新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新策略

文/遼寧省盤錦市盤山縣交通事務服務中心 張娟

新形勢下，“互聯網+”對各行各業的發展產生了非常重大且深遠的影響，同時，也為檔案管理工作提供了強有力的技術支持。雖然檔案管理并不能直接作用于事業單位的各項工作中，但工作人員可以利用檔案資源為事業單位各部門提供相應的服務。只有做好檔案管理與創新工作，才能對檔案資料進行全面收集和分類整理，為各部門利用檔案資料提供有利條件。檔案管理工作既要注重提升工作效率，也要確保工作質量，保證檔案資源的準確性和客觀性，為事業單位更好地發展提供資源支持。為此，本文將從多個角度對辦公室檔案管理工作進行探究，以期可以探尋到提升事業單位辦公室檔案管理成效的具體策略，最大限度發揮辦公室檔案管理的重要作用。

一、辦公室檔案管理工作優化的必要性

提升辦公室檔案管理水平需要觀念的更新與技術的參與，陳舊的檔案管理方式和落后的管理理念嚴重制約了檔案管理成效，如果檔案管理措施缺乏科學性和合理性，不僅無法保證檔案資源的準確性，更無法確保檔案資源的安全性。同時，不斷優化辦公室檔案管理方式對于防止事業單位腐敗也有著極大的輔助作用。1.健全的辦公室檔案管理機制有助于增加事業單位的綜合效益。事業單位在提高檔案管理水平的同時，可以充分發揮信息化辦公的優勢，進一步明確和銜接各個部門的工作，提高辦事效率，避免工作流程問題影響到檔案管理效率。2.有助于提高檔案資源的應用水平。檔案管理人員可以最大化利用事業單位的檔案資源，各部門可以及時找到工作所需的有效信息，了解本單位的整體運作情況，能夠為需要幫助的部門及時提供精準的檔案資源扶持。3.有助于確保檔案管理信息的準確性。檔案管理是事業單位辦公室工作的重要組成部分，是各部門有效開展工作的前提條件。精準與完備的檔案信息可以為單位發展進一步明確方向，擴展業務延伸范圍。由此可見，做好辦公室檔案管理工作對于事業單位發展來說至關重要，不僅有益于現階段的單位管理，而且有助于單位長遠的發展。

二、辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（一）缺乏信息風險意識。盡管部分事業單位已經在不斷完善檔案信息風險管理機制，但部分管理者認為檔案信息風險管理較為簡單，在實際落實中往往將檔案信息風險管理視為一種形式，并不能用風險管理機制約束檔案管理行為，不僅缺乏執行力，而且在觀念上并沒有對檔案風險管理有十分深刻、準確的認知。

（二）管理機制不完善。新時期，就事業單位檔案管理工作而言，高效和科學的管理機制至關重要，是加強辦公室檔案管理的重要支撐，但一些單位還未能將完善管理機制擺在十分重要的位置上，致使檔案管理還未形成比較規范的機制。就檔案管理機制而言，部分單位所采用的檔案管理方法較為單一，且缺乏科學性，并沒有使用現代管理理念來指導檔案工作，對歷年數據的分析較為局限，不具有較強的說服力，往往只是簡單的加減與融合。在檔案管理機制形成的過程中，單位管理者往往把檔案交給某一個部門管理，缺乏民主參與，未能給予其他部門參與管理的權利，由此導致部分檔案資料整理不夠精細，各個部門之間的配合度較低。就檔案管理內容而言，除了受客觀環境因素的制約之外，還存在較大的人為層面的因素影響。部分單位的檔案管理工作往往采取事后監督的方式，監督存在一定局限，缺少對事前、事中的監督。檔案管理工作在人為因素的制約下變得較為被動，不僅影響檔案管理的范圍，而且限制了工作的深度。

