關于婦幼保健檔案管理信息化建設的思考

文/濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心 李青

我國婦幼保健工作在開展的過程中，對檔案管理實現信息化建設是必要的發展方向，同時也是婦幼保健事業實現現代化發展的基礎條件。雖然我國很多婦幼保健機構在檔案管理的過程中逐漸實現了信息化，但是仍然還有很多不足。這就需要相關的工作人員對檔案管理工作實現信息化建設的現狀進行深入分析，同時還要提出相應的整改措施，從而推動婦幼保健機構檔案管理信息化建設的步伐。

一、婦幼保健檔案管理實現信息化建設的重要性

（一）順應時代的發展需求。在信息技術飛速發展的過程中，互聯網已經在我國的各個行業領域得到了廣泛的應用，所以婦幼保健機構的檔案管理工作也要學會與時俱進，才能滿足信息化的發展需求。信息技術的發展對我國婦幼保健機構也造成了一定的影響，婦幼保健機構的檔案管理工作主要是對社會群眾的基本信息進行統一管理，再加上到婦幼保健機構進行檢查的群眾數量非常多，所以將檔案管理工作實現信息化建設，可以為醫生調取病人的病例提供更多的便利條件，這樣才能使醫務工作者的工作效率得到提升。如果能夠將患者的檔案進行信息化管理，醫生只需要通過互聯網在資料庫中進行搜索，這樣患者的信息就能全部調取出來，不用再像之前一樣必須要找同一個醫生就診，所以檔案管理的信息化建設還能推動婦幼保健機構的現代化建設。

（二）提高婦幼保健機構的工作效率。婦幼保健機構的設立主要目的是為我國更多的婦女兒童提供有效的服務，所以各個級別的婦幼保健機構都肩負著保障婦女兒童權益的重任。婦幼保健機構在接待婦幼的過程中會產生大量的信息，運用傳統的檔案信息管理方式，醫生在查詢病人的病例時要翻閱大量的資料，這樣不僅會浪費很多時間，甚至還會在調閱檔案信息的過程中出現差錯。如果能夠用信息化的方式對婦幼保健機構的檔案進行管理，就可以將檔案全部錄入信息庫，這樣婦幼保健機構的醫生如果需要病人的詳細資料，只需要通過互聯網進行搜索就能進行調閱，這樣不僅能夠提高婦幼保健機構的工作質量，還能使檔案管理人員的工作壓力得到緩解。

二、婦幼保健檔案管理在實現信息化建設過程中遇到的困境

（一）缺乏充足的資金支持。與西方的一些發達國家相比，我國檔案管理的信息化建設仍然處于發展階段。隨著社會經濟的發展，國家對檔案管理信息化建設越來越重視，但是與西方的發達國家相比仍然還有很多不足。雖然大部分的婦幼保健機構已經開始推行檔案管理的信息化建設，但是在落實的過程中沒有充足的后續資金提供支持，所以檔案管理實現信息化建設的專業設備不夠完善，這對婦幼保健檔案管理工作實現信息化建設的質量造成了很大的影響。

（二）管理部門對檔案管理信息化建設的重視程度太低。實際上，我國大部分婦幼保健機構的工作人員，甚至還包含了婦幼保健機構的領導層都沒有認識到信息化建設的重要性。有些負責檔案管理的工作人員將工作的重點放在對檔案的保管上，忽略了提高檔案的利用率，在實際工作中缺乏積極工作的熱情。另外，在信息技術的發展背景下衍生出了很多先進的管理理念，如果相關的工作人員仍然采用落后的思想和傳統的管理理念開展工作，也會影響到婦幼保健機構檔案管理信息化建設的實施。

（三）缺乏專業的高素質人員。在信息技術的帶動下，婦幼保健檔案管理工作實現信息化建設已經成為未來的主要發展方向，所以負責檔案管理的工作人員要不斷提高自身的綜合素養，學習先進的理論知識和技能，才能更好地應對工作。然而在實際工作中，很多負責檔案管理工作的人員并沒有積極學習先進的工作理念和工作方法，而且檔案管理部門的工資待遇較低，很難留住專業的人才，原有的工作人員操作計算機和網絡系統的技術又不過關，嚴重制約了檔案管理的信息化建設。

（四）檔案信息在管理過程中缺乏安全性和完整性。信息技術的發展過程中，互聯網已經在各領域中得到了廣泛的應用，雖然互聯網技術為我們的生活和工作提供了很多的便利條件，但是也為檔案信息的管理工作帶來了新的挑戰。首先，個別婦幼保健機構的檔案管理人員缺乏安全意識，檔案信息也沒有嚴格進行保密，檔案文件可以隨意調閱。其次，網絡環境非常復雜，有很多不法分子隨意倒賣信息，甚至還會利用病毒攻擊檔案管理系統，這對婦幼保健機構檔案信息的安全性和完整性造成了很大的威脅。

三、推動我國婦幼保健檔案管理信息化建設的主要途徑

（一）改變落后的檔案管理模式。有些檔案管理的工作人員在實際工作中會將大部分的工作重點放在增加專業設備上，卻忽略了為社會群眾提供服務，這對婦幼保健機構的工作效率造成了不利的影響。所以婦幼保健機構的檔案管理工作人員要創新傳統的管理理念，改革傳統的工作模式，這樣才能為社會群眾提供更多的便利條件。除此之外，婦幼保健機構的檔案管理人員還要不斷強化自身的服務意識，這樣才能利用檔案管理的信息化建設為大眾提供高質量的服務。

