新形勢下醫院人事檔案管理優化策略分析

文/山東省棗莊市口腔醫院 程芳

人才是醫院最核心的資源，是助推醫院高質量發展的智力支持和動力支撐。伴隨著醫療機構體制改革的深入推進，醫院人事檔案的規范化管理工作作為提升工程的重要組成部分，挖掘和發現人才的作用更加明顯，因而受到了前所未有的重視。人事檔案作為醫務工作者的求學經歷和工作總體情況的全面記錄，既有個人的工作業績，也有相關社會關系、獎懲情況、個人鑒定和領導評價等細致材料，包含著學歷水平和職稱狀況，能夠反映個人的整體情況和綜合表現，是醫院對人員進行評先樹優、崗位競聘、職稱評聘、人事任免的重要參考，是醫院人力資源管理的必要內容。然而，相對于醫療體系的快速發展，醫院人事檔案管理工作還有一定的差距，既有管理工具更新不及時、管理創新不足、管理人才缺乏、資金投入不足以及綜合運用不夠等問題，又有管理人員理念和意識傳統等情況。因此，針對當前醫院的人事檔案管理工作還需要不斷優化，提高醫院人事檔案管理的規范化管理水平，確保實現醫院人才工作成效的最大化，促使人力資源管理工作成效不斷提升。

一、醫院人事檔案管理優化的必要性分析

（一）是醫院人才戰略的必然要求。新形勢下，醫療體系人才競爭異常激烈，各個醫院的人才爭奪戰一直在持續，對于高層次人才的爭奪尤為明顯。人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，是人才個人經歷的證明和個人能力和水平的印證材料，在醫院人才戰略及人才招引管理方面發揮著重要作用。醫院傳統的人事檔案管理方法相對滯后，檔案電子化水平偏低，檢索和查閱相對困難，在醫院有效梳理匯集人員信息、整理人員資料、更新個人材料等方面，無法做到高效、及時，一定程度上影響了醫院人力資源管理的成效，對于醫院人才引進、人才留用和人才培養方面，發揮的作用有待于進一步加強。因此，新形勢下，醫院實施人才戰略、推進高質量發展必須加強醫院人事檔案管理。

（二）是加強醫院人力資源管理的必由之路。人事檔案管理涉及個人的信息全、綜合資料多，是醫院組織人事工作中不可或缺的部分，也在醫院人力資源管理方面發揮著舉足輕重的作用。人事檔案的優化管理可以有效實現檔案管理的電子化、信息化、有限共享化，將一定程度上人事信息檢索工作的由繁瑣到簡潔、由低速到高效，勢必會大大提升醫院人力資源管理效率。因此，醫院人事檔案管理優化是新形勢下醫院人力資源管理優化的必由之路。

（三）是醫院信息安全和規范化的必要條件。在醫療機構體制改革的推進過程中，醫院運行規范化和正規化是一個重要層面，而醫院人事檔案管理優化就是實現醫院規范化管理的必然要求，是醫院走向規范化的一個組成要素和參考指標。然而，當前相對于醫院的醫療體系規范化來說，人事檔案管理工作的規范化進程較為落后，與醫院規范化運行管理表現出明顯的不匹配。為確保醫院人事信息流動的順暢、高效，需要對人事檔案管理工作不斷優化提升，確保醫院信息安全上一個新臺階，規范化管理工作不斷上新水平。

二、新形勢下醫院人事檔案管理工作問題分析

（一）管理理念傳統。對于醫院來說，在對主責主業做到充分重視和聚力攻堅的同時，也需要圍繞人才發展和人才戰略方面來不斷更新理念、開拓視野。現階段，醫院的管理層雖然對于人才競爭的形勢和人才戰略研究有了新的認識，但是對于人事檔案管理工作的認識仍然停留于傳統層面，沒有把檔案管理作為醫院組織人事管理和人力資源管理的重要部分進行專門抓、重點抓，仍然片面地認為檔案管理工作是一成不變的工作，需要用固定模式和現有方法，做好資料安全即可，這就造成了檔案管理理念的滯后，與新形勢下檔案管理的要求脫節等問題的出現。

