畢業實習檔案信息化管理研究

文/湖南廣播電視大學 姜楊

一方面，伴隨著科學技術的快速發展，社會步入了信息化的時代，信息化技術的運用使得社會之中的方方面面運轉都變得更加便利；另一方面，在我國社會、經濟不斷發展進步的前提下，各項工作對于人才的需求不斷增加，這促使我們國家的教育迎來了跨越式的發展。對于院校來說，招生的規模不斷擴大，專業數量也在持續增長，每一年的院校畢業生也在不斷地增加，需要進行畢業實習的人數就會有一個非常大的增長，因此傳統的畢業實習管理模式已經不再適應新的情況變化。而在當前的時代發展之中，基于計算機技術的信息化發展帶來了更為廣闊的技術進步空間，那么在院校檔案管理工作方面，畢業實習檔案管理作為一項重要的工作，需要將信息化技術引入畢業實習檔案管理中，構建一個完善的信息化畢業實習檔案管理系統，以此來解決以往畢業實習檔案管理工作中存在的問題。

對于院校來說，信息化的普及有著更加重要的意義，院校的各個部分管理因此變得科學、合理，特別是檔案管理的部分，信息化管理有著明顯的優勢。院校畢業實習檔案信息化管理，主要是把畢業生在實習過程中產生的數據信息資料，利用信息系統進行收集、整合，并有效地進行管理，同時把這些資料作為對于畢業生各方面能力進行評判的一個依據，這在一定程度上促進了院校檔案管理工作的開展，提升了檔案管理的效率，對于畢業實習檔案信息化管理研究有著非常重要的實際意義。

一、關于畢業實習檔案信息化管理的相關概述

信息化管理技術的特征，主要表現在兩個方面：1.信息的傳播速度非常快，這主要是因為互聯網技術的普及，網絡幾乎覆蓋到了生活的每一個方面，而且在互聯網開放性的影響下，人與人之間數據的共享幾乎沒有阻礙，這加速了數據信息的產生。在傳統的時代之中，因為地域等原因的影響，信息的傳遞一直都會受到限制，網絡技術的普及使得信息傳播速度加快，人們利用網絡能夠自由獲取需要的信息，在當前的時代之中，每一個人既是數據信息的制造者，也是數據信息的傳播者。2.信息化管理技術的多樣性，數據信息的收集不僅是通過網絡，還有日常安裝的攝像頭等設備，這都是數據信息的收集渠道，這些數據信息都將是信息化管理技術發揮作用的基礎。在信息化時代，人們對于數據信息有了新的理解，在不同的領域、不同的行業，越來越多的人擔負起了數據信息制造者和傳播者的任務，這樣就使得數據信息不僅僅變得數量更多，而且還更加豐富多彩。

對于現階段的院校畢業實習檔案信息化管理工作來說，雖然具有一定的發展基礎，但是在具體的管理細節方面還是存在著一些問題，比如不同的專業之間使用著同樣的信息化管理模式，沒有從專業的差異性部分入手，進行管理模式的詳細劃分，這就使得相關管理工作變得表面化。另外，畢業實習檔案信息化管理的安全保證也應該受到重視，這主要指的是信息數據的安全使用和來源安全兩個部分。信息數據的安全使用，就是院校畢業實習檔案信息化管理過程中，把相關的資源科學地分布運用到不同的專業之中，利用信息化的方式有針對性地制定管理方案；信息數據來源安全是指其數據的真實性。在當前的院校畢業實習檔案信息化管理發展環境下，數據資源的安全無法得到有效保障。最后在信息化環境下，院校畢業實習檔案信息化管理應制定標準規范，確保相關管理工作在不同的環境下都能夠發揮出作用，使得信息化高效率、高精確度的特征得以保障，但是當前的院校畢業實習檔案信息化管理工作缺乏標準規范的制約，這就使得一些相關的信息資源內容出現偏差。

二、現階段院校畢業實習檔案管理存在的問題

（一）個別畢業實習檔案的具體內容存在失真。對于畢業實習檔案來說，怎樣確保其中相關內容的真實性，是非常關鍵的一個步驟，從整體來看，學生在畢業實習時期形成的檔案材料，可以在一定程度上，反映出其在學習階段的相關專業技能掌握狀況、工作適應能力等實際的情況。但是目前在院校畢業實習檔案管理中，個別畢業實習檔案材料的具體內容和實際的情況存在差別，檔案的內容對于學生考核的材料通常只是記錄學生的優點，關于學生存在的缺點或者是在實習中表現出的一些問題都沒有詳細記錄，這樣就使得畢業實習檔案很難真實反映出學生畢業實習的情況，這同樣給后續的畢業實習檔案管理工作帶來困難，使得畢業實習檔案材料內容的真實性受到質疑。

（二）畢業實習檔案材料不完善、管理混亂。在實際進行院校畢業實習檔案管理的過程中，常常會出現畢業實習檔案材料的不完善，負責相關工作的部門很難及時將檔案材料進行收集、整理以及分類歸檔管理，而且工作人員沒有對畢業實習檔案管理工作進行全面認識、了解。導致在進行管理工作的時候，由于多方面的原因，畢業實習檔案管理存在混亂的問題。同時畢業實習檔案的保密性質，也使得畢業實習檔案存在著使用范圍較窄、使用頻率較低、檔案利用不充分等問題非常突出。

（三）院校畢業實習檔案管理意識薄弱，相關工作人員缺乏職業素養。當前個別院校畢業實習檔案管理的意識非常薄弱，有很多不合理現象存在，比如學生的畢業實習檔案隨意放置在學校，一段時間后就進行清除，或者是學生自己持有檔案等等，混亂的畢業實習檔案管理情況反映了院校畢業實習檔案管理意識的薄弱。而且從事院校畢業實習檔案管理的工作人員沒有專業的工作技能，缺乏職業素養，使得院校畢業實習檔案管理工作開展非常困難，缺乏規范性和科學性。