（二）增加后續資金的支持。在檔案管理信息化建設的過程中，婦幼保健機構要充分認識到信息化建設的重要性，并且還要增加后續的支出，為檔案管理信息化建設配備專業的計算機設備，這樣才能為檔案管理信息化建設的順利實施提供保障。婦幼保健機構的檔案管理工作要想實現信息化建設，需要專業的計算機網絡系統以及其他專業的硬件設備。同時在檔案管理信息化建設的過程中，還要購買專業的檔案管理系統軟件，這樣才能將所有的檔案資料進行統一存檔和管理。除此之外，婦幼保健機構還可以向管理部門申請，通過提高薪資待遇的方式招募一些專業的管理人才，同時還要制定完善的獎懲制度，這樣才能讓員工在工作的過程中更加積極。

（三）將檔案管理機制進行完善。要想從根本上提高婦幼保健機構檔案管理工作信息化建設的效率，就要將檔案管理機制進行完善，這樣才能為信息化管理工作在開展提供有效的參考。首先，婦幼保健機構的檔案管理工作在實現信息化建設時，必須要嚴格按照相關的規范執行，并且還要在專人監督的過程中將檔案管理機制落到實處，這樣才能確保婦幼保健機構檔案信息的完整性不會受到影響。其次，檔案管理機構要認識到檔案信息管理工作的重要性，這樣才能為后續工作的順利開展提供有效的保障。另外，婦幼保健機構在實現檔案管理信息化建設時，要充分考慮到婦幼保健機構的實際情況，這樣才能體現出檔案管理信息化建設的優勢，同時也為婦幼保健工作的檔案管理工作提供便捷性的條件。再次，婦幼保健機構的檔案管理工作在實現信息化建設的過程中，要確保各個部門之間信息溝通的時效性，所以各個部門之間必須要協同合作。最后，婦幼保健機構要將為婦女兒童提供高質量的服務當作主要的發展方向，并且還要不斷增加檔案信息的總量，從而為檔案管理工作的順利進行提供保障。

（四）制定明確的檔案管理信息化建設發展方向。婦幼保健機構要想將傳統的檔案管理工作實現信息化，首先要制定明確的信息化建設目標，這樣才能構建更加適合婦幼保健機構實際需求的管理模式，不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能凸顯出信息化建設的標準。檔案管理工作在信息化建設的過程中，要制定合理的工作計劃，并且還要在規劃之前就制定目標。因此婦幼保健機構在推動檔案管理信息化建設的過程中，要根據實際需求對檔案管理信息化建設的路徑重新進行構建，并且還要摒棄傳統檔案管理工作中的不足，這樣才能實現信息化建設的價值。

（五）充分認識到檔案的重要性。婦幼保健機構的檔案只有在利用和開發時才能體現出其存在的價值，所以婦幼保健機構在檔案信息化管理的過程中，要具備先進的工作理念，始終秉承信息化建設的發展方向，從開發階段就要嚴格按照相關的要求開展，并且還要將服務質量當作首要的發展目標，這樣才能為信息化建設工作的開展提供保障。雖然婦幼保健機構是針對我國的婦女兒童，但是臨床的工作量依然很大，所以一線的醫護人員要充分認識到檔案信息的重要性，這樣才能強化檔案信息的開發效率。另外，上級管理單位也要提高對婦幼保健機構檔案管理工作信息化建設的管理力度，同時還要在這個過程當中提供必要的支持，確保婦幼保健機構檔案管理工作在信息化建設的過程中能夠按照統一標準進行管理，這樣才能推動信息化建設的步伐。

（六）確保婦幼保健機構檔案的完整不受到影響。婦幼保健檔案的安全性和完整性是非常重要的關鍵問題，要想提高檔案的利用率，就要保證婦幼保健機構檔案的安全性和完整性不會受到影響。因此，婦幼保健機構檔案管理部門要構建完善的管理制度，并且還要將與檔案安全工作相關的制度進行細化，制定明確的檔案信息安全管理目標，同時還要將信息安全管理的責任落實給具體的責任人，這樣才能提高管理工作的質量。首先，檔案信息管理部門的工作人員可以用專業的系統軟件保障婦幼保健機構檔案信息的安全，并且還要在信息錄入檔案庫的同時及時備份管理信息。其次，將檔案信息的調閱權限進行嚴格劃分，不同的部門在查閱檔案信息的過程中具備不同的權利，并且在無授權的情況下不允許私自對檔案信息進行修改。檔案信息的安全性和完整性必須受到有效的保護，才能得到婦幼保健機構有效的利用。

（七）加強婦幼檔案管理工作人員的專業能力。從事婦幼保健機構檔案管理的人員是否具備良好的專業能力與工作質量有直接關系。所以婦幼保健的檔案管理工作在實現信息化建設的過程中，檔案信息的利用效率和統一管理工作應是主要內容，這兩項工作的開展需要具備專業的工作能力，所以相關的工作人員必須具備良好的綜合素養才能勝任。首先，婦幼保健機構在招募檔案管理人員時，要加強對應聘人員專業能力的考核，確保其專業技能和職業素養符合要求才能步入工作崗位，這樣才能為構建一支高質量的檔案管理團隊奠定基礎。其次，婦幼保健機構還要定期組織檔案管理人員參加專業的技能培訓，加強他們對信息技術的掌握，這樣才能使他們更好地投入實際的工作中。

四、結語

綜上所述，婦幼保健機構檔案管理的信息化建設是對傳統工作模式的一種改革，同時也是未來的發展趨勢。雖然我國很多婦幼保健機構在檔案管理信息化建設的過程中仍然存在一些問題，但是只要大家積極學習先進的管理理念，就能推動檔案管理信息化建設的步伐。