加強(qiáng)高校檔案管理 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

文/朔州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李晶珠

在社會不斷進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的背景下，檔案管理工作也因?yàn)橄冗M(jìn)設(shè)備、技術(shù)的介入被注入新的活力，科技創(chuàng)新助力檔案管理工作的升級為學(xué)生管理、產(chǎn)教融合、教學(xué)管理以及信息分析工作提供驅(qū)動力，對于形成育人特色、提升教學(xué)質(zhì)量給予了重要幫助。然而，就當(dāng)下高校檔案管理工作情況來看，雖然取得了一定的發(fā)展，但是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。在本文中，筆者結(jié)合多年對檔案管理工作的研究，就如何加強(qiáng)高校檔案管理、實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化分享心得體會。

一、高校檔案管理現(xiàn)代化的概述

（一）檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵。在社會不斷進(jìn)步和發(fā)展的背景下，高校檔案管理必然會朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這是不可阻擋的趨勢。作為十分關(guān)鍵的信息資源管理部門，高校檔案管理有著重要作用，只有加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)才能確保學(xué)校信息資源使用需求得到滿足。檔案管理現(xiàn)代化主要是指在管理檔案的過程中使用先進(jìn)的管理理念、設(shè)備、技術(shù)等，以此提升檔案管理效率與質(zhì)量。現(xiàn)如今，檔案管理中的很多工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺就可以操作，大大降低了管理人員負(fù)擔(dān)，而且在降低出錯(cuò)率的基礎(chǔ)上提升了檔案管理實(shí)效性。就現(xiàn)下高校檔案管理情況來看，部分學(xué)校已經(jīng)逐步采取現(xiàn)代化管理模式，而且取得的效果也比較好，但依然還存在待改進(jìn)之處，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理。

（二）檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)。1.檔案管理人員要熟練掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，所以現(xiàn)代化管理對工作人員綜合素質(zhì)有更高的要求。（1）從事檔案管理的工作人員對于現(xiàn)代化設(shè)備規(guī)范性操作以及一系列的流程等要做到熟練掌握，只有具備這些技能才能有序、高效展開管理工作，才能從根本上提升檔案管理效率與質(zhì)量，將現(xiàn)代化設(shè)備作用與功能充分發(fā)揮出來。（2）現(xiàn)代化管理相較于傳統(tǒng)管理并不僅僅是簡單的設(shè)備轉(zhuǎn)換，它是一種內(nèi)在的創(chuàng)新，這也意味著從事檔案管理的工作人員不僅要會操作現(xiàn)代化設(shè)備，還要有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，即檔案管理知識與技能，這樣才能在遇到問題時(shí)靈活、及時(shí)地處理。2.檔案管理設(shè)備的數(shù)字化與信息化。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，必須要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，確保用于檔案管理的設(shè)備都具有信息化、數(shù)字化功能，包括掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等。實(shí)踐證明，合理運(yùn)用現(xiàn)代化科技產(chǎn)品能夠顯著提升管理質(zhì)量與效率。與此同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)錄入信息并展開管理、查詢以及更改記錄等操作，既方便又快捷。除此之外，利用同一網(wǎng)絡(luò)可以將所有檔案管理設(shè)備聯(lián)系起來，這樣可以極大地提升檔案管理效率，而且能夠在減輕管理人員工作強(qiáng)度的基礎(chǔ)上有效降低出錯(cuò)率。3.現(xiàn)代化檔案管理具有便捷性與共享性。在高校檔案中，學(xué)生檔案是重中之重，對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理就是通過數(shù)據(jù)技術(shù)存儲學(xué)生的基本信息，包括學(xué)生的家庭住址、聯(lián)系方式、獲得的成就、就業(yè)經(jīng)歷等。學(xué)生畢業(yè)后求職招聘，用人單位可以通過這些檔案信息深入、全面地進(jìn)行了解，在這個(gè)基礎(chǔ)上決定是否聘用。相較于過去紙質(zhì)化檔案，這種利用數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息存儲與管理的方式，便于招聘單位直接通過互聯(lián)網(wǎng)平臺獲取學(xué)生資料，實(shí)現(xiàn)了資源共享，這讓檔案信息的使用變得更加高效、便捷，多方受益。