（二）方法創新不足。近年來，醫院人事檔案作為組織人事工作的基礎，一度成為紀委巡視的重點內容，也是干部個人信息的關鍵載體，影響著干部任用、崗位調整、職稱聘任，對于個人的利害關系十分明顯。然而，傳統的檔案管理模式中，檔案材料的保密性差、信息化程度低、工作失誤率高、檢索信息難度大，拖慢了工作效率，也容易導致人事信息更新不及時、材料不完全、對接不緊密的情況，不能很好地發揮檔案管理工作的信息支撐和人力資源管理基礎參考作用。因此，醫院應加大檔案管理工作的創新力度，從檔案電子化、信息化等方面著手，不斷優化人事檔案管理工作流程，規范管理制度，加大工作創新力度，確保人事檔案管理工作能夠緊緊跟上醫療體系改革的步伐和醫院信息化保持同步。

（三）資金投入不夠。醫院人事檔案管理的優化，不僅需要管理層的重視和關注，更需要領導的大力支持，在硬件配置、場所建設、信息化推進等方面，都應給予相應的資金支持。然而，就醫院來說，其每年的資金預算中，對于人力資源管理等工作的涉及相對較少，專門針對人事檔案管理工作的資金列支項目設計幾乎沒有，這就造成了醫院對于人事檔案管理工作相對滯后和傳統。另外，資金投入的缺失也導致檔案存儲柜老化、查詢檢索電腦配置偏低、電子檔案缺少等問題，造成了檔案存檔不規范、信息檢索效率低下、有限共享不能實現等，影響到人事檔案管理工作乃至整個醫院的人力資源管理成效。

（四）復合型人才缺乏。檔案管理人才是確保醫院人事檔案管理持續優化的核心力量和關鍵支撐，然而，在新形勢下，醫院配置的負責檔案管理的專職人才并不多，并且對于檔案管理的專業知識的學習和更新不及時，甚至很多不能有效勝任檔案管理相應的崗位職責，缺少綜合性檔案管理專業人才，造成工作缺乏規范性和歸檔時效性差。在日常工作中，還會出現一些人員因工作崗位單一等原因，產生倦怠心理，工作懶散拖沓，影響了整個團隊風氣，給后期工作造成不良影響。

三、新形勢下醫院人事檔案管理優化對策

（一）重視檔案管理工作。新形勢下，醫院各個層面要重視人事檔案管理工作，真正把檔案管理看作是醫院人才戰略的重要載體和組織人事工作的重要支撐，在營造重視檔案工作氛圍、加強檔案服務作用和注重檔案資料開發等方面持續優化。1.營造重視檔案工作的氛圍。要在醫院領導層、人事綜合管理部門和業務科室，都要重視人事檔案工作，理解人事檔案管理工作的服務日常工作的作用，并主動支持檔案管理工作優化，積極調用資源，支持人事檔案工作，并加大檔案材料的開發利用力度，最大化發揮人事檔案的綜合參考和工作載體作用。2.樹立檔案服務意識。在醫院從事人事檔案管理工作的專業人員，要充分挖掘人事檔案的作用，發揮好人事檔案服務醫院人才戰略的職能，從服務角度出發，真正注重提升自身素質和能力，強化自身的服務意識和服務水平，為醫院人事工作提供材料支撐。3.注重檔案資料的開發。檔案工作者要重視檔案資料的信息服務作用，加強對檔案資料開發和利用的研究，堅持檔案管理和檔案開發并舉，通過運用現代工具和媒介，加大檔案的信息服務開發力度，突出其信息服務職能，為醫院人力資源服務提供更為廣闊的支持和全方位的資料參考。

