新發展。尤其是目前辦公室檔案信息化管理中的運行機制往往是單一地從技術角度進行實踐，并未借助權責機制、協同機制等，向著更高效的管理水平邁進。尤其是對于檔案管理人員的信息化管理技能培訓缺乏前瞻性，仍然以常規化的計算機操作、軟件操作技能為主開展培訓工作。一方面，未能延伸到對于相關設備的運維管理；另一方面，沒有結合信息化管理的發展，適度引進數據分析培訓等。所以，從整體上看，信息化管理方法創新不足的原因集中在制度創新、機制協調、人力資源管理三個方面。

三、辦公室檔案信息化管理轉型問題的解決措施

（一）運用數字化思維，加快管理理念更新。目前，辦公室檔案信息化管理轉型重點放在數字化方向。有必要開發在檔案管理的要素、指標、信息之間存在的數據共性特征，并結合該特征更為合理地完成對辦公室檔案管理理念的更新。建議如下：

首先，應該梳理辦公室檔案信息化管理前期實踐中的經驗，將互聯網思維轉變為數字化思維。例如，汲取一些大型機構的辦公室檔案信息化管理轉型經驗，先應用全要素分析法解析辦公室檔案構成要素，制作出檔案管理要素清單，再根據檔案管理各個環節，設置檔案管理技術指標。并在分析檔案管理要素、管理指標的信息特征的基礎上，挖掘要素、指標、信息共同具有的數據特征。明確檔案數據特征后，可以將信息化管理中的互聯網思維，轉變為與數據化管理對應的數據化思維，進而從數據化管理的角度，完成對辦公室檔案管理理念的更新。

其次，辦公室檔案牽涉到生產、業務、財務、人事、投資等各個部門的數據，為了保障檔案管理效率、擴增檔案效用，建議將數據化思維與產業鏈思維（如產品生產制造產業鏈條中的設計、采購、制造、營銷、售后等）、系統性思維（如針對具體項目劃分出的總項目、分部項目、子項目等）關聯起來，從而為檔案管理“賦能”。具體而言，一方面，應該將檔案數據化管理落實到產品生產制造產業鏈條上，增強檔案管理內容的完善性；另一方面，可以對應具體的項目，實現多項目檔案管理，進而提高檔案管理效率。

（二）引入數字化技術，提高管理技術水平。辦公室檔案信息化管理的目標是將初級信息化管理提升到數據分析水平，進而實現數據化管理。因此，在引入數字化技術時，應該從數據化管理方案的建設層面，選擇匹配的技術。就當前的實踐經驗看，建議如下：

首先，應該引入數據庫技術（如常用的SQL數據庫技術即可滿足實踐需求），根據現階段辦公室檔案中已經建立的檔案管理要素、檔案管理指標，將計算機辦公軟件技術、數據庫技術結合起來，搭建檔案管理要素庫存、指標庫。由于辦公室檔案管理牽涉到各個部門的實際業務，所以，建議先建立各個部門的數據庫，再通過信息管理系統中的通信網絡完成數據庫之間的聯結。至于獨立的項目，則應該單獨設立數據庫，然后將其關聯到總數據庫。數據庫搭建的作用是將每個部門采集的數據信息集中起來，從而固定信息采集通道，以此提高信息采集效率，使檔案管理工作的前端問題獲得較好處理。

其次，原來的辦公室檔案信息化管理中，建立、匯總、編輯、完成檔案，檔案存儲、使用等流程相對完整，因而在實踐數據化管理轉型過程中，僅需要對于建檔后的存檔環節，配套地引入虛擬存儲方案，例如，通過設置虛擬硬盤、虛擬桌面的方式完成檔案虛擬化存儲。至于檔案的利用，則應該增加一個數據分析環節，包括數據獲取、數據分析，生成分析報告、利用分析報告等。這樣，實際上建立了一個以檔案數據采集—傳輸—存儲—獲取—分析—生成分析報告—應用分析報告為內容的數據化管理體系，延伸了檔案管理、擴大了檔案效用。

（三）應用綜合性方法，擴增管理實踐效用。建議在辦公室檔案信息化管理制度方面，擴大信息化管理制度規范條例中的內容，使其能夠滿足數據化管理需求，為其提供制度保障。在機制方面，數據化管理只能提供一個智能化水平相對較高的理性管理程序與數據共享機制。所以，為了保障辦公室檔案管理效率，應該引入權責機制，明確檔案管理人員在不同崗位上的職能與責任，從而提高信息化管理專業水平。考慮到數據共享是協同管理的基礎，應該將數據共享機制與協同機制聯合起來，確保數據化管理體系下，辦公室檔案管理與外部市場、內部部門之間建立起動態交互。另外，應該利用人力資源管理方法，對檔案管理人員開展分析，確定其信息管理水平后，再制定適用性強的知識結構優化方案、專業技能培訓方案。建議從檔案數據化管理、檔案信息安全防護兩個方向制定方案并開展培訓。以知識結構優化為例，一方面，應該以數據化管理體系的各個流程為準，進行系統性培訓，確保檔案管理人員能夠梳理清楚檔案管理構成環節與數據化管理流程之間的對應關系；另一方面，應該結合現代辦公室信息化管理中已經出現的信息安全案例，開展檔案信息安全防護培訓，并使其將防護落實到日常的計算機操作系統與軟件應用之中。

四、結語

總之，在“互聯網+”改革趨勢下，各類機構均提高了對辦公室檔案管理的認知水平，并且結合自身所在行業、經營業務，開展了多元化的檔案管理實踐工作。通過以上初步分析可以看出辦公室檔案信息化管理轉型對于提高辦公效率、發揮檔案效用十分重要。然而，由于轉型過程中仍然存在一些問題，阻礙了轉型速度與轉型后的功能應用。所以，建議在新時期高質量發展階段，盡可能通過多條路徑同步開展轉型實踐工作，進而加快管理理念更新、提高管理技術水平、擴增管理實踐效用，促進辦公室檔案使用效率的提升。