（三）基礎設施不到位。現階段，伴隨著各種新興技術的實施，事業單位檔案管理方式亟須轉變，尤其是加強信息化管理，這對事業單位檔案管理工作提出了較高的要求，但這也是事業單位順應時代發展不得不走的革新之路。部分單位檔案管理的基礎設施不夠現代化，對一些比較重要的業務流程還在采用手工和半手工的制作方式，這與“互聯網+”時代對檔案管理工作的要求相差甚遠。雖然一些單位已經采取了大數據、智能化的檔案管理工作方式，但并不是各個部門都能如此，在事業單位資金較為有限的情況下，管理系統并不是很集中，容易導致檔案資源無法有效共享，更不能及時獲取準確的信息數據。

（四）編研工作較為滯后。相比于傳統檔案信息服務功能，新形勢下事業單位加強檔案編研工作非常重要，但檔案編研工作沒有得到有效推進，反而出現較為滯后的現象。編研工作涉及很多方面，需要大量檔案資料，只有將各種類型的檔案資料合理劃分類別，再按照不同類別進行分類整理，才能確保編研工作的準確性和科學性。其實，編研工作是檔案管理的重要方面，也是內容最為繁雜的一環，需要檔案管理者投入很多的時間和精力，如果不能充分借助信息化檔案管理手段，將容易出現編研工作滯后的問題。

三、新形勢下辦公室檔案管理創新策略

（一）增強人員的檔案管理意識。“互聯網+”大環境對辦公室檔案管理工作提出了更高要求，為了更好地滿足信息化時代對檔案管理工作的要求，亟須增強檔案管理人員的管理意識，尤其是增強檔案管理的風險意識。檔案管理風險防控是做好辦公室檔案管理工作的重要保障，事業單位應將科學研究、社會服務以及單位發展有機結合起來，從自身發展的實際需求出發，充分發揮檔案管理工作具有的資源服務功用。檔案管理人員可以從多個方面增強管理意識，除了信息服務意識之外，還有對檔案信息資源的利用意識以及檔案風險管理意識，樹立防范檔案信息風險的重要理念，在采集、整理、歸檔相關資料的過程中做好安全工作，最大限度防止檔案信息泄露，在此基礎上為事業單位各個部門工作提供可以利用的檔案資料。除了增強檔案管理人員的管理意識之外，也要加強其他部門人員對檔案管理工作的支持，提高全體人員對檔案管理工作的重視程度，這樣才能全面提升檔案管理工作效率。

（二）逐漸完善辦公室檔案管理制度。建立和完善檔案資源管理制度至關重要，是開展檔案管理與創新工作的前提條件，可以為檔案管理與創新提供強有力的制度保障。檔案管理制度對于人員具有一定的約束作用，在檔案管理制度的制約下，工作才能取得更大的成效。例如，完善綜合檔案室標準化建設，在管理會議紀要相關資料時，不僅需要將會議紀要歸入文書檔案管理中，而且要將重要決策進行分發，并在規定時間內完成分發任務，這樣才能夠充分挖掘檔案管理工作在事業單位管理中的基本價值。具體而言，可以將檔案管理作為一種信息管理系統，將檔案信息納入事業單位整體信息系統中，這樣不僅可以規范檔案信息管理，而且有助于提高檔案資源開發和利用效率。

（三）注重提升人員的專業素養。辦公室檔案管理創新無法離開人力資源的支撐，辦公室檔案管理工作具有一定的特殊性，需要專業人才進行操作，其人員的專業素養水平直接影響檔案管理工作的成效。可見，各事業單位理應做好對檔案管理方面專業人才的培訓工作，這是極其必要的。一方面，組織檔案管理人員從檔案管理的基礎知識和技能操作兩個層面開展培訓，由此逐漸提高檔案管理人員的專業素養，增強業務能力。同時，以單位實際發展需要為重要依據，加強建設人才數據庫，為辦公室檔案管理與創新工作儲備專業性人才；另一方面，增強檔案管理人員不斷學習的自主意識，使其意識到在新形勢下不斷提高自身素養的重要意義。事業單位應采取相應的措施調動員工學習的動力，讓員工在自主學習中成長，不斷優化自身的專業知識結構，以此更好地滿足檔案管理與創新工作的要求。