（四）院校畢業實習檔案管理信息化程度偏低。在當前的社會發展過程中，信息化技術已經被應用到了社會生活的方方面面，而且信息化技術能夠很好地提升畢業實習檔案管理工作的效率，但是在一些院校畢業實習檔案管理中，運用信息化技術非常有限，對于信息化技術的普及程度非常低，甚至一些院校的畢業實習檔案查閱和信息錄入仍然是使用人工的方式進行，這樣就使得院校畢業實習檔案管理工作效率非常低。而對于院校來說，畢業實習檔案管理所包含的信息數據異常地龐大和復雜，沒有使用信息化的管理手段，會使得畢業實習檔案管理工作進行變得非常困難，并且缺乏效率。

三、關于院校畢業實習檔案信息化管理存在問題的原因分析

（一）管理制度有待完善。在院校的發展過程中，因為各個方面的原因，其實際的院校畢業實習檔案信息化管理制度不明確、不完善，畢業實習檔案的具體功能被削弱，而且院校對于畢業實習檔案管理工作的重視程度不夠，在進行實際的檔案管理過程中，工作不嚴謹，使得畢業實習檔案損壞或丟失的情況屢屢出現，這些問題的發生最為主要的原因是，因為院校畢業實習檔案采集、整理、歸檔、借閱與統計等等工作步驟中的相關管理制度存在漏洞所導致的。

（二）管理手段較為落后。當前院校畢業實習檔案管理部門從事的工作，主要是對于畢業實習檔案進行收集、整理、存檔以及保管等等，這些工作的過程步驟基本與傳統的檔案管理方式沒有什么區別，畢業實習檔案管理的手段也多是沿用傳統方法，整體來說較為落后。而且院校畢業實習檔案管理工作也沒有使用新的方法，現代化的管理手段沒有在畢業實習檔案管理中獲得普遍性的運用。

（三）畢業實習檔案管理工作人員缺乏專業性。現階段進行院校畢業實習檔案管理的工作人員，大多數屬于“兼職”，也就是由教師或者是其他工作人員進行兼任，根本沒有專業的院校畢業的檔案管理人員進行相關的工作，在這種情況下，院校畢業實習檔案管理工作勢必會受到影響，檔案管理工作人員的數量與人員的專業素養方面亟須提升。而且人力資源管理技術水準較低、相對應管理制度缺失等問題，都制約著院校畢業實習檔案管理工作的進行。

四、對于院校畢業實習檔案信息化管理運用的策略研究

（一）構建院校畢業實習檔案信息化網絡管理平臺。在信息化大數據環境下，院校畢業實習檔案管理信息化要把網絡作為基礎，這是因為信息化的優勢發揮需要網絡并構建網絡管理平臺，包括院校畢業實習檔案管理工作中的信息數據，將這些數據進行收集、整理、分析，以大數據、信息化的技術應用，再將這些數據中的規律進行科學分析，院校畢業實習檔案管理的相關工作人員就能夠以此作為依據，制定出更加符合院校實際狀況的畢業實習檔案管理策略，起到促進院校檔案管理工作發展的作用。而且在信息化的思維下，畢業實習檔案管理可以從教學經驗、管理方法以及學生的反饋三個方面來進行信息數據的收集、分析，經過系統性的研究、比對，就可以對畢業生實習狀況進行全方位的評價、了解。

（二）進一步完善院校畢業實習檔案管理信息化內容。以往的院校畢業實習檔案管理工作，常常會有一些問題出現，這主要是由于院校畢業實習檔案管理信息化還不完善，收集、整合的信息數據不全面，具有特殊性，在這種情況下，就會出現畢業實習檔案管理工作上的失誤，因此要進一步完善院校畢業實習檔案管理信息化。以信息化相關內容為技術依托，來進行對應的院校畢業實習檔案管理信息化建設。首先需要進行院校之間的信息資源共享，這樣能夠拓寬信息數據的獲得渠道，經過大數據的比對，院校畢業實習檔案管理可以有更加精確的參照依據；其次，對于院校不同的專業，進行有針對性的畢業實習信息數據收集，同時不同的專業應該規劃出不同的畢業實習檔案管理內容方案；最后，要進行大數據信息應用平臺的構建，院校建設獨立的大數據應用平臺，可以解決其畢業實習檔案管理信息數據資源不足的問題。

（三）為畢業實習檔案管理信息化創建穩定安全的環境。院校畢業實習檔案管理信息化的普及，使得相關的信息數據都會在網絡中進行上傳，這樣就有著對于網絡安全的需要，院校應該注重網絡安全的全方位建設，防止出現信息數據的泄漏，造成不必要的損失。要對網絡環境進行實時監控，及時對于系統之中存在的漏洞進行修復，對于院校內部的網絡應該設有嚴格的管理權限和訪問權限，而且要強化內部網絡服務器的安全，同時可以招聘一些網絡技術人才，進行專業的網絡安全建設，這樣才能夠在最大的程度上確保畢業實習檔案管理工作的有序、穩定進行。

五、結語

總的來說，對于畢業實習檔案信息化管理研究，具有非常重要的現實意義，相關研究有效地促進了院校畢業實習檔案管理工作的進步，提升了院校檔案管理工作整體水平，使得院校檔案管理系統更加完善，工作更有效率。有效進行畢業實習檔案管理工作，促進畢業實習檔案信息化管理發展，有著極其重要的現實意義。