二、現(xiàn)階段高校檔案管理存在的問題

（一）思想層面不夠重視。行動取決于思想，高校檔案管理工作也是如此。就現(xiàn)下高校檔案管理情況來看，現(xiàn)代化管理程度不夠，最主要原因是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對于這方面未給予足夠的重視。在具體的工作實(shí)踐中，將檔案管理當(dāng)成一項(xiàng)輔助性、普通的工作去對待，思想上沒有足夠重視，行為上必然也會出現(xiàn)放松、懈怠等問題，最終的執(zhí)行效果受到嚴(yán)重影響。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，高校必須從思想層面出發(fā)去采取相應(yīng)的措施，正確看待檔案管理工作，只有這樣才能保證效果。

（二）制度層面存在不足。在檔案管理工作中，科學(xué)、完善的制度是根基，是一切管理活動有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，更是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基本保障。然而，就現(xiàn)下高校檔案管理工作情況來看，有些制度還不夠完善，尤其是執(zhí)行細(xì)節(jié)上沒有給予嚴(yán)格的控制，導(dǎo)致整個(gè)管理工作開展起來缺乏強(qiáng)有力的基礎(chǔ)與依據(jù)。現(xiàn)如今，社會環(huán)境更加復(fù)雜，高校也處于多元化發(fā)展的局面，檔案管理工作的開展更是面臨重重困境，會遇到各種各樣的問題。通過深層次的分析可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下高校檔案管理制度中的部分工作細(xì)節(jié)沒有具體明確，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和流程也有待調(diào)整與規(guī)范，比如責(zé)任制度。這些管理制度的不足與缺失嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，要想扭轉(zhuǎn)這一局面，必須引進(jìn)科學(xué)的、現(xiàn)代化的管理制度。

（三）人員層面水平偏低。所有的管理工作究其本質(zhì)都是對人的管理，高校檔案管理工作也是如此。管理水平的高低，管理質(zhì)量的好壞，管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)與否，在很大程度上取決于管理人員的業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)。然而，通過對現(xiàn)下高校檔案管理工作的分析可以發(fā)現(xiàn)，管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，年齡結(jié)構(gòu)上存在斷層問題，年老的管理人員雖然有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但是學(xué)習(xí)新技術(shù)的意識和能力有限，在“穩(wěn)中求勝”的心理作用下，往往利用以往經(jīng)驗(yàn)執(zhí)行管理工作。而年紀(jì)較輕的管理人員雖然有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識的能力和意識，但是管理經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，在檔案管理工作中經(jīng)常遇到問題而且不知道如何及時(shí)、有效地處理。所以，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，高校要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，為管理工作提供重要的人力資源支持。

三、通過加強(qiáng)高校檔案管理實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的具體措施

（一）從思想上重視檔案管理工作，加大管理現(xiàn)代化支持力度。想要切實(shí)有效推動高校檔案管理現(xiàn)代化，必須從根本上去解決，也就是從思想上對檔案管理工作給予重視，將現(xiàn)代化建設(shè)工作提上日程，對檔案管理的作用和意義進(jìn)行明確。檔案管理是一項(xiàng)涉及范圍較廣的工作，全校師生都有責(zé)任與義務(wù)積極配合，為了加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案管理工作實(shí)效性，高校應(yīng)針對檔案管理現(xiàn)代化的意義進(jìn)行宣傳，比如通過學(xué)校網(wǎng)站、官方微博、公眾號等進(jìn)行宣傳，讓全校師生都認(rèn)識到檔案管理的作用：1.能夠給高校管理部門以及有關(guān)管理人員展開工作提供重要支撐，便于更好地展開監(jiān)督、教育與管理等工作。尤其是對高校領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理能夠?yàn)樗麄冏龀鲋匾獩Q策時(shí)提供重要的參考依據(jù)。2.可以為社會以及用人單位確立學(xué)生學(xué)歷真假以及對人才的聘任、選拔提供重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)檔案管理從而實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化十分重要，關(guān)系到每一個(gè)人的切身利益。學(xué)校要通過加大宣傳力度讓全體教職工與學(xué)生都能積極配合檔案管理工作，尤其是學(xué)校各部門之間的協(xié)調(diào)、互助，這能夠顯著提升檔案管理水平，對于推動檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。除此之外，檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需要先進(jìn)的設(shè)備作支撐，因此，高校管理人員要依據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的工作需求做好有關(guān)資源的投入工作，在經(jīng)濟(jì)、物資上給予強(qiáng)有力的支撐，為實(shí)際工作的有效開展提供良好的基礎(chǔ)條件，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入、智能化掃描儀的投入等。有了足夠的支撐，高校檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施就會水到渠成。

