研究生學位檔案在信息化背景下的管理探索

文/山東藝術學院 張媛

信息化時代背景下，信息技術的運用非常廣泛，為人們的學習、工作、生活帶來了較多便利。同樣，在高校教育管理工作中，也要強化對信息技術的重視，借助于信息技術提高教育管理效率、質量，為教師、學生提供更為便捷化與個性化的教育服務。當前，很多高校在研究生學位檔案管理工作中，意識到了開展信息化管理的重要性，都在積極探索研究生學位檔案信息化管理、建設方法，充分解決傳統研究生學位檔案管理工作中存在的管理不夠規范化、信息不完整、技術較為落后的問題，只有持續規范研究生學位檔案管理體系，才能夠為研究生提供個性化的檔案查詢服務。同時，研究生學位檔案中涉及的內容比較多，如，研究生畢業登記表格、論文的保密申請表格、學位論文送審申請書、論文保密申請表、學位論文評議表、學位審批材料、社會政治實踐表現、學籍總表等，這些文件都能夠反映高校科研工作、教學工作質量，以及研究生自我學習成效等，如果材料出現缺損，后期的補救工作較為繁瑣。由此，開展研究生學位檔案信息化管理，能夠提升研究生學位檔案管理水平，取得理想化的管理成效。

一、研究生學位檔案管理特征

（一）個性化特征。研究生學位檔案管理具備個性化特征，因為研究生學位檔案都是以研究生個體作為一個單位來單獨立卷的，能夠真實呈現研究生在校期間綜合表現的真實記錄，全面考察其能力、素養，對于研究生將來的深造、求職有著很大的導向，具備較強的憑證價值。同時，由于每一個研究生學位檔案信息都是不同的，在研究生學位檔案管理工作中，一定要保證檔案數據信息的真實性、完整性，不可匯總記錄，而要逐一記錄，讓學位檔案信息永遠留存下去。

（二）多樣性特征。研究生學位檔案管理具備多樣性特征，其中主要涉及3方面內容：一是數據信息來源的多樣性，在研究生學位檔案中，能夠對研究生從入學到接受學位證展開全過程記錄，其中涉及了答辯委員會、研究生管理部門、論文的評閱人、學科的負責人、指導教師、研究生等，并且研究生學位檔案信息記錄需要多部門合作才能夠完成，所要經歷的時間比較長，需要經受的部門也比較多。二是檔案內容的多樣性，其中主要是涉及了研究生學位培養計劃、學籍總表、中期篩選考核表、科研成果表、論文內容等。三是檔案形式的多樣性，因為研究生學位檔案中的內容比較廣，并且每一個內容都較為獨立，具備相應的記錄要求、特征，有的是照片、表格，有的是文字材料，有的是打印的、手寫的，也有磁盤形式存儲的。

（三）周期性特征。研究生學位檔案管理具備周期性特征，因為研究生從正式入學到最終獲得學位證，需要經歷長達3～4年的時間，其中研究生個人培養計劃是入學時候就需要制定的，伴隨著科研活動、教學活動的落實，會增加記錄的內容。同時，研究生學籍總表內容會貫穿于研究生整個培養過程之中，由此可見，研究生學位檔案內容并非一次性就能夠形成，而是需要長期積累，并且每一個階段中的檔案數據信息都是相關聯的，一份完整研究生學位檔案的形成需要一定周期，這個周期是研究生實際的在學年限。

二、研究生學位檔案信息化管理中存在的問題

（一）工作人員水平有待提升。在當前的研究生學位檔案信息化建設、管理工作中，存在檔案管理人員工作水平有待提升的問題。目前很多檔案管理人員的年齡比較大，雖然擁有著豐富的檔案管理工作經驗，但是缺乏學習新技術、新理念的意識，依然是習慣于使用傳統的紙質檔案保存方式，自身的信息素養有待提升，對于研究生學位檔案信息化建設、管理工作缺乏認同，根本無法展示出檔案信息化管理的優勢，導致研究生學位檔案管理工作水平有待提升。

