生產制造型企業備品備件管理工作探討

尉海濱

（成都東盛包裝材料有限公司，四川 成都 611731）

一、引言

備品備件是維持生產設備正常運轉的基礎條件之一，加強備品備件管理，可以有效降低企業產品的生產成本，減少資金占用與浪費，實現企業降本增效的目標，助力經營業績提升。備品備件管理工作主要包含以下內容：備品備件采購計劃的編制與審批、采購計劃的執行與落實、采購物資的驗收與入庫、采購付款的時間與方式、采購物品使用信息的反饋與溝通等。針對此項業務流程的特點，應制定相應的對策，以滿足成本管理工作的需求。

二、生產制造型企業備品備件管理工作概述

（一）備品備件類別劃分

按照備品備件的用途、使用性質、使用范圍等特點，可以把備品備件劃分為六大類。其一，根據產品是否在現場進行的性質，可以劃分為糾正性維修備件、預防性維修備件、變更需求改造用備件；其二，根據所需設施設備的專業特點，可以分為通信備品、儀器控制備品、電氣類備品、機械類備品；其三，按照維修活動窗口，可以歸納為日常維修備件（如鉗子）和全面維修備件（僅在設施全面維修中用到的備品）；其四，按照使用范圍，可分為專用備品（專門的儀器使用）和通用備品（適合多種儀器使用）；其五，按照重要性，可以分為關鍵備件（會影響這臺儀器功能發揮的零部件）和普通備件（關鍵備件之外的都屬于普通備件）；其六，按照用途，可以劃分為戰略性備品（價值超過30萬元的備品，一般更換時間較長、采購周期也長，會對企業的生產制造產生較大的影響）、故障性備品（設施出現故障需要的備品）和消耗性備品（一般維修活動中需要的價值較低的備品，如軸承、釘子等）三種。

（二）生產制造型企業加強備品備件成本管理的重要性

獲得更多的利潤是企業經營的原動力，是企業經營的根本目標。做好成本管理工作是實現該目標的一種有效途徑。企業的產品成本包含制造過程中備品備件的耗費，扎實做好備品備件管理工作，往往能使企業的成本管理工作取得事半功倍的效果，不僅可以有效推動企業的成本管理工作，還能提升企業的管理水平。精細化管理是企業實施低成本戰略的常用工具，而備品備件管理作為成本管控工作的一個分支，能夠助力企業實現成本最小化目標。發動價格戰是行業新進入者進入市場時慣用的一種方法。低成本是支撐該類企業采用價格戰，并在競爭中獲勝的先決條件。因此，從某種程度上來說，價格戰可歸結為企業成本間的競爭。

三、生產制造型企業備品備件管理現狀

對生產制造型企業來說，備品備件管理工作并不是單獨的一個崗位人員就可以完成的，而需要與企業諸多部門溝通交流，確定合適的購置需求、庫存量等信息。主要涉及的人員有備品備件管理人員、負責協調備件的設備工程師、預算管理人員、財務人員、設備管理人員、產品項目負責人等。由這些人員共同參與、預測、制定、實施。

（一）備品備件基礎信息不完善

制造型企業備品備件管理涉及的內容信息有產品型號、規格、品牌、責任工程師，還有很關鍵的三個庫存量。這三個庫存量是根據企業實際生產經營需求和售賣情況制定的預測量，包括庫存最大存量、最小存量、訂單存量。最大存量是根據訂購到貨期、采購周期、固定時間內實際使用量、成本費用等各方面信息制定的；最小存量即正常生產運營底線，一旦庫存量少于這個量，就會給生產經營帶來極大的困擾；訂貨存量是指實際采購周期消耗量。

備品備件管理人員會根據設備工程師、預算管理人員等提供的信息實施備件日常維護、管理，包括備品備件的存取人員登記、日常存量盤點、缺貨警示、采購申請等一系列工作。但企業實際在管理備品備件工作中并沒有投入太多精力，導致部分備品備件信息記錄并不全面，涉及備品備件的材質、規格、型號、出廠商、質保年限、安全等級、質量驗收檔案等諸多信息，稍有不慎，就會漏掉個別信息。另外，三個庫存量的制定隨意性較大，嚴謹性、科學性不足，會導致采購過程中需要反復修改購置信息、備件品牌、型號等信息，既浪費時間，也可能因為購置數量較多，導致存貨積壓嚴重。