（二）加強檔案管理方法創新。創新是對醫院人事檔案管理工作優化的源泉和動力。針對當前醫院人事檔案管理方法傳統、方式方法滯后等問題，要加強檔案管理工作的創新，促使檔案管理和醫院規范化信息化建設協同共進、同頻共振。1.推進醫院人事檔案管理信息化。針對當前醫院人事檔案電子化程度偏低問題，醫院要積極委托第三方機構，遵守保密制度的情況下，加快對現有人事檔案的電子化，構建專門的電子化查詢檢索目錄，制定相應的電子檔案應用系統，確保對于醫院人事信息的查詢、調用能夠及時、迅速、高效。加大人事檔案管理系統的開發，積極運用相關程序載體，開發人事檔案管理程序平臺，確保快速完成人事檔案各項內容的檢索、資料匯總、統計分析等功能，并能夠針對人事選拔、人員競聘等，按照既定條件，梳理人員名單，形成分析報告和硬件條件篩選推薦列表。2.推進人事檔案管理規范化。要在醫院內部建立健全人事檔案管理制度，根據新形勢下人事檔案管理要求，明確人員查詢檢索檔案權限，規范管理人員對紀實文書等材料的歸檔標準和時限要求，并據此做到檔案材料的規范化歸檔和存放。3.推進人事檔案資源共享。在推進醫院人事檔案信息化的基礎上，積極借助移動互聯網、大數據、云計算等工具，促進醫院人事檔案資料在醫院內部有限共享共用，對于設定權限的人員，能夠通過獲得秘鑰后，檢索并瀏覽相關信息資料，為資源提取和共享夯實基礎，真正發揮好其服務醫院人力資源管理的作用。

（三）加大資金支持力度。醫院人事檔案管理工作不僅需要管理層在思想上給予重視，更需要資金上加大投入，從軟硬件等方面，給予充分的支持，才能促使檔案管理工作不斷完善、管理運行不斷優化。1.加大資金投入力度。醫院要在檔案管理工作方面進行重點研究，在每年的財務預算中，為檔案軟硬件設施、人才培訓、活動開展等方面設置相應的專項資金，確保醫院人事檔案管理工作中的相關項目能夠具有合理的列支途徑，真正讓檔案管理工作在資金方面得到相應的支持。2.不斷優化硬件設施。醫院要在檔案材料存放場所等方面提供支持，要定期修繕人事檔案存放場地，購置專門的避光櫥柜，建立專門的檔案存放館，讓電子檔案、紙質檔案都能夠按類別有序存放。另外，要真正按照檔案管理的要求，提供合理的資金支持，用于設置相應的除濕、避光設備，確保檔案場所服務文件材料存放的要求。3.不斷更新軟件系統。預算中要留足資金來更新完善各類檔案管理軟件系統。要針對檔案管理使用的電腦、輸入輸出設備，進行定期殺毒、定期更新，對于檔案管理軟件，要根據要求，定期升級或更換。要嚴格執行保密規定，對檔案管理電腦終端，要做到專人專用，定期更換密碼、定期清理和維護，確保軟件設備的安全。

（四）打造專業化綜合性人才隊伍。醫院要真正把專業人才作為檔案管理工作的第一抓手，切實強化人才隊伍建設，加強業務培訓，打造一批專業化、復合型檔案管理團隊。1.加強專業技術培訓。針對檔案管理人員，每年組織開展專業知識技能培訓，依托專業技術人員繼續教育網，在線學習檔案管理專業課程，更新個人專業知識，不斷完善醫院檔案管理人員知識結構，提升其個人綜合素質和業務水平。2.開展綜合素質提升培訓。醫院要針對檔案管理人員，每年組織外出學習培訓活動，聯合各高校開展檔案管理知識培訓，通過短期的培訓活動或在職學歷教育等，來提升檔案管理人員的綜合素質。3.開展單位規范化建設培訓。針對醫院的后勤人員，開展愛崗敬業、團隊建設等方面的培訓，通過拓展訓練、現場教育等活動，讓檔案管理人員提升職業自豪感，不斷增強工作凝聚力，樹牢敬業精神，能夠更積極主動開展工作。

四、結語

新形勢下，醫院人事檔案管理優化是醫院人才戰略、強化人力資源管理和推進檔案管理規范化的必然要求。針對當前在醫療體系改革過程中，醫院高質量發展要求，醫院人事檔案管理存在的管理理念傳統、重視度不夠，管理方法滯后、創新不足，資金缺乏、投入不多，復合型人才缺乏、智力支持不強等一系列問題，應從重視檔案管理、加強方法創新、加大資金投入和打造專業隊伍等方面著手，促使新形勢下醫院人事檔案管理工作的有效優化。