（二）檔案信息化建設不全面。在當前的研究生學位檔案管理工作中，存在檔案信息化建設不全面的問題。個別高校相關管理者缺乏對檔案信息化建設的重視，導致檔案信息化建設工作“形式重于實質”，無法展示出網絡平臺、信息技術的管理優勢。同時，雖然部分高校意識到開展檔案信息化建設、管理的實用性，但是在具體的落實期間，由于網絡建設落后，缺乏專業的防火墻技術，無法保障研究生學位檔案信息的完整性、安全性，甚至由于日常工作疏漏，出現遺漏部分研究生學位檔案信息的情況。無法讓研究生學位檔案管理、建設工作順利實施下去。

三、研究生學位檔案在信息化背景下的管理探索

（一）樹立正確的檔案信息化管理觀念。在研究生學位檔案管理工作中，一定要樹立正確的檔案信息化管理觀念，強化檔案信息化管理的宣傳力度，各個高校領導要意識到開展檔案信息化管理的重要性、必要性、實用性，能夠發自內心認同檔案信息化管理，以此來設立高效化信息化的檔案管理辦法、制度，讓研究生學位檔案融入常規化管理工作中。同時，各個高校要定期組織全體師生參與到檔案專題教育活動，積極學習《檔案法》相關知識，基于嚴謹的態度來看待檔案管理工作，重視研究生學位檔案材料內容的積累，全面保證研究生學位檔案素材的真實性、完整性。檔案管理人員、科研人員、院校教師，一定要自覺利用學位檔案資料，提高研究生學位檔案應用效率。各個高校要意識到研究生學位檔案信息化管理、建設過程較為漫長，并不是一蹴而就的。由此，一定要跟隨互聯網時代發展腳步，感知到檔案數字化、信息化管理是高校檔案管理工作的主要發展方向。除此之外，基于研究生學位檔案信息化管理工作中，要想保證檔案信息的真實性、完整性，一定要及時做好檔案內容的歸檔工作，結合檔案形成規律合理編目、分類建檔，認真核查、整理檔案信息內容，及時查漏補缺，保證研究生學位檔案信息的完整化。

（二）開展數字化管理，實現檔案管理網絡化建設。在研究生學位檔案管理工作中，要注重開展數字化管理，實現檔案管理網絡化建設，以此來提升研究生學位檔案管理水平。檔案的數字化管理，能夠為檔案信息資源共享、開發開辟新的途徑、方法。在研究生學位檔案體系中，包含了很多的科研成果、技術信息，這些都是研究生在導師的幫助、指導之下多次論證與實驗得到的，具備較強的實踐意義、理論價值，在檔案數字化管理工作中，不僅要記錄紙質版的研究生學位檔案信息，還需要設定電子版的檔案管理系統，結合校園網規范管理體系，對電子版的研究生學位檔案實行整理、收集，相關人員可以通過目錄式檢索來實現全文數據庫檢索，提供更為便捷化、個性化的檔案信息查詢服務。只有做好檔案數字化管理，開展檔案管理網絡化建設，才能夠對研究生的深造、求職提供一定的幫助，大力推廣科研成果，為后人的深入研究提供一定的理論借鑒。同時，各個高校一定要加大檔案利用、開發的力度，推進檔案信息化管理進程。當前各個高校的校園網覆蓋面比較廣、計算機的普及率比較高，學校要全面利用這些優勢，在校園網頁中設立研究生學位檔案數據庫，能夠實時開展檔案信息的在線查詢、電子存檔。除此之外，各個高校之間要強化合作、互動，積極共享學術成果，提供研究生學位檔案開放端口，實現研究生學位論文的資源共享。高校還可以把研究生學位檔案信息提供給相關人事部門，以便查詢研究生真實的學術成果、科研實踐能力、專業學習經歷，為企業人才選拔提供一定的參考依據。