（二）備品備件各方面需求預測不準確

一般生產制造型企業設備工程師會更關注設備能否正常運行，是否具有穩定性，對備件采購周期的關注較少，而且在備件采購方面也只是基于以往經驗，多數會選擇簡單粗暴的方式，選擇“多而全”的購置，對于儀器的備件，傾向于全部購置，或者盡可能多買。這種方式雖然能夠保障設施儀器正常運行，但久而久之會給企業帶來極大的經濟壓力，造成庫存過多、庫存貨物周期率極低等問題。并且對三大庫存量限制較小的備品備件，也會存在極大的庫存浪費、資金占用問題，因此備品備件的實際需求對成本管理至關重要，定期的回顧工作必不可少。

（三）存貨積壓嚴重，貨物周轉率低

生產制造型企業在實際生產過程中，所聘用的設備工程師學歷背景、個人工作經驗、個人能力參差不齊，因此在實際工作中發揮的指導作用也有所不同。有的工程師要求采購部門采購的備件連續幾年都沒有消耗過，但設施設備的更新升級速度較快，采購時間過久的備品備件根本無法使用。經常面臨備品備件還剩余，相關生產線卻要完成拆除的情況。另外，工程師對備品備件供貨、采購的速度以及產品的輕重緩急程度不甚了解，也會作出錯誤的評估，導致需要的備件當下沒有，暫時不需要的備件反而存儲量很大。這樣也需要備品備件管理人員花費大量的時間和精力去維護這些庫存物件，增加不必要的工作量。

四、生產制造型企業備品備件管理優化策略

（一）建立健全制度

建立健全制度，保證制度規定與經營管理要求相匹配，充分發揮制度在企業經營方面的作用。備品備件管理制度既可為業務人員執行操作提供指引，也能使其在具體執行中考慮企業的實際情況，具有較強的適宜性，進而符合企業經營管理的要求。

制度是行為的準繩，是業務人員開展相關經濟活動的依據。財務部門參與到備品備件管理制度的制定當中，既可以為業務操作提供指引，也可使內控管理的要求更貼近業務流程的操作，增強制度管理在企業經營管理中的適宜性。備品備件管控涉及企業的多個部門。為了實現降本增效的目標，企業應組織生產、采購、倉庫、財務等部門，分析企業備品備件耗用、采購的特點，結合企業經營管理的要求，共同制定相應的管理制度，用管理文件的方式細化具體的業務操作模式。從流程上規范業務程序，進而實現預期管理目標。

（二）細化備品備件管理工作流程

細化操作流程，區分常規采購與應急采購的操作程序，保障備品備件管理制度具有可操作性與可行性。

常規采購操作流程如下：月初，生產部門根據設備維護、保養的情況，制訂采購計劃，倉庫依據庫存情況予以核實，提交設備主管領導審批后，轉采購部門。該計劃應一式四份，生產部門、倉庫部門、采購部門、財務部門各一份。采購部門根據審批后的備件請購計劃，參照備品備件技術參數、工藝要求，與合格的供應商簽訂采購合同，財務部門加強采購業務合同審核，確保合同條款、條件符合法律、法規與公司要求，杜絕合同風險、法律糾紛等隱患。倉庫對供應商提供的備品備件等物資進行驗收，核實采購計劃的數量后，通知生產部門辦理領用手續。企業供應商的選擇不是一朝一夕就可以完成的，需要進行詳細的信息調查，在諸多供應商之間選擇最合適的，與之建立合作關系。同時也要選擇備用供應商，以防特殊情況的發生。表1是對供應商選擇的考核詳情。