（二）建立完善的檔案管理制度，奠定檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。完善、科學(xué)的管理制度是檔案管理現(xiàn)代化的基本保障，為了加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，高校必須及時(shí)審核檔案管理制度中存在的問題，并遵循科學(xué)的原則進(jìn)行細(xì)化與優(yōu)化，讓檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有依據(jù)可以參照。檔案管理涉及的范圍較廣，管理內(nèi)容較多，管理人員需要逐層細(xì)化，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行都有制度可依。以學(xué)籍檔案管理為例，為保證學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性，學(xué)校應(yīng)針對學(xué)籍檔案管理這一模塊制定完善的、科學(xué)的制度，如轉(zhuǎn)專業(yè)細(xì)則、休學(xué)制度、學(xué)籍管理內(nèi)容等。與此同時(shí)，針對學(xué)籍檔案形成過程制定完善的制度，如檔案信息安全保密、檔案查詢、檔案歸類以及檔案收集制度等。對于選課制度要積極完善，比如對熱門選修課可以適當(dāng)放寬人數(shù)限制，以此激發(fā)學(xué)生的積極性。對于休學(xué)制度，要綜合考慮學(xué)生的實(shí)際情況，明確休學(xué)期限。除了制定完善的制度外，還要對制度進(jìn)行宣傳與落實(shí)，通過多種渠道加大宣傳力度，如重修、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等有關(guān)事宜，管理人員需要制定完善、清晰的流程表，通過校園網(wǎng)、校園廣播、宣傳欄以及多媒體大力宣傳學(xué)籍管理制度，將替考、作弊、曠課等違反學(xué)校紀(jì)律等一系列行為扼殺在搖籃中。又如，針對人事檔案的管理，要制定詳細(xì)的責(zé)任制度，對管理部門以及人員的職責(zé)進(jìn)行明確。舉個(gè)例子，在收集人事檔案內(nèi)容的過程中，對管理部門工作職責(zé)加以明確，這樣讓其他部門更積極、主動地給予配合與支持，有利于提升檔案管理質(zhì)量與效率。與此同時(shí)，合理調(diào)整檔案管理工作制度流程。站在現(xiàn)代化建設(shè)的視角上，管理人員要重視管理工作的具體執(zhí)行過程，明確整體管理制度，樹立可操作性強(qiáng)的、科學(xué)的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案管理工作在執(zhí)行過程中更加高效、規(guī)范。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。人員隊(duì)伍管理在高校檔案管理中占據(jù)著重要位置，直接影響管理工作質(zhì)量與效果。所以，在現(xiàn)代化建設(shè)工作中，高校要針對人事檔案隊(duì)伍給予重視并加大構(gòu)建力度，提升整體專業(yè)水平。首先，高校可以通過加大培訓(xùn)力度的方式對內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，比如開辦講座、外出交流、組織競賽等，通過這些形式督促管理人員不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力。例如高校可以開辦主題為“如何利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理”的講座，要求所有的檔案管理人員參加，并在聽完講座后將學(xué)到的知識與技能付諸實(shí)踐，嘗試著運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)展開檔案管理工作。一段時(shí)間后，組織檔案管理人員展開知識與技能競賽活動，布置檔案管理任務(wù)并要求管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)去處理，做到學(xué)以致用。這樣的培訓(xùn)方式能夠推動檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，提升他們的業(yè)務(wù)水平。除了針對信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)外，高校還要做好對管理人員道德層面的培訓(xùn)，以此增強(qiáng)他們的責(zé)任心，確保每一位管理人員都能積極發(fā)揮出自身的工作效能。其次，高校可以采取“引進(jìn)來”的戰(zhàn)略，即通過高薪聘請或其他聘請方式從學(xué)校外部引進(jìn)資歷豐富、專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員，為檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮的血液，推動整體專業(yè)水平的提升。事實(shí)證明，上述方式均能提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，對于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展起到一定的推動作用。

四、結(jié)語

綜上所述，在高校教學(xué)管理工作中，應(yīng)高度重視檔案管理工作，它對擴(kuò)大招生規(guī)模、提升高校辦學(xué)水平有重要意義。只有提高投入力度、加強(qiáng)工作支撐才能將檔案管理工作的價(jià)值充分發(fā)揮出來，助力科研創(chuàng)新、數(shù)據(jù)分析、教學(xué)管理等工作。在具體的檔案管理實(shí)踐工作中，高校首先要從思想上重視檔案管理，加大支持力度，其次要建立完善的檔案管理制度并且提高人員綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，助力高等教育持久、穩(wěn)定地發(fā)展。