（三）重視檔案信息化管理的監督和指導。在研究生學位檔案信息化建設與管理工作中，一定要重視檔案信息化管理的監督和指導，以此提升研究生學位檔案信息化建設、管理水平，真正為檔案使用者提供便捷化的檔案查詢服務。首先，各個高校一定要強化監督和管理，學院要承擔起研究生學位檔案管理的監督職責、管理職責，開展全過程監督，無論是研究生學位檔案的錄入，還是研究生學位檔案的歸檔，一定要全面整理、搜集數據信息，對于存在的問題要及時修正、管理。一些集中出現的問題，要通過會商研究來解決。對相關檔案管理辦法、工作制度進行完善與修正，以此來提升研究生學位檔案管理質量。同時，一定要強化工作指導，對于研究生學位檔案歸檔內容、歸檔范圍作出清晰的規定，形成工作制度，要求相關部門嚴格落實、執行。在研究生學位檔案指導工作中，一定要實施多元化指導，對于歸檔工作中出現的新情況、新問題，要重點分析、解決，防止出現檔案信息泄露的問題。高校相關部門一定要嚴格檢查檔案信息化建設進程、進度，展開不定期檢查活動，讓研究生學位檔案信息化管理工作能夠全面落實下去。除此之外，在研究生學位檔案信息化管理工作中，一定要重視對于檔案室運營的評價，評價其信息化建設進度、質量、模式，并提出相應的修正建議。

（四）強化檔案管理人員的教育、培訓。在研究生學位檔案信息化管理工作中，要想展示出檔案信息化管理的優勢、作用，一定要強化對檔案管理人員的教育、培訓，讓檔案管理人員意識到開展檔案信息化建設的重要性、必要性，促使檔案信息化管理、建設工作順利開展下去，取得理想化的管理成效，為檔案使用者提供更為便捷化的服務。首先，一定要專門開設研究生學位檔案信息化管理培訓課程，以此來提升檔案管理人員的工作素質、專業素養。檔案管理人員是研究生學位檔案的最直接接觸者，也是使用檔案信息、收集檔案信息的主要執行者，檔案管理人員自身的職業素養、職業技能掌握程度，會直接影響研究生學位檔案信息化管理、建設工作效率。只有培養一支高素質的檔案管理工作隊伍，激發檔案管理人員的創新意識、責任意識，拓展自身的檔案專業理論知識，這對于開展檔案信息化管理、建設有著一定的促進作用。其次，基于互聯網時代背景下，在研究生學位檔案管理工作中，一定要注重運用、融入新的管理方法與管理手段，全面結合網絡平臺、計算機技術優化檔案管理各個環節，全面落實研究生學位檔案信息的規范化管理、科學化管理、現代化管理，提升研究生學位檔案管理效率、質量。最后，檔案管理人員要善于借助計算機檔案管理平臺、系統，對研究生學位檔案數據信息進行探究、歸納、加工，強化相關數據、指標的研究，以此來分析檔案管理工作中存在的不足之處，從而加以改正，構建完整的檔案信息化管理體系。除此之外，在研究生學位檔案信息化管理工作中，一定要設立專門的網絡平臺，讓檔案管理人員從之前繁復的檔案勞動中解放出來，提高檔案管理工作效率，借助于校園網絡開展信息檢索服務，實現研究生學位檔案數據信息的高效化運用。

四、結語

綜上所述，在研究生學位檔案信息化管理、建設工作中，要設立專門的研究生學位檔案管理平臺、系統，在檔案管理中融入更多新的方法、技巧、技術，提升研究生學位檔案管理水平，為檔案使用者提供更便利、個性化的服務。同時，在研究生學位檔案信息化管理期間，一定要保證學位檔案信息的完整性、安全性、準確性，全面優化、調整研究生檔案管理形式，真正實現檔案資源的電子化、數字化管理，讓研究生學位檔案管理走向現代化、規范化、標準化道路，取得理想的檔案管理成果。