表1 生產制造型企業備品備件供貨能力考核KPI表

考核內容 考核規則 考核記錄 考核占比是否在規定時間內答復相關人員供貨期 預期內沒有答復扣合同簽訂金額3%供應物料質量問題出現一項質量問題，扣合同金額3%；導致生產線停止，供應商須無條件退換貨，且每停線1分鐘，扣500元供應商結算費；發現供應商故意以次充好，取消合作已定點物料因供應商無法及時供應 扣合同金額3%進口備件、國產備件一個季度內到貨 超時一次警告；延期兩周以上扣合同金額3%非進口、進口備件半年內到貨 超時一次警告；延期兩周以上扣合同金額3%未經企業許可，供應商私自更換備件型號品牌 扣合同金額3%

生產部門須及時向采購部門反饋備品備件的使用情況，對存在瑕疵的產品及時進行退貨、換貨處理，保證企業權益。應急采購須采取特事特辦方式，以滿足生產需求，以保證設備運轉為核心前提。企業在經營管理中應持續提升設備管理水平，提升庫存物資的管控水平。

（三）樹立全員成本意識

財務部門應推動公司管理部門樹立全員成本意識，在備品備件管理中踐行“修舊利廢”工作理念，建立備品備件“以舊換新”臺賬管理制度。節約資源，杜絕浪費，引導管理層將有限的資源配置到增效、優勢項目上，提升整體運營效益。

備品備件維護、保養過程中，對于替換、報廢的廢舊元器件，企業應本著勤儉節約的理念，深挖其使用價值，合理利用廢舊器件的使用功能，減少物資損耗。同時，企業應建立備品備件“以舊換新”臺賬登記制度，對置換的部件使用情況進行統計，以便為采購部門反饋使用信息提供依據，對收集的廢舊備件，應按照其性質進行分類管理，當存儲到一定量時，由企業相應部門進行集中處置，“變廢為寶”。改進經營管理方式，不斷提升企業經營管理工作效率，從而實現企業價值和效益的提升。還要加強對各崗位員工的任職培訓，確保人崗匹配度較高，每個員工都能在各自崗位發揮自身的作用，認真履行工作職責。在員工任職一段時間后也要對其進行崗位專業技能培訓，讓員工在實踐中掌握崗位先進知識體系，并在實際工作中加以運用。員工在工作中不斷提升自身能力，對企業的發展也是有利的。為了留住優秀人才，企業人力資源管理部門要制定合理的薪酬制度，給符合標準的員工提供實質性的獎勵，從而鼓勵員工增強自我學習意識，實現個人與企業的雙贏。

（四）落實備品備件盤點制度，減少資金占用，提升資金使用效率

為了保證生產設備正常運轉，應對突發、臨時應急采購行為，企業的生產部門或倉儲部門應建立安全庫存。財務部門須會同業務部門，確定合理的安全庫存量，采用定期和非定期盤點相結合的方式，建議企業每年度至少對備品備件庫存情況進行一次全面盤點，查驗備品備件的品質、壽命周期等情況，積極減少積壓備品備件的數量，在保障質量、數量的前提下，減少資金占用。及時發現毀損、變質以及報損的備品備件。

（五）構建信息化系統平臺

在備品備件管理中，財務部門應整合與之相關的數據資料，形成內部信息，組建內部信息系統傳遞平臺，發揮信息化優勢，提升管理效率。信息系統的普及，可有效滿足內部管理的需求，提升管理效率。財務部門應積極推動企業各部門組建內部管理信息共享平臺，將備品備件庫存信息、采購信息、付款信息呈現在共享平臺上，便于管理者及時采取有效措施，保障生產經營有序開展。

五、結語

加強備品備件管控，企業可明確牽頭部門，如由財務部統一組織，內部其他業務部門以內部控制風險管理制度為指引，在加強內部業務部門溝通工作的基礎上，積極作為，充分發揮財務核算和監督職能，為管理層及時提供備品備件耗用的數據信息，結合企業經營管理的特點，建言獻策，為企業經營管理貢獻財務力量，共同抵御競爭對手低價競爭的不良市場行為，有效促進企業經營業績的提升。