（四）構建和完善信息化檔案管理體系。以往的辦公室檔案管理方式過于陳舊，而在信息化時代的推動下，各單位應充分利用信息化優勢，促使檔案管理信息化，才能對單位一切活動進行有效監測和管理。因此，構建和完善信息化檔案管理體系至關重要。相比于半手工或手工的管理方式，信息化檔案管理可以極大地減少人為因素帶來的影響，還可以提高風險評估的精準度。事業單位在利用信息化手段開展檔案管理工作時，應充分發揮信息化手段具有的實時性優勢，及時解決在編研工作方面存在的難題。可以嘗試構建綜合檔案室，建立電子信息查詢系統，通過綜合檔案室信息化建設，提高信息整合效率和資源共享程度。檔案信息化管理體系更加便于使用者接受、查詢、借閱檔案資料，而且可以提高對各種類型檔案資源進行分門別類整理的成效，大大提升了檔案管理的效率，創新了檔案管理手段。

（五）打造優質的檔案管理工作隊伍。檔案管理理念是事業單位文化的構成要素，辦公室檔案管理成效直接受管理者理念的影響和制約。首先，事業單位應從理念層面對檔案管理的工作人員進行管理，對檔案管理隊伍管理理念的培養要不斷加強，積極引導檔案管理者接受比較先進的管理理念，為管理者提供學習優秀單位檔案管理經驗的機會和途徑。與此同時，創設行業交流平臺，為不同單位檔案管理人員相互借鑒有效的檔案管理方式提供路徑，幫助和引導各事業單位不斷培育檔案管理的特色文化。其次，劃分崗位責權非常重要，清晰明確的責權關系更有利于改善檔案管理效果。檔案管理負責人可以崗位和職能情況為基本依據，對檔案管理崗位進行責權劃分，不僅要結合檔案管理工作不斷細分崗位，而且要明確每一個崗位具有的權力和責任，進而形成比較系統和完善的崗位責權體系和機制。最后，切實提高財務人員的業務素質，加強檔案系統管理。其中系統管理是辦公室檔案崗位的重要職責內容，要求從事此崗位的人員能夠運用技術保障系統平穩運行，定期更新系統和升級軟件。

（六）構建檔案反饋機制。很多單位還未建立檔案反饋機制，對于檔案反饋的意識較為薄弱，尤其是對日常反饋的重視程度不夠。因此，可以從日常反饋和專項反饋兩個方面進行統籌管理，最大限度做到全過程反饋，形成比較完善的檔案反饋機制。因此，各事業單位可以從全面的角度構建完善的檔案反饋機制，確保反饋機制得到有效落實，為辦公室檔案管理提供保障。構建檔案反饋機制可以從以下兩個方面著手：第一，可以在單位內部建立具有獨立性的反饋機構，確保此反饋機構能夠行使獨立的反饋和監督的權力。第二，需要上一級單位對檔案管理工作進行外部反饋，除了反饋之外，可以為檔案管理與創新工作提供督導，由此形成內外共同發力的反饋體系。除此之外，也要鼓勵輿論主體對事業單位檔案管理工作進行反饋，以此對管理欠缺之處加以完善，這樣更有利于保證可以公開的檔案資料充分發揮社會價值。

四、結語

綜上所述，加強辦公室檔案管理與創新工作對于事業單位發展來說至關重要，尤其在新形勢下和“互聯網+”背景下具有突出作用。各事業單位應牢牢把握“互聯網+”的發展契機，深入分析自身在辦公室檔案管理中存在的突出問題，并嘗試從本文提出的些許建議中找出解決對策。做好辦公室檔案管理與創新工作不僅需要提高事業單位對檔案管理工作的重視程度，還要形成科學規范的檔案管理機制，加強對檔案管理專業性人才的培養和儲備，同時，積極轉變檔案管理工作方式，充分挖掘信息化平臺的價值和優勢，構建信息化檔案管理體系，為單位發展謀取更大的綜合效益。